20 Schlüsselkompetenzen für das Projektmanagement

Ungefähr in jedem Land der Welt wird eine Ausgangssperre verhängt, und wir sollen unsere Pflichten von zu Hause aus erfüllen, anstatt in Büros und Instituten. Wir müssen uns also proaktiv verhalten, um diesen erbärmlichen Zustand zu überwinden und unsere Rolle und Verantwortung zu verstehen. 

Projektleitung ist keine so einfache Aufgabe, wie sie den meisten Menschen erscheint. Die meisten von uns denken, dass ein Projektmanager den Mitarbeitern, die unter seiner Aufsicht arbeiten, nur Befehle geben und die Ergebnisse einfordern muss. Das ist eine falsche Vorstellung. Hast du dir jemals vorgestellt, dass eine Software, die du einfach nur aufforderst, etwas zu tun, ohne irgendwelche Anweisungen zu geben oder falsche Anweisungen zu geben, dir das richtige Ergebnis liefern wird? Nie und nimmer. 

Als Projektleiter/in solltest du in erster Linie verantwortlich sein. Dann musst du deinen Teammitgliedern die richtigen Anweisungen geben, wenn du das gewünschte Ergebnis erzielen willst. Unter den gegebenen Bedingungen müssen wir an unseren Projektmanagementfähigkeiten arbeiten. 

Projektmanagement ist ein einfacher Job, wenn du lernst, deine Aufgaben zu managen und über sie Buch zu führen, um den Stand deiner Arbeitsergebnisse zu verfolgen. Hier sind also 20 Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement, die du beachten und klug einsetzen solltest, um auch in dieser Pandemie bemerkenswerte Erfolge zu erzielen, denn du darfst nicht stehen bleiben, sondern musst weitermachen.

Liste mit 20 Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement:

Im Folgenden findest du eine Liste mit 20 Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement.

1. Wissen über die Unternehmenspolitik

Wenn du vor kurzem in einem Unternehmen oder einer Organisation eingestellt wurdest, kennst du deren Bedingungen und Richtlinien nicht. Du weißt nicht, nach welchem Motto das Unternehmen geführt wird und welchen Stil der Firmeninhaber anwendet, um ein produktives Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter zu schaffen. Wenn du dich nicht darum bemühst, mehr über die Richtlinien des Unternehmens zu erfahren, wird sich das nie zu deinen Gunsten auswirken.

Du solltest den Firmeninhaber oder sein persönliches Sekretariat bitten, dir ein schriftliches Dokument zur Verfügung zu stellen, in dem die Richtlinien des Unternehmens vollständig und detailliert festgelegt sind. So kannst du die richtige Richtung für die Arbeit an dem Projekt des jeweiligen Unternehmens finden. 

2. das Leitbild des Unternehmens und das persönliche Leitbild haben 

Die zweite wichtige Sache, die du bei der Annahme eines Projektmanagementangebots beachten solltest, ist das Leitbild des Unternehmens. Die meisten Unternehmen haben ihr Leitbild sehr deutlich und fett geschrieben, wahrscheinlich am Eingang ihres Grundstücks, aber manche haben es auch nur in ihren Unterlagen. 

Du solltest es herausfinden und es sorgfältig lesen. Entwickle ein Verständnis für die Worte, die auf einer Seite, einer Wand, einem Flachs oder einem digitalen Bildschirm geschrieben stehen, ergreife die Bedeutung hinter den Worten und diskutiere mit dem Eigentümer darüber, was der Zweck dieses Leitbildes ist. Das wird eine gute Wirkung haben und dir helfen, dein persönliches Leitbild zu erstellen, um das Projekt auch in dieser Pandemie erfolgreich abzuschließen. 

Schreibe dein Leitbild deutlich auf ein Blatt und klebe es an die Wand des Tisches deines Arbeitsplatzes, um es als Erinnerung sichtbar zu machen. Es wird dir helfen, an deinem Ziel festzuhalten und das zu tun, was nötig ist, um es zu erreichen.

3. setze deine Ziele entsprechend dem Leitbild des Unternehmens

Jetzt ist es an der Zeit, die Arbeit professionell anzugehen. Setze dir Ziele, die mit dem Leitbild deines Unternehmens zusammenhängen. Du kannst deine Ziele grob auf ein Blatt schreiben und die Strategien festlegen, um sie zu erreichen. Dein Ziel kann das Projekt zu 100 % erfolgreich machen, aber du musst die Strategien festlegen, die deinen Erfolg in Bezug auf dein Ziel quantitativ definieren. 

4. entwickle einen Plan grob vor der Ausführung

Bevor du mit der praktischen Umsetzung deines Projektplans beginnst, halte eine Besprechung mit allen Teammitgliedern und dem Inhaber des Unternehmens ab und berücksichtige ihre Vorschläge. Es gibt Möglichkeiten, einen maximalen und effektiveren Vorschlag zu erhalten, den du findest. Lege die Aufgabe oder Rolle jedes Teammitglieds fest und bespreche sie individuell mit ihnen.

• Du bist dafür verantwortlich, deinem Team seine Rolle und seine Aufgaben bewusst zu machen und alle Unklarheiten zu beseitigen, die sie empfinden. 
• Führe ein gesundes Gespräch mit deinen Kolleginnen und Kollegen und bespreche den Plan mit ihnen, der entweder zur Zeitplanung oder zum Risikomanagement gehört.
• Halte deine Vorstellungskraft hoch, indem du dir die Probleme vorstellst, mit denen du und dein Team während der Projektdurchführung konfrontiert werden könnten. 

Wenn du die Probleme vorhersiehst, die während der Projektdurchführung auftreten können, wirst du auch die Lösungen finden. Es ist also wichtig, die Schritte zu planen, um dein Projektziel zu erreichen. Dadurch wird dir klar, an welche Wand du deine Leiter stellen solltest, um das Ziel zu erreichen, anstatt dich an die falsche Wand zu lehnen. Ohne einen Plan verschwendest du deine Energie mit Dingen, die nicht notwendig sind und sich als nutzlos erweisen. Entwickle also einen effektiven Plan, bevor du ein Projekt beginnst.

5. an den Dingen arbeiten, die in deinem Einflussbereich liegen

Während einer Pandemie darfst du nicht an diese kritische Situation denken, in ein Trauma geraten oder in Panik geraten, weil du an falsche und negative Dinge denkst, die du nicht kontrollieren kannst, sondern Energie damit verschwendest, über diese Umstände nachzudenken. Du solltest über die Dinge nachdenken, die du kontrollieren kannst, und sie auf eine bessere Weise in Einklang bringen.  

Du solltest dir darüber im Klaren sein, wie du dein Ziel erreichen kannst, auch wenn du in dieser Pandemie-Situation zu Hause bleibst. Erstelle eine Liste mit den Dingen, die du und dein Team tun können, indem ihr eure ganze Energie effektiv auf den Punkt bringt, wo ihr fruchtbare Ergebnisse erzielen könnt. Fördern Sie diese Gedanken in Ihrem Team und machen Sie es unabhängig von den Umständen; es wird sein Bestes geben, egal wie erbärmlich die Lage ist. 

6. die Kommunikation durch den Einsatz von Technologie zu verbessern

Wie oben beschrieben, sind wir nicht in unserer Routinearbeit, wie wir täglich in unsere Büros gehen und unsere Aufgaben in Form eines Teams physisch erfüllen. Die meisten Menschen arbeiten, weil es nicht möglich ist, dass alle physisch erscheinen und eine Menschenmenge um sich herum haben. Es stellt sich die Frage, wie dein Team effektiv zusammenarbeiten kann und wie du den Überblick über seine Leistung behältst. 

• Du bist darauf trainiert, mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, indem du ein physisches Treffen abhältst, aber jetzt kannst du diese Lücke mit virtuellen Treffen füllen. 
• Die Technologie hat es einfacher gemacht, deine Teammitglieder innerhalb einer Minute zu erreichen und zu diskutieren, wie du es früher in physischen Meetings getan hast. 
• Du kannst deine Ideen und deine Vision vermitteln, indem du starke Kommunikationsfähigkeiten entwickelst. Das kannst du tun, indem du Folien erstellst, eine Rede hältst oder eine Diskussionsrunde abhältst.

Du kannst Anrufe und Videoanrufe tätigen, Online-Tabellen oder Excel-Tabellen erstellen, ein Online-Anwesenheitssystem entwickeln und viele andere Möglichkeiten nutzen, um dein Team einzubinden und eine gesunde Kommunikation zu führen, um die Lücken zu schließen. 

Du kannst die Pläne in Form von Google-Dokumenten in verschiedenen Apps und Websites teilen und deine Teammitglieder bitten, sie zu besuchen. Dabei kannst du anhand der Ansichtsoption überprüfen, wer deine Anweisungen befolgt hat und wer sie vernachlässigt.

7. stärke dein Team

Wir können nicht von den Umständen abhängig bleiben, darauf warten, was als Nächstes passiert, und dass es zu unseren Gunsten ausfällt. Diese Gedanken lähmen unsere Denkkraft. Mach dein Team zu einem wertvollen und kostbaren Stein, der gefragt ist und einen hohen Wert hat. Du kannst den Charakter deiner Teammitglieder stark machen, der Ehrlichkeit, harte Arbeit und Beständigkeit widerspiegelt.

Halte dein Team mit dir in Kontakt, indem du Social-Media-Apps wie Whatsapp, Facebook, Telegram usw. verwendest. Dein ganzer Erfolg hängt von deinem Team ab und sie müssen selbstbewusster und unabhängiger werden, indem du ihnen erlaubst, sofortige Entscheidungen zu treffen, wo immer es nötig ist, und ihnen Selbstvertrauen gibst. Das wird sicher funktionieren und sie werden bereitwillig an dem Projekt arbeiten, aber nicht mit Gewalt.  

Diese Fähigkeit musst du unbedingt in die Liste der 20 wichtigsten Fähigkeiten für das Projektmanagement aufnehmen.

8. das Zeitmanagement, um eine Frist einzuhalten

Alles ist im Universum organisiert und folgt einer bestimmten Zeit, so wie die Sonne und der Mond, die niemals ihren Zeitplan übergehen. Auch wir müssen uns an dieses Naturgesetz halten. Es kann uns helfen, unsere Ziele rechtzeitig zu erreichen und noch mehr zu erreichen. Erstelle also einen Zeitplan für die Arbeitszeiten von dir und deinem Team. 

Wenn du deine Aufgabe effektiv und rechtzeitig erledigen willst, musst du deine Zeit nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe einteilen. Nimm dir zunächst ein Blatt Papier und schreibe deine Aufgaben auf, die du in einer bestimmten Woche erledigen willst. Markiere die großen Brocken auf der Liste der Aufgaben. So kannst du besser verstehen, welche Aufgabe am wichtigsten ist und unsere ständige Aufmerksamkeit erfordert.

Zeichne nun vier Quadranten auf das Blatt und benenne sie wie folgt

• Q1 Dieser Quadrant ist für die wichtigen und dringenden Aufgaben bestimmt. Diese Aufgaben brauchen deine sofortige Aufmerksamkeit und müssen innerhalb der Frist erledigt werden. Wenn z. B. der Firmeninhaber eine Besprechung einberufen hat, wirst du pünktlich daran teilnehmen, da sie ebenfalls dringend und wichtig ist. 
• Q2 Dieser Quadrant ist für die Aufgaben bestimmt, die am wichtigsten sind, aber nicht dringend erledigt werden müssen. Aber sie sind wichtig, um das hohe Ziel zu erreichen, den Ruf des Unternehmens zu erhalten und seinen Namen in der Öffentlichkeit hochzuhalten. Dies sind langfristige Ziele.
• Q3 In diesem Quadranten können wir die Aufgaben ablegen, die dringend, aber nicht wichtig sind, z. B. wenn du in einem Büro arbeitest, ein wichtiges Dokument bearbeitest und dein Telefon ständig klingelt, ist es nicht wichtig, weil es um deine Arbeit geht, aber es ist dringend, weil es um einen Notfall oder etwas Ähnliches geht.
• Q4 Dieser Quadrant gehört zu den Aktivitäten, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind. Diese Aktivitäten brauchen deine Aufmerksamkeit nicht, aber sie verschwenden deine wertvolle Zeit. Wenn du frei bist und denkst, dass es nichts zu tun gibt, kannst du dich auf der Suche nach Unterhaltung mit solchen Aktivitäten beschäftigen. Zum Beispiel intensiv fernsehen, Social-Media-Apps nutzen und Spiele auf deinem Handy spielen. 

9. risikobewertung und -management 

Es gibt nichts Perfektes, was wir tun, wir sind während eines Projekts mit verschiedenen Risiken konfrontiert. Dabei kann es sich um finanzielle, gesundheitliche, Kredit- oder Marktrisiken oder um andere Risiken handeln. Was musst du als Projektmanager/in nun tun? Ein guter Projektmanager identifiziert zunächst das Risiko, seine Art und seine Höhe und bewertet es dann anhand verschiedener Parameter. Es kann sich auf die Finanzen des Unternehmens, seinen Ruf oder die Gesundheit der Arbeitnehmer/innen beziehen. 

Ein Manager muss wissen, was während der Arbeit vor sich geht, ob wir den Anforderungen des Marktes gerecht werden, ob wir unser Budget einhalten, ob die Teammitglieder, die in den Fabriken arbeiten, sicher sind und Spaß an ihrer Arbeit haben. Wenn du etwas Beunruhigendes wahrnimmst, solltest du es identifizieren, bewerten und die notwendigen Schritte unternehmen, um das Risiko zu bewältigen und weitere Störungen oder Verluste zu vermeiden. 

10. sei motiviert und motiviere dein Team immer wieder

Eine weitere Fähigkeit eines Projektmanagers ist die Selbstmotivation, die dich ermutigt, deine Aufgaben gerne zu erledigen, anstatt sie als Last zu empfinden. Wenn du ein neues Projekt beginnst, solltest du die Energie und Motivation haben, es zum Erfolg zu führen. Damit du motiviert bleibst, solltest du dich an dein Motiv erinnern, nicht in Panik geraten, Wege finden, über den Tellerrand hinauszuschauen, und deinen Geist in einem entspannten Zustand halten. 

Wenn du motiviert bist, kannst du deine Teammitglieder motivieren, indem du eine positive Einstellung vorlebst, immer konsequent bleibst und ein breites Lächeln auf deinem Gesicht hast. Diese Dinge sind sehr wichtig, denn es liegt in der menschlichen Natur und Psychologie, dass wir das übernehmen, was wir sehen, und nicht das, was wir hören. Sei also ein Vorbild an Motivation für dein Team, sie werden es bewundern und dieses Verhalten ebenfalls übernehmen. Wenn du aber in Panik gerätst und ein erschöpftes Verhalten an den Tag legst, wirst du das auch bei deinen Teammitgliedern beobachten. 

Es ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, wenn es um die Liste der 20 Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement im Jahr 2024 geht:

11. ein Teamplayer werden 

Um dein Projekt erfolgreich zu machen, musst du ein guter Teamplayer sein. Finde die bisherigen Leistungen deiner Teammitglieder heraus, wenn du neu bist, und arbeite an den Fähigkeiten, die ihnen fehlen, ohne es ihnen anmerken zu lassen. Sei ein Teil deines Teams, spüre ihre Gefühle und gib ihnen eine Pause, wenn sie es wünschen. 

Ein gutes Team entwickelt sich, wenn die Teammitglieder ihre Probleme mitteilen und das ganze Team gemeinsam an einer Lösung arbeitet. Halte deine Türen offen, damit sich ein Teammitglied an dich wenden kann, um seine Probleme bei der Arbeit mitzuteilen, und nimm ihre Vorschläge ernst und vergiss nicht, sie zu bewundern und zu würdigen, wenn du sie hilfreich findest.

Das hilft dir, ihre Energie zu steigern, und sie werden sich mehr anstrengen, um das Projekt des Unternehmens erfolgreich zu machen. Vergiss nicht, kleine Erfolge zu feiern. Sie fördern die Selbstmotivation und vermitteln ein Gefühl der Integrität, das zu einer starken Bindung und Vertrauen zwischen dir und deinen Teammitgliedern führt. 

12. Marktforschung betreiben 

Die Unternehmen haben ihren Arbeitsstil angepasst und selbst in dieser pandemischen Situation ein neues Beispiel für Erfolg gesetzt. Einige Länder haben ihre Wirtschaft sogar in diesen erbärmlichen Tagen angekurbelt, indem sie den Weg der Innovation eingeschlagen und neue Dinge eingeführt haben, um die Öffentlichkeit anzuziehen und zu beweisen, dass dies für sie von Vorteil ist. 

Du solltest auf dem Markt und im Internet gründliche Nachforschungen über berühmte und angesehene Unternehmen anstellen und die Gründe für ihren Erfolg und ihr Ansehen herausfinden. Kopiere nicht andere, sondern nimm eine Idee und führe deinen Plan aus, um ein neues Beispiel auf den Markt zu bringen. Ein guter Projektmanager behält die Forschung im Auge, analysiert den Markt gründlich und hält die Ergebnisse in Form eines analytischen Berichts oder Protokolls fest.

Es hilft dir, die richtige Entscheidung zu treffen, damit dein Projekt im Budget bleibt und bald erfolgreich wird.

13. biete deinem Team bei Bedarf Unterstützung an

Das Management ist das Rückgrat eines Teams, das hinter ihm steht. Projektmanager/innen haben keine spezielle Aufgabe, sondern werden eingestellt, um einen Plan zu erstellen und diesen unter den Teammitgliedern umzusetzen, indem sie dem Team, das an verschiedenen Aufgaben arbeitet, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, starke Unterstützung bieten. 

Es ist genau wie unser Gehirn, das jedem Körperteil Anweisungen gibt und jedes Teil führt seine Aufgabe entsprechend der vom Gehirn ausgewählten Anforderung aus. Es ist unser Gehirn, das uns auf Risiken aufmerksam macht und uns auffordert, freiwillig oder unfreiwillig zu handeln. Das Gleiche gilt für das Management: Du musst koordiniert arbeiten, um das Gleichgewicht zwischen den Teammitgliedern und ihrer Arbeit aufrechtzuerhalten und zu verhindern, dass sie erschöpft werden.

14. verwalte das Budget des Projekts

Bei der Planung des Projekts legen der Eigentümer des Unternehmens, der Geschäftsführer, der Finanzverwalter des Unternehmens und der Projektleiter eine Schätzung des Budgets für das Projekt fest, die nicht überschritten werden sollte, da sich dies als problematisch für die finanzielle Lage des Unternehmens erweisen kann. Dieses geschätzte Finanzbudget wird festgelegt, indem die Kosten für die Besichtigung der Baustelle, das Baumaterial, den Transport oder die Einstellung eines neuen Teams für ein neues Projekt usw. berücksichtigt werden. Diese Fähigkeit solltest du dir in der Liste der 20 wichtigsten Fähigkeiten für das Projektmanagement im Jahr 2024 nicht entgehen lassen.

Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, über jede Aktivität und die Kosten pro Aktivität Buch zu führen, was von der zuständigen Person schriftlich bestätigt wird. Um das Projektbudget im Rahmen zu halten, trifft er sich regelmäßig mit dem Finanzmanager und nimmt Vorschläge entgegen.

15. eine Kultur des empathischen Zuhörens fördern

Wenn du zu den Menschen gehörst, die immer reden, reden und reden, aber anderen nicht zuhören. Deine Teammitglieder werden zögern, den Fehler, den sie gemacht haben, mitzuteilen, sie werden ihn verstecken und damit ein Versagen des Systems beweisen. Wenn du dich aber individuell mit deinen Teammitgliedern triffst, wird dein Team es vorziehen, die Fehler und Unklarheiten zu besprechen, anstatt sie vor dir zu verstecken. 

• Fördern Sie empathisches Zuhören, seien Sie geduldig und hören Sie der Person, die etwas mitteilen möchte, einfach zu, ohne sie zu verurteilen oder schnell Ihre Meinung zu sagen. 
• Halte inne und zeige der Person, dass du ihre Gefühle spürst und verstehst, was sie gesagt hat, und teile ihr dann deine Vorschläge mit.

 So wird eine gesunde Kultur gefördert, um das Risiko von Erschöpfung und nachlassender Arbeitseffizienz zu vermeiden, was letztlich zum Scheitern führt.

16. eine Aufzeichnung über das Erreichen von Zielen führen

Du solltest Aufzeichnungen über die Erfüllung der Aufgaben von dir und deinem Team führen. Du kannst sie berechnen, indem du sie in einem Diagramm darstellst und eine Vergleichslinie ziehst, um zu prüfen, wohin sich dein Projekt entwickelt, nach oben oder nach unten. So findest du die Bereiche, in denen du aufmerksamer arbeiten solltest. Es hilft dir, deine großen Felsen und besonders wichtigen Ziele zu finden und zeigt dir einen Weg, sie zu erreichen.

17. den Stress bewältigen 

Neben deinen dienstlichen Pflichten fordern auch dein Privatleben, dein Körper und dein Geist deine Aufmerksamkeit. Du solltest dir Zeit für dich und deine Familie nehmen, denn das hilft dir, den Jobstress von deinen Nerven zu lösen und hält dich frisch und motiviert für deine Ziele.

18. eine Führungspersönlichkeit sein, nicht ein Chef

Wenn du maximale und wunderbare Ergebnisse in deinem Projekt erzielen willst, musst du eine Führungspersönlichkeit sein, die deinen Teammitgliedern die richtige Richtung zeigt und sie davon überzeugt, dass du dies zu ihrem Wohl tust. Wenn du aber eine herrische Haltung an den Tag legst, werden sie dich nicht mögen und Dinge tun, die dich ärgern.

19. die Fähigkeit, Berichte zu schreiben

Deine Schreibfähigkeiten sollten entwickelt sein. Du solltest in der Lage sein, einen effektiven und leicht verständlichen Bericht zu schreiben, indem du gute englische Grammatik, mathematische und analytische Formeln verwendest, um den Erfolgsbericht darzustellen.

20. feiere deine persönlichen Erfolge und die deines Teams

Wenn du das Projekt erfolgreich abgeschlossen hast, solltest du das mit deinem Team feiern, indem du eine Besprechung abhältst, die entweder visuell oder physisch stattfindet, in der das Team über den Verlauf des Projekts berichtet und ihm Anerkennung zollt.

Schlussgedanken:

Das war also eine vollständige Liste der 20 Schlüsselqualifikationen für das Projektmanagement im Jahr 2024. Du musst die oben genannten Fähigkeiten beachten, wenn du in Zukunft gut im Projektmanagement werden willst.