O que é gerenciamento de carga de trabalho para um gerenciamento eficaz da equipe?

Se alguns membros da equipe estiverem sofrendo com uma carga de trabalho excessiva, eles não serão tão produtivos quanto são, e alguns funcionários continuam procurando uma oportunidade de compartilhar suas ideias inovadoras, mas não a encontram.

Portanto, um gerente de projeto deve saber o que é gerenciamento de carga de trabalho e por que ele é necessário.

O que é gerenciamento de carga de trabalho?

O gerenciamento da carga de trabalho nada mais é do que a distribuição justa do trabalho entre os membros da equipe com a devida alocação de tempo. Antes de iniciar qualquer projeto, você deve saber se a sua equipe tem a capacidade de concluir esse projeto ou não. Todo gerente de projeto precisa saber o que é gerenciamento de carga de trabalho e como ele pode gerenciar a carga de trabalho entre os membros da equipe para torná-los mais produtivos e inovadores.

Às vezes, quando um funcionário que está dando o melhor de si tem uma carga de trabalho excessiva, ele não consegue mostrar seu melhor desempenho. O excesso de carga de trabalho não afeta apenas a capacidade de trabalho, mas também a saúde dessa pessoa.

O gerenciamento da carga de trabalho inclui os seguintes itens que um gerente de projeto precisa gerenciar.

Considerar a categorização e a organização como a chave para o sucesso

Para concluir qualquer trabalho, você deve procurar a estratégia adequada, como converter o trabalho em pequenas partes e organizá-las de acordo com sua importância. Quando um gerente de projeto divide o trabalho em partes, ele deve categorizá-lo como mais importante e urgente. Seria fácil para você escolher primeiro a primeira tarefa e depois a próxima.

Gerenciar proativamente a equipe.

Em segundo lugar, é importante desenvolver um bom relacionamento com os membros da equipe para que eles sintam que você está aqui para orientá-los e apoiá-los no local de trabalho, e não para ditar ordens a eles. Como gerente de projeto, você é responsável por incentivar sua equipe a aumentar a energia dela.

Programar as tarefas com um prazo

Considerar a linha do tempo é um aspecto importante no gerenciamento da carga de trabalho. Se você definir prazos para cada funcionário, eles serão mais responsáveis e produtivos.

Acompanhamento do progresso

Ao acompanhar o progresso de um projeto, você pode identificar se cada membro da equipe está no caminho certo ou não. Se não estiver, você pode descobrir o motivo. Você pode discutir a carga de trabalho e o prazo. Em geral, isso é um obstáculo para que você exceda os prazos.

Uso eficaz de recursos

Sem dúvida, você contratou funcionários para trabalhar, mas as máquinas estão aqui para ajudá-los nesta era da tecnologia. Portanto, certifique-se de que você forneça todos os recursos de que seu funcionário precisa para concluir a tarefa.

Como um gerente de projeto pode gerenciar proativamente a carga de trabalho?

Um gerente de projeto deve trabalhar de forma proativa, gerenciando o tempo, a equipe e as tarefas para tornar sua empresa mais produtiva. O gerenciamento da carga de trabalho é possível quando os gerentes seguem algumas dicas e truques.

- Identificação da carga de trabalho exata

Quando você sabe o que é gerenciamento de carga de trabalho, pode identificar melhor a carga de trabalho do projeto. Você pode dividir a carga de trabalho do projeto entre os funcionários de diferentes departamentos. Os engenheiros desenvolverão um projeto de construção, a mão de obra o construirá, o gerente financeiro analisará as despesas e o departamento de transporte importará e exportará os recursos.

- Rastreamento dos membros da equipe com mais e menos trabalho

Quando você não está planejando e desenvolvendo estratégias para lidar com a carga de trabalho, não tem certeza sobre a distribuição da carga de trabalho. Devido a isso, você sobrecarrega alguns funcionários e deixa outros com uma carga de trabalho muito baixa. Você precisa descobrir os membros da equipe com mais trabalho e tentar equilibrá-los para que eles possam mostrar seu desempenho extraordinário.

- Visualização e gerenciamento da carga de trabalho com o Instagantt

Com a ajuda da visualização da carga de trabalho do Instagantt, os gerentes de projeto podem facilmente distribuir as tarefas igualmente entre os membros da equipe para que ninguém tenha desempenho excessivo ou insuficiente. Isso o ajudará a gerenciar as tarefas com mais eficiência e você obterá maior produtividade. Com a opção de visualização de todos os projetos no Instagantt, você pode visualizar facilmente o progresso e como poderá gerenciar melhor os projetos no futuro.

- Dividir a carga de trabalho em pequenas tarefas

Para reconhecer a carga de trabalho real, você deve dividir o trabalho em departamentos relevantes e, em seguida, atribuí-lo aos membros relevantes da equipe.

- Organização das tarefas e da equipe

É necessário que sua equipe seja organizada, e isso é possível quando as tarefas são organizadas. Se você tiver uma lista de tarefas e membros da equipe em frente a cada tarefa específica, poderá encontrar a frequência e equilibrar a carga de trabalho se houver algum problema.

- Categorização de tarefas e localização das grandes pedras

Ao liderar uma equipe de resposta durante o trabalho em um projeto, você deve saber a importância de cada tarefa e discuti-la com sua equipe. Portanto, categorize as tarefas em 4 quadrantes:

- Urgente, importante

- Urgente, não importante

- Importante, não urgente

- Não é importante, não é urgente

Quando sua equipe aprende a categorizar as tarefas diárias nesses quatro quadrantes, ela não fica sobrecarregada e pode concluir facilmente a tarefa seguindo o prazo.

- Planejar pensando nas consequências

O gerenciamento da carga de trabalho é complicado, e você precisa gerenciá-lo com tato. Se você tiver um fim em mente antes de atribuir as tarefas aos membros da sua equipe, poderá aumentar as chances de sucesso.

- Desenvolvimento de estratégias para o gerenciamento do estresse

Quando há mais trabalho no local de trabalho, há mais estresse ao redor. É impossível continuar trabalhando com a mesma estratégia e esgotar a energia. Portanto, o gerenciamento do estresse é necessário para manter o ambiente de trabalho saudável.

- Manter sua equipe motivada e renovada

Não deixe que o moral da sua equipe caia por causa da distribuição desigual da carga de trabalho. Se a carga de trabalho de um membro da equipe for maior do que a capacidade dele, distribua-a entre outros que tenham uma carga de trabalho menor.

- Considere as necessidades dos funcionários quando eles estiverem no trabalho

Para o gerenciamento da carga de trabalho, você pode fazer mais uma coisa para que seus funcionários atendam às necessidades deles, como, por exemplo, se eles precisarem de um software ou de uma máquina para facilitar suas tarefas, você deve fornecê-los. Isso os ajudará a gerenciar seu trabalho.

- Gerenciamento da saúde dos funcionários

Outra coisa para o gerenciamento da carga de trabalho é conceder algumas licenças remuneradas, algumas viagens, almoços ou jantares para que eles possam aliviar o estresse que os atingiu durante todo o mês ou a semana.

Por que os gerentes de projeto precisam gerenciar a carga de trabalho?

Você ainda está pensando por que um gerente de projeto deve saber o que é gerenciamento de carga de trabalho e como ele é útil? Veja a seguir alguns pontos encorajadores para você.

Desenvolver um ambiente saudável no local de trabalho.

Se um gerente de projeto gerenciar adequadamente a carga de trabalho, os funcionários terão um ambiente saudável no local de trabalho, pois não haverá conflitos sobre favoritismo ou relaxamento para alguns membros.

Para equilibrar a carga de trabalho de cada funcionário.

Todos os funcionários teriam a mesma carga de trabalho, de modo que ficariam mais satisfeitos e tranquilos. 

Para evitar blefes

Quando a carga de trabalho estiver equilibrada entre os membros da equipe e ninguém estiver exausto demais, não haverá blefes.

Para obter ideias inovadoras.

Mentes frescas trazem ideias criativas e inovadoras, e isso é possível quando um gerente de projeto gerencia a carga de trabalho adequadamente. Uma mente exausta não consegue pensar de forma criativa, mas encontra maneiras de se livrar das pilhas de trabalho.

Para manter a energia dos funcionários.

Uma carga de trabalho equilibrada não permite que o funcionário perca sua energia ao gerenciar tarefas que não estão sob seu controle, mas que ele tem de fazer. Isso ajudará o funcionário a se manter fresco e a manter a energia até o fim do dia.

Para melhorar o faturamento da empresa.

Quando os funcionários são saudáveis e inovadores, a empresa certamente aumentará seu faturamento anual lançando muitos projetos bem-sucedidos.

Coisas que você deve ter em mente ao planejar o gerenciamento da carga de trabalho

As habilidades de liderança são necessárias para qualquer gerente, pois ele lidera uma equipe e serve de exemplo para seus funcionários. Portanto, ele deve pensar no final antes de tomar qualquer iniciativa. Da mesma forma, quando um gerente de projeto sabe o que é gerenciamento de carga de trabalho e quer adotar essa estratégia, ele deve levar em conta alguns aspectos importantes.

Necessidades da empresa

A prioridade deve ser as necessidades da empresa. Um gerente de projeto deve entender as expectativas de uma empresa para esse projeto. Ele deve conhecer o lema e a meta da empresa para iniciar esse projeto. Portanto, ele deve desenvolver as estratégias de acordo com isso.

Necessidades dos funcionários

Em segundo lugar, o mais importante é fazer com que os funcionários se sintam à vontade e frescos no trabalho. Portanto, o gerente de projetos deve entender as necessidades dos funcionários para deixá-los confortáveis no local de trabalho. Ao fazer isso, ele está lhes prestando um favor, mas tornando-os leais à empresa.

Taxa de produtividade

Uma empresa espera ter um desempenho melhor do que o da última vez, portanto, ela cria novas estratégias para se tornar mais produtiva. Um gerente de projeto é responsável por calcular a taxa de produtividade com diferentes cargas de trabalho.

Coordenação com a equipe

Ao ser um gerente de projeto, você está procurando gerenciar a carga de trabalho. Você deve considerar a coordenação com sua equipe. Se estiver faltando alguma coisa, você deve preencher essa lacuna para que possa conhecer o problema no local de trabalho relacionado à carga de trabalho.

Traçando as lacunas entre muito e pouco

Você não deve negligenciar a diferença entre os funcionários com uma carga de trabalho muito grande e muito pequena. Isso pode criar conflitos sérios e arruinar o decoro do local de trabalho.

Conclusão

Para tornar o local de trabalho um lugar produtivo, você deve saber o que é gerenciamento de carga de trabalho e como ele é útil para o sucesso de um projeto.