Programma settimanale del progetto per tenere traccia delle attività e dei progressi.
Che tu stia gestendo un progetto semplice o complesso, tenere traccia dei tuoi compiti settimanali e di quelli del tuo team è essenziale per il successo del tuo piano. I project manager sono costantemente occupati, ma alcune settimane sono più impegnative di altre ed è per questo che tenere una lista centralizzata delle cose da fare può rivelarsi utile. Tieni traccia dei compiti del tuo team e segui da vicino i progressi gestendo un calendario settimanale del progetto.
Quando si parla di gestione di un progetto, la programmazione del progetto è una delle cose più importanti da padroneggiare, perché tutto si riduce al numero di compiti che devono essere portati a termine e al tempo che questi compiti richiederanno per essere completati. Qualsiasi tipo di progetto, a prescindere dal tipo, ha bisogno di un programma chiaro e la chiave del successo del progetto consiste nel monitorare i progressi delle cose da fare.
Un'agenda settimanale è uno strumento di pianificazione visiva che ti permette di specificare i compiti da portare a termine, con l'intenzione di distribuirli in modo realistico nell'arco della settimana. Tenendo traccia dei compiti e assegnando loro una chiara responsabilità, puoi visualizzare l'avanzamento dei compiti e assicurarti che vengano portati a termine in modo tempestivo.
Perché usare una pianificazione settimanale del progetto?
Tutti i progetti sono sensibili al tempo e devono essere orientati alla realizzazione, ecco perché è così importante prendersi il tempo per concentrarsi, organizzare e dare priorità al lavoro in diverse fasi.
La programmazione del lavoro è fondamentale per il successo di queste fasi e creando un programma settimanale potrai organizzare il tuo tempo e gestirlo in modo più efficace. Ne beneficerà anche il tuo team, perché ti assicurerai che sappia a cosa deve lavorare in ogni momento. I membri del tuo team sapranno a cosa stanno lavorando gli altri e sarà più facile riferire sul loro lavoro e sulle tappe raggiunte. Inoltre, sarà più facile fornire un feedback perché i compiti sono suddivisi in sezioni più gestibili, rendendo più semplice l'analisi e la revisione dei risultati.
I vantaggi dell'utilizzo di una pianificazione settimanale del progetto
Un programma settimanale ha diversi vantaggi, ma il più importante è che mantiene il team informato e in linea con i tempi. Inoltre, aiuta a documentare il ciclo di vita di un progetto, a vantaggio dei progetti futuri. Inoltre:
Migliorano e semplificano il processo di comunicazione.
Forniscono trasparenza sullo stato di avanzamento del progetto.
Aiutano a visualizzare le tappe fondamentali.
Contribuiscono a fornire una traccia cartacea che aiuta a documentare il progetto.
Cosa tenere a mente
Un programma settimanale ti aiuterà a tenere traccia dei compiti e delle attività della settimana: l'obiettivo è quello di includere tutto ciò che tu e il tuo team dovete fare durante la settimana. Pertanto, è importante sapere quanto tempo ognuno ha a disposizione.
Inoltre, dovrai essere preciso sulle informazioni che aggiungi alla tua agenda settimanale perché il tuo team si baserà su di essa per il suo lavoro e completerà i compiti che tu, in qualità di project manager, gli assegnerai per la settimana. È inoltre fondamentale che tutti i membri del tuo team abbiano accesso a questo documento, per cui la centralizzazione delle informazioni è molto importante.
Prima di creare un programma settimanale, è importante che tu tenga presente che:
Devi controllare se ci sono ferie in arrivo e conoscere la disponibilità del tuo team.
È sempre una buona idea distribuire i compiti nell'arco della settimana: in questo modo non si concentreranno tutti nei giorni più impegnativi. Mantenere un equilibrio è importante.
Controlla se ci sono riunioni o appuntamenti precedentemente programmati e tienili in considerazione quando crei l'agenda.
Assicurati di lasciare degli spazi vuoti tra un compito e l'altro.
Dai la priorità ai compiti dal più importante al meno importante, ma sii realistico con il tuo team e con i compiti del tuo team.
Tieni tutti in carreggiata con i programmi settimanali dei progetti costruiti alla perfezione
I programmi settimanali sono un modo eccellente per i project manager di comunicare ai membri del loro team le attività da svolgere durante la settimana. Gestire il programma settimanale del tuo team utilizzando Microsoft Word, Excel o PowerPoint può essere un approccio comune, ma in tutta onestà, questi strumenti possono arrivare solo fino a un certo punto. Quando si gestiscono grandi progetti e grandi team, è difficile tenere traccia delle informazioni ed è ancora più difficile tenere traccia dell'avanzamento di ogni attività utilizzando questi strumenti. Per fortuna, un software di gestione dei progetti come Instagantt possono davvero fare la differenza e aiutarti a creare e a gestire il calendario del tuo team in modo molto più semplice ed efficace.
Instagantt ti aiuta a gestire il calendario dell'intero progetto, che può essere utile anche per creare in seguito dei report sullo stato del progetto. Aggiungere compiti e assegnarli ai membri del tuo team è incredibilmente semplice e il tuo team può aggiornare lo stato di avanzamento di ogni compito con un solo clic.
Inoltre, grazie a Grafici di Gantt Opzioni di esportazione e condivisione, sarai in grado di generare pianificazioni e condividerle in pochi secondi. Inoltre, potrai creare punti di controllo regolari del tuo progetto, che potrai condividere con il tuo team, i tuoi clienti e gli stakeholder, assicurandoti che tutti siano sempre informati.
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