RFQs Erklärt: Wie schreibt man eine Angebotsanfrage für Unternehmen?

Zu diesem Zweck werden Ausschreibungen erklärt: Wie du eine Angebotsanfrage schreibst, musst du beachten, damit du eine effektive Ausschreibung durchführen und den besten Anbieter für dein Unternehmen finden kannst.

Was sind RFQs?

RFQ ist die Anfrage nach Angeboten, die du für die Beschaffung von Dienstleistungen oder Produkten für dein Unternehmen benötigst. RFQs helfen Unternehmen, die besten Anbieter zu finden, indem sie ihre Anforderungen in einem Dokument mitteilen. Mit Hilfe von RFQs kannst du sogar neue Anbieter auf dem Markt finden, die über neue Fähigkeiten oder Produkte verfügen, die dein Unternehmen benötigt.

Sobald du einen Lieferanten ausgewählt hast, kannst du ihm die so genannten RFQs (RFQs = RFQs = RFQs = RFQs) mit allen Informationen über das Projekt, wie Bedarf, Zeitplan, Qualität, Arbeitsplatz, Preis und Vertragsdauer, schicken. RFQs helfen dir also dabei, einen potenziellen Lieferanten für dein Unternehmen zu finden.

Wann sollten wir RFQs verwenden?

Da Verkäufer und Käufer aufeinander angewiesen sind, müssen sie die Bedürfnisse des jeweils anderen befriedigen. Manchmal haben Käufer und Verkäufer schon vorher zusammengearbeitet, und manchmal ist es eine neue Erfahrung. Wenn ihr schon einmal zusammengearbeitet habt, schickt ihr nur Anfragen, um die Anforderungen des Projekts zu klären.

Wenn du das Unternehmen, das du nach Waren oder Dienstleistungen suchst, nicht kennst, musst du vor der Bearbeitung von Anfragen nach RFI suchen. Sie hilft dir, Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu sammeln.

Auf wie viele Arten können wir die Angebotsanfrage formulieren?

Um eine Anfrage an die Lieferanten zu stellen, kannst du vier verschiedene Arten von Anfragen durchgehen, nachdem du ihre nützlichen und dunklen Aspekte kennengelernt hast. Hier sind also vier verschiedene Arten der Formulierung von Anfragen.

1. Offenes Bieten

Bei offenen Ausschreibungen ist alles für alle sichtbar. Jeder Verkäufer oder Anbieter kann sehen, was der andere anbietet und zu welchem Preis. Bei dieser Ausschreibungsart kann der Verkäufer die Angebote bis zum Ablauf der Frist ändern.

Wie bei einer offenen Ausschreibung können die Anbieter die Angebotspreise der anderen Anbieter sehen, und das kann auch neue Anbieter ermutigen. Aber leider kann diese offene Preisausschreibung auch ein Problem für den Einkäufer sein, wenn die Anbieter anfangen, ihre Preise festzulegen. Dann wird es für den Einkäufer schwierig, einen Anbieter auszuwählen, der seinem Budget entspricht.

2. Verdecktes Bieten

Beim verdeckten Bieten sind die Angebote von Seiten der Verkäufer/innen nicht für alle sichtbar. Der Käufer öffnet die Anfragen nach Erreichen der Frist und liest die Angebote. Wenn du den Stichtag erreicht hast, erhältst du mehrere Angebote.

 Es ist hilfreich für den Käufer, da es Transparenz über das Angebot des Verkäufers ermöglicht und der Käufer das am besten passende Angebot auswählen kann. Du vermeidest Betrug und Zeitverschwendung, aber du verlierst vielleicht die Motivation für neue Verkäufer, da sie deine Anforderungen nicht kennen und die Angebote einiger alter Anbieter nicht kennenlernen konnten.

3. Umgekehrte Auktion

Eine umgekehrte Auktion basiert auf den Preisvorgaben. Bei dieser Art der Ausschreibung bieten die Verkäufer nur ihre niedrigsten Preise an, und über das Internet gewinnt automatisch der Anbieter mit dem niedrigsten Preis das Projekt. Zweifellos dauert es sehr kurz, bis das niedrigste Preisangebot vorliegt, aber alle anderen wichtigen Überlegungen außer der Preisgestaltung werden vernachlässigt. 

4. Eingeladenes Angebot

Ein eingeladenes Angebot ist anbieterbegrenzt, da der Einkäufer Anfragen an die Anbieter schickt, mit denen er bereits zusammengearbeitet hat. Bei dieser Art der Ausschreibung erhalten nur ältere Anbieter die Möglichkeit, ihr Angebot abzugeben. Es kann offen oder versiegelt sein.

Schritte in RFQs erklärt: Wie man eine Angebotsanfrage schreibt

Wenn du die Ausschreibung genau verstehst, kannst du Angebote erstellen, die sowohl für die Lieferanten profitabel als auch für dein Budget vertretbar sind. Im Folgenden findest du die Schritte, die du befolgen musst.

Erkundige dich nach den Bedürfnissen des Unternehmens und erkläre sie deutlich

Da du auf der Suche nach Dienstleistungen oder Produkten bist, die den Bedarf deines Unternehmens decken, musst du die Bedürfnisse herausfinden. Die Bedürfnisse müssen für das Produkt und die Dienstleistungen relevant sein, denn du wirst deinem Anbieter von diesen Bedürfnissen erzählen. Es ist also sehr wichtig, dass du in diesem Punkt klar und transparent bist.

Stelle dein Unternehmen kurz vor.

Wenn du eine Anfrage schreibst, musst du den Verkäufer über dein Unternehmen informieren, indem du seinen Namen, seine Vision, seine Spezialitäten und seine Anforderungen nennst. Das hilft den neuen Verkäufern oder Anbietern, dein Unternehmen zu verstehen und schnell eine Entscheidung zu treffen.

Du solltest klar erwähnen, wie du und dein Team arbeiten und welche Herausforderungen vor euch liegen. Das wird dem Anbieter erklären, welche Art von Hilfe du suchst.

Beschreibe die Produkte oder Dienstleistungen, nach denen du suchst, genau

Hier musst du über die Art der Produkte oder Dienstleistungen sprechen, die du suchst. Wenn du eine Anfrage schreibst, müssen die Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung so klar sein, dass die Anbieter ihre Eignungskriterien erfüllen, bevor sie ein Angebot abgeben.

Du musst die Menge des Produkts oder die Art und Dauer der Dienstleistungen, die du benötigst, angeben. Wenn der Verkäufer oder Lieferant genau die Kriterien erfüllt, die du in der Ausschreibung genannt hast, kann er dir ein Angebot machen. Sie können dir ihr Angebot zurückschicken.

Lege einen Zeitplan für die Sammlung von Antworten fest

Es können nicht immer alle Angebote offen sein, da das Unternehmen sein Projekt pünktlich beginnen muss. Deshalb musst du einen Zeitplan oder eine Frist festlegen, bis zu der der Anbieter auf dein Angebot antworten muss. Das hilft dir auch dabei, den Zeitplan einzuhalten, um effiziente Dienstleistungen oder Produkte für dein Unternehmen zu erhalten.

Erkläre klar und deutlich die Bedingungen und Anforderungen, die deine Verkäufer/innen kennen müssen.

Wenn du eine Ausschreibung schreibst, solltest du eine Liste mit Bedingungen und Anforderungen an das Projekt erstellen. So wird den Anbietern klar, was du von ihnen willst und zu welchen Bedingungen. In diesem Abschnitt legst du die Ziele und Kriterien für die Anbieter/innen klar fest.

Du beschreibst auch, wie du die Verkäufer/innen oder Anbieter/innen bewerten wirst, um zu prüfen, ob sie förderfähig sind oder nicht.

Jetzt kannst du das Angebot mit Hilfe von Vorlagen anfordern.

Du kannst verschiedene Vorlagen verwenden, um autorisierte und verständliche RFQs zu entwickeln und zu organisieren. Sie muss den Namen des Unternehmens, die Beschreibung, das Leitbild, die Projektinformationen, die Bedingungen, die Rücksicht auf die Verkäufer und die Fristen enthalten. Darin wird eine Zusammenfassung deiner Angebotsanfrage erklärt, die der Verkäufer leicht lesen und verstehen kann.

Antworten von Verkäufern erhalten

Wenn du eine Anfrage richtig verfasst hast, wirst du Antworten von verschiedenen Anbietern erhalten, je nachdem, welche Art der Ausschreibung du gewählt hast.

Wähle den besten Anbieter für dein Projekt

Erstelle eine Liste von Anbietern, die gut zu den Anforderungen deines Projekts passen. Du kannst die Preise, den Zeitplan, die Menge, die Qualität, die Verfügbarkeit und viele andere wichtige Faktoren je nach Art deines Projekts vergleichen. Beauftrage die ausgewählten Anbieter/innen und schicke den Anbieter/innen, die du ablehnst, ein Dankesschreiben, egal aus welchem Grund du sie ablehnst.

Unterzeichne den Vertrag und schließe das Ausschreibungsverfahren ab

Du hast also den am besten passenden Anbieter für dein Projekt ausgewählt. Jetzt ist es an der Zeit, ein Treffen zu vereinbaren, entweder von Angesicht zu Angesicht oder per Bild- oder Tonübertragung. Bei diesem Treffen entscheidest du, wie lange du mit dem Anbieter zusammenarbeitest, und sagst ihm noch einmal ganz klar die Bedingungen und Konditionen.

In der Regel wird ein schriftlicher Vertrag ausgearbeitet, der alle Anforderungen an die Projektdienstleistungen oder Produkte enthält. Er hilft dir, die Anbieter auf dem Laufenden zu halten und mit Problemen rechtlich umzugehen, falls welche auftreten. Du bist nicht schuldig, wenn du Einwände gegen die Bedingungen und Richtlinien des Unternehmens hast.

Welche wichtigen Elemente muss eine perfekte Angebotsanfrage haben?

Auf der Suche nach RFQs erklärt: Wie man eine Angebotsanfrage schreibt, musst du über die wichtigen Elemente von RFQs Bescheid wissen. Im Folgenden sind wichtige Elemente aufgeführt, die du berücksichtigen musst, bevor du sie an die Anbieter schickst.

- Eine offene und klare Ausschreibung, zusammen mit einer deutlichen Zusammenfassung

- Dokumentiere den Überblick über das Unternehmen, damit der Verkäufer deinen Bedarf erkennen kann

- Kriterien für Anbieter festlegen

- Klare Bedingungen und Konditionen für das Projekt

- Sei dir über die Anzahlung für das Projekt im Klaren

- Verwalte die Preisgestaltung der Angebote, um das beste Angebot zu ermitteln

- Der Zeitplan muss bis zum Ablauf der Frist enthalten sein

- Gib die Kontaktdaten des Verkäufers klar und deutlich an

Fazit

Für Unternehmen ist es wichtig, den richtigen Weg zu finden, um kompetente Lieferanten für dein Unternehmen zu finden. Du kannst sie leicht finden, wenn du verstehst, wie man Anfragen erklärt: Wie du eine Angebotsanfrage schreibst und nach Ablauf der Frist ein effektives Angebot erstellst.