Was ist Projektbeschaffungsmanagement und Erfolgsplanung?

Diese dritte Partei wird der Partner in diesem bestimmten Projekt sein. Wenn du lernst, was Projektbeschaffungsmanagement ist, musst du eine Vorstellung davon haben, worüber du sprichst.

Wenn du darüber nachdenkst oder darüber sprichst, was Projektbeschaffungsmanagement ist, dann geht es darum, den dritten Teil so zu gestalten, dass er Teil deines Projekts wird. Es geht nicht nur darum, einen Projektpartner zu haben, sondern darum, den Partner auszuwählen, nachdem man verschiedene Angebote eingeholt und die beste Option gefunden hat.

Was ist Projektbeschaffungsmanagement?

Was ist Projektbeschaffungsmanagement und warum müssen wir es kennenlernen, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen? Beim Projektbeschaffungsmanagement geht es darum, Beziehungen zu Dritten wie Auftragnehmern, Lieferanten und Verkäufern aufzubauen und zu pflegen.

Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, einen guten und kompetenten Lieferanten zu finden. Genau wie bei der Einstellung von Mitarbeitern kommunizieren die Projektmanager/innen richtig mit den Anbietern, um die für das Projekt benötigten Dinge zu kaufen.

Indem sie Angebote abgeben, finden sie einen guten Partner für das Projekt, entweder für den Kauf von Dienstleistungen oder von Produkten. Sie sind dafür verantwortlich, die besten Partner auszuwählen und mit ihnen Verträge für das gesamte Projekt zu unterzeichnen. Sie werden also genau wie das Team Teil des Projekts, und ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, gute Beziehungen aufzubauen und sie bis zum Ende des Projekts zu pflegen.

Die gesamte Verantwortung liegt auf den Schultern eines Projektmanagers, der nicht nur einen guten Partner findet, indem er ein Angebot schreibt. Die Auftragnehmer werden ein Angebot abgeben und im gegenseitigen Einvernehmen einen Vertrag unterzeichnen, in dem sich beide Parteien auf einige Punkte einigen, indem sie ein Win-Win-Denken entwickeln.

Wie geht man dem Projektbeschaffungsmanagement voraus?

Jetzt weißt du, was Projektbeschaffung ist und wartest gespannt auf die Schritte, die du dabei durchführen musst. Hier ist also die richtige Schritt-für-Schritt-Anleitung, um zu verstehen, wie das Projektbeschaffungsmanagement abläuft. Es umfasst vier Hauptprozesse.

Richtige Planung für den Anfang

Planung ist der Schlüssel zum Erfolg, egal, welches Projekt du beginnst. Jedes kleine Projekt braucht eine gute Planung, bevor es ausgeführt wird, denn das spart Zeit, Ressourcen und Geld. Durch Planung kannst du deine Dinge erfolgreich managen.

Wenn Manager/innen planen, berücksichtigen sie das Projektbudget und setzen die Dinge entsprechend ein. Die Projektmanager wissen sehr genau, welche Ressourcen sie für das Projekt brauchen und was sie ausschließen sollten, was sie bereits haben. Bei der Planung des Projekts berücksichtigen sie also die folgenden Details.

- Die Ressourcen, die sie für die Projektdurchführung benötigen.

- Qualitäten des Anbieters, von dem sie Ressourcen kaufen werden

- Schließe das Budget ab

- Erfasse die Vertragsbedingungen

- Bedingungen und Konditionen für den Vertrag

- Rechtliche Bedingungen für ihr Projekt

- Fristen

Die Projektbeschaffungsmanager müssen also viel proaktiver sein und sich arrangieren, um ihr Projekt erfolgreich zu machen.

Konduktionsverfahren

Nach der Planung folgt die Durchführung der Beschaffung, bei der der Manager Angebote von Anbietern einholt. Er holt die Angebote ein, kommuniziert mit den Anbietern und holt das beste Angebot ein. Wenn beide Parteien, d.h. der Anbieter und das Unternehmen, einverstanden sind, schließen sie einen Vertrag ab. Beide Parteien teilen ihre Bedingungen für den Vertrag und unterschreiben ihn, nachdem sie ihn sorgfältig gelesen haben. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Führungskraft das Geschäft abschließt und die Zahlung für den Kauf der Produkte vornimmt.

Kontrolle und Verwaltung wichtiger Teile

Die Planung deinerseits ist abgeschlossen und du hast den Vertrag unterschrieben. Jetzt ist es an der Zeit, sich von der einwandfreien Funktion und Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu überzeugen, die du von den Anbietern bekommst. Dabei musst du dich vergewissern, dass die Dienstleistungen oder Produkte einwandfrei funktionieren oder nicht.

Überprüfe sie so lange, bis das Projekt abgeschlossen ist. Während dieses Prozesses überprüfst du den Prozess und die Produkte, kontrollierst die Zahlungen, überprüfst den Fortschritt des Projekts und aktualisierst die Produkte des Lieferanten.

Schließen

Der letzte Prozess dieses Projektbeschaffungsmanagements ist der Abschluss, bei dem der Projektmanager dafür verantwortlich ist, die Partnerschaft auf eine gute Art und Weise zu beenden. Er muss alle Zahlungen und Angelegenheiten klären, indem er den Vertrag prüft. Der Projektmanager prüft, ob der Lieferant Qualitätsmaterial geliefert hat oder nicht. Mit der Unterschrift am Ende des Vertrags beweist er, dass der Anbieter genau das geliefert hat, was er zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses behauptet hat. 

Warum brauchen wir ein Projektbeschaffungsmanagement?

Du fragst dich, warum du dich für Projektbeschaffungsmanagement entscheiden solltest? Ja, die gleiche Frage hat mich am Anfang auch genervt, aber dann habe ich die Gründe gefunden.

Jedes Unternehmen kann nicht alles produzieren oder haben.

Wenn ein Unternehmen ein Projekt beginnt, benötigt es einige Rohstoffe oder bereits vorbereitete Produkte. Bei elektronischen Geräten zum Beispiel bestellen Unternehmen vorbereitete Leiterplatten, da sie nicht auf die Herstellung von Leiterplatten und die Leiterplattenbestückung spezialisiert sind, und ziehen es daher vor, diese Produkte bei Leiterplattenherstellern zu bestellen, anstatt sie selbst herzustellen.

Sie müssen eine große Summe investieren, um ein weiteres Projekt zur Herstellung von Leiterplatten zu starten und ein neues Team von Ingenieuren und Leiterplattendesignern einzustellen. Es wird hektisch für sie, zwei Projekte unter einem Dach zu betreiben. Wenn du also weißt, was Projektbeschaffungsmanagement ist, triffst du die richtige Entscheidung, wenn du es kontrollieren kannst.

Um Zeit und Geld zu sparen.

Wenn du ein Team für die Herstellung der Produkte beauftragst, die du für dein Projekt brauchst, investierst du eine Menge Geld. Deshalb ist es besser, Produkte von anderen Unternehmen oder Anbietern zu kaufen, indem du die Methode des Projektbeschaffungsmanagements anwendest.

Du kannst auch mit wenig Arbeit arbeiten.

Es ist offensichtlich, wenn du die Arbeit erweiterst oder ein neues Projekt mit dem vorherigen beginnst. Du brauchst mehr Arbeitskräfte. Wenn du mit der Herstellung des Produkts beginnst, das du für dein Projekt brauchst, wirst du mehr Arbeitskräfte einstellen.

Wenn du aber die Produkte von einem anderen Unternehmen kaufst, zahlst du nur für dieses Produkt, anstatt für Arbeitskräfte, Maschinen, Energie und Rohstoffe zu bezahlen. Deshalb musst du diesen Plan aufgeben und dich für ein Projektbeschaffungsmanagement entscheiden.

Um Dinge aus dem Kreislauf der Unkontrollierbarkeit zu vermeiden.

Wenn du Erfahrung auf deinem Gebiet hast und über ein Team mit den Fähigkeiten verfügst, die du für dein Projekt brauchst, ist es keine kluge Entscheidung, ein anderes Projekt zu beginnen, um ein vorheriges Projekt abzuschließen, wenn du die Dinge nicht im Griff hast. Die Entscheidung für ein Projektbeschaffungsmanagement hilft dir, Dinge zu vermeiden, die nicht in deinem Einflussbereich liegen.

Wie proaktiv sollten Projektbeschaffer/innen sein?

Ein Projektmanager sollte ein scharfsinniger, proaktiver und selbstmotivierter Mensch sein. Er sollte immer nach den besten Alternativen suchen, anstatt Zeit und Energie in die falsche Richtung zu verschwenden.

- Übernimmt die Verantwortung für die Initiierung der Projektbeschaffung

- Sie müssen ein Ziel vor Augen haben, bevor sie mit dem Projekt beginnen

- Sie sollten gut kommunizieren

- Sie müssen die Koordination mit den Interessengruppen herstellen

- Sie sollten auch die Verkäufer beeinflussen

Was sind die Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements?

Wenn du recherchierst, was Projektbeschaffungsmanagement ist, wirst du eine Menge Vorteile feststellen. Einige der Vorteile des Projektbeschaffungsmanagements sind:

Geringes Risiko

Die Projektmanager müssen bei den Treffen mit den Anbietern viel aktiver und aufmerksamer sein, wenn es um die Qualität der Produkte und den Vertrag geht, die sie kaufen. Wenn dieser Prozess gut geplant ist und die Organisation über die Kosten, die Qualität der Produkte und die Leistungen des Anbieters Bescheid weiß, ist das Risiko eines Betrugs gering.

Mit einem schriftlichen Vertrag kannst du auch sicherstellen, dass nach der gegenseitigen Einigung nichts gegen die im Vertrag genannten Regeln, Bedingungen und Konditionen verstößt.

Hochwertige Produkte

Du musst keine Kompromisse bei der Qualität der Produkte eingehen, die du vom Verkäufer kaufst, denn du hast die Möglichkeit, mit den Verkäufern zu verhandeln und die besten Qualitätsprodukte auszuwählen. Es hängt von dir ab, welchen Anbieter du wählst. Du kannst den besten und renommiertesten Anbieter für den Kauf der Produkte wählen und dein Vertrauen in dein Projekt stärken, indem du dich für ein hochwertiges Produkt entscheidest.

Die Kosten des Projekts überschreiten nicht die Grenzen

Wenn du dich für einen Anbieter entscheidest, nachdem du mit verschiedenen Anbietern gesprochen hast, gehst du auf Nummer sicher, da du die Kosten für das Projekt begrenzen wirst. Indem du dich mit dem Projektpartner absprichst, kannst du die Kosten für das Produkt schon zu Beginn des Projekts festlegen und sie unter Kontrolle halten.

Fazit

Wenn du erforschst, was Projektbeschaffungsmanagement ist, wirst du feststellen, dass es der beste Weg ist, einen kompetenten Anbieter zu finden, der als Teammitglied arbeitet und die Dinge rechtzeitig und innerhalb des Budgets erledigt. Um ein Projekt zu gewinnen und es bis zum Ende erfolgreich zu machen, muss ein Projektmanager viel proaktiv sein und den Abschluss eines Projekts planen.