La mise en œuvre de certaines procédures opérationnelles standard pour une entreprise à l'aide d'un modèle de POS peut considérablement aider ton entreprise. La mise en œuvre de ces modèles garantit pratiquement que tout suit un flux de travail uniforme.
Créer et mettre en œuvre des modèles de POS n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Nous allons donc t'expliquer ici toutes les choses importantes que tu dois savoir avant de te lancer.
Vue d'ensemble du POS pour une entreprise
Une SOP est une procédure opérationnelle standard qui, en termes simples, est un ensemble d'instructions de niveau moyen ou élevé. Ces instructions déterminent la façon dont tous les membres de l'organisation accompliront une tâche spécifique. Elles fonctionnent comme un guide pour des progrès spécifiques dans le but principal d'améliorer l'efficacité et la productivité de l'ensemble de l'équipe. Bien que certains pensent que ces instructions ne sont destinées qu'aux nouveaux membres, elles constituent une excellente ressource pour tous les membres de l'équipe.
Il existe différents types de modes opératoires normalisés, dont voici quatre des plus importants.
Liste de contrôle
Les modes opératoires normalisés de type liste de contrôle peuvent être décrits comme de simples formats de cases à cocher de la liste contenant des tâches ou des critères considérés comme essentiels. Elles permettent de s'assurer que toutes les étapes sont suivies lors d'un processus de routine ou d'une inspection. Elles sont faciles à utiliser et rapides à consulter. Elles sont très puissantes à des fins de conformité et d'assurance qualité en produisant une documentation sur les activités réalisées.
Liste hiérarchique
La liste hiérarchique des modes opératoires normalisés ordonne les étapes, ce qui est important pour les procédures compliquées. Elles créent de la clarté en décomposant les tâches en étapes primaires et subsidiaires, y compris une compréhension globale de chaque étape. Ce format est utile pour les grandes organisations qui ont des procédures complexes.
Organigramme
Les modes opératoires normalisés sous forme d'organigramme visualisent les étapes du processus à l'aide de diagrammes, ce qui est pratique lorsqu'il y a plus de points de décision à prendre en compte. La présentation graphique facilite le déroulement du processus et la prise de décision, en créant des opérations simplifiées qui peuvent être compliquées. Elles sont utiles pour les apprenants visuels car elles permettent une compréhension et une résolution des problèmes entre les services.
Liste des étapes
Les modes opératoires normalisés sous forme de liste étape par étape précisent chaque procédure l'une après l'autre. Ce style permet de réduire le nombre d'erreurs et de conserver une certaine cohérence. Il est particulièrement utile pour la formation et la standardisation des tâches complexes car il propose des instructions détaillées étape par étape pour chaque action.
Comprendre le modèle de POS et ses avantages pour les entreprises
Il s'agit d'un modèle ou d'un document contenant toutes les procédures opératoires normalisées qui décrivent les directives et les étapes spécifiques pour l'exécution de différentes tâches. En créant ce modèle, tu n'as pas besoin d'énumérer les modes opératoires normalisés encore et encore pour différentes mesures. Au lieu de cela, tu disposes d'un format standardisé qui peut être personnalisé et utilisé en fonction des différentes tâches et procédures dans l'ensemble de l'organisation.
Cohérence et normalisation de toutes les opérations commerciales
L'utilisation de modèles de POS permet de s'assurer que toutes les opérations commerciales sont suivies de manière uniforme. Cette standardisation garantit qu'il n'y a aucun problème de qualité. Peu importe qui travaille sur une tâche spécifique puisque tout le monde travaillera de la même façon.
Processus d'intégration efficace
Lorsque ton entreprise établit une procédure standard pour son processus d'accueil et de formation des employés, l'ensemble devient nettement plus efficace et plus facile. C'est comme si tu établissais un syllabus à couvrir pour les nouveaux employés afin qu'ils puissent consulter les autres membres de l'équipe jusqu'à ce qu'ils comprennent comment fonctionnent les procédures standard de l'organisation.
Amélioration de la responsabilisation des individus
Comme la mise en œuvre des modèles de POS garantit que tout le monde travaille avec les mêmes normes de procédure et les mêmes réglementations, ils peuvent être tenus pour responsables chaque fois qu'ils ne suivent pas les grandes lignes ou les étapes spécifiées pour répondre à certaines normes. Le plus intéressant, c'est que cet avantage fonctionne à tous les niveaux d'une organisation.
Une meilleure efficacité opérationnelle.
Enfin, l'utilisation de modèles de POS peut permettre une meilleure efficacité opérationnelle puisque tout le monde suit un ensemble de procédures standard pour la même tâche. Cela signifie que la prise de décision et le besoin de deviner la solution parmi les employés diminueront et qu'ils pourront être plus efficaces tout en suivant les opérations de routine.
Comment peux-tu concevoir le modèle de POS de ton entreprise ?
Voici le guide étape par étape pour créer tes propres modèles de POS pour chaque entreprise.
Commence par choisir le bon type
La première étape de la création de tes modèles de POS consistera à sélectionner le bon type de modèle. Il existe 4 principaux types de modes opératoires normalisés, comme nous l'avons vu plus haut, et tu dois choisir le bon en fonction du type de modèle dont ton entreprise a besoin.
Conseils pour maintenir un langage clair et concis
Ensuite, tu vas sélectionner le corps principal de ton modèle, et voici quelques conseils pour que le langage reste clair :
Utilise des mots simples
Évite d'utiliser des termes techniques tant qu'ils ne sont pas nécessaires
Assure-toi que toutes tes instructions sont très faciles à comprendre
En suivant ces conseils, le corps de ton modèle restera beaucoup plus simple.
Veille à ce que le modèle soit accessible et lisible
Fais attention à l'accessibilité et à la lisibilité lors de la conception de ton modèle. Utilise des polices lisibles, un espacement adéquat et de bons titres. Pense aux exigences de tous les utilisateurs potentiels, y compris ceux qui sont handicapés. Un mode opératoire normalisé bien rédigé a plus de chances d'être lu correctement et de façon cohérente.
Incorpore l'identité de ton entreprise dans ton modèle de POS
Pour que l'identité de ton entreprise soit présente dans le modèle, tu dois incorporer des éléments de marque tels que des logos ou la devise de l'entreprise. Cela permet non seulement de renforcer l'identité de la marque, mais aussi de s'assurer que le POS est instantanément reconnaissable comme faisant partie du cadre opérationnel de ton entreprise.
Création d'un modèle de POS pour ton entreprise : Meilleures pratiques :
Suivre le guide ci-dessus ne suffit pas à lui seul si tu veux créer un modèle avec des modes opératoires normalisés qui apporte l'excellence opérationnelle. Alors, pendant que tu crées tes modèles, où sont les meilleures pratiques qui permettront à tes modèles de PON d'avoir une longueur d'avance ?
Implique des membres de différentes équipes et recueille de multiples idées.
Lors de la conception de ton modèle, tu dois impliquer des personnes de différentes équipes et obtenir leurs idées et leurs points de vue sur le modèle. Le fait que plusieurs experts participent au processus de rédaction signifie que ton modèle est déjà passé par plusieurs esprits et que les risques d'erreurs sont moindres.
Veille à ce que tout soit simple et à ce que les choses aillent droit au but
Comme expliqué dans la section précédente, tu dois faire en sorte que tout soit aussi simple que possible. Il doit être concis pour que les nouveaux employés comme les anciens puissent comprendre facilement tout ce qu'il énonce.
Mets régulièrement à jour tes modes opératoires normalisés en y apportant des changements positifs.
Ton entreprise sera en constante amélioration et ce modèle devrait l'être aussi. Il est essentiel de mettre régulièrement à jour ton modèle avec tous les changements positifs importants qui aident à atteindre l'excellence opérationnelle.
Forme l'ensemble du personnel pour qu'il garantisse le respect des procédures opérationnelles standard.
Enfin, lorsque ton modèle de POS est finalisé, tu dois t'assurer que tous les membres de l'équipe sont très bien formés avec ce modèle. De cette façon, tu sais qu'ils le comprennent et que la mise en œuvre peut commencer tout de suite.
Les erreurs à éviter lors de la création de ton modèle de POS
Pendant que tu crées ton modèle de POS d'entreprise en suivant le guide et les conseils partagés ci-dessus, il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Voici donc quelques erreurs que tu dois éviter pour t'assurer que tes modes opératoires normalisés sont utiles.
Conserver une procédure d'utilisation normalisée périmée
Avoir un modèle de PON périmé signifie que ton équipe s'en tient toujours aux anciennes pratiques qui peuvent ne pas être efficaces du tout sur le marché d'aujourd'hui. Alors, garde ton modèle à jour avec les dernières informations et procédures pour que toute l'équipe reste efficace.
Ne pas adapter le mode opératoire normalisé à ton entreprise
De nombreuses entreprises font l'erreur de choisir un modèle en ligne et de commencer à l'utiliser tout de suite. Pour obtenir les meilleurs résultats, tu dois personnaliser ton modèle en fonction des exigences et des procédures de ton entreprise.
Ne pas réviser correctement le modèle de POS.
Même une fois le modèle terminé, tu dois laisser les membres de l'équipe le relire et laisser leurs commentaires. Cela te permettra sûrement d'obtenir de nombreux commentaires qui s'avéreront précieux pour la révision et l'amélioration de ton modèle de procédures opératoires normalisées.
Conclusion
La mise en œuvre d'un modèle de POS dans une entreprise ne consiste pas seulement à établir un plan stratégique pour réaliser quelque chose, mais c'est aussi un pas vers l'efficacité opérationnelle. Ces modèles contiennent un ensemble d'instructions simples qui, lorsqu'elles sont suivies par l'ensemble de l'équipe, se traduisent par une efficacité étonnante pour tout le monde. Tu peux trouver des modèles de procédures opérationnelles standard à de nombreux endroits en ligne, mais ce qu'il faut savoir, c'est qu'ils doivent être personnalisés en fonction des besoins de ton entreprise.
Donc, si tu cherches à obtenir les meilleurs résultats pour ton entreprise avec la mise en place de procédures opérationnelles standard grâce à ces modèles, tu peux concevoir les tiennes avec les étapes et les mesures discutées ici. Ce sera la bonne étape pour mettre ton entreprise sur la voie de l'excellence en atteignant l'efficacité opérationnelle.
