O que é um custo excedente. Como você pode evitá-lo?

Portanto, sendo um gerente de projeto, você precisa saber tudo sobre o que é um custo excedente. Como você pode evitá-lo? Isso ajudará você a evitar as razões ou os fatores que causam falhas no gerenciamento do orçamento ou no excesso de custos. Você precisa discutir todos os planos do projeto com as partes interessadas e preparar uma estimativa dos custos de material e mão de obra de acordo com as tendências do mercado.

Você sabe o que é custo excedido?

A superação do custo do projeto é algo que acontece inesperadamente no projeto, e o custo ou orçamento geral do projeto aumenta. O custo do projeto aumenta de forma tão inesperada que os gerentes de projeto percebem uma certa mudança. Isso é alarmante e precisa de atenção imediata, pois pode causar problemas com o orçamento, as partes interessadas ou a mão de obra.

O custo excedente pode afetar gravemente a velocidade de conclusão do seu projeto ou esgotá-lo. Você pode ter que pagar por isso. Esse tipo de desastre de projeto prevalece no setor de construção, em que o processo de material e os encargos trabalhistas podem variar com o tempo. Se você não estiver mentalmente preparado e não tiver uma estimativa de custo adequada do projeto, seu projeto estará em risco de enfrentar o custo excedente. Isso interromperá a velocidade do seu projeto.

Causas fundamentais do custo excedido que você precisa conhecer

Se você quiser saber tudo sobre o que é um custo excedente? Como evitá-lo, você deve primeiro saber quais são as causas principais do custo excedente. Quando você conhece a raiz, pode encontrar o caminho para uma solução. A seguir, apresentamos algumas causas-raiz do custo excedente, que ajudarão você a encontrar a solução.

- Falha no gerenciamento de riscos

Quando um gerente de projeto está planejando um projeto, ele deve ser proativo e ter todos os aspectos do projeto em mente. Ao iniciar um projeto, você deve ter uma ideia dos riscos esperados de acordo com a natureza do projeto. Se não conseguir identificar os riscos e gerenciá-los durante a execução do projeto, você enfrentará um excesso de custos.

- Liderança na pilha

Ao trabalhar em um projeto, é necessário ter uma liderança forte para que tudo ocorra em colaboração. Mas, infelizmente, se você não tiver um líder de projeto, seu projeto será um fracasso financeiro. Sem um líder, é impossível manter a mesma mão de obra no local e mantê-la motivada. Portanto, a indisponibilidade de liderança também é um motivo por trás dos excessos de custo.

- Investimento insuficiente

Às vezes, começamos a trabalhar sem pensar em nosso orçamento e sem combiná-lo com as necessidades de um projeto. Você sabe que não tem investimento suficiente, mas inicia o projeto sem considerar a limitação do material do projeto ou outras coisas. Isso arruinará a velocidade do seu projeto.

- Lacuna na comunicação

Ao explorar o que é um custo excedente? Como evitá-lo, um dos principais motivos que você encontra é a falta de comunicação. Quando um gerente de projeto não está se comunicando bem com as partes interessadas e sua equipe, você certamente enfrentará excessos de custo.

- Não ter um plano de backup

Durante a elaboração de um projeto, o gerente de projeto deve preparar um plano de backup para o gerenciamento do orçamento. Você deve ter um montante extra, além do orçamento, que possa ser usado quando achar que o preço está desequilibrado. Você observará o custo excessivo quando não tiver um plano de backup.

Para você ter uma ideia, há quatro tipos principais de custo excedente

Enquanto você aprende detalhadamente sobre o que é um custo excedente? Como evitá-lo, você aprenderá sobre os tipos de custos excedentes. Os gerentes de projeto precisam identificar esses quatro tipos de custos excedentes e lidar com eles a tempo.

1. Estimativas de custos

2. Desvio de escopo

3. Risco

4. Escalonamento de custos

Dicas para evitar o excesso de custos

As dicas a seguir ajudarão muito você a evitar excessos de custos.

- Planejamento adequado do projeto

Sempre que for iniciar um projeto, você deve procurar um plano. O planejamento ajuda muito a decidir o que você fará durante o projeto. Ele também ajuda você a decidir o tempo de conclusão do projeto e a avaliar os riscos do projeto. Portanto, ao planejar o projeto adequadamente, você pode evitar excessos de custos. Se você planejar o projeto adequadamente, deverá conhecer os riscos para ajudar a encontrar a solução.

- Usar software de planejamento de projetos

Às vezes, o planejamento de projetos parece bastante difícil, e você pode se esquecer das coisas que precisa lembrar. Você deve usar um software de planejamento de projetos competente para examinar todas as categorias necessárias para a conclusão do projeto.

 Você encontrará diferentes modelos para organizar as tarefas, os orçamentos e os riscos do projeto. Se você usar bons modelos de software de projeto, correrá um risco menor de colapsar o orçamento.

- Mantenha contato com as partes interessadas.

Ao iniciar um projeto, lidamos com diferentes pessoas ao mesmo tempo. A coisa mais importante que você precisa considerar é estar em contato com as partes interessadas para que possa dividir o custo dos materiais e da mão de obra do projeto.

Não apenas com o stakeholder, mas você também precisa se comunicar com a sua equipe para que o trabalho seja concluído no prazo, em vez de atrasado, o que pode causar um excesso de custos.

- Acompanhe o andamento do projeto.

É necessário que você procure a taxa de progresso de um projeto. Caso contrário, você não poderá decidir quanto do projeto está concluído e quanto falta. Ao estimar a taxa de progresso do projeto, você pode estimar quanto trabalho resta e quanto custo é necessário para a conclusão.

Ao fazer isso, você está estimando o custo esperado, o que o ajudará a saber se a taxa de progresso e o custo estão indo na mesma direção ou se você precisa ajustá-los. Ao acompanhar a taxa de progresso do projeto, você pode evitar o excesso de custos, pois saberá em tempo hábil o que está acontecendo com o custo e o progresso do projeto.

- Sempre defina a estimativa de custo de acordo com as tendências atuais do mercado

Durante o planejamento, os gerentes de projeto definem o orçamento e as despesas de acordo. Ao definir o orçamento, considere as taxas de mercado atuais dos materiais e da mão de obra e discuta-as com as partes interessadas no local.

- Não ignore a quantidade de trabalho a ser feito durante o projeto

Ao planejar o projeto, você deve considerar a quantidade de trabalho que precisa fazer durante o projeto. Isso permite que você decida a quantidade de mão de obra que precisa contratar e o volume de trabalho que sua equipe fará em uma semana. Caso contrário, as horas de trabalho e o número de trabalhadores podem colaborar um com o outro. 

- Não mantenha o projeto bruto, mas divida-o em partes

A melhor coisa para você saber o que é um custo excedente. Como evitá-lo? é analisar adequadamente o seu projeto e dividi-lo em pequenas partes. Isso o ajudará a decidir quantas partes dos projetos você tem e quais departamentos podem estar envolvidos neles.

- Selecione uma equipe profissional para o seu projeto

Deve haver diferentes membros da equipe com diferentes conjuntos de habilidades para diferentes tarefas do projeto. Portanto, ao formar sua equipe, escolha as pessoas competentes em vez daquelas que você está pagando de graça. Isso também ajudará você a otimizar o custo e evitar excessos de custo.

- Continue liderando e orientando sua equipe.

Você também precisa fazer parte da sua equipe para ter uma ideia do que está acontecendo e dos desafios que ela está enfrentando nas tarefas do projeto. Se você estiver trabalhando com sua equipe como líder, ela será automotivada e trará os melhores resultados. Portanto, há poucas chances de você investir mais em gerenciamento de equipe, pois sua equipe fará tudo dentro do prazo.

- Continue analisando o custo do projeto.

Não apenas as tarefas do projeto, mas você também precisa estimar o custo do projeto. Você pode dividi-lo em semanal, mensal ou Fortnite para comparar o trabalho com o custo do projeto. Isso o ajudará a analisar o custo do projeto e verificar se você está dentro do orçamento ou se há algo curioso.

Maneiras de colocar seu projeto de volta nos trilhos

Ao aprender sobre o que é um custo excedente? Como evitá-lo, você também deve aprender como lidar com a ocorrência de um custo excedente. Você pode lidar com o custo excedente do projeto colocando-o de volta nos trilhos seguindo estas dicas.

- Investigar a causa principal

- Revisar a estratégia do projeto

- Mantenha sua equipe na mesma página

- Analisar os erros do projeto e a proporção de seus efeitos

Observações finais:

Um gerente de projeto precisa aprender tudo sobre o que é um custo excedente? Como evitá-lo? Para manter o projeto no caminho certo e evitar extensões de orçamento. Ele pode fazer isso fazendo o planejamento adequado do projeto por meio de um software de planejamento de projetos e acompanhando o progresso e o custo do projeto.