Matriz dos 4 quadrantes do gerenciamento de tempo

Os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo ajudarão você a se concentrar nos relacionamentos e a priorizar as tarefas familiares de acordo com seus prazos, como fazer alguém feliz em sua casa quando é o aniversário dessa pessoa. 

4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo

Devemos organizar as tarefas em ordem crescente ou decrescente, assim como costumávamos fazer em matemática, organizando os números. Organizar e categorizar as tarefas é como a maneira como você organiza suas coisas em um armário. Se as coisas estiverem organizadas, você as encontrará facilmente, da mesma forma que as tarefas estão claras. Você as acompanhará e as executará facilmente de acordo com a prioridade. Aqui estão informações detalhadas sobre os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo que ajudarão você a tornar sua vida organizada e fácil de conduzir. 

Antes de usar os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo, você precisa conhecer os parâmetros que serão usados para categorizar nossas tarefas nesses quadrantes. Há dois tipos básicos de tarefas que são apresentados a seguir.

• Importante 
• Urgente 

Tarefas importantes são tarefas de longo prazo e precisam de mais atenção e tempo para serem concluídas. 

Quadrante 1, o quadrante das tarefas urgentes e importantes

No quadrante 1 dos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo, você colocará as tarefas que são muito importantes e urgentes. Esse quadrante fica no canto superior esquerdo dos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo e contém o grupo de tarefas que precisam de ação imediata. A maior parte desse quadrante ocupa as emergências, os problemas e as crises. 

Nesse quadrante, você colocará as tarefas que são de curto prazo e que precisam ser realizadas em curto prazo com um prazo mais próximo. Portanto, você precisa ver essas tarefas e concluí-las dentro do prazo, para que não haja chance de se comprometer com esse quadrante devido à sua complexidade. Se você se comprometer com esse quadrante, enfrentará muitos problemas, como pagamento de contas, envio de trabalhos etc. 

Quadrante 2, o quadrante das tarefas importantes, mas não urgentes

Paralelamente ao quadrante 1, no lado direito, está localizado o quadrante 2. Esse quadrante contém as tarefas de longo prazo que também são importantes. As tarefas desse quadrante são mais importantes e selvagens que você não pode negligenciar a qualquer custo e precisa planejar a longo prazo. Você também pode dizer que esses são projetos pequenos sem prazo ou com prazos muito longos. Essas tarefas podem ser pessoais ou oficiais, como manter a saúde fazendo exercícios e academia, que não é possível deixar de lado e comprometer sua saúde e, da mesma forma, quando você quer manter a reputação em seu escritório, não pode se ausentar. Esse é o quadrante mais importante, e todos nós precisamos viver nesse quadrante principalmente para garantir a perfeição de todos os outros quadrantes. 

Quadrante 3, o quadrante das tarefas urgentes, mas não importantes 

O quadrante 3 está localizado abaixo do quadrante 1 dos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo de Franklin Covey. Esse quadrante mantém as tarefas que são urgentes, mas não importantes. As atividades não são importantes, mas você precisa realizá-las com urgência. 

Essas tarefas não estão incluídas no seu planejamento, mas você precisa fazê-las com urgência. Suponha que atender a uma chamada no seu telefone não esteja incluído no seu planejamento, mas você precisa atender a essa chamada pegando um tempo da agenda da sua tarefa urgente. 

Quadrante 4, o quadrante das tarefas não urgentes e não importantes

Esse é o último e sem importância quadrante dos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo, pois pertence às atividades que não são urgentes e também não são importantes. Você precisa abandonar as atividades desse quadrante para economizar o máximo de tempo e investir esse tempo precioso no quadrante 2, no qual você precisa permanecer a maior parte do tempo para fortalecer as raízes de sua empresa ou personalidade. 

Como você pode executar esses 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo na prática?

Passamos pelos quatro quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo, mas ainda estamos confusos sobre como criar e usar os quatro quadrantes. Não se preocupe, aqui está o guia para você.

Desenvolver uma lista de tarefas que você fará no respectivo mês. 

Em primeiro lugar, você precisa elaborar uma lista das tarefas que você acha que provavelmente faz e que fará ao longo do mês. Quando você tiver elaborado a lista, significa que definiu as tarefas que são de sua responsabilidade. Isso será útil para você categorizar as tarefas e, portanto, priorizar as mais importantes. Isso também torna seu trabalho simples e mais claro para você. 

Mencione o prazo de entrega antes de cada tarefa

Depois de escrever as tarefas do mês, não as deixe como estão, mas anote os prazos das tarefas que você realizará seguindo os prazos exatos ou os prazos esperados. Isso também o ajudará a manter o controle das tarefas que você precisa concluir. 

Desenhe os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo

Agora, desenhe os quatro quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo em um papel ou software como o MS. Word. Dê a cada quadrante um número e seu nome, bem como as propriedades das tarefas. 

Verifique quais tarefas urgentes são 

A próxima etapa do uso dos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo é verificar as tarefas urgentes que você acha que precisam ser extraídas das outras tarefas. Você precisa coletar essas tarefas urgentes e colocá-las nos quadrantes 1 e 3, reconhecendo a importância das tarefas. 

Comece a organizar as tarefas em ordem crescente. 

Agora, organize as tarefas para categorizá-las com base em sua importância em ordem crescente, colocando os números como 1, 2, 3. Isso o ajudará a verificar o número de tarefas importantes que você tem em seu plano. 

Agora, extraia as grandes pedras de sua lista de tarefas, colocando-as no quadrante direito. 

Em seguida, é hora de extrair as tarefas mais importantes entre as tarefas importantes. Franklin Covey abordou essas tarefas mais importantes como grandes pedras que você precisa alcançar com a consistência do desenvolvimento de hábitos de pessoas altamente eficazes. 

Vantagens de organizar as tarefas nos 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo 

Os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo facilitaram a categorização, a organização e até mesmo o controle das tarefas que estamos realizando. Os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo se tornaram vantajosos em todos os níveis da vida para nos tornar uma boa pessoa social, e isso só é possível se formos organizados. Aqui estão algumas vantagens de você adotar os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo. 

Melhorar nossos hábitos 

Se você seguir esses 4 quadrantes de gerenciamento de tempo em sua vida, seja na vida educacional, pessoal ou empresarial, desenvolverá alguns bons hábitos, como ser pontual, reconhecer suas responsabilidades e dever a elas, fazer a diferença entre tarefas importantes e não importantes e valorizar a opinião dos outros. 

Torne-nos proativos

Os 4 quadrantes da administração do tempo também nos tornam proativos no sentido de nos tornarmos pré-planejados, regulares, responsáveis, menos reativos e aceitarmos as mudanças que estão acontecendo ao nosso redor, mas tomarmos a iniciativa de acompanhar essas mudanças em vez de resistir a elas.  

Não se sentir sobrecarregado com responsabilidades.

Quando estiver organizando tudo o que é arquivo, material, espaço e até mesmo as tarefas, você não ficará sobrecarregado com suas responsabilidades e não as considerará um fardo sobre seus ombros. 

Coloque-nos no caminho certo para a realização 

Os 4 quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo também o colocarão no caminho certo, porque você terá o valor exato e a disposição das tarefas, e também será capaz de monitorá-las. 

Permitir-nos equilibrar a vida 

Quando não nos sentimos sobrecarregados, levamos uma vida equilibrada, na qual passamos o tempo trabalhando e também reservamos tempo para a família e os amigos. 

Aumentar a produtividade 

Sendo organizados, atingiremos nossas metas no prazo e isso aumentará a produtividade.

Conclusão 

Os 4 quadrantes da administração do tempo são de grande importância nos negócios, na educação e até mesmo em nossa vida pessoal, pois nos ajudam a ser organizados, a dar a devida importância a cada atividade da vida e a levar uma vida equilibrada e saudável, em vez de ficarmos sobrecarregados, deprimidos e fartos da vida.