Was ist ein Post Mortem Meeting?
Fangen wir ganz vorne an und besprechen, was ein Post Mortem Meeting ist. Dabei handelt es sich um eine Zusammenkunft aller Beteiligten nach Abschluss eines Projekts, bei der ihr die verschiedenen Aspekte des Projekts bewerten könnt. Bei dieser Art von Treffen geht es darum, was gut und was nicht so gut gelaufen ist. Ihr besprecht alle möglichen Aspekte, um sicherzustellen, dass die Dinge, die gut gelaufen sind, beim nächsten Mal wieder vorkommen und die Dinge, die nicht so gut gelaufen sind, beim nächsten Mal behoben werden.
Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass das nächste Projekt, an dem ihr mit denselben Leuten arbeitet oder nicht, noch besser läuft als dieses. Aber dafür musst du dich ein bisschen anstrengen und du und alle im Team müssen zusammenarbeiten. Du hast bereits viel getan, um sicherzustellen, dass dieses Projekt zu einem zufriedenstellenden Ergebnis führt. Aber jetzt musst du es noch einmal tun, um das Beste aus deinem Post Mortem Meeting herauszuholen.
Was du davon hast
Was hast du also davon, wenn du ein solches Treffen abhältst? Die Wahrheit ist, dass du eine Menge bekommen wirst. Wir geben dir einen kurzen Überblick über einige der wichtigsten Aspekte, aber du solltest viele verschiedene Dinge im Blick haben, wenn du dieses Treffen planst. Achte darauf, dass du mit so vielen Personen wie möglich sprichst, die an der Entstehung des Projekts beteiligt waren. So bekommst du das beste Feedback.
Verbessere deine Effizienz - Zunächst musst du deine Fähigkeit und die deines gesamten Teams verbessern, die Arbeit beim nächsten Mal richtig zu erledigen. Egal, ob du dieses Mal alles gut gemacht hast oder ob du ein paar ernsthafte Probleme hattest, du wirst davon profitieren, wenn du über das Projekt und die verschiedenen Aspekte, die du berücksichtigen musstest, sprichst. So kannst du sicherstellen, dass du beim nächsten Mal effizienter und effektiver arbeitest, wenn ein ähnliches oder sogar ein anderes Projekt ansteht.
Verbessere deine Moral - Menschen wollen hören, wenn sie gute Arbeit leisten. Jeder möchte gewürdigt werden. Wenn du also alle zusammenbringst und über die großen Dinge sprichst, die die Leute richtig gemacht haben (oder auch über die kleinen Dinge, die sie richtig gemacht haben), und über den letztendlichen Erfolg des Projekts, wirst du die Leute glücklicher machen. Jeder in deinem Team wird sich besser fühlen, weil er etwas erreicht hat, und er wird sich freuen, wenn er wieder an die Arbeit gehen kann (was ja auch irgendwann passieren wird).
Verbessere deine Teamarbeit - Die Zusammenarbeit im Team ist entscheidend, egal, woran dein Unternehmen arbeitet. Ihr müsst alle in eurem Unternehmen zusammenarbeiten und kommunizieren können. Wenn ihr euch zusammensetzen und besprechen könnt, wie es mit eurem Projekt weitergeht, wird das definitiv helfen. Jeder hat die Möglichkeit, darüber zu sprechen, was seiner Meinung nach gut und was weniger gut gelaufen ist, und dann können sie sich gegenseitig mit Ideen und Gedanken helfen. Das hilft allen, zu verstehen, woher jedes Teammitglied seine Meinung über das Projekt hat.
Verbessere deine Problemlösung - Was auch immer für Fehler oder Probleme während des Projekts aufgetreten sind, du wirst die Möglichkeit haben, sie mit der ganzen Gruppe zu besprechen. Das kann dir helfen, kreativere oder effektivere Wege zu finden, um mit diesen Problemen umzugehen, falls sie in Zukunft auftreten. Egal, ob du kleinere oder größere Probleme hattest, es ist wichtig, die Dinge, die schief gelaufen sind, zu bewerten und Verbesserungen und bessere Möglichkeiten für die Zukunft zu finden. Denn irgendetwas wird immer schief gehen oder es wird zumindest immer Stellen geben, an denen es besser laufen könnte.
Schluss machen - An diesem Punkt schließt du dieses Kapitel deines Unternehmens ab, denn du bist endlich mit dem Projekt fertig. Alles ist erledigt. Es wurde an den Kunden übergeben, akzeptiert und (hoffentlich) bezahlt. Das bedeutet, dass du nie wieder darüber reden musst, sobald du alle Informationen veröffentlicht hast. Stelle sicher, dass du alles besprichst, was besprochen werden muss, und dass nach diesem Treffen nichts mehr besprochen werden muss. Ihr könnt jetzt offiziell zur nächsten Aufgabe übergehen.
Kommuniziere alles - Du kannst mit den Leuten in deinem Team sprechen, die an dem Projekt beteiligt waren, und du kannst dann alles Wichtige aus dem Treffen mit anderen teilen, die nicht zum Kernteam gehörten. Wenn also ein kleineres Team an einer Aufgabe gearbeitet hat, kannst du alle übergeordneten Ziele, neue Praktiken, geänderte Richtlinien usw. mit dem Rest des Unternehmens teilen, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was los ist und was in Zukunft getan werden muss, was dein Geschäft verbessert.
Feiere die Ergebnisse - Das ist ein guter Zeitpunkt, um sich zurückzulehnen und zu feiern. Wenn ihr alles besprochen habt, die wichtigen Details geklärt und alle Fehler und Probleme beseitigt habt, ist es an der Zeit, zu feiern. Du kannst dir ein wenig Zeit nehmen, um dich darüber zu freuen, dass du dieses Projekt geschafft hast, und um allen in deinem Team dankbar zu sein für alles, was sie zum Erfolg beigetragen haben. Es gibt keinen Grund, alles noch einmal aufzuwärmen, nachdem du es einmal durchgemacht hast. Bedanke dich bei allen, die Teil des Teams waren, für alles, was sie getan haben.
Vorbereitung auf dein Post Mortem Meeting mit Instagantt
Vielleicht bist du jetzt von der Idee überzeugt, ein Post-Mortem-Meeting zu veranstalten, aber du weißt nicht genau, wie du es machen sollst. Wir helfen dir bei diesem Prozess. Es muss gar nicht so schwierig sein, wie du vielleicht denkst. Du musst nur sicherstellen, dass du die richtigen Leute zusammenbekommst und dass du deine Materialien gut organisierst. Und das kannst du natürlich am besten mit einem Gantt-Diagramm erreichen. Instagantt kann dir dabei helfen.
Wenn du dich auf ein Treffen vorbereitest, ist es das Beste, dich zu organisieren. Mit Instagantt kannst du das ganz einfach tun, denn mit unseren Diagrammen kannst du alles einrichten, was du brauchst. Genauso wie du dein Projekt mit einer Gantt-Diagramm-Software erstellt hast, kannst du auch alles, was du für dein Post-Mortem-Meeting brauchst, auf die gleiche Weise einrichten. Du stellst das Team zusammen, das daran teilnehmen soll (oder fügst eine Erweiterung zu deinem bestehenden Projekt hinzu), und dann teilst du alle Aufgaben zu, die zur Vorbereitung des Treffens erledigt werden müssen.
Wenn du jemanden brauchst, der sich um das Sammeln bestimmter Informationen oder die Erstellung bestimmter Berichte kümmert, kannst du alles im Diagramm einrichten. Wenn du willst, kannst du ein neues Projekt erstellen, z. B. für dein Post Mortem Meeting. Du kannst Unteraufgaben erstellen, mit den verschiedenen Teammitgliedern kommunizieren und vieles mehr. Außerdem kannst du ein eigenes System für den Ablauf der Besprechung erstellen und es an alle Teilnehmer/innen schicken, damit sie es schon vorher wissen. Alles in allem wird es für alle einfacher, wenn du einen Plan mit allen Details hast.
Deine nächsten Schritte
Du musst dir selbst überlegen, worüber du sprechen willst. Die verschiedenen Vorteile, über die wir oben gesprochen haben, sind ein guter Ausgangspunkt. Du weißt, dass du darüber sprechen willst, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat, was man besser machen kann, wie man es besser machen kann, wer beteiligt war, welche Erfolge erzielt wurden und vieles mehr. Vergewissere dich, dass du diese verschiedenen Themen und alle Personen, die du besonders erwähnen möchtest (aus positiven Gründen), festlegst, bevor du mit irgendetwas anderem beginnst.
Du möchtest vielleicht mit deinem Team kommunizieren, bevor du das Post-Mortem-Meeting veranstaltest. Bei dieser Kommunikation kannst du verschiedene Methoden anwenden, um herauszufinden, was dein Team von dem Prozess hält und wie das Projekt gelaufen ist. Du magst denken, dass alles gut oder schlecht gelaufen ist, aber dein Team wird unterschiedliche Meinungen haben, je nachdem, wo es sich im Prozess befindet. Einige werden gute und einige schlechte Dinge zu sagen haben. Du willst alle Rückmeldungen hören.
Du könntest dich mit allen zu einer kurzen Besprechung zusammensetzen, in der jeder auflistet, was gut und was schlecht gelaufen ist. Schreibe alles auf und lass dann jeden seinen Weg gehen. Du wirst jedes dieser Themen später besprechen. Im Moment willst du nur allen die Möglichkeit geben, ihre ersten Gedanken zu äußern, und dann haben alle die Gelegenheit, über diese Dinge nachzudenken, bis es Zeit für das vollständige Treffen ist. Du wirst auch Gelegenheit haben, einige dieser Themen zu vertiefen.
Eine Umfrage ist eine weitere Möglichkeit, um Informationen und Feedback von den Mitgliedern deines Teams zu erhalten. Dazu musst du nur eine Umfrage erstellen, in der du auswertest, was deiner Meinung nach gut gelaufen ist und was nicht. Du kannst in deiner Umfrage dieselben Fragen stellen wie in einer kurzen Teambesprechung oder du kannst eine Umfrage verschicken, in der alle die Erfahrung bewerten können. Du könntest verschiedene Aspekte des Projekts auswählen, die alle bewerten sollen, und dann die Ergebnisse und das Feedback auswerten.
Durchführung des Post Mortem Meetings
Du bist jetzt bereit, dein Treffen zu veranstalten, aber du willst sichergehen, dass du es richtig machst? Du weißt jetzt, wie die Leute in deinem Team über das Geschehene denken. Du weißt auch, warum du ein solches Treffen abhalten musst und du weißt, wie du es organisieren kannst, bevor das Treffen überhaupt beginnt. Aber jetzt ist es an der Zeit, das Treffen abzuhalten, und du hast vielleicht ein bisschen Mühe mit dem Ablauf. Schließlich willst du ja, dass alles gut läuft. Was wirst du also tun?
Das Wichtigste ist, dass sich das Treffen auf das Positive konzentriert. Das bedeutet, dass du über einige Dinge sprechen musst, die schief gelaufen sind, aber dein Ziel ist es nicht, mit dem Finger auf jemanden zu zeigen oder jemandem die Schuld für die schlechten Dinge zu geben, die passiert sind. Dein Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass Dinge, die nicht so gut gelaufen sind, wie du es dir gewünscht hast, nicht mehr vorkommen. Vermeide es, Schuldzuweisungen zu machen oder jemanden zu benennen, der für diese Aufgaben verantwortlich war. Stattdessen stellst du einfach die Aufgabe vor und sagst, was besser hätte gemacht werden können. Vielleicht ist es sogar besser, wenn du jede Aufgabe vorstellst und fragst, was hätte besser gemacht werden können, selbst wenn die Aufgabe gut gelaufen ist.
Denke daran, dass jeder die Möglichkeit haben sollte, sich zu äußern, und du solltest versuchen, jeden zu ermutigen, zumindest ein paar Mal während des Prozesses das Wort zu ergreifen. Du willst sicherstellen, dass jeder zu Wort kommt, damit niemand das Gefühl hat, nicht wichtig zu sein. Jedes Mitglied deines Teams ist wichtig, um die Arbeit zu erledigen, und du wirst es ohne sie nicht schaffen. Wenn sie sich nicht wichtig fühlen, werden sie sich in Zukunft vielleicht nicht mehr so anstrengen, und das könnte dem ganzen Team schaden.
Achte darauf, dass jeder das Geschehen in der Besprechung respektiert. Das bedeutet, dass du darauf achten musst, was jeder zu sagen hat, und dass du offen sein musst, zuzuhören und das Feedback anzunehmen. Egal, was die Leute zu sagen haben, du musst es berücksichtigen und ihnen für ihren Beitrag und ihr Feedback danken. Erwecke niemals den Eindruck, dass du nicht zuhörst oder dass du ihre Meinung oder ihr Feedback für ungültig hältst, sonst werden sie es nicht wiederholen.
Als Projektmanager/in solltest du dir während dieser Diskussion auch Notizen machen. Schließlich trägt das Feedback, das du von deinem Team erhältst, dazu bei, dass du in Zukunft erfolgreich sein kannst. Wenn du ihr Feedback aufschreibst, zeigst du ihnen, dass du ihren Beitrag schätzt. Außerdem stellst du dich selbst auf den Erfolg des nächsten Projekts ein, weil du erkennst, wo du es hättest besser machen können, und weil du neue Möglichkeiten und Ideen siehst, wie du es noch besser machen kannst.
Wann sollte ein Post Mortem Meeting stattfinden?
Du bist dir nicht sicher, wann du ein solches Treffen abhalten solltest? Nun, du solltest eines abhalten, sobald du und dein Team ein Projekt abgeschlossen haben. Wenn du ein Projekt abschließt, das nur einen Tag und zwei Personen in Anspruch genommen hat, brauchst du vielleicht kein Post-Mortem-Meeting oder das Meeting besteht nur aus ein paar Worten, die zwischen den Teammitgliedern ausgetauscht werden. Wenn du mit einer großen Gruppe an einem Projekt arbeiten musstest und/oder es sich um ein Projekt handelt, das viel Zeit in Anspruch genommen hat, wirst du ein formelles Treffen abhalten wollen, um es durchzuarbeiten.
Du solltest sicherstellen, dass alle Teile des Projekts fertiggestellt und vom Kunden abgenommen wurden, bevor du dein Post Mortem Meeting abhältst. Ein zu frühes Treffen könnte dazu führen, dass ihr euch selbst beglückwünscht, bevor überhaupt etwas abgeschlossen ist und ihr das Projekt beendet habt. Du willst sichergehen, dass du die endgültige Genehmigung hast, damit du sehen kannst, was du gut gemacht hast. Wenn du die Genehmigung nicht hast, denkst du vielleicht, dass du etwas gut gemacht hast, aber der Kunde ist vielleicht nicht zufrieden damit.
Du solltest dafür sorgen, dass diese Art von Treffen zur Norm in deinem Büro wird. Das heißt, wenn du ein Projekt beendest, sollte das gesamte Team wissen, dass du eine Nachbesprechung ansetzen wirst. Auf diese Weise werden sie nicht überrascht und sind bereit, wenn du es bist. Du musst dafür sorgen, dass alle wissen, wann das Treffen stattfinden wird (vielleicht legst du fest, dass genau eine Woche nach Abschluss eines Projekts eine Nachbesprechung stattfindet). Sorge dafür, dass du alle Informationen, die für die Planung des Treffens notwendig sind, so früh wie möglich verschickst.
Was du zum Post Mortem Meeting mitbringen solltest
Was genau brauchst du für ein erfolgreiches Treffen? Auch das ist nicht so schwierig, wie du vielleicht denkst. Du brauchst natürlich dein Team, also stelle sicher, dass du alle Personen auflistest, die in irgendeiner Form an dem Projekt mitgearbeitet haben. Mit deinen Instagram-Tabellen sollte das nicht schwer sein, denn du hast ja schon festgehalten, wem welche Aufgaben zugeteilt wurden. Wenn Aufgaben an andere delegiert wurden, die nicht in der Tabelle stehen, solltest du auch das festhalten.
Nimm auch alle Berichte mit, die erstellt wurden, und eine abschließende Kopie des Projekts, das fertiggestellt wurde. Du solltest auch die Richtlinien mitbringen, die von Anfang an erstellt wurden, um den Anforderungen des Kunden gerecht zu werden. All diese Informationen werden dir helfen zu erkennen, wo du gut gearbeitet hast und wo du es besser hättest machen können. Du kannst die Ergebnisse mit den ursprünglichen Richtlinien vergleichen und in den Berichten nachsehen, was mehr oder weniger Zeit in Anspruch genommen hat, woher die Ergebnisse kommen und vieles mehr.
Vor allem muss man eine positive Einstellung mitbringen und die Bereitschaft, über alles zu reden, was passiert ist. Mit der Hilfe deines gesamten Teams wirst du deine Prozesse verbessern können, egal ob du nur kleine oder große Änderungen vornehmen willst. Das Wichtigste, was du tun kannst, ist zu reden. Wenn alle bereit sind, die Dinge in einem positiven Licht zu sehen und über die Dinge zu sprechen, die sie selbst hätten besser machen können, bist du auf jeden Fall auf dem besten Weg zum Erfolg.
Die Durchführung eines Post-Mortem-Meetings ermöglicht es dir und deinem gesamten Team, eure Fähigkeiten und Techniken weiter zu verbessern. So kannst du als Unternehmen mehr erreichen und deine Kunden noch zufriedener machen. Indem du lernst, was du gut machst und was du noch besser machen könntest, wirst du dich ständig verbessern, und das wird dir langfristig zu besseren Ergebnissen verhelfen. Ein Unternehmen, das bereit ist, realistisch und logisch über seine Erfolge und Misserfolge zu sprechen, ist besser darauf vorbereitet, sich weiterzuentwickeln.
