Los proyectos pasan por varias etapas. Los gestores de proyectos se centran en las propuestas y se esfuerzan por ejecutar con éxito sus proyectos, pero el proceso que conlleva la final ización requiere la misma atención que el resto del ciclo de vida del proyecto, porque es la etapa que ayudará sistemáticamente a los equipos a comprender los resultados del proyecto en relación con sus objetivos iniciales.
El cierre de un proyecto es la fase final de su ciclo de vida. Consiste en seguir una serie de procesos predefinidos que llevan a finalizar formalmente el proyecto, lo que puede incluir pagos, firmas, aprobaciones, etc.
Una vez finalizado el proyecto, la documentación formal se utiliza para indicar que el director del proyecto ha recibido la aceptación del cliente o de las partes interesadas en relación con el rendimiento general del proyecto. Un documento de cierre de proyecto también comunica lo bien que ha funcionado el proyecto en comparación con los objetivos iniciales, el plan, el calendario y el presupuesto.
Importancia del procedimiento de cierre del proyecto
El cierre del proyecto es una parte importante del ciclo global del proyecto, y debe realizarse con cuidado, sobre todo porque, una vez concluido el análisis, ayudará a los gestores de proyectos a atar los cabos sueltos, y también permitirá a los equipos aprender de su experiencia, enumerando pros y contras, altos y bajos, beneficios y carencias, y utilizar esta información como referencia, aumentando la eficacia de futuros esfuerzos.
En otras palabras, el cierre de un proyecto requiere una combinación de los siguientes factores cuando se aplica a un proyecto:
Garantía de que el trabajo se ha completado en su totalidad.
Afirmación de que se han alcanzado y ejecutado todos los objetivos y entregables acordados.
Aceptación formal de la finalización de un proyecto, que requiere el visto bueno de las partes interesadas.
Las principales etapas del cierre de un proyecto
Antes de empezar, tenga en cuenta que el objetivo que pretende alcanzar es documentar los hechos importantes recopilando cualquier información relevante que abarque todo el ciclo de vida de su proyecto. Esta etapa conlleva varios pasos diferentes que deben seguirse cuidadosamente para concluir adecuadamente un proyecto. He aquí los principales elementos clave:
Revisitar. Revisar el alcance, los requisitos y los entregables del proyecto es una práctica excelente. Así te asegurarás de que todas las tareas se han cumplido como es debido.
Papeleo. Tendrás que conseguir las aprobaciones y firmas de las partes interesadas, así como de los terceros implicados. Asegúrate de que los pagos están saldados y tramita todas las facturas, honorarios o comisiones pendientes. Esto garantizará la satisfacción de todos los implicados en el proyecto y que el presupuesto y el análisis de costes se ajustan a lo previsto.
Recursos. Es el proceso formal por el que liberas a tu equipo del proyecto. También puede incluir equipos externos (en caso de que hayas subcontratado equipos, tecnología, hardware, etc.).
Información y documentación. Es hora de documentar tus hallazgos y tu experiencia. Archiva todos los documentos y cualquier dato relevante que pueda resultar útil de reuniones anteriores. Incluya planes de proyectos, propuestas, actas de reuniones, requisitos empresariales, contratos, documentos financieros y mucho más. La documentación aportará información valiosa para futuros proyectos.
Organice una reunión de cierre del proyecto. Este es un paso importante para su equipo, no lo pase por alto. Reúna a su equipo e invítelo a dar su opinión sobre el proyecto; las cosas buenas y las malas. Incluya a todos los que hayan participado y organice una reunión final del proyecto en la que pueda debatir los resultados, analizar las lecciones aprendidas y reconocer los esfuerzos sobresalientes. Una de las grandes ventajas de celebrar una reunión post mortem es que, al final, cuando vuelvas a los datos, comprenderás perfectamente qué hizo que el proyecto tuviera éxito y qué aspectos deberías plantearte cambiar. Al fin y al cabo, los proyectos seguirán llegando y deberías aprender de cada experiencia.
Ya hemos hablado en profundidad de la importancia del cierre de un proyecto: la fase final del ciclo de vida de todo proyecto que permite a los jefes de proyecto y a los equipos documentar, archivar, analizar y debatir el resultado y el rendimiento de su trabajo.
Pero, ¿existe alguna herramienta que pueda ayudarle a finalizar el procedimiento y seguir los pasos adecuados que implican el cierre de un proyecto? La respuesta es sí. Instagantt puede ayudarte a asegurarte de que no te saltas ningún paso importante. Además, al utilizar nuestra plantilla gratuita, puede estar seguro de que documentará la información correcta y ahorrará tiempo y papeleo.
Ejemplo de diagrama de Gantt de cierre de proyecto
Cerrar un proyecto puede ser un camino difícil de recorrer si no se cuenta con la ayuda adecuada. Son muchos los recursos que hay que reunir para recibir la aceptación formal de la finalización de un proyecto. Nuestra plantilla de cierre de proyecto le ayudará a gestionar el proceso de la forma correcta.
