O que é um gráfico de Gantt?
Definição e exemplos
(Atualizado em maio de 2024)

Quando alguém menciona gráficos de Gantt, algumas pessoas podem pensar no caos das planilhas à moda antiga. Mas elas não poderiam estar mais erradas. Por quê? Porque os gráficos de Gantt são ótimos. Neste artigo, você encontrará um guia completo para entender a eficácia dos gráficos de Gantt em seus projetos, independentemente do tipo de setor em que você trabalha.
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Os gráficos de Gantt são comumente usados para acompanhar cronogramas de projetos e são especialmente úteis no gerenciamento de projetos. Para simplificar, eles ilustram e permitem que você saiba o que precisa ser feito e quando precisa ser feito. Os gráficos de Gantt também podem mostrar a você informações adicionais sobre as diferentes tarefas ou seções de um projeto, como, por exemplo, o progresso das tarefas, como um grupo de tarefas pode depender de outros grupos de tarefas, a importância de várias tarefas e os recursos que estão sendo usados em um projeto.
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Uma das melhores coisas sobre os gráficos de Gantt é que eles são extremamente visuais. No lado esquerdo de um gráfico, você encontrará uma lista de tarefas necessárias para um projeto e, na parte superior, uma escala de tempo. Aí vem a parte importante: cada tarefa é representada por uma barra; seu comprimento representa a duração de uma tarefa. Ao mesmo tempo, cada barra é representada pelo título da atividade que precisa ser concluída, juntamente com qualquer informação relevante que ajude a levá-la até o fim.

Você precisa de um gráfico de Gantt?

Essa é uma pergunta simples porque tudo o que você precisa saber é se tem ou não um projeto que precisa ser feito. Se você tem um projeto que está trabalhando para ser concluído e, especialmente, se estiver trabalhando com uma equipe de qualquer tipo, precisará de um gráfico de Gantt. Na verdade, mesmo que você esteja trabalhando em um projeto totalmente solo, talvez ainda precise de um gráfico de Gantt, pois ele o ajudará a desenvolver o projeto em todos os diferentes componentes. No entanto, ele é muito mais do que isso.
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Esses gráficos foram originalmente projetados para facilitar o planejamento e a execução de um projeto e, à medida que evoluíram, esse processo continuou a ficar mais fácil. Você pode usar um gráfico de Gantt, independentemente do tipo de projeto em que está trabalhando ou de como está trabalhando para fazer melhorias em sua empresa. Criar e executar um projeto da maneira correta fará uma enorme diferença para você, portanto, certifique-se de prestar atenção a todas as coisas diferentes que o gráfico de Gantt pode fazer. Tudo o que você precisa fazer é certificar-se de que está usando o gráfico certo e de que o está usando da forma mais completa possível.
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Se você está pronto para começar ou está curioso para saber um pouco mais sobre esses tipos de gráficos e como eles podem funcionar para você, continue lendo. Você aprenderá a usar esse tipo de gráfico de várias maneiras diferentes, inclusive criando funções e responsabilidades, monitorando o progresso de um projeto e até mesmo identificando diferentes marcos que precisam ser concluídos. Não importa no que você esteja trabalhando ou como planeja fazê-lo, você verá melhorias na forma como sua empresa conclui um projeto quando aprender a utilizar os gráficos de Gantt.

O que você precisa saber para criar seu gráfico de Gantt?

Quando você cria um gráfico de Gantt para o seu projeto, há muito trabalho a ser feito antes de passar para o processo de desenho do gráfico. Se tudo for feito corretamente, você criará um gráfico de Gantt que seja eficaz, independentemente da escala do projeto e do número de membros da equipe que trabalham nele. Portanto, aqui estão todas as coisas que você precisa saber antes de criar seu gráfico de Gantt.

Dividir o projeto em tarefas menores com entregáveis

A primeira coisa que você precisa fazer é dividir o projeto inteiro em tarefas menores com resultados adequados. Considerando que o projeto em que você está trabalhando é um aplicativo móvel. Ele terá muitas coisas, inclusive uma página inicial, páginas internas, diferentes recursos, funcionalidades de backend, banco de dados, armazenamento de arquivos e muitas outras. Portanto, você pode dividir o projeto inteiro em tarefas menores, por exemplo:

• Entrega de interface de usuário que incluirá uma interface de usuário completa
  
• Resultados de desenvolvimento de back-end que podem incluir várias tarefas menores
  
• Gerenciamento de banco de dados
  
• Armazenamento de arquivos
  

Tudo isso depende do escopo e dos requisitos dos projetos. Às vezes, os projetos não são muito grandes e complexos, portanto, não é necessário fazer várias entregas.

Decidir o cronograma para diferentes tarefas

Depois de dividir o projeto em tarefas menores, você precisa decidir o cronograma para todas essas tarefas. Você não pode definir prazos mais longos se precisar de melhor desempenho e eficiência. Lembre-se de que algumas tarefas levam mais tempo do que outras, dependendo de sua escala de dificuldade. Portanto, sempre decida o cronograma de acordo com isso.

Decidir quem trabalhará em diferentes tarefas

A próxima etapa deve ser decidir quem trabalhará em cada tarefa. Dependendo dos membros da equipe, você deve decidir qual pessoa lidará com qual tarefa.

Manter as revisões e reuniões em mente

Em todo o planejamento, as revisões e reuniões devem ser levadas em conta. É importante planejá-las estrategicamente, pois cada revisão pode não exigir o trabalho de todos. Da mesma forma, pode não ser eficiente que todos participem de todas as reuniões. O mais importante aqui é que você precisa agendar essas reuniões com muita frequência/raramente, dependendo do escopo do seu projeto. O produto final não estará à altura do que você deseja sem as reuniões e revisões adequadas.

Implementar todas as informações na forma de um gráfico de Gantt

Depois de trabalhar adequadamente no seu projeto, você pode implementar todas essas informações na forma de um gráfico de Gantt. Para isso, você pode usar diferentes maneiras de projetar um gráfico de Gantt, sendo que a melhor delas é usar um modelo on-line devido aos seguintes benefícios:

• Ele está na nuvem, o que significa atualização e compartilhamento em tempo de execução.  
  
• O uso das ferramentas certas ajuda as equipes a colaborar e a ter um bom desempenho
  
• Todos podem estar bem cientes das tarefas que lhes foram atribuídas e das mudanças no cronograma.
  

Para resumir, os gráficos de Gantt permitirão que você:

• Saber quais são as diferentes atividades
  
• Saber quais são as diferentes atividades
  
• Quando as atividades devem ser iniciadas e quando devem ser concluídas.
  
• Quanto tempo suas atividades estavam programadas para durar.
  
• Quanto custam suas atividades e quanto seu projeto provavelmente custará.
  
• Quais atividades dependem de outras para serem concluídas com eficácia.
  
• Status do progresso atual.
  
• A duração de todo o projeto.
  
• Saber quem é responsável por cada tarefa
  
• Encontre e cuide de todos os problemas associados ao projeto
  

Uma breve história dos gráficos de Gantt

Em meados da década de 1890, Karol Adamiecki, um engenheiro polonês, ficou conhecido por utilizar a primeira ferramenta desse tipo. Entretanto, ela só foi publicada vários anos depois e somente em polonês, o que limitou sua autoria e reconhecimento. Na verdade, ele o chamou de harmonograma e levou até 1931 para publicar sua versão do gráfico. No entanto, era apenas o começo, e o gráfico que ele tinha na época não era nada comparado aos gráficos de Gantt que conhecemos hoje.
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Em seguida, Hermann Schurch, em 1912, criou algo semelhante aos gráficos de Gantt para seu projeto de construção. Na época, eles não eram considerados nada de especial. Na Alemanha, de onde ele era, eles eram um desenvolvimento relativamente comum. É claro que não era nada parecido com o que temos hoje e ainda era relativamente simples. Não havia interdependências, por exemplo. Além disso, eram muito estáticos e relacionados a um único cronograma planejado.
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Por volta dos anos 1910 a 1915, foi Henry Gantt, um engenheiro americano, que projetou sua versão do gráfico. Foi essa versão que se tornou popular nos países ocidentais e, por isso, o nome Henry Gantt é hoje reconhecido por esse gráfico amplamente conhecido. Mas mesmo assim, como esses gráficos são a base do que usamos hoje, eles ainda não eram nada parecidos com as versões mais recentes que temos agora. Eles ainda tinham várias desvantagens que os tornavam inconvenientes para muitas aplicações.
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Naquela época, os gráficos de Gantt eram desenhados à mão e difíceis de construir. Qualquer alteração poderia atrasar horas de trabalho. Como eram desenhados à mão, sempre que era necessário fazer uma alteração, todo o gráfico tinha de ser desenhado novamente. Os gerentes de projeto passaram a criar gráficos em branco e a usar barras e blocos separados para mostrar as barras, de modo que pudessem ser ajustadas mais facilmente conforme necessário.
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Na década de 1980, as coisas começaram a mudar. Com o advento do computador pessoal, havia mais capacidade de personalizar os gráficos e criar versões mais complexas. Os gerentes de projeto começaram a usar esses sistemas em seus próprios computadores para criar gráficos exclusivos que podiam ser ajustados e manipulados de novas maneiras. Mas foi somente 10 anos depois que a Internet revolucionou mais uma vez o campo dos gráficos de Gantt. De repente, todos estavam usando esses gráficos com vários aplicativos diferentes baseados na web.
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Hoje, no entanto, as ferramentas especializadas de gerenciamento de projetos de gráficos de Gantt estão aqui para facilitar a vida das pessoas. Esses gráficos são ótimos para praticamente qualquer necessidade que você possa ter e oferecem muitas opções personalizáveis que são exclusivas e perfeitas para qualquer negócio que você possa ter. Não importa se você está trabalhando em um projeto complexo, com muitas partes móveis e um grande número de pessoas trabalhando na equipe, ou em um projeto pequeno, com uma equipe de menos de 10 pessoas, você descobrirá que um gráfico de Gantt facilita todo o processo.
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Os gráficos de Gantt também são especialmente excelentes para a colaboração em equipe e para que todos contribuam para um projeto, pois os membros da equipe podem ver facilmente quem está trabalhando em quê e o que precisa ser concluído em seguida. Esses gráficos cresceram e evoluíram de várias maneiras diferentes nas últimas décadas e continuarão a crescer e evoluir de várias maneiras diferentes. Isso ocorre porque eles continuam a mudar para refletir as necessidades das pessoas que os utilizam.
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O segredo é garantir que você veja esses gráficos como um método exclusivo para acompanhar e melhorar seu próprio gerenciamento de projetos. Quem sabe, você pode ser a pessoa que determinará o que será necessário para que os gráficos de Gantt continuem a evoluir para algo novo.

O que devo esperar de um software de gráfico de Gantt on-line?

Alguns dos recursos mais importantes que você deve procurar são:

• Gerenciamento de tarefas e cargas de trabalho
  
• Controle de tempo e progresso
  
• Dependências e marcos
  
• Colaboração da equipe
  

Esses recursos permitem que você tenha o máximo de controle sobre tudo relacionado à sua empresa e aos projetos específicos em que está trabalhando no momento. Ao poder acompanhar as tarefas e a carga de trabalho, você terá mais chances de realizar as tarefas com rapidez e precisão. Você terá a capacidade de acompanhar tudo o que está acontecendo e poderá garantir que cada tarefa seja contabilizada. Além disso, você também verá quem está encarregado de quais tarefas e se ele tem tarefas demais ou se consegue dar conta delas. Tudo isso facilitará que você fique por dentro de tudo.
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Em seguida, você poderá acompanhar o tempo e o progresso das diferentes tarefas e categorias do seu projeto geral. Isso tornará muito mais fácil para você garantir que cumprirá o prazo geral do projeto. O segredo é certificar-se de que você tenha atribuído a cada tarefa o prazo certo e que cada membro da equipe esteja atualizando o andamento de cada parte das tarefas às quais foi atribuído. Dessa forma, você e qualquer outra pessoa no projeto podem fazer login e ver imediatamente como está o seu desempenho.
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Em seguida, você pode acompanhar as dependências e os marcos. Você pode definir essas duas coisas para que todos saibam até onde você quer chegar e até quando. Eles também sabem por quem estão esperando para concluir diferentes tarefas e partes do projeto antes de poderem realizar suas próprias tarefas. Isso permite que todos vejam quem é responsável pelas diferentes partes do projeto e também garante que tudo seja feito na ordem certa.
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Por fim, com esse tipo de gráfico, você poderá colaborar com a equipe. Você poderá dar a todos um local específico onde poderão se comunicar e fazer comentários sobre diferentes projetos ou tarefas. Tudo isso permitirá que a sua equipe se certifique de que está no caminho certo e de que entende o que os outros estão fazendo. Isso tornará muito mais fácil para você manter todos na mesma página e continuará a incentivar todos a trabalharem juntos para realizar suas tarefas.
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Se o gráfico que você está vendo não cuidar de todas essas coisas para você, então não é o mais adequado para você. Afinal de contas, você quer um sistema que facilite sua vida e se encarregue de tornar a implementação de seus projetos muito mais rápida e eficiente. Isso só acontecerá se você estiver fazendo tudo o que for possível em um único lugar. E isso só acontecerá com o software certo. Não se contente com algo que simplesmente não consegue fazer todo o trabalho para você. Especialmente quando há algo por aí que pode.

A boa notícia é que uma ferramenta como o Instagantt seria a necessidade perfeita para você criar gráficos de Gantt on-line. Por quê? Porque você tem tudo em um só lugar! O Instagantt permitirá que você gerencie seus recursos, seu cronograma de carga de trabalho, seu orçamento e, o mais importante, sua equipe.

Configuração de um gráfico de Gantt

Quando você estiver pronto para configurar o gráfico de Gantt que usará na sua empresa, poderá personalizar tudo o que quiser. Você pode criar todas as regras e certificar-se de que tudo no gráfico será simples para você e sua equipe entenderem e acompanharem. Ao personalizar o gráfico, você o torna muito mais fácil para a sua equipe, o que o torna muito diferente dos sistemas caóticos do passado.
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Você inicia o gráfico de Gantt criando o projeto que deseja executar. Você pode dar um nome a ele e definir a data final em que ele precisa ser concluído. Em seguida, você começa a criar diferentes atividades ou tarefas que precisam ser realizadas para que o projeto seja realmente bem-sucedido. Assim, você pegaria o projeto final e o dividiria em etapas menores. Cada uma dessas etapas seria dividida repetidamente até que você tivesse todas as tarefas necessárias para atingir sua meta e concluir o projeto. Em geral, isso exigirá etapas e, em seguida, subetapas e, possivelmente, ainda mais subetapas (ou mais).
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Depois de criar cada uma das tarefas, você pode definir prazos para cada uma delas. Você poderá escolher quais tarefas levarão quanto tempo e isso afetará o comprimento das barras do gráfico de Gantt. A partir daí, você pode escolher coisas como dependências. Se você tiver tarefas específicas que precisam ser concluídas antes que a próxima possa ser concluída, poderá configurá-las no gráfico. Isso permite que qualquer pessoa que tenha uma tarefa a ser concluída veja exatamente o que precisa fazer ou o que precisa ser feito antes de chegar à sua tarefa.
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É claro que isso significa que você precisará atribuir cada uma das tarefas em seu gráfico. Você pode escolher quem são as pessoas que compõem a sua equipe e, em seguida, decidir quais dessas pessoas serão atribuídas a cada uma das tarefas que você criou. Como você tem tudo pronto e os prazos já estão definidos, não terá problemas em atribuir cada item às pessoas que podem cuidar melhor dele. Afinal de contas, você vai querer as melhores pessoas para cada trabalho.
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Com um gráfico de Gantt, o grande benefício é que, depois de atribuir tudo e todos saberem o que estão fazendo, você não terá problemas para acompanhar tudo. Na verdade, você pode dar a todos acesso ao gráfico para que possam verificar continuamente tudo o que precisa ser feito. Eles poderão ver quais tarefas foram concluídas e quais ainda precisam ser feitas. Também poderão marcar o andamento de suas próprias tarefas, bem como o progresso que fizeram para concluí-las.
Se precisarem de mais assistência de outra pessoa, esse sistema permite que se comuniquem com os outros ali mesmo. Portanto, não há necessidade de reuniões adicionais ou de tentar entrar em contato com alguém por e-mail. Toda a comunicação pode ser realizada diretamente no sistema, o que tornará tudo muito mais fácil, manterá todos responsáveis e manterá toda a correspondência em um único local central. Isso tornará muito mais fácil para você e sua equipe realizar o trabalho e garantir que ele seja feito da maneira correta. E você só conseguirá tudo isso com o Instagantt.
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Além disso, você poderá acompanhar o custo de cada uma das etapas e subetapas associadas ao seu projeto e ao projeto como um todo. Cada pessoa da sua equipe poderá colaborar nesse processo e você poderá ter certeza de que tem uma contabilidade precisa de tudo o que está acontecendo no projeto. Dessa forma, você pode ter certeza de que está faturando tudo com precisão e de que todos estão sendo pagos como deveriam. E tudo pode ser feito diretamente no próprio sistema de software, portanto, não há necessidade de software externo.

Dicas e truques para tornar seu gráfico de Gantt mais eficaz

Embora você faça tudo certo, ainda pode haver alguns erros que arruinarão a eficácia do seu gráfico de Gantt. Um gráfico de Gantt deve apresentar a linha do tempo e a mensagem em uma única olhada. Portanto, se o seu não conseguir fazer isso, aqui estão algumas dicas e truques que tornarão as coisas ainda mais eficazes para você:

• Nunca use tons de cinza ao projetar um gráfico de Gantt. Use cores diferentes estrategicamente para que o visualizador possa diferenciar facilmente as diferentes tarefas.
  
• Inclua todas as informações importantes em seu gráfico de Gantt de maneira adequada. O gráfico deve ser tão bem elaborado que não haja necessidade de fazer qualquer explicação sobre ele.
  
• As ferramentas modernas de criação de gráficos de Gantt oferecem opções para adicionar notas, comentários e arquivos. Portanto, adicione um onde for necessário, mas não exagere para manter as coisas claras.
  
• Integre alertas de e-mail em seu gráfico de Gantt. Ele lembra os responsáveis sobre suas tarefas e notifica as pessoas interessadas sobre qualquer alteração no cronograma ou nas tarefas.
  
• Nunca escolha o primeiro modelo que você encontrar. Em vez disso, procure os itens que você precisa incluir no gráfico e selecione o modelo de acordo com eles. Concentrar-se em todas essas dicas e truques pode tornar o gráfico de Gantt ainda mais eficaz para você e toda a equipe.
  

Concentrar-se em todas essas dicas e truques pode tornar o gráfico de Gantt ainda mais eficaz para você e toda a equipe.

Diferentes usos de um gráfico de Gantt

Dependendo de vários fatores, cada pessoa tem um caso de uso diferente para um gráfico de Gantt. Esses fatores geralmente incluem o tamanho da equipe, os marcos do projeto, a escala de dificuldade e os critérios de gerenciamento. No entanto, alguns casos de uso são eficazes para quase todos os projetos. O gráfico de Gantt torna mais simples o relatório do projeto durante todo o seu ciclo de vida. Portanto, abaixo estão alguns casos de uso de um gráfico de Gantt.

1. Definição do caminho crítico

Definir e implementar o caminho crítico de um projeto pode ser uma das coisas mais importantes no gerenciamento de projetos. Isso ocorre porque você precisa considerar tudo o que está incluído no cronograma de um projeto e que faz com que a entrega final demore mais tempo. Portanto, quando você usa o Método do Caminho Crítico ao elaborar o gráfico de Gantt, pode definir facilmente o caminho crítico do seu projeto, o que ajuda a projetar uma data final e uma data inicial. Assim, o projeto permanece no caminho certo de acordo com a linha do tempo projetada. A melhor parte aqui é que, quando você define o caminho crítico, todos podem trabalhar com eficiência em cada tarefa de acordo com o cronograma e o caminho.

2. Ajuste do fluxo de trabalho

Gerenciar um projeto não se trata apenas de atribuir tarefas e definir as datas de início e término. Há uma série de aspectos técnicos que precisam ser definidos para que o fluxo de trabalho seja fácil de gerenciar. Esses aspectos incluem:

• Diferentes cenários de tarefas
  
• Marcos e resultados
  
• Cronograma e prazos menores
  

Gerenciar isso pode ser difícil para projetos de grande escala, e manter o controle do fluxo de trabalho pode ser ainda mais difícil. No entanto, com um gráfico de Gantt, tudo isso se torna simples, de modo que o fluxo de trabalho de um projeto pode ser ajustado para que você obtenha o melhor desempenho e eficiência.

3. Tornar os projetos mais fáceis de gerenciar

Lidar com projetos de grande escala como um todo não é apenas difícil, mas também ineficiente. Com a ajuda de um gráfico de Gantt, todo projeto grande pode ser dividido em partes menores. Essas partes são geralmente conhecidas como entregáveis. Isso torna o projeto mais fácil de gerenciar para o comitê de gerenciamento. Da mesma forma, fica mais fácil para a equipe que trabalha no projeto concluir suas entregas.

4. Melhor gerenciamento de prazos

Na maioria das vezes, os prazos mais longos são perdidos, mas com um gráfico de Gantt, o gerenciamento de prazos pode melhorar. A criação de um gráfico de Gantt para projetos ajuda a manter o controle dos menores prazos e das alterações no cronograma. Assim, todos ficam a par do prazo mais próximo e de todo o projeto. O gráfico de Gantt também pode ajudar no planejamento preciso do projeto, com espaço para revisões e pequenas edições, para que o prazo seja sempre cumprido com eficiência.

5. Monitoramento do progresso

Assim como o gerenciamento fácil de prazos e tarefas, o monitoramento do progresso também se torna fácil com o gráfico de Gantt. As menores mudanças podem ser monitoradas com o mínimo de esforço por meio de programação e planejamento adequados. Além disso, o diagrama de Gantt fornece todas as informações em um formato gráfico que é relativamente fácil de classificar e compreender. Assim, o monitoramento do progresso em um relance se torna fácil e eficiente.

6. Identificação de problemas e desafios nos estágios iniciais

Cada projeto tem desafios e problemas diferentes. Alguns deles são conhecidos desde o início do projeto, enquanto muitos são revelados na metade do projeto. Ambos podem ser muito problemáticos se você não lidar com eles no momento certo e da maneira correta. O planejamento adequado por meio do diagrama de Gantt pode facilitar a identificação de problemas e desafios nos estágios iniciais. Ao elaborar o diagrama de Gantt, você deve estar ciente de todos os aspectos do projeto. Portanto, ao desenhá-lo, você pode vir a conhecer vários desafios diferentes ao longo do ciclo de vida do projeto. A detecção precoce pode ajudar a melhorar o planejamento e a busca de soluções para esses desafios. Assim, o cronograma geral do projeto não é prejudicado.

7. Edição e ajustes mais fáceis

Quando se trata de projetar um gráfico de Gantt, cada pessoa tem ideias diferentes. Algumas usam o Microsoft Excel ou o PowerPoint, enquanto outras se concentram em softwares dedicados à criação de gráficos de Gantt. Apenas algumas têm uma boa ideia sobre o uso de modelos para criar um gráfico de Gantt. No entanto, muitas pessoas consideram a criação manual da linha do tempo, geralmente feita de forma textual e sem gráficos. Projetar o gerenciamento da linha do tempo sem um gráfico de Gantt não é nada eficiente porque não será muito fácil de compreender e digerir para todos. Você terá muitas etapas manuais que podem tornar as coisas ainda mais ineficientes, dependendo do escopo do projeto. Portanto, usar um gráfico de Gantt é melhor do que o simples gerenciamento da linha do tempo pelos seguintes motivos:

• Melhor rastreamento e gerenciamento de fontes
  
• Boas opções de colaboração
  
• Não há curva de aprendizado acentuada para projetar o gráfico de Gantt
  
• Os gráficos ajudam todos a se concentrarem na linha do tempo.
  

Como um gráfico de Gantt é melhor do que qualquer outro método de gerenciamento de cronograma?

Sempre que um projeto passa por suas fases de desenvolvimento, ele precisa de muitas revisões. Às vezes, cada entrega precisa de ajustes e, sem o planejamento adequado e o gerenciamento de prazos, isso pode não ser muito eficaz. Ao projetar o gráfico de Gantt, você pode manter espaço para essas edições e ajustes após cada entrega. Assim, os ajustes não afetarão o cronograma geral do projeto, e a equipe poderá trabalhar no projeto com mais eficiência.