Entender la planificación ágil y cómo puede ayudarle

¿Funciona?

Con aproximadamente el 71% de las organizaciones que utilizan este método, definitivamente parece estar haciendo algo y más que eso, parece estar mostrando un inmenso éxito porque los proyectos que lo utilizan llegan al mercado más rápido el 90% de las veces. Sin duda, una buena razón para tenerlo más en cuenta e incorporarlo a su negocio. Pero no todo el mundo entiende el marketing ágil o cómo podría marcar la diferencia en su negocio. Las cifras suenan muy bien, pero ¿cómo se consigue realmente?

El vocabulario que necesita

Echemos un vistazo rápido a parte del vocabulario que puede que necesites conocer antes de sumergirnos en qué es la planificación ágil y cómo puedes utilizarla realmente en tu sistema. Querrás saber qué significan estas palabras porque las vamos a utilizar a lo largo del resto de esta guía. Si te quedas atascado o se te olvida de lo que estamos hablando puedes echar un vistazo aquí arriba y ver lo que significa cada una de estas palabras.
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Planificación ágil - Proceso de comprensión de la rapidez con la que un equipo específico puede crear productos acabados como resultado de las historias de usuario que recibe el equipo.
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Historias de usuario - Los problemas que los usuarios están experimentando y que necesitan que se resuelvan para que puedan alcanzar el éxito que desean.
Lista maestra de historias - La lista de tareas pendientes en un proyecto de planificación ágil que explica todo lo que hay que completar.
Punto de historia - Número dado a la complejidad del proceso implicado en la creación de una historia de usuario y la resolución de la propia historia.

Los componentes de un plan ágil

Lo primero de lo que vamos a hablar es de qué se compone realmente la planificación ágil. En realidad se divide en sólo cuatro aspectos, lo que hace que sea mucho más fácil de ver, evaluar y comprender plenamente. Al fin y al cabo, se trata de simplificar las cosas en tu empresa. Un plan demasiado complejo o que dificulte las cosas no se aplicará y, si lo hace, tus empleados no querrán formar parte de él.

1. Se divide en sprints

En primer lugar, un plan ágil se divide en secciones más pequeñas que se denominan sprints. Cada uno de estos sprints es representativo de una duración de tiempo, no de un número concreto de tareas. Esto significa que, siempre que las tareas puedan realizarse dentro del periodo de tiempo de trabajo 1-3, puede haber cualquier número de tareas en un solo sprint. Las tareas, también llamadas historias de usuario, dentro del sprint, sin embargo, deben ser identificadas y decididas en el momento en que se crea el sprint. No pueden añadirse a posteriori ni cambiarse de lugar para facilitar las cosas a medida que el equipo avanza.

2. Historias de usuarios Crear el plan

Esas historias de usuario, que son las tareas dentro del sprint, se centran en las necesidades del cliente o usuario final que utilizará el producto cuando esté terminado. La idea es centrarse en el propio usuario y averiguar cómo crear lo necesario para que ese usuario obtenga el resultado final que necesita. La única documentación que se necesita es sobre cuál es esa necesidad y cómo conseguirla. A lo largo de todo un sprint, todo el grupo busca la forma de asegurarse de que se satisface la necesidad y de que se hace de forma exhaustiva y eficaz.

3. El proceso es completamente iterativo

Esencialmente, un sprint en la planificación ágil debe ser algo que pueda repetirse una y otra vez. Eso significa que en realidad sólo se crea una vez y a partir de ahí el equipo puede seguir ejecutando el mismo proceso. Esto no es lo mismo que crear necesariamente un proyecto. Más bien, la iteración y el sprint se refieren a un proceso para llegar al resultado final o formar una conclusión. El proceso de iteración permite a todo el equipo aprender más acerca de lo que pueden lograr y cómo pueden lograrlo, así como determinar y resolver problemas en el camino.

4. Todo gira en torno al equipo

El equipo es el responsable general de planificarlo todo y de calcular cómo y cuándo hacerlo. No tienen a otra persona supervisando su proceso o sobreprogramando lo que intentan hacer. Más bien, el equipo es capaz de asegurarse de que el plan que están creando va a trabajar para ellos y entonces pueden asignar puntos de historia y crear un sistema integral que está diseñado para trabajar para la historia de usuario y mejorar la situación. 

Cómo funciona todo - El proceso de planificación de la publicación

Para utilizar la planificación ágil, es importante contar con un plan adecuado. El proceso real de utilizar este método puede ser un poco complicado para algunos y ahí es donde diagramas de gantt son útiles. Este programa permite hacer un seguimiento del progreso de cualquier cosa en la que esté trabajando el equipo. Tanto si acaban de empezar un proyecto como si llevan mucho tiempo trabajando en él, este sistema permite gestionar la carga de trabajo, hacer un seguimiento de la línea de base y mucho más. Pero también implica tener en cuenta cada uno de los pasos que vamos a mencionar a continuación, que forman parte del ciclo de vida de la planificación de lanzamientos.El proceso de planificación de lanzamientos se basa en los elementos que se van a desarrollar dentro del sprint. En este proceso, es importante crear una visión global que va a guiar el resto del proyecto y asegurarse de que todo se está ejecutando en el nivel adecuado para alcanzar los objetivos que el cliente tiene para el proyecto. La idea aquí es crear un calendario que se centre en las iteraciones necesarias para que se pueda determinar cuándo será posible la entrega. No tiene por qué ser un proceso complejo, pero sí es necesario evaluar aspectos como:

• ¿Estará disponible el propietario del producto?
• ¿El propietario del producto ha priorizado el backlog?
• ¿Se han identificado los miembros del equipo y las partes interesadas?
• ¿Están los miembros del equipo disponibles y dentro de la zona adecuada?

Para ejecutar el proceso de planificación de lanzamientos hay que seguir una serie de pasos:

• Averigüe cuáles son las características necesarias para alcanzar el objetivo final.
• Averigüe los detalles que cada una de las características va a requerir para tener éxito.
• Reconocer cuánto esfuerzo es capaz de realizar cada equipo para el sprint.
• Entender cuáles son exactamente las historias dentro del proceso.
• Averiguar la iteración dentro del plan.
• Determinar las historias relativas a la iteración dentro del plan.
• Contabilice todas las historias con iteraciones o elimine las historias de usuario para obtener una relación de uno a uno.
• Utilizar un sistema para proporcionar el plan a los demás y hacer llegar la idea a todos los miembros.

Cómo funciona todo: el proceso de planificación de sprints

• El primer paso es celebrar una reunión en la que se debatan los sprints anteriores para que todos los miembros del equipo comprendan lo que se ha aprendido y lo que se puede hacer para facilitar aún más este proceso.
• A continuación, debe celebrarse una reunión de planificación para definir el plan definitivo y asegurarse de que toda la información está actualizada. En ella se incluirán las prioridades existentes y las características que deban añadirse.
• A continuación hay que evaluar las historias de usuario para asegurarse de que cada una de ellas tiene suficientes detalles como para que se pueda trabajar en ellas y se pueda hacer algo para asegurarse de que están totalmente resueltas.
• A continuación, cada una de las historias de usuario debe desglosarse por completo para poder determinar las tareas y asignar cada una de ellas a los distintos miembros del equipo que va a trabajar en los sprints.
• Aquí es donde deben asignarse las tareas y debe hacerse de forma que cada persona a la que se asigne una tarea no tenga problemas para llevarla a cabo dentro del plazo que se le haya dado.
• Para algunos, escribir las tareas de forma física facilita el seguimiento de quién hace qué y ver qué etapas hay que seguir para llegar al resultado final que todos buscan.
• Siempre es una buena idea utilizar un sistema de planificación como Instagantt para hacer un seguimiento de quién está haciendo qué y si ha realizado todos o algunos de los proyectos que necesita. Se trata de prestar atención a las etapas e Instagantt se encarga de hacer precisamente eso.
• El seguimiento del tiempo a través de Instagantt también permite el seguimiento de la velocidad y se asegura de que la dirección y otros líderes puedan ver exactamente cómo va el proyecto y si todo se va a completar en la fecha prevista.

Medir el rendimiento del equipo

A la hora de medir el rendimiento del equipo dentro del proyecto es importante fijarse más en algunos aspectos concretos. Aquí vamos a hablar de la funcionalidad, así como de aspectos como la tasa de desgaste. Cada uno de estos aspectos permite al equipo comprender mejor lo que ha ido bien, así como las áreas que podrían necesitar ayuda y apoyo adicionales en el futuro. Utilizando este proceso es posible preparar a un equipo para futuros procesos de planificación ágil y garantizar que los sprints se utilizan de forma eficaz y que se desarrollan con el mejor nivel posible.

Burn Rate - Aquí es donde el equipo evalúa cuánto dinero se ha gastado, así como la rapidez con la que se ha gastado. Los costes van a ser sin duda una parte importante del proceso y los implicados tienen que ser capaces de explicar en qué se han gastado y por qué, para que se pueda determinar si la inversión ha merecido la pena.
Funcionalidad entregada - Hay diferentes maneras de evaluar los entregables generales que surgen como resultado de este proceso, sin embargo, principalmente sucede por 1) la medición de la velocidad, o el número de historias de usuario que se mejoraron a través de la iteración; 2) la medición de defectos, o el número de errores que se descubrieron a través del proceso de desarrollo; o 3) la medición de la tabla de reducción, o la cantidad de trabajo que aún tendrá que hacerse con el fin de terminar con el proyecto.

Qué se necesita para que funcione
En general, es esencial que todos los que trabajen en el proceso de planificación ágil formen parte de un equipo. Todos pueden ser asignados a trabajar juntos, pero si no lo hacen, el proceso nunca tendrá éxito. Cada miembro del equipo debe reconocer que todos son importantes y que sólo si cada uno ejecuta sus tareas el proyecto será un éxito. Cada miembro es una parte vital del proceso y cada persona tiene también una tarea muy importante (o varias tareas) dentro del sprint que debe completar.
Cuando el equipo es capaz de colaborar y explicarse o expresarse entre sí de forma positiva y eficaz es más posible que toda la unidad alcance el objetivo final. Si partes del equipo son reservadas o no quieren abrirse al resto del grupo puede minar el nivel de éxito y puede disminuir drásticamente las capacidades de la empresa en su conjunto. Trabajando juntos, comprendiendo el proceso de trabajo en equipo y comunicándose eficazmente, cada persona del equipo crecerá y el resultado final será aún mejor a largo plazo.
Para ejercer realmente la colaboración y la comunicación necesarias también es esencial celebrar reuniones constantes que permitan a cada miembro del equipo interactuar y expresar sus pensamientos, preocupaciones y comentarios a lo largo del proceso. De hecho, la mejor manera de hacerlo es asegurarse de que haya reuniones todos los días, ya sean breves e informales o más largas y extensas. Se trata simplemente de que todo el mundo tenga la oportunidad de reunirse y comunicarse sobre el proceso y todo lo que está ocurriendo.

Reuniones diarias

Estas reuniones diarias deben ser breves, a menos que haya que abordar un problema o preocupación importante. Una forma de asegurarse de que esto ocurra es organizar reuniones de pie, en las que no hay sillas y cada persona hace precisamente eso, ponerse de pie. Así se fomenta la idea de una reunión breve, ya que nadie quiere permanecer de pie durante mucho tiempo. De hecho, debería haber un límite de tiempo para que la reunión en sí no dure más de 15 minutos. Este tiempo debería ser suficiente para que cada miembro del equipo hable, siempre y cuando lo haga de forma breve y sencilla.
Sin embargo, en esta reunión cada miembro del equipo debe hablar. Esto significa que todos deben tener su turno y que todos los demás deben escuchar mientras esa persona habla. El tema de conversación debe ser lo que se hizo el día anterior, así como lo que se va a hacer durante ese día. También es posible que cada miembro quiera hablar de lo que necesita para alcanzar su próximo objetivo. La clave es que las declaraciones sean breves para ir al grano. No hay que poner excusas ni echarse atrás en un objetivo o tarea. Se trata simplemente de los hechos.
La idea es determinar qué queda por hacer y cuánto tiempo va a llevar ejecutar la tarea. A partir de ahí, cada miembro del equipo puede determinar cuánto tiempo va a tardar en ejecutar su siguiente tarea. Deben fijarse objetivos y cada miembro del equipo debe respetar los plazos específicos que se ha fijado. Si hay algún problema en el camino, el scrum master es el encargado de resolver esos problemas o encontrar lo que se necesita para resolver esos problemas.

La razón por la que necesita Instagantt

Para aquellos que están considerando un sistema de gestión de tareas, pero que no saben muy bien por dónde empezar o lo que deben hacer, Instagantt ofrece una serie de diferentes servicios y capacidades, que lo convierten en una gran opción. Con este sistema, vas a tener todas las características que necesitas para poner en marcha tus proyectos y asegurarte de que funcionan sin problemas dentro del equipo.

• Arrastre y suelte sus fechas, duraciones y dependencias para que todo el proceso de creación del gráfico/programa sea extremadamente fácil de usar.
• Utilice las funciones de programación para crear el calendario ideal utilizando hitos, dependencias e incluso fechas de inicio y vencimiento.
• Crea tanto tareas generales como subtareas para asegurarte de que todos los aspectos del proyecto están planificados y organizados.
• Realice un seguimiento del progreso de cada tarea, así como de cada subtarea, e incluso cree estimaciones de horas y costes o de riesgo y prioridad.
• Gestione la carga de trabajo de todo el equipo localizando los periodos críticos y proporcionando a cada miembro del equipo una lista de tareas identificable.
• Utilice tantas líneas de base como desee para realizar un seguimiento de todos los cambios en el calendario, así como de los retrasos que puedan producirse.
• Colabora con todos los implicados en el proceso, desde el equipo que lo crea hasta los clientes que buscan respuestas y comentarios.

Las principales características de Instagantt(creador de diagramas de Gantt) están diseñadas para garantizar que todo el mundo que lo utilice pueda hacerlo de forma fácil y eficaz. No hay curva de aprendizaje empinada como con algunos sistemas de seguimiento y en su lugar, es muy sencillo de importar todo lo que usted necesita para realizar un seguimiento y luego empezar en. También es fácil para cualquier persona dentro del equipo para controlar su propio aspecto del software diagrama de Gantt y para asegurarse de que su trabajo y las tareas se están actualizando con frecuencia con el nivel de terminación. La idea general es simplemente hacer de la planificación y la gestión de proyectos una tarea más fácil que nunca.

A la hora de la verdad, la planificación ágil puede ser una forma extremadamente eficiente y eficaz para que cualquier empresa ejecute un nuevo proceso y ponga algo nuevo en marcha. Mediante la utilización de las herramientas adecuadas para el trabajo, incluido Instagantt para realizar un seguimiento de los procesos y las tareas que se están completando, es posible que la empresa también se asegure de que todo el mundo sabe lo que está haciendo y tira de su propio peso. Es posible lograr el éxito de todas las historias de usuario, pero requiere comunicación y trabajo en equipo en cada fase del proceso.