Reunión de lanzamiento del proyecto: Comienza tus proyectos de la forma correcta

¿Qué es la puesta en marcha de un proyecto?

La reunión de lanzamiento de un proyecto es el primer encuentro con el equipo del proyecto y el cliente del mismo. En ella participan todos los que contribuyen a la ejecución de un proyecto y sirve para establecer metas y objetivos comunes del proyecto. 

Por lo general, en esta reunión tendrán que participar distintas partes interesadas (jefes de proyecto, equipo de proyecto, equipo de producto, patrocinadores y dirección), ya que la información que se comparta durante este evento ayudará a establecer la visión y el alcance de las tareas del equipo. La reunión inicial ayudará a establecer una comunicación adecuada entre las distintas partes, alinear las expectativas, establecer plazos y acordar hitos. Al final de la sesión, todo el mundo debe tener una idea clara de cómo será el éxito del proyecto. 

Cuándo utilizar el lanzamiento de proyectos

Los jefes de proyecto deben reunir a todo el equipo y celebrar reuniones iniciales al principio del proyecto. Los miembros del equipo pueden presentarse unos a otros y compartir sus expectativas para el proyecto. Las reuniones de lanzamiento también pueden celebrarse tras el inicio de proyectos más pequeños, o cuando están a punto de empezar proyectos más grandes. Puedes celebrar una reunión antes de la ejecución del proyecto (recomendado para proyectos más pequeños), o programar reuniones diferentes para cada fase de proyectos más grandes. 

La importancia de una reunión inicial

La celebración de reuniones de lanzamiento garantizará que todo el mundo entienda su papel y, al establecer unas expectativas claras desde el principio, los miembros del equipo podrán mantener el rumbo y la motivación respecto a su papel en la ejecución del proyecto. Las reuniones iniciales también facilitan la comunicación entre los miembros del proyecto y permiten la colaboración en equipo. Estos son algunos de los puntos clave que querrá tratar y debatir durante una reunión inicial:

• Presentación del equipo y de las diferentes partes interesadas
• Antecedentes y justificación del proyecto
• Funciones del proyecto
• Alcance y calendario
• Finalidad y objetivos del proyecto
• Plan de acción
• Métricas que se utilizarán para medir el éxito

¿Qué implica una reunión inicial?

Asigne a un anotador. Empiece por designar a un miembro del equipo para que tome notas. Esta persona debe responsabilizarse de anotar las notas, los pasos a seguir, las preguntas, los compromisos y demás. Al final de la sesión, repasa cada pregunta y asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo. 

Presente a los miembros del equipo. Deja que todos se presenten y se conozcan. Romper el hielo es una forma estupenda de que los miembros del equipo se conozcan, establezcan una conexión y mejoren la colaboración. 

Defina los antecedentes, el alcance y los resultados del proyecto. Durante la reunión inicial, se espera que proporcione el contexto que ayudará a su equipo a llevar a buen puerto el proyecto. Esto significa que tienes que hablar de los antecedentes, el alcance, los resultados y el calendario del proyecto. Especifique cada tema y responda a las preguntas. Asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo en lo que se refiere a los próximos pasos del proyecto y lo que hay que conseguir.

Asigne funciones al equipo. Discuta las funciones y responsabilidades de cada uno durante todo el ciclo de vida del proyecto. Incluya los traspasos y las relaciones interfuncionales.

Define hitos. Establecer un calendario para el trabajo y definir cuándo compartir los avances es fundamental. Tómese su tiempo para crear una línea de base sobre cómo -y cuándo- usted y su equipo planean compartir el progreso y revisar los hitos. Esto incluye también el momento en que el cliente recibirá las revisiones. 

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‍Discutirlos próximos pasos. Revise los objetivos y los puntos de acción y asegúrese de que todo el mundo tiene acceso a los recursos y herramientas necesarios.

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Organice y ejecute su reunión de lanzamiento con Instagantt

¿Cuál es nuestro objetivo? ¿Quién debe participar? ¿Cómo mediremos el éxito? ¿Por qué se aprobó este proyecto? Todas estas son preguntas típicas que los equipos pueden plantearse antes de la ejecución de un proyecto. Una reunión de lanzamiento del proyecto es el lugar perfecto para responder a estas preguntas, alinear a los miembros del equipo y establecer el camino hacia el éxito del proyecto. Las reuniones de lanzamiento deben utilizarse para todo tipo de proyectos, ya sean grandes o pequeños. Pero si quiere que sus reuniones de lanzamiento sean realmente eficaces, debe prepararlas con antelación. La buena noticia es que puede planificar, organizar y ejecutar sus reuniones de lanzamiento en un solo lugar utilizando Instagantt. Instagantt es un software en línea de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos que ayuda a equipos de todo el mundo a planificar, coordinar, programar y ejecutar sus proyectos, de principio a fin. Los equipos pueden confiar en Instagantt para crear diagramas de Gantt de aspecto profesional en cuestión de minutos y para gestionar su trabajo de manera eficiente al poder visualizar información relevante relacionada con el proyecto, como plazos, recursos y presupuesto, y mantener tareas, conversaciones y documentos en una única ubicación centralizada. 

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Plantilla de reunión inicial