Fazer malabarismos com as muitas tarefas que envolvem o planejamento de um evento pode ser uma ideia preocupante. Mas, surpreendentemente, planejar um evento pode ser um passeio no parque.
Para muitas equipes, lidar com a realidade avassaladora do processo de planejamento pode se tornar um contratempo. No entanto, o uso de uma ferramenta de planejamento de eventos pode ser a solução ideal para quando chegar o momento assustador de sediar o mais novo evento da empresa.
Não importa o tipo de evento que você esteja planejando, ser organizado é a chave. Quer você esteja organizando o encontro anual da sua empresa, uma convenção de tecnologia de ponta ou até mesmo o casamento do seu melhor amigo, uma ferramenta de planejamento de eventos pode ser o seu maior aliado.
Comece escrevendo suas tarefas
Você está alugando um canhão de confete? Você consegue. Pedir 100 pizzas? Verificado. Você contratou a banda?Feito. Uma das muitas vantagens de usar uma ferramenta de planejamento de eventos é que você não se esquecerá do que precisa ser feito em seguida. É sempre uma boa ideia dividir seu evento cronologicamente em etapas ou fases.
O planejamento de eventos geralmente envolve vários membros da equipe e tarefas. Ao separar suas tarefas em etapas, você terá uma visão clara de quais são as etapas críticas e os períodos mais movimentados. Planeje sua ação passo a passo e concentre-se no sucesso do grande dia, realmente fazendo as coisas da maneira mais eficaz.
Obtenha uma visão geral de todos os pequenos detalhes
A boa notícia? Uma poderosa ferramenta de software de gráfico de Gantt, como o Instagantt, permitirá que você saiba quem está fazendo o quê e o que precisa ser feito em seguida. Fique sempre por dentro de cada pequeno detalhe quando se trata de organizar o evento do ano em um gráfico de Gantt; desde a escolha do local até o envio dos convites aos convidados.
Use cores diferentes para cada tipo de tarefa ou para identificar facilmente qual dos seus colegas de equipe está designado para o trabalho. É sempre uma boa ideia especificar as funções e manter todos informados e atualizados (o que você pode conseguir facilmente usando as opções de menções e notificações do Instagantt). Organize todos os seus afazeres em tarefas: dessa forma, você só precisará se preocupar em levá-los até o fim.
Sempre mantenha seu orçamento sob controle
Não perca de vista o seu orçamento: tenha uma noção real de quanto você está gastando em cada tarefa para não exagerar. Acompanhar e manter-se dentro do seu orçamento é fundamental quando se trata de planejamento de eventos. Use os campos Custo estimado e Custo real para monitorar suas despesas e manter-se dentro do orçamento. Dica útil: Anote todas as despesas, mesmo as menores! A comparação entre o que você pensou que gastaria e o que acabou gastando o ajudará muito no planejamento de eventos futuros.
Além disso, ao monitorar o risco e a prioridade de cada uma de suas principais tarefas, você sempre terá uma ideia clara de quais são as tarefas mais importantes e comprometedoras. Afinal de contas, manter-se dentro do orçamento requer envolvimento ativo no projeto.
Porque não importa o tipo de evento que você esteja planejando, o objetivo continua o mesmo: planejar com antecedência e acompanhar, para que tudo corra bem no próprio dia.
Veja como montar um gráfico de Gantt de Planejamento de Eventos eficaz com o melhor criador de gráficos de Gantt. Você pode vê-lo em ação.
