Quando os projetos se tornam maiores e mais longos do que o esperado, você logo se vê em um loop infernal. De repente, você está apagando incêndios o dia todo: correções de bugs, suporte ao cliente, problemas entre equipes. Você está respondendo a e-mails urgentes ou fazendo a mediação entre diferentes departamentos em questões menores. Todos os dias, todas essas tarefas são urgentes, necessárias e OBRIGATÓRIAS. Mas quando todas as tarefas são prioritárias, como você sabe qual delas é a mais importante? Bem, estamos oferecendo a você uma resposta para esse dilema.
Por que tudo o que você sabe sobre produtividade está errado
A situação descrita acima também é conhecida como o Efeito da Mera Urgência, que diz que tendemos a assumir tarefas com prazos mais curtos e janelas de conclusão menores. Por quê? Simplesmente porque elas precisam ser realizadas o mais rápido possível. Nós as escolhemos em vez de tarefas menos urgentes, mesmo que as menos urgentes sejam mais importantes e produzam recompensas maiores.
Isso faz com que nos fixemos na duração da tarefa e não no benefício de longo prazo. E quando esse problema surge no gerenciamento de projetos, nenhuma questão importante de longo prazo pode ser colocada em primeiro plano. Nós as negligenciamos até o último minuto. Quando chega a sua vez, elas se tornam urgentes de repente e só causam estresse e horas extras desnecessárias.
Rory Vaden, autor e estrategista de autodisciplina, afirma que as listas de tarefas e as técnicas de gerenciamento de tempo se concentram demais na eficiência. A maioria dos métodos de produtividade tem como objetivo fazer com que você seja mais rápido, optando por um resultado mais lucrativo. Mas eles apenas dão a você mais tempo durante o dia para tomar decisões de curto prazo. Para ajudar você a combater esse problema e ensinar-lhe uma nova maneira de resolver problemas, queremos apresentar-lhe a Eisenhower Matrix.
"Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."
Em termos mais simples, a Matriz Eisenhower é uma diretriz para a tomada de decisões eficazes. Seu brilho está em aprender a diferenciar quais tarefas são importantes e quais são urgentes. Como disse Vader, concentre-se em: "O que posso fazer hoje para tornar o amanhã mais fácil para mim?"
A Matrix permite que você faça planos estratégicos de longo prazo. Você aprende a se concentrar no panorama geral em vez de em tarefas que parecem urgentes, mas que não têm nenhum benefício abrangente para o projeto.
Aceite suas fraquezas
Antes de detalhar a Matriz de Eisenhower, sentimos a necessidade de enfatizar:
Não seja muito duro com você mesmo.
Como acontece com todos os novos métodos de produtividade que você deseja adotar, o aperfeiçoamento da Matriz Eisenhower exigirá muitas tentativas e erros. Encontre uma maneira de tornar as primeiras semanas ou meses mais fáceis. Faça o download de materiais de recursos, obtenha seus bullet journals ou conte com um aplicativo de planilha de horas como o Clockify (tanto off-line quanto on-line) para acompanhar seu progresso.
Se você estiver gerenciando uma equipe, agende tarefas e cronogramas com os membros da equipe usando um software de gráfico de Gantt para garantir que todos estejam na mesma página quando se trata de prioridades. O Instagantt pode ajudar você a começar a criar gráficos de Gantt.
Use qualquer ferramenta à sua disposição para fazer a transição da forma mais tranquila possível. Todos nós aprendemos de forma diferente, e a adaptação a um novo fluxo de trabalho não é diferente de aprender um novo idioma. Até mesmo o elogiado método Agile precisa de mais de um ou dois anos para ser implementado adequadamente.
Como funciona a Matriz Eisenhower
Como John Green, do popular canal do YouTube Vlog brothers , resume:
"A produtividade não precisa estar relacionada ao trabalho, à maximização da produção ou a qualquer outra coisa. Há muitas maneiras de você ser produtivo. Para mim, a produtividade é principalmente uma questão de reconhecer que o tempo é o que temos."
Pare de pensar em velocidade e comece a pensar em propósito. Para começar a fazer escolhas realmente mais inteligentes e conscientes quando se trata de tarefas de projetos, você precisa saber a diferença entre importante e urgente.
O importante - Uma maneira de diferenciar entre tarefas importantes e não importantes é perguntar a você: "O projeto será prejudicado se essa tarefa não for realizada?" Tarefas importantes são aquelas com consequências ou resultados duradouros. Se o trabalho de outras pessoas depender de sua conclusão ou se ela tiver um grande impacto no projeto, a tarefa não deve ser ignorada.
Urgente - A urgência se concentra no tempo e na eficiência. Essas são tarefas com prazos claros. Se algo é urgente ou não, dependerá de várias circunstâncias (dependendo do que o projeto envolve). No entanto, lembre-se de que a flexibilidade da sua agenda e as metas do projeto também desempenham um papel importante.
Depois que você descobrir a diferença entre urgência e importância, a segunda etapa é classificar suas tarefas em quatro grupos, de acordo com o seguinte:
IMPORTANTE e URGENTE (DO) Green ilustrou isso com um exemplo simples de sua casa pegando fogo. É algo que você PRECISA fazer imediatamente. Em termos menos catastróficos, essas tarefas geralmente são aquelas que deixamos para a última hora ou que surgem de circunstâncias imprevistas.
O IMPORTANTE, mas NÃO URGENTE (DECIDE) Outro exemplo simples seriam as metas pessoais e profissionais de longo prazo, como progredir na carreira, escrever um livro ou fazer exercícios (a menos que haja um problema sério de saúde, nesse caso, é urgente). A regra geral para esse grupo é programar um tempo para trabalhar nessas tarefas. Se você as adiar, elas ficarão mais para frente até que se tornem urgentes ou nunca sejam realizadas.
As tarefas NÃO IMPORTANTES, mas URGENTES (DELEGAR) Essas podem ser tarefas menores, braçais e cotidianas, como fazer compras no supermercado, pagar contas ou ler e-mails. Você pode facilmente delegar ou automatizar essas tarefas. Pense nos pais que mandam seus filhos ao supermercado para comprar ovos e leite enquanto eles preparam o almoço. Ou, no nosso caso, realizar uma reunião de atualização de projeto, por exemplo. Se você tiver um trabalho mais importante, designar alguém igualmente informado para realizar a reunião ajudará a longo prazo.
As atividades ou tarefas NÃO IMPORTANTES e NÃO URGENTES (DELETE) As atividades ou tarefas que se enquadram nessa categoria geralmente são distrações. Por exemplo, redesenhar a página do site porque o esquema de cores está errado. Isso não é importante e não é urgente, pois não afetará a retenção de clientes.
Para vocês que são do tipo visual, a Matriz de Eisenhower pode ser representada com uma simples caixa.
O importante é ter em mente que o filtro importante/urgente muda de acordo com seus projetos e metas. A Matriz Eisenhower é uma receita para a solução de problemas de longo prazo e para evitar a armadilha da mera urgência, na qual todo projeto está fadado a cair.
A magia do "NÃO"
Além de aprender a usar a Matrix, você terá que aprimorar suas habilidades de rejeição. Por exemplo, se você for CEO de uma startup em ascensão, suas mãos estarão cheias de projetos e tarefas relacionados a ela. Alguns amigos ou conhecidos podem entrar em contato com você pelo LinkedIn para ajudar a apresentá-los a alguns de seus novos parceiros ou contratá-los.
Se aplicarmos a Matriz de Eisenhower a esse cenário, essa atividade não é importante nem urgente para você ou seu projeto. Portanto, em vez de dizer a eles que entrará em contato, ou passar horas enviando e-mails ou conversando com eles, você simplesmente responde "não". Bem, em vez disso, você elabora um e-mail muito educado informando que, por enquanto, não pode ajudar, pois tem muitas coisas para fazer.
A rejeição é uma grande parte do processo de filtragem. As atividades que terminam no quarto grupo de Eisenhower são as que têm maior probabilidade de serem descartadas (por exemplo, excluir seu lixo eletrônico em vez de classificá-lo). E se você continuar movendo uma tarefa para o quarto grupo semana após semana, então ela não era importante ou urgente, para começar.
À medida que as tarefas sobem e descem na escala de prioridades, não se esqueça de manter todos atualizados sobre as mudanças e como elas afetam o projeto como um todo.
Em conclusão
Quando dominada, a Matriz Eisenhower é uma ferramenta poderosa. É um método feito sob medida para aqueles que têm metas que parecem nunca conseguir atingir porque não há horas suficientes no dia. Com a Matrix, você reavalia suas prioridades e, como Green e Vaden enfatizam, aprende a se concentrar no que é importante em vez de falsa urgência. Diga adeus a apagar incêndios à medida que eles surgem e a se sobrecarregar com projetos. Colocando o panorama geral em primeiro plano, a Eisenhower Matrix prova ser um dos melhores métodos de autocuidado para projetos e equipes em dificuldades.
Escrito por Marko Maric: Marko Maric é um profissional de marketing e blogueiro. Ele aborda principalmente tópicos relacionados a negócios, marketing e produtividade. Atualmente, Marko trabalha na Clockify - uma ferramenta gratuita de controle de tempo.
