Incontri one-to-one: Vantaggi, domande, suggerimenti e modelli
I manager hanno a disposizione diversi strumenti per aiutare i membri del loro team ad avere successo, ma le riunioni individuali sono uno degli strumenti più comuni, semplici ed efficaci che i manager possono utilizzare per assicurarsi che i membri del loro team siano produttivi e per costruire rapporti diretti onesti. Tuttavia, per garantire l'efficacia degli incontri individuali, è necessario strutturarli.
Le riunioni individuali sono uno spazio dedicato a manager e dipendenti per discutere di performance, sviluppo personale, risultati e progetti imminenti. Sono uno strumento potente per i manager perché permettono di affrontare una serie di argomenti in un periodo di tempo specifico, a seconda di ciò che si sceglie di privilegiare.
Gli incontri individuali non dovrebbero essere utilizzati solo per domande incentrate su compiti operativi, perché consentono ai manager di occuparsi anche di altri aspetti come il benessere, la crescita, le aspirazioni di carriera e l'allineamento dei membri del team. Se in passato hai condotto degli incontri individuali e pensi di non averne ricavato un vero valore, è probabile che tu debba verificare le tue basi. La mancanza di una buona struttura per le riunioni individuali può facilmente impedire ai manager di sfruttare al meglio il loro tempo, perché in realtà, se non si adottano le misure necessarie prima e durante ogni riunione, è facile che le riunioni non raggiungano il loro vero potenziale.
Perché fare riunioni individuali?
In generale, gli incontri individuali aiutano i manager e i loro dipendenti a lavorare meglio come una squadra: permettono ai manager di fornire un feedback e, allo stesso tempo, ai dipendenti di discutere le cose che vorrebbero fare o cambiare. La maggior parte dei manager usa gli incontri individuali per verificare lo stato di avanzamento di un progetto, ma sono anche un ottimo strumento per scoprire i problemi interpersonali prima che si trasformino in un problema e ostacolino il futuro del dipendente nell'organizzazione.
Si può dire che gli incontri individuali permettono ai manager di aiutare i loro dipendenti ad avere successo. I manager possono anche utilizzare questo momento per discutere dei percorsi di carriera, condividere consigli e assegnare progetti che rispondano veramente agli interessi dei loro dipendenti.
Domande sulle riunioni individuali
I colloqui individuali efficaci si articolano su diversi argomenti, ma alcune domande forniscono un contesto prezioso per l'incontro. Queste domande sono importanti da porre durante ogni incontro perché aiutano a capire come stanno i dipendenti per quanto riguarda la vita lavorativa e il benessere. Queste sono le domande chiave che puoi fare:
1. Come vanno le cose oggi?
2. Quali sono state le cose più importanti della scorsa settimana?
3. A cosa pensi questa settimana?
4. Quali sono i tuoi piani e le tue priorità per questa settimana?
Queste sono le tipiche domande di check-in, ma ci sono anche ottime domande di allineamento che puoi fare regolarmente ai dipendenti per capire quanto sono legati al loro lavoro e all'organizzazione:
Chiedi se ci sono domande su qualche cambiamento recente che riguarda una situazione particolare emersa in azienda.
Chiedi il livello di fiducia sulla direzione che l'azienda sta prendendo.
Chiedi cosa ne pensano della direzione che sta prendendo l'azienda.
Ecco anche delle ottime domande che puoi fare durante le tue riunioni individuali per creare un rapporto, stabilire le priorità e supportare i dipendenti, sia che lavorino da remoto che non:
Ci sono aggiornamenti o situazioni di cui dovremmo parlare?
Ritieni che l'azienda supporti efficacemente i dipendenti remoti?
Pensi che i nostri processi decisionali includano coloro che lavorano a distanza?
Come gestisci le distrazioni durante la giornata? È una sfida per te?
Quali sono le tue vittorie recenti?
Ci sono cose o azioni particolari che avresti potuto fare in modo diverso?
Su cosa ti concentrerai fino al prossimo incontro?
Stai affrontando qualche blocco al momento?
C'è qualcosa che possiamo fare per migliorare la cultura di squadra?
Hai un feedback da darmi?
Quali sono i tuoi obiettivi di carriera al momento?
Sei soddisfatto del livello di comunicazione del nostro team?
Modello stampabile di riunione individuale per i dipendenti
Abbiamo creato un modello in Instagantt che ti permette di strutturare i tuoi incontri individuali. È molto facile da usare e da aggiornare e, utilizzando questo software di gestione dei progetti online, puoi facilmente pianificare e aggiornare i tuoi incontri individuali e creare report basati sulle performance dei tuoi dipendenti.
Puoi creare un modello di base che ti permetta di pianificare e raccogliere rapidamente le informazioni. Per i manager è un'ottima cosa perché consente di risparmiare ore di lavoro manuale. Utilizzando i diagrammi di Gantt, puoi creare tutti i modelli di cui hai bisogno, accedere alle informazioni da qualsiasi luogo, condividerle o stamparle tramite immagini, PDF o Excel. Excel.
Puoi tenere traccia di aggiornamenti, vittorie, prestazioni e sfide. Puoi assegnare un codice colore ai nomi dei dipendenti o ai progetti per sfruttare queste informazioni e avere una rapida panoramica delle prestazioni e dello stato del tuo team. Inoltre, tenendo traccia di queste informazioni in un unico posto, puoi assicurarti che siano sempre accessibili e analizzarle ogni volta che ne hai bisogno.
