La ressource la plus précieuse de chacun est le temps. De plus, du point de vue de l'organisation, les équipes de dirigeants disposent souvent d'un temps limité. Afin de maximiser leur efficacité, les réunions de niveau exécutif doivent être planifiées (et s'intégrer dans leur emploi du temps chargé), et c'est là qu'interviennent les réunions de niveau 10.
La "réunion de niveau 10" est fréquemment utilisée avec le système d'exploitation entrepreneurial (EOS), un cadre de gestion des entreprises qui a gagné en popularité à la suite du livre "Traction" de Gino Wickman. Il s'agit d'une réunion planifiée et extrêmement efficace, créée pour promouvoir l'alignement, résoudre les problèmes et favoriser la responsabilisation au sein d'une équipe ou d'une organisation. Les chefs de service ou les dirigeants importants y participent généralement.
Une réunion de niveau 10 est une réunion de direction collaborative bihebdomadaire qui dure 90 minutes et qui a toujours le même ordre du jour.
Ce qu'il faut savoir sur la réunion de niveau 10
L'alignement, l'ouverture et la responsabilité au sein de l'organisation sont tous des objectifs de la réunion de niveau 10. Les entreprises peuvent améliorer la communication, prendre des décisions fondées sur des données et progresser vers leurs objectifs en respectant un ordre du jour planifié et en abordant les préoccupations importantes.
Le diagramme de Gantt est utilisé pour visualiser les calendriers des projets en soulignant les tâches importantes, les dépendances et les jalons.
Points importants que tu dois comprendre à propos de la réunion de niveau 10.
Voici les éléments cruciaux que tu dois connaître sur la rencontre de niveau 10 :
Fréquence
Les réunions au niveau 10 sont normalement programmées une fois par semaine. Grâce à ce calendrier prévisible, l'équipe de direction peut maintenir une cadence et un rythme dans ses processus de communication et de prise de décision. Les réunions hebdomadaires permettent à l'équipe de rester informée des développements, de discuter des problèmes ou des difficultés, et d'apporter les modifications nécessaires pour maintenir l'entreprise sur la bonne voie.
La fréquence joue des rôles importants dans les réunions de niveau 10 telles que :
- Les membres de l'équipe sont responsables de leurs engagements et de leur avancement parce que des réunions régulières ont lieu. Cela facilite la réalisation rapide des tâches et des objectifs en favorisant le sentiment d'urgence.
- La réunion de niveau 10 offre un cadre spécialisé pour localiser et résoudre les problèmes. Les équipes qui se réunissent fréquemment peuvent traiter les problèmes dès qu'ils se présentent, les empêcher de s'aggraver et garder leurs priorités en ligne de mire.
- L'équipe peut maintenir l'alignement sur les buts et objectifs de l'entreprise grâce à des réunions hebdomadaires.
- Des réunions régulières encouragent l'équipe dirigeante à collaborer et à communiquer efficacement. Elles permettent de partager des informations, des opinions et des points de vue, ce qui améliore la prise de décision et la résolution des problèmes.
La durée est importante
La durée d'une réunion de niveau 10 est essentielle pour préserver son efficacité, sa concentration et son efficience. Elle garantit que l'équipe respecte les limites de temps des participants tout en couvrant les sujets pertinents, en faisant des choix rapides et en maintenant la responsabilité. Elle est contrôlée par la conception d'un tableau de Gant qui facilite la gestion du temps pour tous les participants.
L'équipe est encouragée à établir des priorités et à traiter les questions urgentes le plus rapidement possible dans un court laps de temps. Au lieu de remettre les décisions cruciales à des réunions ultérieures, cela favorise le sentiment d'urgence et stimule la prise de décision.
La période serrée encourage l'équipe à établir des priorités et à s'occuper des questions urgentes dès que possible. Elle favorise le sentiment d'urgence et encourage la prise de décision plutôt que de reporter les décisions importantes à des sessions ultérieures.
Elle respecte les obligations de temps des participants en faisant en sorte que la réunion soit brève. Il reconnaît que le temps de chacun est précieux et s'efforce de maximiser l'efficacité de la réunion tout en minimisant les interférences avec leur travail habituel.
Remarque importante :
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Les participants et leurs rôles
Les participants assument certaines responsabilités pour garantir des réunions réussies et fructueuses. Il est important de noter que les fonctions et les titres spécifiques peuvent changer en fonction de l'organisation et de sa structure.
L'animateur préside la réunion, contrôle l'écoulement du temps et veille à ce que l'ordre du jour soit respecté. Il s'assure que tout le monde a la possibilité de s'exprimer et veille à ce que la réunion se déroule comme prévu.
- Le propriétaire ou le cadre le plus haut placé de l'entreprise est généralement le visionnaire ou le leader. Ses responsabilités consistent à donner des orientations, à établir la vision et les objectifs, et à faire des choix tactiques.
- L'intégrateur est souvent chargé de mettre en œuvre la vision et le plan établis par le visionnaire/dirigeant. Il soutient l'alignement de l'équipe, garantit la responsabilité et supervise les opérations commerciales quotidiennes.
Les membres de l'équipe participent aux réunions en partageant les mises à jour, en décrivant les progrès, en soulevant les problèmes et en contribuant aux conversations sur la façon de résoudre les problèmes.
Les membres de l'équipe contribuent aux réunions en proposant des mises à jour, en décrivant les progrès réalisés, en soulevant des problèmes et en participant aux discussions pour les résoudre.
L'agenda est la chose la plus importante
L'ordre du jour guide la réunion, en définissant les sujets et les choses à couvrir de manière organisée. Il aide à maintenir l'organisation, l'attention et l'efficacité de la réunion.
Chaque point de l'ordre du jour de la réunion se voit attribuer un créneau horaire en fonction de l'ordre du jour. Cela favorise une gestion efficace du temps et garantit que les discussions ne s'éternisent pas.
Un ordre du jour établit un cadre clair pour la réunion en énumérant les sujets qui seront abordés et dans quel ordre. Les participants peuvent suivre le déroulement de la réunion et anticiper leur tour de parole grâce à la clarté et à la cohérence de cette structure.
Les points d'action ou les choix qui doivent être faits figurent fréquemment à l'ordre du jour. Il désigne des personnes particulières chargées de ces tâches. Cela encourage la responsabilisation et garantit que les conclusions de la réunion sont mises en pratique ou font l'objet d'un suivi.
Les participants peuvent utiliser l'ordre du jour comme un guide pour préparer la réunion. Il leur permet de compiler des données, des rapports ou des informations pertinentes concernant les points de l'ordre du jour. L'ordre du jour favorise une participation active et des débats éclairés pendant la réunion en fournissant ces informations à l'avance.
Cartes de pointage
Les indicateurs clés de performance (ICP) ou les mesures qui s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'organisation constituent souvent les tableaux de bord de la réunion de niveau 10.
- Les tableaux de bord offrent une approche pratique pour évaluer l'efficacité des diverses opérations de l'entreprise. Ils se concentrent sur les mesures les plus importantes qui montrent la progression vers les objectifs stratégiques et la réussite globale de l'entreprise.
- L'utilisation de tableaux de bord au sein d'une organisation aide à établir la responsabilité. Ils offrent une base pour l'évaluation des performances des individus et des équipes en définissant et en contrôlant des paramètres essentiels.
Les membres de l'équipe doivent rendre compte de leur carte de pointage individuelle lors de la réunion de niveau 10, en fournissant des mises à jour, en discutant de leurs progrès et en abordant les problèmes ou les obstacles. Cela encourage un sentiment de responsabilité à l'égard des résultats.
Les tableaux de bord offrent des informations utiles qui aident l'organisation à prendre des décisions. Ils permettent aux dirigeants d'évaluer l'impact de leurs choix sur d'importants indicateurs de performance et de mesurer l'efficacité de divers plans d'action.
Les tableaux de bord garantissent la coordination entre les différentes divisions et fonctions de l'organisation. Les équipes peuvent voir leurs performances respectives pendant la réunion de niveau 10 et comprendre comment leur travail est lié aux objectifs généraux de l'entreprise en échangeant et en discutant des tableaux de bord.
Liste des questions
La liste des problèmes sert de point central pour enregistrer et garder une trace de toutes les questions et de tous les problèmes qui doivent être résolus au cours de la réunion. À l'aide d'un diagramme de Gantt, l'équipe peut identifier les tâches cruciales et les classer en fonction de leur importance et de leur urgence.
Les membres de l'équipe sont invités à noter tous les problèmes, défis ou inquiétudes qu'ils rencontrent au cours de la semaine. Les objectifs de l'organisation, les initiatives, les tâches, le personnel ou toute autre composante du fonctionnement de l'entreprise peuvent faire l'objet de ces problèmes.
L'équipe évalue l'état des sujets précédemment traités lors des réunions de niveau 10 suivantes afin de suivre les progrès réalisés et de décider si des mesures supplémentaires sont nécessaires. Lorsqu'un problème est résolu, il peut être rayé de la liste pour montrer qu'il a été résolu avec succès et pour faire de la place aux problèmes futurs.
L'équipe élabore un plan d'action après avoir décidé comment traiter chaque problème. Ce plan décrit les tâches précises, les dates d'échéance et d'autres informations nécessaires pour mener à bien la solution. Le plan d'action permet de mesurer les progrès accomplis et d'assurer la responsabilité.
Discussion et résolution de problèmes
Aborder les problèmes et les difficultés auxquels l'organisation est confrontée est l'objectif de l'étape de discussion et de résolution des problèmes lors d'une réunion de niveau 10. Au cours de cette étape, les membres de l'équipe discutent librement des problèmes et collaborent pour élaborer des solutions.
- Chaque membre de l'équipe de direction présente ses trois principales préoccupations ou priorités au début de la réunion. Ces problèmes peuvent être tout ce qui nécessite une attention particulière, des difficultés opérationnelles aux choix stratégiques.
- Après avoir dressé la liste de tous les problèmes, l'équipe décide de la priorité à donner à la discussion. Ils évaluent l'importance et l'urgence de chaque problème avant de décider lesquels seront abordés lors de la réunion.
- Le groupe a des discussions ouvertes sur les questions choisies de manière productive.
- Une fois que les questions ont été discutées en profondeur, l'équipe se concentre sur la résolution des problèmes.
- Après avoir résolu les problèmes, l'équipe identifie des actions ou des tâches spécifiques pour mettre en œuvre les solutions.
Responsabilité
La responsabilité de la réunion de niveau 10 encourage une culture de responsabilité, d'ouverture et d'action. Elle permet de s'assurer que les gens se consacrent à leur travail, que les progrès sont suivis et que les problèmes sont résolus, ce qui permet à l'équipe et à l'organisation de se rapprocher de leurs objectifs.
Chaque réunion de niveau 10 se termine par l'établissement par les participants d'objectifs spécifiques, d'étapes suivantes et de dates d'échéance pour la semaine à venir. Chaque membre de l'équipe s'engage à effectuer une certaine tâche et est responsable de la terminer dans un délai prédéterminé.
La réunion de niveau 10 permet de s'assurer que la responsabilité est maintenue dans l'ensemble de l'organisation en abordant les problèmes ouvertement, en désignant la responsabilité de les résoudre et en surveillant leur progression.
Dernières remarques :
La réunion de niveau 10 est un type particulier de réunion EOS qui s'efforce d'améliorer la responsabilité organisationnelle, la résolution des problèmes et la communication.
