Qual é o pior inimigo de uma equipe? A confusão e a incerteza. Como gerente, não há nada mais preocupante do que ouvir a pergunta: "Quem deveria estar fazendo isso, mesmo?". Se isso for uma realidade para você ou sua equipe, talvez você precise seriamente implementar uma Matriz RACI.
O gerenciamento de projetos exige o envolvimento de várias pessoas; isso é um fato. Mas como você se certifica de que cada um deles está assumindo a responsabilidade por suas tarefas e ações? Como você, como gerente, se certifica de que sua equipe está totalmente ciente de seu próprio nível de responsabilidade em relação a uma tarefa específica? É nesse ponto que um gráfico RACI pode ser útil. RACI significa Responsible, Accountable, Consulted and Informed( Responsável, Responsável, Consultado e Informado) e é um modelo altamente recomendado para identificar funções e responsabilidades e atribuir tarefas e marcos às pessoas certas da sua equipe. Dessa forma, você pode ter certeza de que todos na sua equipe sabem o que fazer e quando fazer. Além disso, eles sabem a quem podem recorrer se precisarem de ajuda ou se a tarefa anterior não tiver sido concluída. Ao implementar esse tipo de sistema, você terá uma melhor compreensão dos principais aspectos de um projeto, ou seja, quem, o quê, quando, onde e como. E tudo o que você precisa fazer é olhar para um local central para obter as informações, pois todas elas estão armazenadas no gráfico RACI.
Definir funções
Responsável: Esse indivíduo executa a tarefa até a conclusão. Portanto, é necessário que haja pelo menos um responsável ligado a cada tarefa, atividade ou decisão, mas você pode querer/precisar ter vários desses indivíduos em sua equipe.
Responsável: Esse membro da equipe delega o trabalho e é o responsável final por revisar as tarefas e certificar-se de que foram realizadas até o fim. Igualmente importante, você não deve atribuir mais de um responsável para cada tarefa, ou poderá haver confusão.
Consultado: Essas pessoas têm as respostas. Normalmente, são especialistas e fornecem informações úteis que ajudarão a levar as tarefas até a linha de chegada. Consequentemente, eles geralmente estarão em comunicação direta com as partes responsáveis.
Informados: Esses membros da equipe precisam conhecer e estar cientes do andamento de um projeto. O resultado de cada tarefa e/ou o próprio projeto os afeta.
Avaliar tarefas e marcos
Por fim, é importante dar uma olhada nas tarefas reais que precisam ser executadas e nos marcos que você deseja definir ao longo do caminho. Cada tarefa será um subconjunto do objetivo geral que você precisa alcançar. Dentro dessas tarefas, haverá marcos que precisam ser concluídos para marcar a passagem em direção a essa meta. Os marcos podem ser de qualquer tamanho e, em geral, você terá alguns no início do projeto, quando etapas menores tiverem sido alcançadas, e outros que ocorrerão mais tarde no processo, depois que etapas maiores tiverem sido alcançadas. Qualquer coisa que o aproxime um pouco mais da conclusão de sua meta final será considerada um marco, embora você possa ou não comemorar marcos desse tipo. Certifique-se de avaliar todos os aspectos do projeto que você criou e de definir marcos realistas com prazos que deseja alcançar. Além disso, certifique-se de que você está criando tantas tarefas quantas forem necessárias para atingir o objetivo final de forma rápida e eficiente. A equipe deve ser capaz de olhar para essas tarefas e ver exatamente como vai sair de onde está agora para o projeto concluído.
Como um gráfico RACI pode ajudar a mim ou à minha equipe?
Um gráfico RACI é uma ótima solução quando você tenta evitar qualquer confusão durante um projeto. Com esse tipo de sistema, você saberá exatamente quem é responsável pelo quê dentro do projeto. Isso significa que você pode ver, de forma rápida e fácil, se Mark é o responsável por concluir o aspecto da folha de pagamento ou se Jon é. Você pode dar uma olhada no gráfico e ver que a Rebecca foi designada para criar um projeto e não a Jessica. Além disso, isso facilita muito a comunicação. Quando você souber quem é o responsável por cada tarefa, terá mais condições de entrar em contato com a pessoa certa. Isso reduzirá a comunicação desnecessária ou a tentativa de alguém de encontrar as pessoas certas para fazer algo ou responder a uma pergunta. A comunicação é possível até mesmo diretamente por meio do sistema que você usa para monitorar suas atribuições. Isso significa que você não precisa nem sair do escritório. Ao trabalhar com vários membros da equipe, é possível envolver as pessoas certas no momento certo e acelerar as aprovações e a tomada de decisões dentro da equipe. Você pode entrar em contato com as pessoas diretamente pelo sistema ou enviar facilmente um convite para um bate-papo ou reunião em grupo diretamente pelo sistema. Afinal, você terá a capacidade de ver exatamente quem está envolvido em cada etapa do processo e quem precisa saber as informações que estão sendo discutidas. Além disso, um modelo RACI será especialmente útil quando se busca distribuir uniformemente a carga de trabalho, pois ele se torna visual. O gerente de projeto ou programa poderá examinar cada uma das tarefas e atribuí-las a alguém da equipe. A partir daí, ele poderá ver se alguém está fazendo mais do que a sua parte justa e poderá reatribuir e realocar diferentes tarefas para garantir que todos estejam recebendo a quantidade certa de trabalho dentro da equipe. A confusão de propriedade se tornará uma coisa do passado, pois todos saberão exatamente quem está fazendo o quê. Você não precisará se perguntar quem é o responsável por uma tarefa específica, pois, se não souber, basta fazer login no sistema e ver imediatamente quem é o proprietário da tarefa. Não há necessidade de perguntar ou tentar descobrir por conta própria, pois as informações estão ali, esperando por você. Com esse tipo de sistema, você economizará dinheiro em geral para a sua equipe e para a sua empresa. Como todos recebem uma tarefa, todos podem ver quem é o responsável, a comunicação é aprimorada e todos sabem quando e como realizar suas tarefas, não há tempo ocioso. Também não há sobreposição entre as pessoas que realizam a mesma tarefa ao mesmo tempo. O trabalho é feito com mais rapidez e eficiência, diminuindo a quantidade de dinheiro gasto.
Leve seu gráfico RACI para o próximo nível
Agora, depois que você definiu as ações, tarefas e funções concretas do seu projeto, é hora de concretizá-lo. Nesse ponto, é importante que você realmente passe pelo processo de usar o tipo certo de software de gráfico de Gantt para ajudá-lo. De fato, uma ferramenta como o Instagantt pode ajudar você a dar vida ao gráfico RACI e a visualizar seu projeto, especialmente quando ele envolve várias partes. Ao trabalhar com esse sistema, você terá todos os benefícios de um gráfico RACI e muito mais. O software de gerenciamento de projetos certo, como o que você encontrará no Instagantt, permitirá que você cuide de tudo o que precisa de forma rápida, fácil e eficiente. Afinal, é assim que você conseguirá tirar o máximo proveito do processo, certo? Com os gráficos de Gantt , você poderá criar e monitorar seus projetos rapidamente e, a partir daí, atribuir as tarefas a qualquer pessoa que você tenha adicionado ao sistema. Esse criador de gráficos de Gantt permite que você monitore como todos estão se saindo com as tarefas que você lhes atribuiu. Isso porque você poderá preencher o quanto está avançando em uma tarefa e o que ainda precisa ser feito em cada tarefa. Isso facilita para que todos acompanhem o andamento do projeto e o que será necessário para que ele avance ou seja concluído. Você ainda terá a oportunidade de visualizar seus gráficos por vários métodos diferentes. A partir daí, tudo o que você precisa fazer é iniciar o processo. Você pode fazer isso começando com o projeto ou meta abrangente que deseja criar. Dê um nome ao seu projeto e comece a trabalhar nas datas e nas tarefas específicas que precisam ser executadas. Você pode fazer isso facilmente, sem precisar atribuí-las no início. Isso lhe dará muito mais liberdade durante o trabalho. A criação das tarefas antes de começar a atribuí-las permite que você calcule o que precisa ser feito sem se distrair. Em seguida, você pode se concentrar na atribuição de tarefas a pessoas diferentes depois de decidir quais tarefas realmente existem no projeto.
Gráfico RACI por funções
Atribua uma função a cada membro diferente da equipe.
Atribua tarefas diferentes a membros diferentes da equipe. Certifique-se de que você tem as pessoas certas na sua equipe e, em seguida, comece a atribuí-las. Como mencionamos, você poderá garantir que cada indivíduo da sua equipe receba o equilíbrio certo de tarefas. Você também poderá alocar cada tarefa de forma justa e garantir que cada atribuição seja repassada a alguém da equipe. Além disso, desenhe dependências para priorizar determinadas ações e manter uma linha clara de comunicação graças às opções de "menção" do Instagantt. Quando você define suas dependências, significa que está criando uma tarefa e, em seguida, uma tarefa secundária que pode ser concluída quando a primeira estiver pronta. Isso ajuda sua equipe a saber quem é responsável pelo quê e quando poderá concluir uma tarefa.
Comunique-se com seus colegas de equipe mencionando-os.
Tudo o que você precisa fazer é mencionar alguém nas tarefas que você atribuiu e essa pessoa poderá ver o que você disse. Ela poderá ver o que você comentou e também poderá comentar qualquer informação que você tenha fornecido. Isso ajudará você a se comunicar sem ter de marcar reuniões ou enviar mensagens por meio de outras plataformas. Você poderá compartilhar imediatamente as informações de uma tarefa com outros membros da sua equipe. Isso garante que cada pessoa da sua equipe possa ver o que está acontecendo em outras tarefas e comentar sobre qualquer outra coisa que precise ser feita também. Isso facilitará a realização de algumas das tarefas maiores necessárias para o projeto. Como resultado, você poderá criar um projeto, fazer com que os membros da sua equipe colaborem em tempo real e ajudar a manter um senso claro de propriedade das tarefas de todos. Você gostaria de ver mais sobre o que o Instagantt pode ajudar você a alcançar?
Quem precisa usar um gráfico RACI?
Quando se trata de usar um gráfico RACI, você deve ficar atento a uma série de situações diferentes. É claro que você pode usar um gráfico RACI em todo e qualquer projeto que estiver criando, mas há algumas situações em que será ainda mais importante saber o que está acontecendo e quem é o responsável em diferentes partes do projeto. Então, onde você deve usar esse tipo de gráfico? Primeiro, se houver um processo específico que precise ser seguido para obter a aprovação correta e tomar decisões, ter um gráfico RACI fará uma grande diferença para você. Você poderá obter rapidamente a aprovação e marcar ou mencionar as pessoas que precisam emitir a aprovação. Se você precisa garantir que todos saibam quem é responsável por diferentes tarefas, também deve usar esse tipo de gráfico. Ele permite que você veja quem é responsável por cada peça do quebra-cabeça e faça as atribuições conforme necessário. Além disso, isso permitirá que todos realizem suas próprias tarefas. Quando parece que alguém está fazendo mais do que sua parte justa das tarefas de um projeto, esse é outro bom momento para usar esse tipo de gráfico. Você poderá garantir que todos recebam uma tarefa e que ninguém esteja trabalhando em mais tarefas do que os demais. Afinal de contas, é isso que você está tentando evitar no interesse da justiça, certo?
Como começar a usar o gráfico RACI
Quando você estiver pronto para começar, certifique-se de conversar com todos que fazem parte da sua equipe. Você quer ter certeza de que sua equipe sabe com quem está trabalhando e o que precisa fazer. Explique a eles como o processo funcionará e quais tarefas precisam ser realizadas. Mostre-lhes também o gráfico, para ter certeza de que cada um pode executar suas tarefas. Você deverá atribuir as tarefas adequadamente e certificar-se de que todos estejam cientes de quaisquer mudanças que ocorram durante o projeto. Se você tiver de se reunir com alguém da equipe, certifique-se de que eles saibam o que está acontecendo e quando. Todas essas coisas podem ser feitas por meio do gráfico RACI e do seu gráfico Instagantt. Certifique-se de que você atribui tarefas seguindo o método RACI. Você precisará saber quem é a parte responsável e quem é o indivíduo informado. Todas essas coisas ajudarão você a manter o controle do projeto e a ficar de olho em tudo o que precisa ser feito.
Se você estiver pronto para realmente começar a trabalhar nos seus projetos, um gráfico RACI é definitivamente o caminho a seguir. Certifique-se de que você saiba como atribuir os diferentes aspectos do gráfico. Além disso, certifique-se de que você atribui cada tarefa do gráfico e do projeto às pessoas certas. Você descobrirá que seu projeto será muito melhor quando souber como atribuir tarefas da maneira correta. Certifique-se de que está utilizando todos os recursos do Instagantt e do gráfico RACI com o qual está trabalhando e você poderá ver uma grande diferença em seus negócios.
