¿Qué es una reunión pre-mortem y cómo organizarla?
Es posible que haya oído hablar de las reuniones o ejercicios post-mortem, en los que los equipos debaten los éxitos y fracasos de un proyecto. Pero, ¿qué hay de las reuniones pre-mortem? Este tipo de reuniones se celebran antes de iniciar un nuevo proyecto y ayudan a directivos y miembros del equipo a pensar en lo que podría ocurrir en un proyecto (bueno y malo), y a hacer planes para escenarios concretos.
Las reuniones post-mortem son bien conocidas. Se suelen llevar a cabo reuniendo información relevante de las personas implicadas en un proyecto tras su finalización y se realizan evaluando los distintos aspectos del proyecto. Y durante este proceso, los directores de proyecto y los miembros del equipo analizan lo que ha ido bien y lo que no ha ido tan bien.
El problema de las reuniones post mortem es que se celebran después de los hechos. Y aunque es muy útil aprender de los errores del pasado y evitar repetir aquellas acciones que funcionaron según lo previsto, también lo sería evitar ciertos escenarios y riesgos mientras se lleva a cabo un nuevo proyecto. Por suerte, una reunión pre-mortem es una forma estupenda de reunir al equipo, debatir los riesgos y hacer planes para gestionarlos y mitigarlos antes de que se hagan realidad.
¿Cuáles son los beneficios de una reunión pre-mortem?
Pre-mortem y post-mortem. No significa necesariamente que uno sea mejor que el otro. Ambos ejercicios son realmente beneficiosos. La única diferencia es que, en un pre-mortem, el equipo imagina que el proyecto ha fracasado. Y puede sonar negativo, pero en realidad, esta estrategia permite a los equipos analizar escenarios y trabajar hacia atrás desde un punto de fracaso con el único propósito de determinar qué causó el fracaso, y qué se podría haber hecho para evitarlo.
La realización de reuniones pre-mortem puede ofrecer distintas ventajas a sus proyectos. Repasemos algunas de ellas:
Ayudan a identificar nuevas perspectivas y posibles problemas antes de poner en marcha un proyecto.
Impulsan la comunicación en equipo dando voz a todos.
Mejoran la eficacia al garantizar que todo el mundo se centre en debatir los distintos aspectos del proyecto, lo que ayudará a captar las cuestiones delicadas antes de que se conviertan en problemas.
Cómo celebrar una reunión pre-mortem
Cuando se hace correctamente, una autopsia puede ayudar significativamente a prevenir una crisis. Pero no tiene por qué ser un proceso complicado. Al contrario, puede ser un proceso relativamente sencillo si nos aseguramos de seguir unas cuantas reglas básicas:
Prepárese. Asegúrese de que su equipo ha sido informado del plan del proyecto antes de empezar.
Reserve un tiempo ininterrumpido, al menos un par de horas. Tu equipo tiene que poder centrarse exclusivamente en esto.
Todas las partes interesadas deben estar presentes. Querrás evitar cualquier posible punto ciego, así que asegúrate de invitar a todas las partes interesadas para asegurarte de que incorporas todos los puntos de vista.
Toma notas y repasa. Durante este tiempo, muchas ideas estarán flotando alrededor, y de ahí la importancia de tomar notas. Alguien debe encargarse de tomar notas para que más tarde se pueda repasar y revisar esta información según sea necesario.
Ahora, el proceso. En primer lugar, reúna al equipo y piense en todas las posibilidades de por qué fracasó el proyecto. He aquí algunas preguntas básicas:
¿Qué podría salir mal en este proyecto?
¿Qué podría hacernos incumplir el plazo?
¿Qué mantendrá nuestro proyecto a tiempo? ¿Qué ocurre si fracasa?
¿Y si el software que utilizamos deja de funcionar?
¿Y si la persona más importante se echa atrás?
El objetivo en este punto es crear una lista completamente exhaustiva de cosas que podrían salir mal.
Lo único que no se permite durante esta fase son las propuestas de solución.
Ahora, querrá revisar toda su lista de problemas y seleccionar sus 10 principales problemas en los que centrarse. Pero, ¿cómo seleccionarlos? Asegúrate de centrarte en los problemas que te parezcan críticos para el éxito de tu proyecto, elige problemas que tengan probabilidades de suceder, así como de descartar problemas sobre los que no tengas control.
Plantilla pre-mortem
Los informes pre-mortem son una gran herramienta para que directivos y miembros del equipo piensen en lo que podría ocurrir en un proyecto, lo bueno y lo malo, y se preparen para distintos escenarios. Requieren preparación, pero la buena noticia es que no tienen por qué ser un proceso complicado. Sólo tienes que asegurarte de reunir a las personas adecuadas y de organizar bien la información que necesitas recopilar. Y, por supuesto, una de las mejores formas de planificar y ejecutar un plan es elaborar un diagrama de Gantt.
Diagramas de Gantt pueden ser de gran ayuda a la hora de realizar reuniones pre-mortem. Un software de gestión de proyectos en línea como Instagantt puede ayudarle a planificar, llevar a cabo y almacenar lo que se discutió durante sus reuniones pre-mortem para que pueda revisar esta información más adelante en el camino. Podrá clasificar fácilmente las situaciones problemáticas y sus soluciones. Y lo que es más importante, podrá colaborar y hacer un seguimiento con su equipo, permitiéndole participar activamente en el proceso. De este modo, la información estará disponible para todas las partes interesadas y podrá volver a consultar los datos siempre que lo necesite.
