Como criar o plano do projeto
Seu projeto tem um plano? É bem provável que você ache que tem um plano de projeto, ou uma aparência de um. Você pode achar que tem tudo planejado e que sabe exatamente o que vai fazer, mas esse não é necessariamente o caso. Em vez disso, você pode estar apenas pegando seu projeto e seguindo em frente sem nunca criar o plano necessário para chegar lá. É nesse ponto que você precisará de um pouco de ajuda. E nós o orientaremos sobre o que significa ter um plano real e como você poderá criá-lo e usá-lo.
O que é um plano de projeto?
Vamos começar com o que é um plano de gerenciamento de projetos . É bastante simples, pois é um sistema que define de forma precisa e completa os objetivos, as etapas e o escopo do projeto em que você vai trabalhar. Portanto, se você já tem o projeto, então já está na metade do caminho para criar o tipo de plano necessário para que o projeto seja bem-sucedido. E caberá inteiramente a você decidir o que será incluído nesse plano.
Como escrever seu plano
A próxima etapa é escrever o plano. Claro, é uma ótima ideia criar um plano, mas se você não o escrever, há grandes chances de você esquecer algo ou de alguém não saber o que precisa fazer para realizar suas tarefas. É nesse ponto que escrever tudo ajuda você. Isso deixa tudo claro sem que você tenha que explicar várias vezes. Esse será um bom começo, você não acha? E isso ajudará vocês a serem mais bem-sucedidos.
Primeira etapa
A primeira etapa é saber qual será o escopo do plano. O que você precisa fazer para que seu projeto seja bem-sucedido? Qual é a sua meta? É criar uma campanha publicitária para a nova conta que você acabou de conquistar? Talvez seja criar um novo produto que atenda a uma necessidade específica. Não importa o que seja, o escopo do seu plano deve definir qual será o seu "produto" final e quando ele precisa ser feito. Você deve conhecer o final antes de definir o meio.
Segunda etapa
A segunda etapa é uma grande quantidade de pesquisa. Sabemos que você não gosta de fazer muita pesquisa, mas essa será uma parte importante do processo, pois você precisa saber não apenas o objetivo do projeto em si, mas também o que o cliente está procurando. O que ele espera de você? Além disso, com quem você trabalhará e como eles se saem melhor quando trabalham em equipe? Todas essas informações garantem que você esteja preparado para a execução do plano antes de colocá-lo em ação.
Terceira etapa
A terceira etapa é fazer perguntas. Você quer saber como as coisas precisam ser feitas, quem vai fazê-las e quais são os riscos e as recompensas. Você deve fazer o máximo de perguntas possível para entender completamente o projeto, de modo que possa criar um plano que responda com precisão a todas as perguntas do cliente, bem como às suas próprias perguntas. Certifique-se de que você não está deixando nada passar em branco nessa parte. Você precisará fazer perguntas ao cliente e a qualquer pessoa que faça parte da sua equipe para garantir que as coisas sejam feitas corretamente.
A quarta etapa é onde você começa a delinear o seu plano. É aqui que você criará uma ideia muito aproximada de como as coisas serão. Certifique-se de não se apressar, mas também não pense demais, pois você provavelmente fará muitas alterações antes de chegar ao plano final. Nesta parte, você escreverá qual é o objetivo final e cada tarefa que precisa ser realizada para chegar lá. Escreva os cronogramas necessários para essas tarefas, os recursos que serão necessários para executá-las e tudo o que você precisar em relação ao orçamento ou qualquer outra coisa.
Na etapa cinco, você começará a envolver ainda mais a sua equipe. É aqui que você deve discutir com eles as metas do seu projeto e o que será necessário para atingir essas metas. Você precisará trabalhar com eles para analisar algumas das ideias que teve para o seu plano e apresentar-lhes pensamentos e ideias para saber o que pensam. Para ser um bom gerente de projeto ou mesmo apenas um bom líder nesse projeto, você precisará levar em conta os pensamentos e as ideias deles. Ao conversar com eles sobre isso, você incentiva a comunicação desde o início.
Na sexta etapa, você criará uma versão mais formal e final do plano do projeto. Agora, não se sinta muito sobrecarregado, pois ainda haverá espaço para você fazer alterações mais tarde, mas essa versão deve ser o mais próximo possível da final. Faça toda a sua pesquisa para que, se tudo der certo, esse plano possa ser seguido e não se preocupe com o que pode não sair de acordo com o planejado. O software de gráfico de Gantt certo pode fazer uma grande diferença aqui, pois você pode atribuir diferentes tarefas, definir trabalhos que precisam ser feitos e até mesmo trabalhar com dependências e muito mais. Confira o InstaGantt para saber mais sobre como você pode obter a ajuda necessária para criar seu plano definitivo.
Na etapa sete, você começará a executar seu plano. Nessa etapa, você simplesmente enviará o plano de projeto que criou por meio do InstaGantt(criador de gráficos de Gantt)a todas as pessoas da equipe e a qualquer outra pessoa que precise ser informada (como seu chefe, por exemplo). Você quer ter certeza de que todos estão cientes de suas tarefas e atribuições e também de que começarão a trabalhar onde precisam imediatamente. Você não quer um ótimo plano que fique parado e junte poeira porque ninguém está fazendo nada.
A oitava etapa é quando você pede a uma última pessoa que examine atentamente o plano do seu projeto. Peça a ela que examine os detalhes e leia tudo com um pente fino. Você quer ter certeza de que não colocou acidentalmente a pessoa da área financeira, Sally, em uma tarefa que deveria ser realizada pela pessoa da área jurídica, Suzy, ou que não colocou o nome errado do cliente ou o prazo errado. Essa outra pessoa deve ter uma ideia do que está acontecendo com o projeto e deve ser capaz de apontar quaisquer problemas (inclusive o fato de que Matt está saindo de férias por uma semana quando você o incluiu em uma parte crucial do projeto, por exemplo).
Na etapa nove, você informará a toda a equipe e a todos os responsáveis pelo trabalho qual é o plano. Você o enviará a eles e quer ter certeza de que eles o leiam e entendam cada uma de suas funções. Incentive-os a fazer perguntas uns aos outros ou a você se precisarem de mais ajuda ou se não entenderem algo. Você quer que todos entendam e que comecem a trabalhar na execução do plano do projeto imediatamente. É assim que o resultado será alcançado. É também nesse momento que você deve discutir as coisas com o cliente para garantir que os prazos e as entregas estejam corretos antes de começar.
A etapa dez é o final e é aqui que você estará aberto a mudanças e será flexível em relação a coisas que podem não sair de acordo com o planejado. Você deve ter uma mente um pouco aberta sobre o que precisa ser feito e quando. Você precisa estar disposto a ajustar as coisas e trabalhar com sua equipe conforme necessário, como quando surge uma emergência e alguém não consegue entregar uma tarefa no prazo ou quando uma tarefa leva mais tempo para ficar pronta do que o esperado, ou mesmo quando o cliente fica um pouco difícil de contatar e você não consegue obter a aprovação final. Esteja disposto a editar o plano conforme necessário.
O que você deve incluir em seu plano final?
Vamos voltar um pouco atrás para garantir que o plano final seja exatamente o que você precisa, certo? Bem, ao trabalhar com o gráfico de Gantt , você poderá criar tudo diretamente no software de gerenciamento de projetos e começará com informações como o nome do cliente, o projeto específico e a data em que ele precisa ser entregue. Essas são as informações básicas e só o ajudarão a separar esse projeto de qualquer outro projeto em que você ou outra pessoa do seu escritório possa estar trabalhando. Você deve certificar-se de usar também quaisquer códigos ou tags interdepartamentais que possa ter.
Em seguida, crie marcos e itens específicos que precisam ser entregues. Dentro de cada um deles, crie cabeçalhos e subtarefas que precisam ser realizadas. Não tenha medo de criar várias camadas diferentes dessas tarefas para garantir que você cubra tudo. Você pode até mesmo atribuí-las a alguém e nomear essa pessoa diretamente no sistema. Dessa forma, todos na equipe sabem que a Sara é responsável pelo produto financeiro antes que o Mark possa começar a trabalhar no conceito de arte.
Você deverá adicionar todos os recursos necessários para cada uma das tarefas, o que significa que cada pessoa saberá do que precisa antes de começar, inclusive quem é responsável por esses diferentes recursos. Você também deve esclarecer qualquer coisa que pareça confusa, seja no sistema ou pessoalmente, e deve acrescentar as datas em que a pessoa deve trabalhar nessa tarefa. Crie uma data de início e uma data de término para que ela não fique muito à frente do restante da equipe e não atrase vocês todos.
