Tudo o que você precisa saber sobre o que é a ferramenta 5 Porquês?

Ao aprender o que é a ferramenta 5 Porquês, você conhecerá seus benefícios e componentes importantes para localizar o problema. Quando você sabe qual é a causa raiz do problema, pode procurar as soluções com eficiência. Tentar resolver os problemas sem saber o motivo é como procurar algo em um mar profundo de escuridão onde nada é visível. Portanto, antes de buscar a solução, procure a causa do problema, que está impedindo você de atingir sua meta.

O que são os 5 porquês?

O que é a ferramenta dos 5 porquês? É como um farol que ajuda você a encontrar o caminho conhecendo os obstáculos e outras distrações em seu caminho. Ao trabalhar em um projeto, você lida com diferentes tarefas que podem pertencer a você ou aos membros da sua equipe.

 Os 5 porquês permitem que você organize sua equipe, oriente-a, procure o processo para rastrear o problema e, em seguida, defina as estratégias para encontrar as soluções. Se você acha que está enfrentando um problema diferente e procurando soluções para ele há mais tempo, deve procurar outra maneira de aprender o que é a ferramenta dos 5 porquês e como ela pode ajudá-lo a resolver os problemas.

Não é fácil lidar com problemas, mas quando você aprende o que é a ferramenta 5 Why e começa a usá-la, você encontra o caminho porque conhece as causas. Como a ferramenta 5 Why consiste em fazer perguntas sobre por que esse problema acontece, o que significa que você está tentando rastrear as causas principais que não permitem que ele desapareça.

Quando você precisa usar a ferramenta dos 5 porquês?

Você está pensando em quando deve aprender o que é a ferramenta 5 Porquês e como usá-la para obter os melhores resultados? Você deve ter uma ideia das ocasiões em que precisará usar a ferramenta 5 Porquês e rastrear as causas básicas dos problemas que estão se tornando um grande obstáculo no seu caminho para o sucesso. Se você acha que está passando pelas ocasiões a seguir, deve procurar saber o que é a ferramenta 5 Whys.

Quando você estiver enfrentando problemas complexos

Se você estiver enfrentando um problema complexo que não permite que você procure o próximo processamento do seu projeto e não está conseguindo resolvê-lo mesmo depois de muita luta, deve procurar os 5 Porquês. Às vezes, você está tentando remover o problema, mas não consegue e acha a questão muito complexa. Para essas questões complexas, o 5 Whys ajudaria você a rastrear todo tipo de causa por trás desse problema.

Quando a sua equipe precisa de motivação

Normalmente, envolvemos nossas equipes ao trabalhar em um projeto, especialmente quando se trata de um projeto comercialmente grande. Ele precisa de uma equipe enorme, mas você acha que, apenas contratando a equipe, poderá concluir esse projeto? Não, pois nem todos os membros da equipe são muito eficientes no rastreamento de problemas durante o trabalho, mas é necessário procurar o tipo de problema e resolvê-lo a tempo. Portanto, se você quiser motivar a sua equipe para que ela possa trabalhar de forma independente, deve informá-la sobre a ferramenta 5 Whys e prepará-la para lidar com o problema.

Descobrir as causas básicas de problemas simples.

Muitas vezes, não conseguimos encontrar a solução apenas por causa de alguma negligência ou estilo de trabalho inteligente. Precisamos olhar com inteligência para dentro dos problemas em vez de procurar as soluções diretamente. Pensando em como você pode procurar essas causas?

Sim, você também pode rastrear as causas de problemas simples por meio de um brainstorming, fazendo algumas perguntas a você mesmo e à sua equipe. As perguntas devem pertencer à família dos porquês, como por que você não atingiu sua meta? Por que você não conseguiu chegar a tempo? Por que seu produto não está à altura. Depois desse brainstorming, você certamente descobrirá as causas principais de vários problemas simples.

Para determinar os processos que não são adequados

Quando estiver procurando os processos adequados para chegar ao seu destino, você pode usar a ferramenta dos 5 porquês. Essa ferramenta ajudará você a determinar as partes do processo que não são apropriadas e que o desviam do caminho real. Os 5 porquês ajudarão você a chegar a esse ponto enganoso e permitirão que você chegue ao seu destino final.

Etapas para completar os 5 porquês

Quando estiver procurando saber o que é a ferramenta dos 5 porquês e como usá-la, você também precisará das etapas de orientação para concluir os 5 porquês. As etapas a seguir ajudarão você a ter uma posição clara em qualquer projeto.

Forme sua equipe

Antes de mais nada, você precisa ter uma equipe que o ajude a concluir diferentes tarefas. Se analisarmos os hábitos de liderança, conheceremos a importância do sinergismo e do trabalho em equipe. De acordo com esse fenômeno, 1+1=3, o que significa que se duas mentes procurarem o mesmo problema enquanto trabalham juntas, elas trarão mais de duas soluções.

Ao formar uma equipe, você deve procurar os conhecimentos dos membros da equipe para poder atribuir-lhes as tarefas correspondentes. Categorize os membros da equipe e declare um deles como mestre ou líder. O líder da equipe acompanhará as tarefas da equipe. O líder da equipe manterá os membros da equipe concentrados em suas tarefas e os ajudará a fornecer todos os recursos necessários.

Definir o problema

Quando tiver escolhido uma equipe de especialistas, você precisará analisar o problema fazendo observações e relatórios analíticos. Sempre que estiver trabalhando em grandes projetos, você trabalhará com uma ou mais equipes. Há chances mais do que suficientes de você ter problemas durante o trabalho em equipe devido à falta de comunicação e a muitos outros motivos.

Suponha que duas equipes, a equipe A e a equipe B, estejam trabalhando com você em um projeto, e a equipe A não está apresentando os resultados esperados.

Isso é alarmante para a conclusão do projeto e precisa ser resolvido a tempo, antes que o projeto entre em colapso. Para corrigir as coisas a tempo, você precisa procurar o problema devido ao qual a equipe A está ficando para trás e não consegue prosseguir sem problemas. Portanto, a segunda etapa mais importante é definir o problema que impede a equipe de atingir sua meta.

Agora, procure os cinco porquês do problema.

Quando você tiver definido o problema que está deixando a sua equipe desmotivada e mantendo-a na retaguarda, você precisa procurar os 5 porquês agora. Os 5 Porquês ajudarão você a descobrir as causas básicas do problema. O que você precisa fazer é elaborar pelo menos 5 perguntas de por que, que devem representar a pergunta fundamental e fácil de entender. Comece com o primeiro porquê, perguntando a você por que isso aconteceu e, em seguida, avance para os próximos porquês.

Você sabe quando deve parar.

Às vezes, quando começamos a perguntar cinco porquês, devemos saber qual é a melhor parte dos porquês. Portanto, durante essa etapa, você precisa estar mais consciente sobre as perguntas dos porquês. Escrever os porquês é uma tarefa difícil e muito importante que revela as causas fundamentais do problema. Quando você achar que chegou ao porquê, que revela a causa principal do problema, deve parar por aí. Em alguns casos, se você achar que não chegou às causas básicas, pode continuar até não ter explorado a causa exata.

Tome medidas para resolver os porquês.

Agora, você conhece as causas básicas do problema depois de obter o ponto de parada. Você precisa organizar as causas e categorizá-las de acordo com sua importância. Após a categorização, você deve abordar cada causa do problema, uma após a outra, definindo uma estratégia especial para cada uma delas.

Mantenha o monitoramento

Ao passar por todos os porquês e abordar as causas básicas do problema, você deve continuar observando cada etapa do membro da sua equipe e continuar concluindo.

Como os 5 Porquês são vantajosos para você?

Os 5 Porquês estão ajudando os gerentes de projeto de várias maneiras, como por exemplo:

- Ajudar você a rastrear as causas básicas do problema.

- Ajudar você a evitar a perda de tempo tomando decisões rápidas e erradas

- Todos podem usá-lo devido à sua simplicidade e facilidade

Que limitações observamos durante o uso do 5 Whys?

Sem dúvida, o 5 Whys é uma ótima ferramenta para rastrear as causas do problema, mas também traz algumas limitações.

- É fácil, mas não é fluente para todos. A pessoa deve saber o que é a ferramenta 5 Whys e como executá-la de forma eficaz.

- Se você não tiver conhecimento suficiente sobre as etapas do projeto, não conseguirá descobrir as causas dos problemas.

Conclusão

Você precisa analisar todos os aspectos enquanto aprende sobre a ferramenta 5 Porquês para entender sua verdadeira essência e tirar o máximo proveito dessa ferramenta.