Wie schätzt man Projekte? Der vollständige Leitfaden

Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, die richtige Schätzung vorzunehmen, bevor er eine große wirtschaftliche Investition tätigt. Eine Schätzung eines Projekts ist nicht immer einfach und genau, aber sie ist notwendig, um die Kosten zu decken, die Aufgaben zu planen und ein qualifiziertes Team einzustellen.

Wenn du keine Schätzungen vornimmst, ist es nicht möglich, dein Projektmanagement besser zu planen, und du weißt nicht, ob die dir zur Verfügung stehenden Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts ausreichen oder nicht. Diese Situation kann dazu führen, dass du das Projekt abbrichst, wodurch deine Bemühungen, Investitionen und Ressourcen umsonst waren.

Ein kompletter Leitfaden für die Schätzung von Projekten

Wir geben dir einige wichtige Tipps zur Projektschätzung, die dir helfen werden, bevor du ein Geschäftsprojekt beginnst. Also, fangen wir an zu verstehen, wie man Projekte schätzt.

Die wichtigsten Komponenten der Projektschätzung sind:

• Veranschlagung des Budgets
• Schätzung der Ressource
• Schätzung des Aufwands
  

1. Top-down-Schätzung

Top-down-Schätzungen werden vom Projektmanager zusammen mit den anderen Führungskräften vorgenommen, zu denen der Finanzmanager, der Eigentümer und die erfahrene Jury des Unternehmens gehören. Die Top-Down-Schätzung basiert auf früheren Erfahrungen und der Festlegung der Aufgaben, die zu Beginn eines Projekts anfallen.

• Man kann sagen, dass die Top-Down-Schätzung ein Ansatz ist, um die Ziele und Aufgaben eines Projekts festzulegen und dann die Teammitglieder entsprechend auszuwählen, um diese Ziele zu erreichen.
• Diese Schätzung erfordert die Aufteilung der Arbeit in kleine Stücke, um sie für die Teammitglieder präziser und klarer zu machen. Nachdem ein Ziel festgelegt wurde, werden die Aufgaben weiter in kleine Stücke zerlegt.

Unter Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen mit demselben Projekt werden die notwendigen Schritte definiert und kategorisiert, um den Teammitgliedern ein klares Bild zu vermitteln. Der Projektmanager macht es einfach, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren, die vom Team weiter verfeinert werden.

Ein Projektmanager erstellt eine grobe Schätzung des Zeitplans, der Kosten und des Budgets, die zwar nicht genau ist, aber eine erste Orientierung für die Abwicklung des Projekts bietet. Diese erste grobe Skizze des Budgets kann von Vorteil sein, um deinen Kunden mit dem geschätzten Budget und der Dauer zufrieden zu stellen. Aber es ist nur eine Schätzung, die auf Vorhersagen basiert, ohne die Details zu kennen und in die Bearbeitung zu gehen.

2. eine Bottom-up-Schätzung

Die Bottom-up-Schätzung scheint dasselbe zu sein wie die Top-down-Schätzung, da sie ebenfalls auf vergangenen Projekterfahrungen basiert, aber sie ist genauer und präziser als die Top-down-Schätzung. Bei dieser Art der Schätzung ist der Projektmanager am zuversichtlichsten, was die geschätzten Kosten und den Zeitplan für die Fertigstellung des Projekts angeht.

• Es gibt nur sehr wenige Möglichkeiten, von den geschätzten Kosten und der Dauer abzuweichen. Die Schätzung von unten nach oben ist detaillierter, da sie nach einer langen Untersuchung des Projekts und der vor Beginn des Projekts festgelegten Ziele vorgenommen wird.
• Der Projektmanager legt jede Aufgabe für die Teammitglieder einzeln fest und verteilt sie auf die Gruppen, wie es bei der Top-down-Schätzung der Fall ist.

Die Bottom-up-Schätzung erweist sich als richtig in Bezug auf das Budget, den Zeitplan und den Einsatz von Ressourcen. Daher kann man sagen, dass dieses Budget hilfreich ist, um deutliche Unterschiede bei den erwarteten und tatsächlichen Kosten, der Zeitdauer und der Menge der eingesetzten Ressourcen festzustellen.

Wenn du die Bottom-up-Schätzung anwendest, brauchst du eine lange Zeit, um einen Plan zu entwickeln. Für eine genaue Schätzung werden mehr Ressourcen benötigt, wie z. B. Transportmittel für eine Besichtigungstour, um den Standort genau zu erkunden.

Dafür schätzt du die Anzahl der Arbeitskräfte, die eingestellt werden müssen; du entscheidest über den Einsatz der Ressourcen und ja, auch über den genauen Termin, um den Kunden zufriedenzustellen.

Entsprechende Schätzung:

Diese Art der Schätzung basiert auf dem Vergleich eines vergangenen Projekts mit einem aktuellen Projekt. Diese Schätzung hilft dir, wenn du nicht genügend Informationen über die Projektkosten und die benötigte Zeit für die Durchführung hast.

Wenn dir der Kunde nicht genügend Details mitteilt oder der Kunde nicht mehr über das Projekt weiß und dich bittet, die Kosten zu schätzen, um die Ausgaben für das Projekt zu decken und die Ressourcen, die die Teammitglieder benötigen, um das gesetzte Ziel zu erreichen.

Die wichtigsten Elemente, um eine entsprechende Schätzung vorzunehmen, sind:

• Informationen von vergangenen und aktuellen Projekten werden verglichen
• Angenommen, die Kosten für das vorherige Projekt betrugen eine Million und es wird geschätzt, dass die Kosten für dieses Projekt ebenfalls so hoch sein werden
• Ebenso wird die Dauer der Zeit verglichen und geschätzt
• Ein gleichartiges Projekt wird betrachtet und verglichen, um eine gute Schätzung zu machen
• Aufgaben, die während des letzten Projektabschlusses durchgeführt wurden, werden bevorzugt, um fruchtbare Ergebnisse zu erzielen

Diese Art der Schätzung klingt wie eine Top-Down-Schätzung und ist nicht immer genau. Sie kann von Vorteil sein, wenn du dich schon einmal mit der gleichen Art von Projekt beschäftigt hast.

3. analytische Schätzung

Sie ist genauer als andere Techniken, da sie automatische Berechnungen diskutiert, um eine genauere Schätzung deines Projekts vorzunehmen. Die analytische Schätzung ist genauer, da sie es dir ermöglicht, einen präziseren Zeitrahmen und die Kosten des Projekts zu schätzen.

Du musst einige grundlegende Informationen über das aktuelle Projekt sammeln und sie mit dem vorherigen Projekt abgleichen und die Ähnlichkeiten herausfinden. Danach legst du die Strategien fest, mit denen du daran arbeiten willst. Du kannst Einheiten festlegen, um das Ziel zu erreichen.

Schätze die Zeit, die du für jede Tätigkeit aufwenden musst, und nimm dann die Einheit mit, die dir hilft. Einheiten können die Werkzeuge, die Maschinen, die Software oder die Arbeiter sein. Sei dir über die Zahl, die du für die Fertigstellung des Projekts benötigst, im Klaren.

Danach stimmst du die Aufgaben des vorherigen Projekts ab und erstellst eine klare Kalkulation über die Kosten und den Zeitplan, damit du die Kosten für ein neues Projekt genau einschätzen kannst.

Das hängt nicht nur von den zuvor gesammelten Daten ab, sondern auch von der aktuellen Projektnachfrage und der Notwendigkeit, eine ergebnisorientierte Schätzung vorzunehmen, die Vertrauen zwischen dir und deinem Kunden oder Chef schafft.

Das war eine gute Erklärung für die Frage, wie man Projekte schätzt.

Einige wichtige Schritte für eine erfolgreiche Schätzung für Anfänger:

Du kannst auch einige Managementmaßnahmen ergreifen, um in einem einzigartigen und effektiven Stil zu arbeiten, z.B. kannst du die folgenden Techniken in Betracht ziehen

• Studiere das Profil deiner Teammitglieder gründlich

Wenn du als Führungskraft mit einem Team arbeiten willst, solltest du dich über den beruflichen Werdegang deiner Teammitglieder informieren. Das wird dir helfen, eine geeignete Person für eine bestimmte Aufgabe zu finden.

Du kannst dein Team anweisen, seine Aufgaben zu erledigen, indem du sie bittest, ihre Zeit entsprechend ihrer Aufgabe einzuteilen. Das hilft dir, dein Team auf Kurs zu halten und zu analysieren, wo es in deinem Projekt hapert und was der Grund dafür ist. Danach kannst du das Problem auf effektive Weise lösen.

• Lies eine Studie über den Arbeitsstil des Unternehmens

Verschiedene Unternehmen arbeiten auf unterschiedliche Weise. Manche Unternehmen starten aufgrund ihrer finanziellen Lage kleine Projekte, andere arbeiten an großen und teuren Projekten, weil sie die Kosten dafür tragen können.

Es ist besser, wenn du die Geschichte des Unternehmens kennst, wie es arbeitet und was es in der Vergangenheit geplant hat. So kannst du die Kosten und den Zeitaufwand des Projekts besser einschätzen.

• Teile deine Projektaufgaben in kleine Abschnitte auf

Wenn du eine gute Kommunikation mit deinem Kunden hast und die Ziele des Projekts kennst, weißt du besser, welche Aufgabe du erfüllen musst, um die Erwartungen deines Kunden an das Projekt zu erfüllen.

Du musst die Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen, damit du mit deinem Team im Detail arbeiten kannst, indem du die Rolle und die Leistung besprichst. Wenn die Aufgaben aufgeteilt und untergliedert sind, ist es für eine Person sehr klar, welches Ziel dahinter steckt.

Danach weißt du, wie viele Arbeitskräfte du für diese speziellen Aufgaben brauchst und welche Art von Werkzeugen und Materialien du brauchst, um deine Arbeit richtig zu erledigen. Anhand dieser Angaben kannst du die Kosten und die Zeit für die Fertigstellung des Projekts abschätzen.

• Präzisiere deine Schätzung, indem du ein Team-Gantt-Diagramm erstellst.

Die effektivsten Managementfähigkeiten verlangen, dass du deine Aufgaben richtig planst, um sie pünktlich zu erledigen. Das kannst du tun, indem du ein Team-Gantt-Diagramm erstellst. Es wird dir helfen abzuschätzen, in wie vielen Tagen oder Monaten dein Projekt abgeschlossen sein wird und mit welchem Aufwand du bis zum Abschluss des Projekts rechnen musst.

Fazit:

Verschiedene Projektkalkulationstechniken wurden offiziell eingeführt und können für Anfänger von Vorteil sein, um ein kleines Projekt zu schätzen. Frühere Erfahrungen spielen eine wichtige Rolle, wenn du dich mit demselben Projekt beschäftigst, aber es gibt keinen Grund zur Sorge, wenn du neu bist.

Du kannst die oben beschriebenen Schritte am Ende des Artikels befolgen, um eine gute Schätzung deines Projekts zu erstellen und deinen Kunden oder Chef zufrieden zu stellen. Wenn du die obigen Richtlinien befolgst, wirst du wissen, wie du Projekte schätzen kannst.