Todo projeto começa com uma lista de coisas que precisam ser feitas para atingir um determinado objetivo. As listas ajudam naturalmente a realizar tarefas e também ajudam a promover a confiança na capacidade das pessoas de fazer as coisas acontecerem. No gerenciamento de projetos, um plano de ação pode ajudar você e sua equipe a atingir uma meta comum, fornecendo estrutura, objetivos e responsabilidade.
Um plano de ação pode ser definido como um documento que lista uma estratégia proposta na forma de um plano de etapas necessárias para atingir uma determinada meta. Essencialmente, é uma lista de tarefas que devem ser concluídas para atingir um objetivo, esclarecendo o curso de ação específico, os recursos necessários, o cronograma e os membros da equipe ou departamentos que serão necessários para atingi-lo. No gerenciamento de projetos, os planos de ação podem ser extremamente úteis porque muitas equipes os utilizam como uma estrutura para pensar, fazer brainstorming e definir como concluir um projeto - ou uma etapa de um projeto - de forma eficaz. Um dos grandes benefícios de se trabalhar com planos de ação é que, ao estabelecer e listar cada etapa, você garante às equipes que nada será esquecido e que nenhuma etapa será esquecida. Além disso, ao documentar e listar o plano de ação, você estará delineando o cronograma, os recursos de que precisará e as pessoas que precisarão estar envolvidas para concluir a estratégia.
Como elaborar um plano de ação
Ao projetar ou criar um plano de ação, você deve ter em mente que o objetivo é dividir o processo de atingir a meta em tarefas ou etapas acionáveis com base em um linha do tempo. A finalidade de cada objetivo deve ser identificada, bem como as etapas acionáveis. Ao identificar o anterior, você terá clareza sobre qual departamento ou membro da sua equipe deve ter a responsabilidade de executar e concluir essas tarefas específicas.
Em outras palavras, os planos de ação devem incluir:
Quem será responsável pelo quê - refere-se às responsabilidades específicas e à responsabilidade geral.
Quando - O cronograma, a linha do tempo e a duração de todo o plano.
A ordem - que se refere à sequência e à dependência das tarefas.
O como - ou melhor, os aspectos técnicos e financeiros do plano.
O motivo - que se refere à identificação de metas e também à seleção de indicadores que podem ser usados para acompanhar o progresso da ação.
Ao projetar e criar um plano de ação, você deve levar em consideração o seguinte: primeiro, concentre-se nas prioridades e anote-as. Depois disso, reserve um tempo para pensar em quem é a pessoa certa para realizar a tarefa e atribua cada atividade a essa pessoa. Peça a todos que se mantenham envolvidos e marquem as tarefas concluídas para que você esteja totalmente ciente do resultado e do progresso. Não deixe de discutir quaisquer tarefas pendentes ou atrasadas, dessa forma, você poderá prever quaisquer atrasos no seu plano.
Quais são os principais conteúdos de um plano de ação?
Um plano de ação bem executado pode se tornar um excelente instrumento para as equipes, pois pode ajudar as pessoas a se concentrarem em tarefas e decisões específicas e detalhadas, orientadas para a realização de metas maiores. Eles podem ajudar as equipes, mantendo-as fundamentadas e funcionais. Portanto, para preparar um plano de ação eficaz, você deve considerar o seguinte:
Liste as principais atividades, os elementos mais importantes.
Divida essas atividades em tarefas gerenciáveis.
Esclareça a sequência e as dependências entre essas tarefas.
Faça uma estimativa do início, da duração e da conclusão total das tarefas.
Crie um cronograma claro.
Defina os marcos.
Analise as capacidades e os recursos existentes e determine se há algo faltando.
Distribua as tarefas entre sua equipe.
Marque as tarefas concluídas.
Monitore seu progresso.
Como criar um cronograma para seu plano de ação
Há vários benefícios em trabalhar com planos de ação. Ele ajuda as equipes a delinear um curso de ação e a executar projetos. Ao organizar as informações e estabelecer metas, fica mais fácil seguir as instruções e concentrar-se na realização dos objetivos. Software de gerenciamento de projetos, como o Instagantt(Gantt Chart Maker), pode ser usado para preparar planos de ação, principalmente porque oferece espaço para etapas, tarefas, cronogramas e monitoramento do progresso. Além disso, eles melhoram o trabalho em equipe ao permitir a colaboração on-line. Com o Instagantt, você poderá criar e gerenciar planos de ação em minutos. Mais importante ainda, você poderá acompanhar todas as diferentes atividades, bem como o progresso geral do seu plano. Graças ao design do gráfico de Gantt, você não apenas adicionará tarefas e atribuirá responsabilidades, mas também gerenciará uma linha do tempo clara para o seu trabalho.
