O que é gerenciamento de aquisições de projetos e planejamento de sucesso?

Esse terceiro será o parceiro nesse projeto específico. Ao aprender sobre o que é gerenciamento de aquisições de projetos, você precisa ter uma ideia do que está falando.

Quando você pensa ou fala sobre o que é gerenciamento de aquisições de projetos, trata-se de lidar com a terceira parte de modo que ela se torne parte do seu projeto. Não se trata apenas de ter um parceiro de projeto, mas de escolher o parceiro depois de fazer lances em diferentes ofertas e encontrar a melhor opção.

O que é gerenciamento de aquisições de projetos?

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto e por que precisamos aprender sobre ele para executar um projeto bem-sucedido? O gerenciamento de aquisições do projeto consiste em desenvolver e manter relacionamentos com terceiros, como empreiteiros, fornecedores e vendedores.

Os gerentes de projeto são responsáveis por encontrar um fornecedor bom e competente. Assim como na contratação de funcionários, os gerentes de projeto se comunicam adequadamente com os fornecedores para comprar os itens necessários para o projeto.

Por meio de licitações, eles encontram uma boa combinação para o projeto, seja para a compra de serviços ou de produtos. Eles são responsáveis por escolher os melhores parceiros e assinar contratos com eles para todo o projeto. Portanto, eles se tornam parte do projeto, assim como a equipe, e um gerente de projeto é responsável por desenvolver bons relacionamentos e mantê-los até o fim do projeto.

Todas as responsabilidades recaem sobre o gerente de projeto, que não só conseguirá um bom parceiro escrevendo uma carta de proposta para fazer sua oferta. Os empreiteiros farão a proposta e, por entendimento mútuo, assinarão um contrato no qual ambas as partes concordarão em alguns pontos, adotando o pensamento de que todos ganham.

Como preceder o gerenciamento de aquisições do projeto?

Agora, você sabe bem o que é aquisição de projetos e aguarda ansiosamente as etapas necessárias para executá-las. Portanto, aqui está o guia passo a passo adequado para que você entenda como ocorrerá o gerenciamento de aquisições do projeto. Ele inclui quatro processos principais.

Planejamento adequado para começar

O planejamento é a chave para o sucesso, independentemente do nível do projeto que você está iniciando. Todo pequeno projeto precisa de um planejamento adequado antes da execução, pois isso economiza tempo, recursos e dinheiro. Por meio do planejamento, você pode gerenciar suas coisas com sucesso.

Quando os gerentes planejam, eles consideram o orçamento do projeto e alistam os itens de acordo. Os gerentes de projeto sabem muito bem quais são os recursos de que precisam para o projeto e o que devem excluir dos que já possuem. Portanto, ao planejar o projeto, eles consideram os seguintes detalhes.

- Os recursos necessários para a execução do projeto.

- Qualidades do fornecedor do qual você comprará recursos

- Finalizar o orçamento

- Registre os requisitos do contrato

- Termos e condições do contrato

- Termos legais para seu projeto

- Prazos

Portanto, os gerentes de aquisições do projeto devem ser muito mais proativos e organizados para que seu projeto seja bem-sucedido.

Processo de condução

Após o planejamento, vem a condução da aquisição, na qual o gerente procura ofertas de fornecedores. Ele acessa as propostas, comunica-se com os fornecedores e obtém a melhor oferta. Quando ambas as partes, ou seja, o fornecedor e a organização, concordam, eles assinam um contrato. Ambas as partes compartilham os termos e condições do contrato e o assinam depois de lê-lo cuidadosamente. É o momento em que o gerente finaliza o negócio e faz o pagamento pela compra dos produtos.

Controle e gerenciamento de peças importantes

O planejamento foi feito de sua parte e você já assinou o contrato. É hora de verificar o funcionamento adequado e a qualidade dos produtos ou serviços que você está recebendo dos fornecedores. Nesse processo, você precisa garantir que os serviços ou produtos estejam funcionando perfeitamente ou não.

Continue verificando até que o projeto seja concluído. Durante esse processo, você inspecionará o processo e os produtos, verificará os pagamentos, verificará o andamento do projeto e o andamento e a atualização dos produtos do fornecedor.

Fechamento

O último processo desse gerenciamento de aquisições de projetos é o encerramento, no qual o gerente de projetos é responsável por encerrar a parceria de maneira adequada. Ele precisa liquidar todos os pagamentos e questões por meio da revisão do contrato. O gerente verificará se o fornecedor entregou material de qualidade ou não. Ao assinar no final, após a revisão, você estará comprovando que o fornecedor forneceu exatamente o que alegou no momento do contrato. 

Por que precisamos fazer o gerenciamento de aquisições de projetos?

Você está pensando em por que precisa optar pelo gerenciamento de aquisições de projetos? Sim, essa mesma pergunta me deixou nervoso quando comecei, mas depois descobri os motivos.

Toda empresa não pode produzir nem ter tudo.

Quando uma organização inicia um projeto, ela precisa de alguma matéria-prima ou de produtos já preparados. Por exemplo, no caso de dispositivos eletrônicos, as empresas encomendam montagens de PCBs preparadas, pois não são especializadas na fabricação de PCBs e montagens de PCBs, portanto, preferem encomendar esses produtos de empresas fabricantes de PCBs em vez de fabricá-los em seu local de trabalho.

Eles precisam investir uma quantia enorme para iniciar outro projeto de fabricação de placas de circuito impresso e contratar uma nova equipe de engenheiros e projetistas de placas de circuito impresso. Será muito complicado para eles executar dois projetos sob o mesmo teto. Portanto, ao aprender o que é gerenciamento de aquisições de projetos, você toma a decisão certa se puder controlá-la.

Para economizar tempo e dinheiro.

Ao contratar uma equipe para a fabricação do produto que você precisa para o seu projeto, você investirá muito dinheiro. Portanto, é melhor que você compre produtos de outras empresas ou fornecedores usando o método de gerenciamento de aquisições do projeto.

Você também pode trabalhar com pouca mão de obra.

Isso é óbvio quando você aprimora o trabalho ou inicia um novo projeto com o anterior. Você precisa de mais mão de obra. Se você for fabricar o produto de que precisa para concluir seu projeto, contratará mais mão de obra.

Mas se você comprar os produtos de outra empresa, pagará apenas por esse produto em vez de pagar pela mão de obra, comprar máquinas, consumir energia e comprar matérias-primas. Portanto, você precisa abandonar esse plano e optar pelo gerenciamento de aquisições do projeto.

Para evitar coisas do círculo sem controle.

Como você tem experiência na sua área e tem uma equipe com as habilidades necessárias para o seu projeto, não será uma decisão sábia iniciar outro projeto para a conclusão de um projeto anterior quando você não tem controle sobre as coisas. Optar pelo gerenciamento de aquisições de projetos ajudará você a evitar coisas que não estão no seu círculo de controle.

Quão proativos devem ser os gerentes de aquisição de projetos?

Um gerente de projeto deve ser uma pessoa de mente afiada, proativa e automotivada. Ele deve continuar buscando as melhores alternativas em vez de desperdiçar tempo e energia na direção errada.

- Assume a responsabilidade de iniciar a aquisição do projeto

- Você deve ter um objetivo em mente antes de iniciar o projeto

- Eles devem se comunicar bem

- Eles devem criar uma coordenação com as partes interessadas

- Eles também devem influenciar os fornecedores

Quais são as vantagens do gerenciamento de aquisições de projetos?

Ao pesquisar o que é gerenciamento de aquisições de projetos, você observará muitas vantagens. Algumas das vantagens do gerenciamento de aquisições de projetos são:

Baixo risco

Os gerentes de projeto precisam ser muito mais ativos e perspicazes ao se reunirem com os fornecedores no que diz respeito ao material de qualidade dos produtos que estão comprando e também ao contrato. Como esse processo é bem planejado e a organização conhece o custo, a qualidade do produto e os serviços que o fornecedor fornecerá, o risco de fraude é baixo.

Ao ter um contrato por escrito, você também pode garantir que não haja nada contra as regras, os termos e as condições mencionados no contrato após o acordo mútuo.

Produtos de alta qualidade

Você não precisa comprometer a qualidade dos produtos que compra do fornecedor, pois tem a opção de negociar com os fornecedores e escolher os produtos de melhor qualidade. Depende de você qual fornecedor escolher. Você pode escolher o melhor e mais bem conceituado fornecedor para comprar os produtos e aumentar sua confiança no projeto escolhendo um produto de alta qualidade.

O custo do projeto não excede os limites

Quando você escolhe um fornecedor depois de se comunicar com diferentes fornecedores, está jogando pelo lado seguro, pois limitará o custo do projeto. Ao se comunicar com o parceiro do projeto, você pode fixar o custo do produto no início do projeto e mantê-lo sob controle.

Conclusão

Ao explorar o que é gerenciamento de aquisições de projetos, você descobrirá que essa é a melhor maneira de encontrar um fornecedor competente que trabalhe como membro da equipe e realize as tarefas dentro do prazo e do orçamento. Para vencer um projeto e torná-lo bem-sucedido até o fim, um gerente de projeto precisa ser muito proativo e planejar a conclusão de um projeto.