Mantieni le tue riunioni strutturate e in tema con un'agenda per le riunioni di squadra
Tu e il tuo team a volte avete difficoltà a mantenere le riunioni in tema? Sappiamo tutti che le riunioni sono una parte cruciale di una collaborazione efficace tra team, ma sappiamo anche quanto sia importante far sì che le riunioni siano un buon uso del tempo per tutti i partecipanti. Un modello di agenda per riunioni di squadra può aiutarti a preparare le riunioni, ad allineare le priorità e a discutere le informazioni rilevanti con i membri del tuo team.
Ci siamo passati tutti. Riunioni in cui i partecipanti arrivano impreparati, incerti sugli argomenti da trattare, e che alla fine portano la discussione ad allontanarsi, senza che venga fatto alcun passo avanti, facendo perdere tempo prezioso alle persone coinvolte.
Le riunioni sono una parte essenziale di un'efficace collaborazione di progetto e, come project manager, trovare il tempo per il tuo team è importante per allineare le priorità, discutere problemi e soluzioni e procedere insieme nella giusta direzione. Un'agenda delle riunioni è uno strumento efficace che può aiutarti a sfruttare al meglio il tuo tempo.
Che cos'è l'ordine del giorno di una riunione? Si può definire come un elenco di attività che i partecipanti sperano di realizzare e discutere durante la riunione programmata. Un'agenda per le riunioni di team ti aiuta a pianificare ed eseguire le tue riunioni, consentendo una migliore collaborazione interfunzionale.
I vantaggi di un'agenda per le riunioni di squadra
Uno dei vantaggi più importanti del lavoro con le agende per riunioni è che forniscono una struttura alla fascia oraria predefinita e ti aiutano a concentrarti sulle informazioni che devi condividere con il tuo team. Le agende delle riunioni aiutano anche il tuo team a concordare gli obiettivi, i punti d'azione e i passi successivi.
Prendendoti il tempo di lavorare con un'agenda per riunioni puoi facilmente evitare riunioni improduttive, che faranno risparmiare a te e al tuo team un sacco di tempo significativo. Alcuni dei vantaggi più importanti che un'agenda per riunioni di team solitamente offre sono:
Gli ordini del giorno delle riunioni ti aiutano a riconoscere gli sforzi individuali e a celebrare le pietre miliari.
Ti aiutano a stabilire delle aspettative chiare su ciò che deve accadere prima e durante una riunione.
Mantieni i partecipanti concentrati sull'argomento da discutere.
Discutere gli ostacoli alla produttività o ai progressi e le potenziali soluzioni.
Stabilisci il ritmo della riunione, ma ricorda a tutti che hai a disposizione solo una certa quantità di tempo per discutere di questioni cruciali.
Esamina i progressi rispetto agli obiettivi del team e ai risultati chiave.
Condividi gli aggiornamenti del progetto.
Fai un brainstorming per trovare nuove idee e soluzioni.
Cosa includere nell'agenda di una riunione
L'ordine del giorno di una riunione di squadra efficace comprende:
Pianifica i dettagli come la data, l'ora, il luogo e chi deve partecipare.
Una persona che guidi la riunione
Argomenti da discutere
Punti d'azione, problemi o blocchi
Inoltre, è importante che tu discuta e concordi con il tuo team l'orario ideale per questo tipo di riunioni. Inoltre, assicurati di fare un check-up con il tuo team prima della riunione per ottenere un feedback sui punti più importanti da trattare: in questo modo, tutti si sentiranno ascoltati e riconosceranno di aver contribuito all'agenda della riunione.
Per quanto riguarda gli argomenti da inserire nell'agenda delle riunioni, questi dipenderanno dallo scopo della riunione e anche dalle questioni più rilevanti che stai affrontando durante il ciclo di vita del progetto. Tuttavia, la maggior parte degli ordini del giorno delle riunioni comprende:
Elementi informativi, che possono includere aggiornamenti o dati da condividere con i membri del tuo team.
Punti d'azione, che si riferiscono ai compiti che il tuo team deve portare a termine durante o dopo la riunione.
Argomenti di discussione. Questi sono gli argomenti su cui vuoi che il tuo team fornisca un feedback. I punti di discussione includono anche problemi o possibili colli di bottiglia.
Per rendere le tue riunioni ancora più produttive, includi ulteriori dettagli utili, come ad esempio chi presenterà ogni argomento e quanto tempo avrà a disposizione ogni relatore per discutere i suoi punti d'azione.
Come scrivere un'agenda di riunione efficace
Le agende delle riunioni possono essere facilmente personalizzate per qualsiasi tipo di progetto, funzione o reparto. Puoi creare agende che ti aiuteranno a discutere di qualsiasi cosa, dalle metriche alla pianificazione degli sprint, fino ai progetti imminenti. Ecco alcuni consigli per pianificare l'agenda migliore per la tua prossima riunione di team:
Gli obiettivi della riunione devono essere chiari:
Devi essere in grado di fornire una panoramica di ciò che tratterà la riunione senza entrare nei punti specifici dell'ordine del giorno. A tal fine, devi offrire chiarezza sugli obiettivi della riunione e su ciò che ci si aspetta da tutti i partecipanti.
Elenca gli argomenti dell'agenda come domande o compiti:
I punti dell'ordine del giorno vaghi sono il tuo nemico. Le tue riunioni saranno più produttive se renderai subito chiaro lo scopo della discussione. Assicurati di aggiungere domande o compiti di supporto in modo che il tuo team si presenti pronto alla discussione.
Chiarisci le aspettative e le responsabilità:
Se di solito i partecipanti si presentano impreparati su alcuni argomenti chiave, probabilmente non sei abbastanza chiaro su chi è responsabile di ciascun argomento. Fai in modo che il tuo team sappia in anticipo chi sarà il responsabile di ciascun argomento, in modo che possa prepararsi in anticipo.
Stima un tempo realistico per ogni argomento di discussione:
Le riunioni non devono essere affrettate, ogni argomento di discussione deve avere la stessa importanza. Tieni conto del tempo necessario per introdurre e discutere ogni argomento e stima un tempo realistico per l'intera riunione prima di programmarla.
Crea e centralizza le agende delle tue riunioni con Instagantt
Sia che tu lavori con team grandi o piccoli, sia che le tue riunioni siano più una discussione informale che un evento formale, un'agenda è il modo migliore per rimanere concentrati e fare un buon uso del tempo di tutti, perché, se progettata correttamente, un'agenda per riunioni può evitare definitivamente riunioni improduttive.
Ora che hai capito cos'è e come funziona l'agenda di una riunione, è il momento di scegliere lo strumento giusto per creare la tua agenda. Certo, potresti usare Microsoft Word per scrivere la tua agenda, ma potresti facilmente dimenticare dove l'hai scritta e alla fine perdere le informazioni. Sarebbe molto più sensato creare le agende delle tue riunioni e tenerle organizzate e accessibili in un unico posto: puoi farlo rapidamente utilizzando Instagantt.
Instagantt è un software di diagrammi di Gantt onlineper la gestione dei progetti che aiuta i team di tutto il mondo a pianificare, coordinare, programmare ed eseguire i loro progetti, dall'inizio alla fine. I team possono affidarsi a Instagantt per creare grafici di Gantt dall'aspetto professionale in pochi minuti e per gestire il proprio lavoro in modo efficiente grazie alla possibilità di visualizzare le informazioni rilevanti relative al progetto, come scadenze, risorse e budget, e di conservare attività, conversazioni e documenti in un'unica posizione centralizzata.
