A implementação de alguns procedimentos operacionais padrão para uma empresa com a ajuda de um modelo de SOP pode ajudar significativamente a sua empresa. Ao implementar esses modelos, você praticamente garante que tudo siga um fluxo de trabalho uniforme.
Criar e implementar modelos de SOP não é tão simples quanto parece, portanto, aqui explicaremos todos os aspectos importantes que você precisa saber antes de começar.
Visão geral do SOP para uma empresa
Um SOP é um procedimento operacional padrão que, em termos simples, é um conjunto de instruções de nível médio ou alto. Essas instruções determinam como todos na organização realizarão uma tarefa específica. Funciona como um guia para um progresso específico com o objetivo principal de melhorar a eficiência e a produtividade de toda a equipe. Embora alguns pensem que essas instruções são apenas para novos membros, elas são um ótimo recurso para todos na equipe.
Os POPs são de diferentes tipos e aqui estão quatro dos tipos mais importantes de POPs.
Lista de verificação
Os POPs de lista de verificação podem ser descritos como simples formatos de caixa de seleção da lista que contém tarefas ou critérios considerados essenciais. Eles garantem que todas as etapas sejam seguidas em qualquer processo ou inspeção de rotina. São fáceis de usar e rápidos de consultar. Eles são muito eficientes para fins de conformidade e garantia de qualidade, pois produzem documentação das atividades realizadas.
Lista hierárquica
A lista hierárquica de SOPs organiza as etapas em uma ordem de etapas, o que é importante para procedimentos complicados. Eles criam clareza ao decompor as tarefas em etapas primárias e subsidiárias, incluindo uma compreensão abrangente de cada etapa. Esse formato é útil para grandes organizações que têm procedimentos complexos.
Fluxograma
Os POPs de fluxograma visualizam as etapas do processo por meio de diagramas, o que é conveniente quando há mais pontos de decisão a serem considerados. O layout gráfico facilita o fluxo do processo e a tomada de decisões, criando operações simplificadas que podem ser complicadas. Eles são úteis para alunos visuais, pois permitem a compreensão e a solução de problemas entre departamentos.
Lista passo a passo
Os POPs no formato de lista passo a passo especificam cada procedimento um após o outro. Esse estilo reduz a quantidade de erros e mantém a consistência. É especialmente útil no treinamento e na padronização de tarefas complexas, pois oferece instruções detalhadas passo a passo para cada ação.
Entendendo o modelo de SOP e seus benefícios para as empresas
É um modelo ou documento que contém todos os POPs que descrevem as diretrizes e etapas específicas para a execução de diferentes tarefas. A criação desse modelo garante que você não precise listar os POPs repetidas vezes para diferentes medidas. Em vez disso, você tem um formato padronizado que pode ser personalizado e usado de acordo com diferentes tarefas e procedimentos em toda a organização.
Consistência e padronização entre todas as operações comerciais
O uso de modelos de SOP pode garantir que todas as operações comerciais sejam seguidas de maneira uniforme. Essa padronização garante que não haja problemas de padrão de qualidade. Não importa quem está trabalhando em uma tarefa específica, pois todos terão um desempenho semelhante.
Processo de integração eficiente
Quando sua empresa define um POP para o processo de integração e treinamento de funcionários, tudo se torna significativamente mais eficiente e fácil. É como definir um programa de estudos para os novos funcionários, de modo que eles possam consultar outros membros da equipe até entenderem como funcionam os procedimentos padrão da organização.
Melhoria da responsabilidade entre os indivíduos
Como a implementação de modelos de POP garante que todos estejam trabalhando com os mesmos padrões e regulamentos de procedimentos, eles podem ser responsabilizados sempre que não seguirem o esquema ou as etapas especificadas para atender a determinados padrões. A melhor parte é que esse benefício funciona em todos os níveis de uma organização.
Melhor eficiência operacional.
Por fim, o uso de modelos de POP pode proporcionar melhor eficiência operacional, pois todos estão seguindo um conjunto padrão de procedimentos para a mesma tarefa. Isso significa que a tomada de decisões e a necessidade de adivinhar a solução entre os funcionários diminuirão, e eles poderão ser mais eficientes ao seguir as operações de rotina.
Como você pode criar o modelo de SOP da sua empresa?
Aqui está o guia passo a passo para você criar seus próprios modelos de POP para cada empresa.
Comece escolhendo o tipo certo
A primeira etapa na criação dos modelos de POP será a seleção do tipo certo de modelo. Há quatro tipos principais de POPs, conforme discutido acima, e você deve escolher o correto de acordo com o tipo de modelo de que sua empresa precisa.
Dicas para manter uma linguagem clara e concisa
Em seguida, você selecionará o corpo principal do seu modelo, e aqui estão algumas dicas para manter a linguagem clara:
Use palavras simples
Evite usar termos técnicos até que eles sejam necessários
Certifique-se de que todas as suas instruções sejam muito fáceis de entender
Se você seguir essas dicas, o corpo do seu modelo ficará muito mais simples.
Certifique-se de que o modelo tenha acessibilidade e legibilidade
Tenha cuidado com a acessibilidade e a legibilidade ao projetar seu modelo. Use fontes legíveis, espaçamento adequado e bons títulos. Pense nos requisitos de todos os possíveis usuários, inclusive os portadores de deficiência. Um POP bem escrito tem mais chances de ser lido corretamente e de forma consistente.
Incorporar a identidade de sua empresa ao modelo de POP
Para garantir que a identidade da sua empresa esteja presente no modelo, você deve incorporar componentes de marca, como logotipos ou o lema da empresa. Isso não só fortalece a identidade da marca, mas também garante que o POP seja imediatamente reconhecido como parte da estrutura operacional da sua empresa.
Criando um modelo de SOP para sua empresa: Práticas recomendadas:
Seguir o guia acima não é suficiente se você quiser criar um modelo com SOPs que traga excelência operacional. Então, enquanto você cria seus modelos, quais são as práticas recomendadas que levarão seus modelos de SOP um passo à frente?
Envolver membros de diferentes equipes e reunir várias ideias
Ao projetar seu modelo, você deve envolver pessoas de diferentes equipes e obter suas ideias e opiniões sobre o modelo. Ter vários especialistas no processo de elaboração significa que seu modelo já passou por várias mentes e as chances de erros são menores.
Mantenha tudo simples e direto ao ponto
Conforme explicado na seção anterior, você deve manter tudo o mais simples possível. Você deve ser conciso para que tanto os novos funcionários quanto os antigos possam compreender tudo o que está escrito com facilidade.
Atualize regularmente seu SOP com mudanças positivas
Sua empresa estará em um caminho contínuo de aprimoramento, e esse modelo também deve estar. É fundamental que você atualize regularmente seu modelo com todas as mudanças positivas importantes que ajudam a alcançar a excelência operacional.
Treine toda a equipe para que ela garanta os POPs
Por fim, quando o modelo de SOPs estiver finalizado, você deve garantir que todos os membros da equipe sejam bem treinados com ele. Dessa forma, você sabe que eles o compreendem e que a implementação pode ser iniciada imediatamente.
Erros que você deve evitar ao criar seu modelo de POP
Enquanto você cria o modelo de POP da sua empresa seguindo o guia e as dicas compartilhadas acima, há muitas coisas que podem dar errado. Portanto, aqui estão alguns erros que você precisa evitar para garantir que os POPs da sua empresa tenham um ótimo propósito.
Manutenção de um POP desatualizado
Ter um modelo desatualizado de POPs significa que sua equipe ainda está aderindo a práticas antigas que podem não ser nada eficientes no mercado atual. Portanto, mantenha seu modelo atualizado com as informações e os procedimentos mais recentes para manter toda a equipe eficiente.
Não personalizar o POP de acordo com sua empresa
Muitas empresas cometem o erro de escolher um modelo on-line e começar a usá-lo imediatamente. Para obter os melhores resultados, você deve personalizar o modelo de acordo com os requisitos e procedimentos da sua empresa.
Não revisar adequadamente o modelo de SOP.
Mesmo depois que o modelo estiver finalizado, você deve permitir que os membros da equipe o revisem e deixem seus comentários. Isso certamente ajudará você a obter muitos comentários que serão valiosos para a revisão e o aprimoramento do seu modelo de SOPs.
Conclusão
A implementação de um modelo de SOP em uma empresa não se trata apenas de definir um plano estratégico para alcançar algo, mas também é um passo em direção à eficiência operacional. Esses modelos contêm um conjunto simples de instruções que, quando seguidas por toda a equipe, resultam em uma eficiência incrível para todos. Você pode encontrar opções de modelos de SOP em vários lugares on-line, mas o importante é saber que eles devem ser personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa.
Portanto, se você está buscando os melhores resultados para a sua empresa com a implementação de SOPs por meio desses modelos, pode criar o seu com as etapas e medidas discutidas aqui. Esse será o passo certo para colocar sua empresa na jornada rumo à excelência por meio da eficiência operacional.
