Reflexiones sobre las reuniones: Comparte experiencias valiosas con tu equipo
Cuando se trata de gestionar proyectos y equipos, siempre hay margen para aprender y mejorar. Una reunión de reflexión es una oportunidad perfecta para debatir el trabajo y las experiencias con el fin de aprender y comprender distintos tipos de habilidades y diferentes formas de pensar, gestionar y planificar.
Una reunión de reflexión es una sesión especial destinada a ayudar a los miembros de un equipo a aprender juntos reflexionando sobre un proyecto o experiencia reciente mientras lo comparten con los demás. Es una manera fácil e informal de fomentar la creatividad y compartir conocimientos debatiendo temas ajenos a sus tareas cotidianas.
Meeting Reflections crea un espacio para diferentes tipos de conversación con el fin de aclarar cómo piensan y sienten las personas más allá de las necesidades básicas de gestión de proyectos. Estas sesiones permiten a tu equipo hablar sobre cómo enfocan su trabajo en un entorno más relajado.
Normalmente, durante estas reuniones, una persona asumirá el papel de "aprendiz" que comparte una experiencia reciente que beneficiará a todos los demás. El resto del equipo participará haciendo preguntas relacionadas con su trabajo, experiencias, valores e iniciativas. El aprendiz designado compartirá algo significativo: puede ser un problema concreto que haya resuelto, una situación difícil relacionada con un proyecto, una conversación con un cliente que le haya ayudado a comprender y resolver un problema, o un libro que haya leído recientemente. A continuación, los miembros del equipo pueden reflexionar sobre esa experiencia mediante preguntas.
Quién puede beneficiarse de una reunión de reflexión
A diferencia de otros tipos de reuniones o sesiones de brainstorming, una reunión de reflexión no requiere formación ni equipos especiales. Durante esta actividad, las preguntas se formulan libremente, lo que da lugar a un enfoque mucho más personal para descubrir y comprender la visión, los sentimientos, la actitud y los factores de motivación de un equipo.
Independientemente del tipo de trabajo que realice su equipo, todos pueden beneficiarse de las reflexiones en las reuniones. El objetivo de estas sesiones es comprender cómo aprende su equipo nuevas habilidades, documentar observaciones clave y averiguar cómo aplicar las nuevas habilidades para el desarrollo futuro. Las reflexiones de las reuniones permiten a los compañeros de equipo compartir nueva información sobre diversos temas, incluidas las técnicas de resolución de problemas.
Cómo dirigir una reunión de reflexión
En primer lugar, es importante comprender las funciones. Veamos algunas de las funciones más habituales a la hora de planificar y llevar a cabo una sesión de reflexión en una reunión.
Cronometrador: Elige a alguien que se encargue de cronometrar el desarrollo de la conversación y las preguntas.
Aprendiz: La persona que comparte su valiosa experiencia de aprendizaje.
Dibujante: La persona designada para tomar notas y extraer ideas de cada punto de aprendizaje de la sesión.
Facilitador: Si tu grupo es numeroso, quizá quieras designar a alguien como facilitador. Así te asegurarás de que todo el mundo tiene la oportunidad de participar y hacerse oír.
Ahora, manos a la obra. Estas son algunas de las mejores formas de poner en marcha las sesiones de reflexión de tus reuniones.
1. 1. Preparación. Decida antes de la reunión cómo compartirá el alumno su experiencia con el grupo y ajuste el programa según sea necesario. Puede hacer que el alumno haga una presentación al grupo, que es la forma más directa de compartir información con un grupo y también requiere una preparación mínima. También puede optar por realizar una entrevista con el alumno, pero tenga en cuenta que esto requerirá un cierto nivel de preparación para garantizar el diálogo adecuado y dejar tiempo para las preguntas.
Algunas de estas preguntas son excelentes para romper el hielo y pueden ayudar a orientar la conversación:
¿Cuál fue la experiencia/información que quiere compartir?
¿Cómo le afectó como participante o como observador?
¿Cómo cree que le ha cambiado?
¿Le ha impulsado a seguir buscando oportunidades de aprendizaje en ese ámbito?
¿En qué aspecto del trabajo del equipo cree que esto es especialmente relevante?
2. Responder en equipo con preguntas, observaciones o consejos. Una vez que el alumno haya terminado de hablar, pida a cada persona del grupo que comparta una observación o formule una pregunta para profundizar en lo que acaba de escuchar. Cuanto más específicas sean estas preguntas, mejor. La persona del grupo que tome notas debe estar preparada para anotar las reflexiones.
3. Decida los puntos de acción. La persona encargada de tomar notas debe hacer un resumen verbal de la reunión. Ahora, como equipo, puede decidir el seguimiento de las ideas descubiertas durante la sesión. El propósito de este paso es expresar agradecimiento tanto al alumno como a los oyentes, así como confirmar los próximos pasos.
4. 4. Seguimiento. Después de la reunión, asegúrate de enviar el acta de la reunión por correo electrónico. Este correo electrónico debe contener los puntos de acción discutidos.
Plantilla de reflexión sobre la reunión
Ahora que ya sabes cómo dirigir una sesión de reflexión, es importante trabajar con las herramientas adecuadas. Un software de gestión de proyectos en línea como Instagntt puede ayudarte proporcionándote una plataforma sencilla que todo el mundo puede utilizar. Instagantt es un software en línea de diagramas de Gantt para gestión de proyectos que ayuda a equipos de todo el mundo a planificar, coordinar, programar y ejecutar sus proyectos, de principio a fin. Y esto incluye planificar, realizar y documentar las reflexiones de las reuniones.
Los equipos pueden confiar en Instagantt para gestionar su trabajo de forma eficiente al poder visualizar la información relevante relacionada con el proyecto con el diagrama de Gantt , como los plazos, los recursos y el presupuesto, y mantener las tareas, las conversaciones y los documentos en una única ubicación centralizada.
