Se você está no mercado há algum tempo, não há dúvida de que isso já aconteceu. Especialmente se você trabalha com clientes fora da sua empresa. E se você não passou por isso no trabalho, é quase certo que já passou por isso em casa, em sua vida particular, certo? Então, o que você faz a respeito? O que você pode fazer a respeito? Bem, se você não tiver uma estratégia, provavelmente não estará fazendo nenhum favor a si mesmo, e é por isso que vamos falar sobre gerenciamento de mudanças e o que você pode fazer para ter certeza de que está fazendo isso corretamente.
O que é gerenciamento de mudanças?
Quando começamos a falar sobre gerenciamento de mudanças, talvez você não saiba exatamente o que é isso. Portanto, vamos voltar um pouco no tempo e ver o que isso significa e o que você precisa saber.
O gerenciamento de mudanças é um processo e é o processo que você usa quando muda seu projeto, seja mudando o escopo, o orçamento, os recursos, o cronograma ou os requisitos, ou qualquer combinação dos itens acima. Também se refere a todo o processo, ou seja, a identificação da necessidade de mudança, a documentação da mudança e a execução real dessa mudança.
Agora, você pode estar fazendo uma grande mudança em um projeto ou pode estar fazendo uma pequena mudança. Você pode estar mudando muitas coisas diferentes ou apenas uma ou duas menores. Há muitas maneiras diferentes de fazer isso e maneiras diferentes que você terá de fazer ao longo da vida de sua empresa. Mas você quer ter certeza de que está fazendo isso da maneira correta.
As solicitações de mudança ajudarão sua empresa e seus projetos a acompanharem o que precisa acontecer em um mercado em constante mudança. Se você criar planos de projeto e apenas seguir o plano da forma como foi planejado inicialmente, não conseguirá se ajustar às necessidades do cliente ou do mercado como um todo. E isso definitivamente não ajudará você a manter seu negócio forte.
Como cuidar de uma solicitação de mudança
Então, o que você faz se seu chefe ou seu cliente solicitar uma mudança? Você tem uma política em vigor? Você sabe o que fazer para garantir que tudo ocorra da maneira correta? Se não souber, continue lendo, pois analisaremos algumas das mudanças mais importantes que você pode e deve fazer e como deve fazê-las.
Se uma alteração for solicitada, a primeira coisa que você precisa fazer é certificar-se de que ela é realmente necessária. Observe o projeto em si e, em seguida, observe a alteração que foi solicitada. A mudança realmente alcançará o resultado desejado? Que tipo de impacto ela terá sobre o restante do projeto ou sobre qualquer outro aspecto do projeto? Você vai querer saber tudo isso e muito mais.
Você deverá conversar com as partes interessadas e com toda a sua equipe sobre o que é a mudança, por que ela está sendo solicitada, se ela o ajudará ou não a atingir suas metas (ou mesmo se permitirá que você as atinja) e quais desafios surgirão como resultado dessa mudança. A partir daí, você pode decidir o que isso significará para você, especialmente em relação a custo e tempo, que são dois fatores principais do gerenciamento de projetos.
Você deve se certificar de escrever um plano de como executará a mudança e o que precisará mudar (além da mudança solicitada) para que ela aconteça. Explicar tudo e obter o máximo possível de opiniões ajudará você a ter uma ideia coesa do que precisará fazer para que isso funcione. E você também pode informar seu chefe ou cliente.
Como fazer uma solicitação de mudança de projeto
Se uma mudança for necessária ou se você achar que ela melhoraria as coisas no seu projeto, você deve fazer uma solicitação oficial para mudar o que precisa ser mudado. Não fale apenas com algumas pessoas e diga a elas para fazer a mudança. Anote tudo o que a sua equipe precisará saber para que eles (e você) possam avaliar a mudança de cima para baixo.
Sua solicitação oficial deve incluir:
Nome do projeto - Escreva o nome do projeto específico ao qual você está se referindo. Isso facilita a obtenção de toda a documentação atual e a reunião da equipe certa para analisar a solicitação.
Solicitado por - Quem é você? Ou quem está fazendo a solicitação para alterar o projeto de alguma forma? Você deve colocar um nome aqui porque quem solicitou a alteração pode ser importante (por exemplo, uma solicitação de cliente é quase sempre uma alteração necessária).
Nome da solicitação - Dê um nome à solicitação que foi feita para que seja mais fácil diferenciá-la de quaisquer outras solicitações que você possa ter no decorrer do projeto.
Número da solicitação - Da mesma forma, você precisará de um número associado à solicitação de alteração, pois provavelmente terá várias solicitações diferentes para alterar o projeto ao longo de toda a sua conclusão.
Descrição da alteração - O que realmente está sendo solicitado? Qual é a mudança que a parte solicitante realmente deseja? Essa parte não diz respeito a nenhuma das outras coisas que precisariam ser alteradas para acomodar a solicitação, apenas a alteração inicial solicitada.
Motivo da alteração - Por que a parte solicitante deseja fazer a alteração? Pode ser apenas estética ou preferência pessoal, ou pode ser mais sério ou mais importante do que isso. Se você souber o motivo, isso também afetará o fato de a alteração ser concedida.
Impacto da mudança - Se você fizer essa mudança, o que isso significará para a equipe, o restante do projeto ou qualquer outra coisa? O que mais terá de mudar para que você possa fazer essa mudança? Você quer saber o que mais será afetado para que possa fazer um plano preciso.
Ação proposta - O que você propõe fazer para implementar a mudança que foi solicitada ou como um compromisso para a mudança que foi solicitada? Não tenha medo de ser muito detalhista aqui, explicando cada uma das etapas que precisarão ser realizadas para que você tenha sucesso.
Custos associados - Quanto custará para que você inicie e execute essa mudança? Isso é além dos custos do projeto antes de fazer a mudança. Esta seção pode ajudar você e qualquer outra pessoa responsável pelo projeto a apresentar as coisas aos participantes e clientes para que eles saibam quanto custará em dinheiro para fazer o que está sendo solicitado.
Tempo associado - Outro fator importante é o tempo que será necessário para executar essa mudança. Quanto tempo será necessário para criar um novo plano e obter novos materiais ou envolver outros membros da equipe? Quanto tempo você precisará para realmente fazer o trabalho adicional? Isso também precisará ser mostrado às partes interessadas e aos clientes que fizerem essas solicitações.
Aprovado por - Quem está aprovando todas essas informações? Depois de apresentá-las às partes interessadas e/ou ao cliente, você precisa de alguém que autorize a alteração a ser feita, apesar de tudo o que está sendo apresentado neste documento. Obtenha pelo menos uma assinatura de alguém autorizado a tomar essas decisões, bem como a data de aprovação.
Por que você precisa de um formulário oficial
Você realmente precisa de um formulário oficial de gerenciamento de mudanças? Nós diríamos que você precisa, com certeza. Afinal de contas, fazer uma mudança já é difícil, mas não ter a documentação adequada sobre o que ela significa para a sua equipe ou quem a autorizou? Isso só fará com que você tenha ainda mais problemas no final. Você se verá com dificuldades para fazer tudo ou até mesmo para se lembrar do que precisa ser feito.
Um formulário de solicitação de mudança permite que todos apresentem suas solicitações da mesma forma. Ninguém precisa ficar tentando descobrir o que escrever ou quais informações são necessárias. Ninguém precisa sequer pensar onde o formulário foi colocado ou se foi autorizado ou não. E você definitivamente não precisa se preocupar quando alguém lhe perguntar mais tarde se isso foi aprovado.
Um formulário oficial torna tudo isso muito mais fácil para todos os envolvidos. Ele explica quem está fazendo a solicitação, o que precisa ser alterado e por quê, como essa alteração será implementada, o que mais será alterado como resultado e, possivelmente o mais importante, quem fez a autorização. Dessa forma, ninguém terá problemas por implementar a alteração da maneira que lhe foi solicitada.
Como tornar isso mais fácil
Tudo isso parece muito trabalhoso e será complicado, mas pode ser muito mais complicado se você não tiver um sistema de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a organizar tudo. Com o Instagantt, você não precisa se preocupar com nada, porque pode configurar seu projeto como quiser e, depois, pode alterá-lo de um milhão de maneiras diferentes sem muito tempo, esforço ou confusão.
Gráficos de Gantt permite que você arraste e solte todas as suas tarefas, de modo que possa movê-las facilmente para acomodar mudanças. Se precisar eliminar tarefas específicas, você poderá fazer isso facilmente. Se você precisar eliminar tarefas específicas, poderá fazê-lo facilmente. Se novas tarefas tiverem prioridade ou os prazos mudarem, elas também poderão ser movidas. Em geral, você poderá personalizar e personalizar novamente todo o seu projeto, quantas vezes forem necessárias.
Você também poderá dar uma olhada em todas as suas linhas do tempo para ver quanto tempo seu plano atual levará e o que mudará se você implementar algo novo no plano. Dessa forma, você pode ter certeza de que está realmente criando um plano preciso para o que vai mudar e o que vai acontecer quando você implementar algo novo.
O que é ainda melhor é que todos da equipe e até mesmo as partes interessadas e os clientes podem ver exatamente o que está acontecendo com o seu projeto. Eles podem ver como ele está agora e você também pode mostrar a eles como ficará se você mudar as coisas para implementar qualquer mudança que tenha sido solicitada. Isso permite que eles tomem decisões mais informadas e se envolvam em todas as pequenas alterações que também precisam ser feitas.
Por fim, você pode verificar com toda a sua equipe e obter feedback à medida que faz essas diferentes alterações. Todos poderão colaborar e dar opiniões. Todos poderão alterar seus próprios prazos e cronogramas para refletir melhor o que precisa ser feito e como será feito. Além disso, você pode até mesmo enviar mensagens e anexar documentos e muito mais diretamente no sistema.
Ao implementar qualquer tipo de mudança em seus projetos, você quer ter certeza de que todos estão cientes do que está acontecendo e que todos estão tomando as decisões certas que refletem as necessidades da equipe. Então, como você se certifica de que está fazendo exatamente isso? Você precisará de um formulário de solicitação de mudança e, definitivamente, precisará de um sistema de gerenciamento de projetos que funcione para você.
