Quando se trata de administrar qualquer tipo de negócio que lide com clientes, você precisa saber como criar um briefing de projeto. Afinal, você precisará informar ao cliente exatamente o que está planejando fazer ou o que está oferecendo a ele.
Vamos começar com o básico e explicar o que realmente é um briefing de projeto. Um briefing de projeto é uma forma de informar ao seu cliente exatamente o que você está oferecendo. Portanto, ao criar um briefing de projeto, você informará o cliente sobre o projeto ou plano que você executará, desde as etapas a serem seguidas até o objetivo final, que é o produto final que ele provavelmente solicitará. O briefing do seu projeto pode ser extraordinariamente detalhado e ter várias páginas, ou pode ser mais amplo e ter apenas uma ou duas páginas de resumo.
Normalmente, você vai querer um briefing bastante detalhado. Isso significa que ele abordará todos os diferentes aspectos do projeto que você está criando, desde os objetivos até os resultados, vários marcos ao longo do caminho, processos, recursos, cronograma, o escopo do projeto e muito mais. Em geral, quanto mais detalhado for o briefing, mais feliz ficará o cliente. Sem mencionar que isso garante que todos estejam na mesma página com relação ao que realmente será feito (e o que não será) e quanto tempo isso levará.
Por que você precisa de um resumo do projeto
Agora, depois de saber o que é um briefing de projeto, você precisará entender por que quer um, certo? Bem, já falamos um pouco sobre isso. Um briefing de projeto permite que o cliente saiba exatamente o que você vai fazer e como vai fazer. Ele permite que ele saiba exatamente quanto tempo cada etapa levará, quando esperar marcos e todas as coisas diferentes que você espera dele ao longo do caminho. Em resumo, isso garantirá que todos na equipe do projeto entendam o que está acontecendo.
Você quer ter certeza de que seu cliente não está esperando mais de você do que você planeja entregar. Ele quer ter certeza de que está recebendo tudo o que espera pela taxa acordada. E, ao criar um briefing de projeto, você cumpre esses dois objetivos. Você e o cliente ficarão muito mais felizes porque estarão mais confortáveis com o que está acontecendo e estarão totalmente informados. Você não corre o risco de chegar ao final com alguém insatisfeito porque as coisas não foram feitas da maneira que ele esperava.
Quando você deve criar um briefing de projeto?
Então, quando você vai criar o briefing do projeto? Bem, você pode criar um briefing geral do projeto (um dos curtos que mencionamos anteriormente) antes mesmo de conseguir o trabalho. Isso pode fazer parte da sua apresentação ao cliente quando você estiver tentando ganhar o trabalho desde o início. O breve resumo do projeto fornecerá uma visão geral do que o cliente pode esperar do trabalho que você fará. É uma excelente maneira de resumir as coisas, para que eles tenham algo para comparar com as outras ofertas.
Depois de receber o trabalho, você deve começar a trabalhar no briefing mais detalhado do projeto. Você deve informar ao cliente quanto tempo levará (que não deve ser muito) para montar tudo. Em seguida, certifique-se de que você detalhou absolutamente tudo o que puder. Talvez você também precise revisar as coisas com a sua equipe e com o cliente para ter certeza de que tem todos os detalhes. Depois de se reunir com o cliente, talvez seja necessário revisar ou alterar as coisas para garantir que tudo esteja sendo feito da maneira que ele espera (e que você espera). Mas o briefing precisa estar pronto antes de você começar a trabalhar.
Como você cria um briefing de projeto?
A última pergunta que você provavelmente tem é como criar o briefing do projeto. Felizmente, isso não é tão complicado quanto você imagina. Você levará algum tempo, mas o esforço envolvido será melhor. Você só precisa se certificar de que reservou o tempo necessário e de que está trabalhando com todas as pessoas que farão parte da equipe quando realmente iniciar o projeto.
Preparando-se para redigir
A primeira coisa de que você precisará para o briefing do seu projeto são as informações sobre o próprio projeto. Afinal, como você vai criar um briefing de qualidade se não sabe nem mesmo o que está acontecendo com o projeto? Quem está envolvido? Qual é o objetivo final? Como é o trabalho da equipe? O que o cliente está esperando? O que a equipe espera? Quem é responsável por tomar decisões? Todas essas perguntas podem parecer muito complicadas, mas elas são apenas uma parte das perguntas que você precisa fazer para criar o briefing do seu projeto.
O que isso significa é que você precisará saber:
- Resultados finais/objetivo geral
- Processo da equipe
- Configuração da equipe
- Expectativas do cliente
- Expectativas da equipe
- Quem é o responsável pela tomada de decisões no lado do cliente
- Quem é o responsável pela tomada de decisões no projeto
- Quando as entregas de marcos são esperadas
- Dependências
- Solicitações de tempo do cliente para revisar os resultados das etapas
- Prazos
Depois de saber todos esses aspectos, você estará mais bem preparado para o processo de apresentação do briefing em um formato que faça sentido para todos. Afinal, se você for o único que consegue entendê-lo, isso não ajudará muito.
Como você está se preparando
Em seguida, você começará a elaborar o briefing do projeto, e é aqui que um gráfico de Gantt pode ser realmente útil. Agora, o briefing do projeto geralmente será um documento com informações escritas, como um relatório. Mas ter uma linha do tempo na frente do relatório ou para ajudá-lo a redigi-lo será muito mais fácil do que tentar redigir um relatório a partir de um monte de pequenas anotações que você fez em todos os lugares para tentar acompanhar tudo e todos.
Criar um gráfico de Gantt com um criador de gráficos de Gantt permite que você disponha todas as informações críticas que serão incluídas no seu briefing. Você apresentará cada uma das diferentes tarefas que precisam ser concluídas, quando elas precisam começar e terminar, quem está encarregado delas, quaisquer subtarefas associadas, quaisquer dependências e tudo o mais que desejar. Você pode até mesmo definir os marcos que precisam ser alcançados e os prazos para cada marco, entrega e fim do projeto. Dessa forma, você sabe absolutamente tudo o que acontece no projeto e tem tudo em um só lugar.
Melhor ainda, o gráfico de Gantt pode ser personalizado para que tudo seja codificado por cores, organizado em uma ordem que faça sentido para você, organizado com diferentes títulos e muito mais. Tudo isso facilita para você e sua equipe entenderem o que o gráfico está dizendo e encontrarem as diferentes tarefas que foram delegadas a eles. Todos os responsáveis pelo projeto ou por alguma parte dele podem fazer o check-in a qualquer momento e ver no que devem estar trabalhando e quando é o prazo final para essa parte do projeto.
Além disso, todos poderão se comunicar uns com os outros por meio do próprio gráfico. Dessa forma, se você ou qualquer outra pessoa tiver uma dúvida, não há necessidade de procurar comunicação externa. Tudo pode ser feito diretamente pelo mesmo sistema de gerenciamento de projetos. E isso pode ser feito por meio de bate-papo, deixando anotações e muito mais. Se você ou eles precisarem atualizar algo, isso também pode ser feito diretamente no gráfico, sem a necessidade de passar por um processo complicado para isso. E as atualizações podem ser anotadas no gráfico, para que você sempre saiba em que ponto está o projeto.
Como usar o gráfico de Gantt
Depois de criar um gráfico de Gantt, você terá muito mais facilidade para criar o briefing do projeto. Afinal de contas, as informações de que você precisa estarão bem à sua frente. Você examinará atentamente todas as informações na linha do tempo e, em seguida, poderá começar a trabalhar para dar mais detalhes e facilitar a compreensão do cliente. É claro que você também precisará acrescentar algumas informações adicionais para garantir que o design esteja claro.
Embora um gráfico de Gantt on-line ajude você a organizar as informações e a acompanhar o seu trabalho, ele não detalha todas as pequenas partes que o cliente pode querer saber, como, por exemplo, como as entregas serão fornecidas, o que o cliente precisa fazer para ajudar a levar o projeto adiante e assim por diante. No entanto, ao iniciar o briefing do projeto, você pode começar definindo o cronograma e, em seguida, preencher mais detalhes ao longo do caminho. Depois de fazer isso, você descobrirá que tem uma estrutura muito boa para o briefing.
Esclarecendo tudo
Quando estiver pronto para detalhar o máximo possível as coisas, você deve analisar algumas questões críticas. Você precisa responder por que esse projeto está sendo feito. Você precisa entender quais são os objetivos finais do cliente e como você os alcançará. Você precisa saber quando atingirá os marcos e as entregas menores ao longo do caminho. Você precisa saber quem está trabalhando em cada parte da tarefa, quando os marcos menores começarão e terminarão, quando o projeto final começará e terminará e como você e o cliente avaliarão se o projeto está no caminho certo.
Você precisará responder a muitas perguntas para o cliente, inclusive quem é responsável por informar o cliente, com que rapidez ele pode esperar respostas, quem ele deve contatar em caso de dúvidas ou preocupações e que tipo de plano de contingência você tem para emergências ou problemas ao longo do caminho. Quanto mais perguntas você puder responder para o cliente antes mesmo de começar, menos confusão e desafios você terá ao trabalhar no projeto, o que significa menos dores de cabeça para você.
Quando você tiver definido todos esses detalhes, terá um resumo substancial do projeto para apresentar ao seu cliente. Lembre-se de que talvez você precise trabalhar com ele em alguns dos detalhes. Isso significa que, mesmo depois de criar o briefing e analisá-lo com ele, talvez você precise ajustar algumas áreas e melhorar outras. O primeiro briefing que você cria é baseado nas informações que você conhece até o momento, mas isso não significa que você saiba tudo imediatamente. Você e o cliente talvez ainda tenham que negociar.
Como encontrar o software certo
Então, como você vai começar com o briefing do seu projeto? E como você vai montar aquela linha do tempo que o ajudará com o briefing? Bem, você vai querer dar uma olhada no Instagantt para saber mais sobre suas opções e os recursos que facilitarão muito a sua vida.
