La gestión de proyectos es cuestión de estrategia. Antes de empezar a ejecutar un proyecto, hay que identificar las herramientas y los recursos que se van a utilizar para llevarlo a cabo con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto. Los planes estratégicos ayudan a identificar esos factores críticos y también estructuran los distintos niveles de trabajo.
Los planes estratégicos pueden definirse como una actividad de gestión organizativa que pretende establecer prioridades, metas, objetivos, estrategias y tácticas, enumerando e identificando recursos. Los planes estratégicos contribuyen a garantizar que los miembros del equipo trabajen en pos de objetivos comunes, identificando y estableciendo acuerdos en torno a los resultados previstos.
Los planes estratégicos difieren de los planes de proyecto principalmente en que, en lugar de centrarse en lo que hay que hacer y enumerar las distintas tareas y pasos que hay que completar, se centran en cómo hay que hacerlo.
Pero, ¿por qué es tan importante la planificación estratégica para los gestores de proyectos? Sencillamente porque sin ella, alcanzar el éxito puede ser un camino mucho más complicado. La planificación estratégica se centra en el futuro de una empresa o negocio al comprender en profundidad las prioridades operativas y la disponibilidad de recursos, y beneficia la ejecución de los proyectos al establecer objetivos claros para los resultados empresariales deseados. Cuando los resultados óptimos deseados quedan claros, elaborar un plan sobre cómo alcanzarlos es mucho más fácil y también más eficaz.
Ventajas de trabajar con planes de proyectos estratégicos
Los gestores de proyectos son muy conscientes de que los planes pueden torcerse en cualquier momento debido a una serie de factores imprevistos. Trabajar con planes estratégicos minuciosamente elaborados puede ayudar a prepararse para cualquier situación desfavorable, así como a minimizar los riesgos que conlleva. Entre las principales ventajas también se incluyen:
Los proyectos se completan con mayor eficacia.
Los recursos se gestionan con mayor eficacia.
Aumenta la comunicación en el proyecto y garantiza que los jefes de proyecto tomen decisiones con conocimiento de causa, que son fundamentales para el éxito del proyecto.
Las posibilidades de éxito del proyecto aumentan considerablemente.
Pasos para elaborar un plan estratégico
Hay varios aspectos clave que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar un plan estratégico. Sumerjámonos en el enfoque de cinco pasos:
Misión y objetivos. El primer paso para desarrollar un plan estratégico se centra en comprender en profundidad la estrategia empresarial actual de su empresa. Para ello, revise la documentación y los resultados pasados y presentes. Este proceso le ayudará a aprovechar las oportunidades de crecimiento, así como a evaluar su posición estratégica al ser capaz de identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, reconocer las amenazas potenciales y los factores de riesgo.
Analizar los recursos y las capacidades. Se trata de un paso fundamental. Evaluar los recursos actuales es sumamente importante porque permitirá determinar si podrá ejecutar su plan con precisión y si podrá respaldar los objetivos de su proyecto. Analice todos los activos disponibles, incluidos los empleados, las finanzas y el equipamiento. También debe examinar las capacidades actuales de la empresa e identificar cualquier vulnerabilidad o riesgo organizativo.
Proyecciones de futuro. Este es el paso que ayudará a las empresas a establecer una declaración de visión. Ya ha identificado los recursos y establecido las prioridades, pero ahora es el momento de determinar las metas a corto plazo para alcanzar sus objetivos. Para ello, empiece por establecer metas claras y específicas, y una hoja de ruta para seguir el progreso de cada meta. Tenga en cuenta que los objetivos deben ser realistas y alcanzables. Su visión debe garantizar que las metas sean realmente relevantes para los objetivos generales de su empresa, y cada meta debe incluir un plazo para su consecución.
Método. Hasta este punto, ha determinado sus objetivos y ha identificado con éxito los recursos. Ahora es el momento de centrarse en determinar el método que utilizará para alcanzar sus objetivos, lo que también se conoce como plan de acción. Esto le ayudará a establecer el curso de acción que seguirá para alcanzar sus objetivos a corto plazo previamente definidos. Los planes de acción implican enumerar las tareas que deben completarse y comunicar quién será responsable de llevarlas a cabo. El presupuesto y el calendario también son factores críticos que deben establecerse en este paso.
Revisar y perfeccionar. La planificación es algo que evoluciona. Por muy completo que sea su plan estratégico, es importante comprender que los proyectos no son inamovibles. Puede haber cambios de muchos tipos, por lo que es muy importante realizar revisiones formales programadas con regularidad para perfeccionar el proceso tantas veces como sea necesario. Una estrategia adecuada le permitirá seguir trabajando para alcanzar su visión y sus objetivos generales.
Piense en un plan estratégico como un conjunto de herramientas y recursos que puede trazar para garantizar una ejecución fluida del proyecto. Este documento le proporcionará transparencia, estructura y dirección a usted, a su equipo y a las partes interesadas.
Los planes estratégicos implican enumerar metas, objetivos y recursos, pero dado que requieren análisis y una revisión constante, es importante que puedan personalizarse fácilmente. Aquí es donde software de gestión de proyectoscomoInstaganttpuede ser de gran ayuda.
Ejemplo de plantilla de planificación estratégica
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