Comprendre et définir les étapes du projet
Lorsqu'il s'agit de mener à bien un projet, tu dois savoir comment aller du début à la fin. Bien que cela puisse sembler simple ou que tu puisses penser que tout tourne autour des tâches, la vérité est que les jalons sont la partie la plus importante. Bien sûr, tu dois accomplir les tâches du projet. Et tu dois te concentrer sur l'échéance finale. Mais si tu ne crées pas de jalons tout au long du projet, tu vas te retrouver à lutter pour maintenir le rythme dont tu as besoin ou à lutter pour savoir si tu es sur la bonne voie. C'est là qu'interviennent les jalons du projet.
Que sont les étapes du projet ?
Les étapes du projet sont des choses spécifiques que tu dois faire pour le projet dans un laps de temps donné. Ce sont les endroits du calendrier où tu t'attends à ce qu'un certain niveau de travail mesurable soit achevé et puisse être remis à un gestionnaire de projet ou même à un client. Les jalons doivent être importants et ne pas se limiter aux tâches mineures que tu accomplis au jour le jour. En effet, leur but est de t'aider à savoir si tu vas terminer le projet dans les temps.
Ce qui est important ici, c'est que tu vas aussi faire savoir aux autres comment tu te débrouilles dans le projet. Ces jalons peuvent t'aider à montrer à quel point tu as progressé et combien il te reste à faire. En regardant les étapes que tu as franchies, ton équipe peut voir les progrès accomplis, tout comme un client. Ils peuvent voir que tu vas de l'avant et que tu consacres beaucoup de temps et d'efforts à leur projet au lieu d'attendre la dernière minute. Ces étapes peuvent être des produits livrables ou simplement des panneaux indicateurs que tu utilises en cours de route pour marquer tes progrès.
Pourquoi as-tu besoin de jalons pour ton projet ?
Lorsque tu définis les étapes d'un projet, tu décides de la date à laquelle certaines choses doivent être terminées. Lorsque tu atteins la date limite fixée pour ce jalon, tu peux regarder où tu en es dans l'étendue du projet et si tu as réalisé les choses que tu voulais réaliser. Si c'est le cas, cela signifie que tu es sur la bonne voie pour respecter le délai global. Si ce n'est pas le cas, cela signifie que tu devras accélérer ou que tu devras peut-être ajuster ton délai final afin de pouvoir terminer tout ce qui doit être fait.
Tu peux avoir besoin de jalons de projet juste pour t'assurer que tu es sur la bonne voie. Tu pourrais en avoir besoin pour tenir le client au courant de ce qui se passe dans son projet. Tu peux aussi en avoir besoin pour montrer à ton patron que tout avance ou que ton équipe fait vraiment le travail. Ces jalons vont aider tout le monde à rester responsable et ils vont te permettre de garder un œil sur tout. Tout ce que tu as à faire, c'est de mettre en place les jalons nécessaires à ton projet.
Comment fixer les étapes d'un projet
Comment faire pour établir les étapes d'un projet ? Eh bien, il va falloir que tu examines de près l'objectif global du projet et les tâches qui le composent. Qu'est-ce qui doit être achevé pour que le projet soit considéré comme une réussite ? Note le produit final que tu dois fournir et la date limite qui a été décidée. Tu peux noter une date limite antérieure à celle qui a été convenue afin de te donner un peu de marge en cas de problème.
Ensuite, écris chacune des principales choses qui doivent être faites en cours de route afin d'atteindre la date limite. Quelles sont les principales tâches qui te permettraient de savoir que tu es sur la bonne voie ? Ce sont les étapes de ton projet. Tu dois t'assurer qu'ils sont espacés tout au long du projet. Tu peux en avoir un chaque mois pour un projet à court terme ou un tous les trimestres pour un projet à long terme. L'objectif est d'avoir une configuration qui fonctionne pour le type de projet sur lequel tu travailles.
Garde à l'esprit qu'un jalon ne doit pas nécessairement être une tâche unique. Il peut s'agir d'un ensemble de tâches ou encore de terminer l'aspect conception du projet ou de finaliser les plans. Il y a un certain nombre de choses différentes qui peuvent être considérées comme ton jalon. L'aspect le plus important est qu'il est essentiel à l'achèvement du projet et qu'il te permettra de savoir si tu es sur la bonne voie ou non. Il doit aussi avoir une date limite ferme pour que tu saches si tu vas poursuivre le reste du projet dans les délais convenus.
Où ajouter les étapes du projet
Nous avons mentionné que les étapes du projet doivent être des points clés de ton projet. Mais ils doivent aussi être des domaines dans lesquels tu pourrais rencontrer des difficultés ou des problèmes. Il se peut que tu trouves un domaine spécifique dans ton projet qui nécessite qu'une tâche soit accomplie par un service pour que le service suivant puisse faire ce qu'il a à faire. Si c'est le cas, c'est peut-être un bon endroit pour établir un jalon du projet. Après tout, il s'agit d'un transfert important qui doit avoir lieu pour que le projet soit achevé. Si le premier service n'a pas terminé à temps, le service suivant ne pourra pas commencer.
Tu peux également ajouter des jalons de projet si tu as besoin d'obtenir l'approbation de ton client ou d'une personne plus haut placée dans l'entreprise pour continuer. Si le client veut évaluer les progrès tous les deux mois, alors tu auras besoin d'un jalon tous les deux mois pour lui montrer des progrès. S'il veut approuver une partie du projet avant que tu ne continues, il s'agit également d'un jalon. Il en va de même pour un patron qui veut faire l'une ou l'autre de ces choses. Tu dois t'assurer que tu as mis en place un jalon pour leur transmettre les informations mises à jour.
Et si tu as mis en place des diagrammes de Gantt pour ton projet et que tu veux y ajouter des jalons ? C'est en fait un processus très simple, et c'est une autre raison pour laquelle les logiciels de diagrammes de Gantt sont un excellent moyen de garder une trace de tout. Lorsque tu configures ton projet pour la première fois, tu as la possibilité d'ajouter autant de tâches, de produits livrables et de dépendances que tu le souhaites. Cela te permet de créer facilement le type de projet dont tu as besoin pour n'importe quel aspect de ton activité.
Une fois que tu as fait cela, tu peux aussi facilement ajouter des jalons. Ajoute-les par-dessus les livrables et les tâches ou ajoute-les en tant qu'aspects distincts du projet. Tu dois décider de tout pour t'assurer que le calendrier de ton projet va fonctionner pour ton entreprise. Cela signifie que tu dois t'assurer que tu as des capacités de suivi pour chacun des jalons que tu as. Et comme les jalons peuvent être configurés indépendamment de tout ce que tu fais d'autre, tu peux même vérifier les jalons sans regarder les autres tâches de ton tableau.
Qui crée les jalons du projet ?
Il y a en fait un certain nombre de personnes qui devraient faire partie du processus lorsqu'il s'agit de créer les étapes d'un projet. Tout d'abord, tu dois discuter avec le client de ce qu'il attend réellement du projet. Il va définir le produit final à livrer et vous deux (et éventuellement un patron ou un responsable) déciderez de la date limite pour ce produit final. Cela te permet d'établir les plans de tout ce qui doit être réalisé entre-temps et te permet de commencer le processus de définition des étapes.
Tu devras également discuter avec le client des livrables intermédiaires qu'il souhaite. Il se peut qu'ils veuillent que tu délivres de plus petites mises à jour tout au long du projet. Ils peuvent avoir d'autres livrables qu'ils veulent voir pendant que tu travailles sur le projet. Dans l'un ou l'autre de ces cas, ces types de documents et de mises à jour constitueront des jalons que tu devras marquer et dont tu devras t'assurer qu'ils sont respectés pour que ton client soit satisfait. Il peut s'agir d'échéances sur lesquelles toi et le client ou toi et ton responsable vous êtes mis d'accord dès le départ.
Une fois que tu as travaillé avec ces personnes, il est temps de te tourner vers ton équipe. Avec un peu de chance, tu as déjà parlé à ton équipe lorsque tu t'es mis d'accord sur une date limite pour le projet, mais quoi qu'il en soit, tu dois leur parler maintenant. Tu dois dresser la liste de toutes les tâches à accomplir et déterminer le temps qu'il leur faut pour accomplir les différents types de tâches. Ton équipe pourra t'aider à établir un calendrier réaliste pour chaque tâche. Une fois que tu l'auras fait, tu pourras le représenter sur ton diagramme de Gantt en ligne et voir où tout s'aligne.
Assure-toi de tenir compte de chaque tâche qui doit être accomplie lorsque tu cherches à créer des jalons. Fais savoir à l'équipe s'il y a des jalons qui ont déjà été fixés par le client ou si tu as des choses spécifiques qui doivent être faites à des moments précis (certains documents financiers doivent être soumis à certaines dates en vertu de la loi). Ces choses sont des jalons sur lesquels tu n'as pas de contrôle et que tu dois pouvoir respecter.
Travaille avec ton équipe pour mettre en place tout autre jalon et utilise les échéances qu'ils t'aident à créer pour les amener à ces jalons. C'est normal de pousser un peu ton équipe et d'essayer de la faire travailler un peu plus vite. Ce n'est pas une bonne idée d'accepter des jalons qui les poussent trop fort parce qu'ils pourraient ne pas être en mesure de terminer un travail de haute qualité dans ce laps de temps. Pire encore, s'il y a un problème en cours de route ou un contretemps quelconque, cela pourrait causer des problèmes pour le produit final.
Jalons communs du projet
Dans un projet, il y a un certain nombre de choses différentes qui peuvent être considérées comme des étapes, mais il y en a certaines qui sont plus courantes que d'autres. Ce sont ces éléments que tu dois examiner pour t'assurer que tu suis le projet comme il se doit et que ton équipe exécute ses tâches. En intégrant ces jalons de projet dans tes plans, tu seras mieux préparé en cours de route.
Dates de début et de fin - Ce sont deux des jalons les plus importants parce qu'ils te permettent de savoir quand les choses commencent et quand ta première équipe ou tes premiers individus doivent commencer à travailler sur leurs tâches. Elles te permettent également de savoir quel est le dernier jour possible où tu dois travailler sur le projet et quand le client attend le produit final.
Révision externe - Si tu as besoin que quelqu'un d'autre que toi ou un membre direct de ton équipe révise quelque chose, alors c'est un autre moment où tu auras besoin d'un jalon. C'est à ce moment-là que tu devras interrompre certaines de tes étapes et tout ce sur quoi tu travailles pour attendre cette approbation de niveau supérieur.
Contrôles budgétaires - Si tu dois vérifier avec le client ou avec un chef de projet ou un patron avant de dépenser au-delà d'une limite spécifique, c'est un autre domaine où tu auras besoin d'un jalon. Tu devras arrêter ton travail jusqu'à ce que tu puisses faire évaluer le budget et obtenir l'autorisation de continuer.
Principaux livrables - Si le client a demandé des livrables en dehors du livrable final, chacune de ces livraisons est considérée comme un jalon. Tu devras avoir terminé toutes les tâches menant à ce livrable, puis remettre l'objet, le document ou tout autre élément au client.En général, il y a un certain nombre de choses qui peuvent être des livrables. La chose la plus importante est que tu vérifies avec les personnes situées plus haut dans la chaîne que toi et ton client pour savoir ce que tout le monde attend. En travaillant à partir de cette base, tu pourras te préparer à mieux réussir et tu pourras t'assurer que toutes tes tâches sont accomplies de la manière dont elles doivent l'être. Il te sera alors plus facile de fixer tes étapes.
Ce à quoi il faut faire attention lors de la création des étapes d'un projet
Lorsqu'il s'agit de fixer les étapes d'un projet, il y a aussi des choses que tu dois surveiller de près. Tu dois t'assurer que tu surveilles chacun de ces éléments pour être sûr de ne pas dévier de ton objectif et de ne pas t'écarter de ta tâche. Si tu ne penses pas à tous ces éléments lorsque tu prépares ton tableau et ton calendrier, tu risques d'avoir de gros problèmes lorsqu'il s'agira d'exécuter le projet final. Tu pourrais constater que les choses ne sont pas faites dans les délais que tu avais prévus et cela ne sera pas bien vu par tes responsables ou tes clients.
Dépendances
L'une des premières choses que tu dois examiner lorsqu'il s'agit de créer des calendriers et des jalons de projet, ce sont les dépendances. Chaque fois qu'un membre de ton équipe ou une de tes petites équipes dépend d'un autre membre de l'équipe, il y a un risque de problème. C'est un endroit où il peut y avoir un retard dans le transfert, ce qui signifie que l'équipe ou la personne suivante n'est pas en mesure d'accomplir la tâche qui lui a été confiée. C'est quelque chose qu'il faut garder à l'esprit lorsque tu mets en place un jalon.
Retards indépendants de ta volonté
En ce qui concerne les retards indépendants de ta volonté, nous parlons des problèmes liés à l'obtention des fournitures ou des choses dont tu as besoin auprès de fournisseurs extérieurs. Ce genre de choses peut se produire pour toutes sortes de raisons et à n'importe quel moment du processus de mise en place et d'exécution du projet. Tu peux te retrouver avec quelque chose qui arrive mal ou qui n'arrive pas du tout. Il peut y avoir des problèmes avec les fournisseurs ou même avec l'expédition des produits à ton emplacement. Tu dois tenir compte de chacun de ces éléments dans la planification de tes étapes.
Retards de l'équipe
Les retards de l'équipe sont des choses qui se produisent au sein de ton équipe. Il peut s'agir d'une personne qui tombe malade ou d'une équipe qui se met en grève. Les personnes qui travaillent dans ton équipe peuvent ralentir le processus de différentes façons, que ce soit intentionnellement ou par accident, et tu dois être prêt à toute éventualité. Il y aura toujours des choses hors de ton contrôle au sein de l'équipe ou des ralentissements que tu ne peux pas prévoir, mais pour la plupart d'entre eux, tu peux mettre en place des tampons pour y faire face.
Changements chez les clients
Au cours du processus d'exécution d'un projet, il est toujours possible que ton client demande des changements en cours de route. Tu dois t'assurer que tu es prêt à faire face à tout type de changement qu'il pourrait souhaiter et que tu mets à jour tes jalons pour les refléter. Si un client modifie une étape, fais-lui savoir comment cela affecte les autres étapes et le calendrier général. Il est préférable d'essayer de rester sur la bonne voie autant que possible, mais ce n'est pas toujours possible. Sois franc avec les clients sur les conséquences de leurs changements sur le projet.
Des délais plus longs que prévu
Ton équipe te donnera des échéances et des idées sur le temps que prendront différentes choses dans le cadre du projet. La meilleure chose que tu puisses faire est de prévoir une marge dans ces domaines pour être sûr d'être prêt à faire face à d'autres retards. Il se peut que tu découvres que quelque chose que tu pensais ne prendre qu'une semaine prenne soudainement deux semaines ou que quelque chose que tu pensais pouvoir faire en une journée prenne plusieurs jours ou plus. Prévois un peu de temps supplémentaire pour chaque tâche afin de ne pas être désespérément en retard si une chose ne se déroule pas comme tu l'avais prévu.
Besoins non planifiés
Il se peut que tu commences à travailler sur ton projet pour découvrir qu'il y a d'autres choses nécessaires que tu n'avais pas prévues. Tu pensais peut-être pouvoir t'en sortir avec le plan que tu avais, mais tu t'aperçois qu'il ne fonctionne pas. Ou peut-être pensais-tu que le client allait fournir un élément spécifique pour le projet, mais il ne l'a pas fait. Tous ces besoins imprévus vont affecter ta capacité à atteindre les étapes que tu as fixées et cela signifie qu'il faut prévoir plus d'espace.
Conclusion
En fin de compte, les jalons du projet sont ce qui te permet de continuer à avancer et à faire avancer ton projet. Ce sont eux qui t'aident à atteindre les objectifs que tu as fixés et à fournir les résultats finaux à ton client. Ce sont eux qui t'aideront à savoir si ton équipe fait ce qu'elle doit faire et ce sont eux qui te permettront de respecter toutes tes échéances. Mais il est également important d'être prêt à affronter les problèmes en cours de route. En sachant comment mettre en place et planifier des jalons, tu te prépareras mieux, toi et ton équipe, sur toute la ligne.
En posant les bons jalons, tu auras l'impression d'être un bien meilleur chef de projet et tout ce dont tu as besoin, ce sont les bons outils pour t'aider à y parvenir. Après tout, la création de jalons n'est que la première étape. Tu dois aussi avoir un moyen de suivre tous ces jalons et les progrès que tu as accomplis pour les atteindre. En travaillant avec un créateur de diagramme de Gantt pour ton projet et en définissant tes étapes et tes tâches de cette façon, tu auras beaucoup plus de chances d'atteindre tous ces objectifs importants et de t'assurer que tu seras prêt lorsque le client voudra obtenir le produit final.
