Tout ce que tu dois savoir sur les réunions agiles

Les réunions Agile sont l'un des éléments clés de la gestion Agile, car elles utilisent les principes d'une coopération efficace et d'une prise de décision rapide. Des réunions Agile correctes permettent à l'équipe de rester sur un terrain d'entente et de travailler à la réalisation des objectifs du projet. Cette équipe comprend le Scrum Master, le Product Owner et l'équipe de développement, car elle est transparente et suit les progrès réalisés.

Il existe différents types de réunions agiles, notamment la planification du sprint, la mêlée quotidienne, la revue du sprint et la rétrospective du sprint. Chaque réunion permet de maintenir l'alignement des équipes, de réagir rapidement aux nouvelles conditions, ainsi que d'appliquer des avancées constantes cohérentes. Si tu travailles dans la gestion de projet, voici tout ce que tu dois savoir sur les réunions agiles.

Membres clés des réunions Agile

Chaque réunion agile compte plusieurs membres. Savoir qui fera partie de ta réunion agile et préparer l'ordre du jour en conséquence peut rendre tes réunions plus efficaces. C'est parce que chacun de ces membres remplit des rôles différents. Voici donc tout ce qu'il faut savoir sur les principaux membres des réunions agiles et leurs rôles.

Équipe de développement 

L'équipe de développement dans les réunions Agile est composée d'experts qui participent à l'élaboration du produit. C'est en partant de ces livraisons que les autres montrent ce qui a été produit comme prévu dans chacun des sprints. Pendant les réunions, leurs opinions sont essentielles puisqu'ils comprennent le projet le plus profondément, ce qui a été fait, ce qui peut être amélioré et les problèmes rencontrés.

Maître Scrum 

Le Scrum Master supervise le processus des réunions Agile et garantit que rien n'entrave le déroulement du processus et n'est laissé en suspens. Elles sont utiles à l'équipe car ces listes de contrôle rappellent que les discussions s'inscrivent dans le cadre du sprint en cours.

Contrairement à un manager ordinaire, le Scrum Master encourage l'autonomie des personnes et l'optimisation des processus. Leur fonction est cruciale pour que les réunions soient plus ponctuelles et surtout nécessaires où une équipe s'assoit pour réfléchir aux succès et aux fautes.

Chef de projet 

Le chef de projet est responsable de la gestion de l'avancement de l'ensemble du projet et de la relation entre le temps, les actifs et l'étendue. Alors que les équipes exécutent les tâches quotidiennement, le chef de projet reste responsable des activités stratégiques. Lors des réunions, il s'intéresse à l'abrégé plus général, au contenu et à d'autres questions de ce type.

Ces questions comprennent le calendrier de mise en œuvre des stratégies de communication avec les autres parties prenantes plutôt que les questions de développement. Cela signifie être un gardien dans un certain sens, où ils font avancer le projet mais restent fidèles aux principes de l'Agile.

Propriétaire du produit et autres parties prenantes 

Le propriétaire du produit est responsable des besoins du client et du carnet de commandes du produit. Ils sont utiles dans de nombreuses réunions, notamment la planification du sprint et la revue, pour s'assurer que le projet est utile à l'équipe.

D'autres personnes peuvent être des clients ou des cadres qui peuvent assister aux revues pour donner les informations dont ils ont besoin pour s'assurer que le produit en cours de développement correspond aux besoins de leur entreprise. Ils s'assurent que le projet a respecté le calendrier et qu'il tient ses promesses.

Différents types de réunions agiles 

Lorsque tu travailles dans la gestion de projet, tu peux travailler avec 4 types différents de réunions agiles. Chacun de ces types est légèrement différent dans ses objectifs et son déroulement. Tu trouveras ci-dessous des détails sur les 4 types de réunions agiles que tu dois connaître.

Planification du sprint 

La planification du sprint se concentre sur la définition de l'objectif du projet à atteindre au cours du sprint suivant. Chacune des équipes de développement, le Scrum Master et le Product Owner négocient les priorités. Ensemble, ils fixent les limites de tout ce qui peut être accompli au cours du sprint.

Il incombe au propriétaire du produit d'affiner le backlog du produit et les activités d'estimation des efforts à fournir sont réalisées par l'équipe. C'est la réunion qui permet à chacun de prendre conscience de l'objectif et des buts du sprint avant que le travail ne commence.

Stand-up quotidien 

Le stand-up qui a lieu tous les jours est un stand-up bref qui ne prend que quinze minutes. Chaque membre de l'équipe doit rapporter brièvement ce qui a été fait, ce qui doit être fait aujourd'hui et les problèmes que l'on a rencontrés. Le Scrum Master veille à ce qu'ils soient abordés en cas de problème.

Cette réunion est efficace pour garder l'équipe sur la même longueur d'onde et permet de s'assurer qu'il y a au moins un échange de communication dans la journée et que tous les problèmes sont résolus sur le champ. De cette façon, elle peut empêcher l'équipe de dévier d'une direction choisie dans la durée d'un seul sprint en utilisant des discussions plus longues.

Revue Sprint 

La revue de sprint est un processus qui a lieu vers la fin de chaque sprint choisi. On montre aux parties prenantes la progression du travail effectué par l'équipe de développement. Le propriétaire du produit vérifie si le résultat permet d'atteindre l'objectif ou s'il répond simplement aux attentes.

Les lecteurs proposent des commentaires et parlent des modifications possibles. Cette rencontre faite, assure aux entreprises de peser sur les progrès réalisés grâce à la transparence.

Rétrospective du sprint 

La rétrospective de sprint porte sur le processus de l'équipe. Le Scrum Master anime cette réunion vers la fin d'un sprint. Les membres de l'équipe peuvent réfléchir en termes de réussite et d'échec.

Après avoir terminé le sprint en cours, ils discutent de la façon de préparer le prochain. Cette réunion garantit une amélioration constante des perspectives et rend l'équipe plus efficace pour résoudre les problèmes à l'avenir. 

Comment rendre tes réunions agiles plus efficaces ? 

L'utilisation des diagrammes de Gantt peut être un moyen efficace d'améliorer tes tâches de gestion de projet. Cependant, lorsque tu conduis des réunions Agile, tu dois t'assurer de prendre chaque étape correctement. Eh bien, les conseils d'experts discutés ci-dessous peuvent t'aider à prendre les bonnes décisions pour mener des réunions Agile efficaces :

Les réunions Agile doivent être courtes et ciblées.  

Les réunions agiles doivent être courtes pour permettre aux participants de se concentrer et de travailler efficacement. Ne t'égare pas et reste sur l'objectif du planning et n'accomplis que les tâches nécessaires. De cette façon, les réunions courtes contribuent également à minimiser le temps de prise de décision.

Prépare la réunion avec le carnet de commandes  

Le chef de projet doit suivre l'avancement du carnet de commandes avant de procéder à la réunion. Cela permet également à l'équipe d'envisager plusieurs priorités et la meilleure façon d'organiser le travail. Un carnet de commandes préparé se traduit par des réunions plus efficaces et une meilleure compréhension de ce qui doit être fait ensuite.

Fixe l'ordre du jour de la réunion pour que les objectifs soient clairs  

Un ordre du jour doit être établi pour contrôler le déroulement de la réunion. Il est bénéfique car il ne permet pas de créer un comité plénier avec des personnes qui discutent de tout ce qui relève du projet. Par conséquent, il permet aux personnes de rester informées de l'objectif de la réunion.

Travailler pour atteindre l'objectif principal de la réunion  

Fais en sorte que la discussion reste spécifiquement liée à l'objectif de la réunion. Pour planifier, examiner ou résoudre certains problèmes, reste concentré sur l'objectif. Cela signifie également que les réunions sont utilisées pour conduire le changement, pour faire avancer les choses.

Offre des commentaires fréquents  

Veille à donner fréquemment des informations en retour au cours de la réunion en tant que chef de projet. Il est utile d'examiner les points mis en évidence pour une discussion plus approfondie et une rectification ultérieure. Les membres de l'équipe se sentent libres de partager les problèmes auxquels l'équipe est confrontée, et cela aide à s'adapter rapidement aux conditions.

Écoute les idées de l'équipe  

Apprends à tous les membres de l'équipe à exprimer leurs idées et/ou leurs doutes. Pour obtenir des solutions utiles, il est très utile de les entendre, car cela permet d'encourager tout le monde à avoir l'esprit d'équipe. Cela permet de vérifier que tout le monde a une voix égale entendue et prise en compte.

Termine en clarifiant les doutes et en résumant.

Résume les actions et les décisions lors de la phase de conclusion de la réunion et réponds aux questions qui auraient pu rester sans réponse. Cela permet de s'assurer que toutes les personnes comprennent ce qui doit être fait ensuite et cela permet d'éviter toute confusion ultérieure.

En mettant en œuvre ces points, tout chef de projet peut rendre ses réunions agiles plus efficaces.

Conclusion 

 L'utilisation des réunions Agile en tant que méthode est très répandue dans le monde moderne de la gestion de projet en raison des possibilités d'appliquer la flexibilité et le virage du travail en équipe. Toutes les réunions Agile n'ont pas de structure rigide. Cependant, il est parfois utile de suivre un diagramme de Gantt comme dans un projet traditionnel.

De cette façon, les réunions sont courtes et directes et en les menant, les chefs de projet garantissent la productivité. Le retour d'information sur les problèmes et leur traitement, ainsi que des ordres du jour clairs permettent de les résoudre et donc de faire avancer le projet. En effet, des réunions d'équipe réussies peuvent se traduire par une efficacité et des flux idéalement adaptés aux projets.