Qu'est-ce que le PMO dans la gestion de projet ?

Qu'est-ce que le bureau de gestion de projet ?

Commençons par le sommet. Si tu n'en as jamais entendu parler, PMO est l'acronyme de project management office (bureau de gestion de projet). Et le bureau de gestion de projet est une partie spécifique de ton organisation qui est chargée de décider ce qu'est réellement la gestion de projet. Cela peut sembler un peu étrange. Si tu as travaillé longtemps dans la gestion de projet sans ce bureau, tu peux te demander pourquoi il est même important ou comment il fonctionne vraiment.
‍
Alors, pour que les choses soient un peu plus claires, ce bureau est un département distinct au sein de ton entreprise. Tout comme tu as un service de comptabilité et un service de marketing, tu aurais un service de gestion de projet. Ce groupe est chargé de créer une meilleure compréhension de ce que la gestion de projet signifie pour ton entreprise. Il examine les normes qui entourent la gestion de projet pour ton entreprise et s'assure ensuite que ces normes sont toujours respectées.
‍
En gros, ils sont chargés de s'assurer que les tâches et les projets sont menés à bien comme il se doit. Ils peuvent t'aider à mieux comprendre les projets lorsque tu crées les plans qui les entourent ou ils peuvent établir les règles de base pour savoir exactement ce que tu dois faire afin de suivre les règles et les règlements de l'entreprise.

Pourquoi as-tu besoin d'un bureau de gestion de projet ?

Maintenant que tu sais en quoi consiste ce bureau ou ce département, tu te demandes peut-être pourquoi il est si important qu'ils existent. Pourquoi as-tu besoin d'un service pour gérer tes projets ? Après tout, c'est ton travail de chef de projet, n'est-ce pas ? Tu t'occupes de planifier les choses et de t'assurer que tout est fait correctement. Mais le fait d'avoir un groupe distinct responsable des règles générales et des règlements peut constituer une partie importante du processus.
‍
Le bureau de gestion de projet peut être un peu plus que le groupe de réglementation de tes projets. Il peut aussi être chargé de t'aider à chaque étape de l'exécution d'un projet. Il peut donc t'aider à faciliter le projet avec lequel tu travailles. Ils peuvent même prendre en charge la gestion de projets ou de portefeuilles pour l'ensemble de ton équipe. Ils peuvent être chargés de surveiller les différents projets en cours dans ton entreprise et de compiler des rapports sur l'état de chacun d'entre eux.
‍
Plus encore, ils pourraient t'aider à recevoir le soutien dont tu as besoin pour exécuter tes projets. Plus tu veux qu'ils prennent en charge de choses, plus ils pourront être autorisés à travailler dessus. En général, plus tu leur donnes de responsabilités et de contrôle, moins tu auras à te préoccuper des projets et plus le processus sera centralisé. De plus, cela te permettra de t'assurer que tous tes projets suivent le même système à chaque fois que tu les exécutes. Cela peut rendre ton équipe plus efficace dans l'exécution des projets.
‍
Ainsi, lorsque le bureau de gestion de projet a terminé un projet, il t'a aidé à prendre les bonnes décisions et à faire en sorte que ces décisions soient prises par les personnes qui doivent les prendre (que ce soit toi ou les supérieurs). Il s'assure également que les audits sont terminés et que tout le monde est responsable. Ensuite, ils s'assurent que toutes les personnes qui ont besoin de savoir ce qui se passe le savent et que tous les aspects importants d'un projet sont totalement transparents. Cela permet à chacun de se sentir entendu et compris de la bonne manière.
‍
Ce sont eux qui s'assurent qu'un système est en place et que tout le monde sait de quoi il s'agit. Ainsi, la prochaine fois que tu devras réaliser un projet, tu sauras déjà comment t'y prendre. Ils ont déjà tout conçu et mis en place pour te faciliter la tâche. C'est aussi un excellent endroit pour exécuter ton diagramme de Gantt. La création d'un modèle de diagram me te permettra d'apporter des précisions et d'ajouter des personnes et des dates au fur et à mesure sans avoir à repartir de zéro à chaque fois.
À partir de là, ils s'assurent que les personnes qui ont besoin d'aide sont dirigées vers cette aide rapidement et efficacement afin que le projet n'en souffre pas. Ils peuvent trouver des moyens d'offrir un mentorat ou une formation à certains membres de l'équipe (ou à toute l'équipe lorsqu'elle débute). Et ils s'assurent que le projet est terminé correctement, en exécutant le bon niveau de contrôle de la qualité et en veillant à ce que tout soit documenté et organisé de manière à pouvoir être récupéré en cas de besoin.

Mise en place d'un PMO

Tu es prêt à créer ton propre bureau de gestion de projet, mais tu ne sais pas trop comment t'y prendre ? En fait, ce n'est pas aussi difficile que tu le penses. Tu vas avoir besoin d'une certaine autorité dans ton bureau parce que tu vas faire entrer de nouvelles personnes ou réaffecter certaines des personnes qui font déjà partie de tes équipes. Mais le processus qui consiste à les préparer à commencer à assumer ces tâches sera en fait beaucoup plus simple que tu ne le penses et il rendra les choses beaucoup plus faciles pour toutes les personnes impliquées lorsque tu auras terminé.
Considère ce processus comme très similaire à la gestion du projet dont ils seront chargés lorsque tu auras terminé. Tu dois t'assurer que tu passes par toutes les étapes nécessaires pour choisir les bonnes personnes pour cette équipe et pour t'assurer qu'elles savent de quoi elles seront responsables au moment où elles seront enfin en charge. Après tout, mettre en place un PMO qui ne peut rien faire ou qui ne sait rien faire ne va certainement pas t'aider à faire quoi que ce soit.
‍
Tout d'abord, assure-toi de savoir exactement ce qui se passe dans ton entreprise et dont le bureau de gestion de projet serait chargé. Sur quels types de projets travailles-tu en ce moment ? Où en sont ces projets ? De quoi chacun est-il responsable ? Si tu as déjà un logiciel de diagrammes de Gantt pour ces projets, tu auras une longueur d'avance et tu seras plus que prêt à transférer ces informations à une seule entité ou à un seul groupe pour qu'il les prenne en charge.
‍
Ensuite, tu vas devoir te pencher sur la question de savoir qui sera responsable du bureau de gestion de projet et de qui le bureau de gestion de projet est responsable. Mets en page les règles de base qu'ils doivent suivre et ce dont l'organisation est même responsable. Tu dois t'assurer que tous les membres de l'équipe savent exactement en quoi consiste leur travail. Ils doivent savoir s'ils ne font qu'édicter les règles et règlements en vigueur ou s'ils ont le pouvoir de créer les leurs (à titre d'exemple).
‍
Peut-être qu'ils sont chargés d'aider à la formation ou d'aider à gérer l'ensemble du projet du début à la fin. Ou peut-être veux-tu simplement qu'ils s'assurent que les politiques sont respectées. Toi et ton organisation devez établir les règles de cette équipe avant de commencer à y intégrer des personnes. S'ils ne savent pas ce qu'ils sont censés faire, cela ne fera que leur causer des problèmes, ainsi qu'à tous les autres membres de ton entreprise qui ne comprennent pas ce pour quoi ils sont là.
‍
Enfin, mets le tout en place. Tu dois faire venir des personnes pour ce groupe ou cette équipe. Tu dois t'assurer que tu les as bien formées pour qu'elles puissent réellement exécuter toutes leurs tâches et qu'elles sachent ce que cela implique. Ils doivent savoir tout ce qu'il y a à savoir sur leur travail avant que quelqu'un d'autre ne sache qu'ils sont là. S'ils doivent commencer à répondre à des questions ou à aider les autres avant de savoir comment le faire, cela ne fera que leur causer des problèmes, et ce n'est certainement pas ce que tu veux.
‍
Une fois que tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils font et comment ils doivent le faire, il va être temps de les présenter au reste de l'équipe. Commence à expliquer à tous les autres membres de l'organisation qui sont ces personnes et ce qu'est ce nouveau département. Tu veux que tout le monde sache ce qu'ils vont faire et pourquoi ils sont un nouveau membre important de l'équipe. Plus la transition vers l'utilisation d'une équipe de gestion de projet à son plein potentiel se fera en douceur, mieux ce sera pour tout le monde. C'est pourquoi tu dois présenter ce qui change et ce qui ne change pas.
‍
Assure-toi que tous les membres de ton organisation sont à l'aise avec la nouvelle façon dont les choses se déroulent. Tu veux que tout le monde comprenne les règles, les règlements, le processus et tout ce qui concerne la gestion de projet. Si ton équipe de gestion de projet ne doit assumer que quelques rôles pour commencer, explique-le. Veille également à expliquer tout ce qui va encore changer. Si le nouveau service commence avec un rôle limité, mais qu'il obtiendra des rôles supplémentaires au fil du temps, assure-toi de l'exprimer à tous les membres de l'organisation. Et n'oublie pas de les tenir au courant tout au long du processus.

Tirer le meilleur parti des PMO

Lorsqu'il s'agira de mettre en œuvre le processus et de faire travailler ton PMO, tu commenceras absolument à voir des différences et des améliorations dans ton entreprise. En centralisant ce processus, il est plus facile pour tout le monde de savoir ce qui se passe à tout moment. Non seulement cela, mais cela permet de s'assurer que tous tes projets sont menés exactement de la même manière à chaque fois. Tout ce dont tu auras besoin maintenant, c'est d'un logiciel qui t'aidera à suivre tous ces projets dont tes PMO sont responsables.
‍
Les créateurs de diagrammes de Gantt sont un excellent moyen pour toi et ton PMO de garder une trace de tout ce qu'ils doivent faire. Avec ce type de diagramme, ils peuvent créer une feuille séparée pour chacun des projets qu'ils surveillent et ils peuvent créer des tâches individuelles au sein de chacun de ces projets. Cela leur permet de garder une trace de chaque pièce du puzzle qui doit être complétée, ainsi que de la personne qui en est responsable au moment où elle doit être faite et de ce qui peut dépendre de sa réalisation. Grâce à ces tableaux, tout le monde peut suivre ce qui se passe dans les projets individuels beaucoup plus facilement.
‍
La mise en place de ces tableaux est un jeu d'enfant, que tu sois chef de projet pour un seul projet ou que tu sois à la tête du PMO et que tu doives en gérer plusieurs. Chacun de ces tableaux te permettra de suivre plus facilement tout ce qui se passe autour de toi, ce qui est tout l'intérêt du PMO, après tout. Alors, qu'est-ce que tu vas faire ? Vas-tu créer un PMO dans ton entreprise ? Et commencer à mettre en place les diagrammes de Gantt dont tu as besoin pour garder les choses sur la bonne voie ou vas-tu continuer à faire les choses comme elles l'ont toujours fait ? Si tu envisages de mettre en place un PMO dans ton entreprise, ou si tu y as déjà pensé, il peut faire une énorme différence. Si tu n'as jamais envisagé de créer un PMO ou si tu n'as jamais su ce qu'il faisait, j'espère que tu as maintenant une meilleure compréhension et que tu es prêt à commencer le processus de mise en place d'un PMO dans ton entreprise. Il n'y a aucune raison pour que tu ne puisses pas créer un nouveau service, surtout un service qui va rendre les choses beaucoup plus faciles et efficaces dans ton organisation.