Como conduzir uma avaliação de necessidades em etapas simples
O que eu preciso para concluir um projeto? Essa é uma pergunta básica que os gerentes de projeto precisam fazer a si mesmos antes de executar uma estratégia. Ao realizar uma avaliação das necessidades, você poderá descobrir quais ferramentas precisará ter disponíveis, que tipo de habilidades serão necessárias e que tipo de recursos serão necessários para planejar e concluir um projeto com sucesso.
Uma avaliação de necessidades pode ser definida como um processo sistemático que os gerentes de projetos usarão para avaliar os requisitos que são considerados inegociáveis para um projeto. Esses são requisitos específicos que podem incluir um conjunto de habilidades, conhecimentos, software, ferramentas e muito mais.
As avaliações de necessidades podem ser realizadas para descobrir a distância entre as condições atuais do projeto e as condições necessárias para uma execução bem-sucedida. Em seguida, será realizada uma análise de lacunas para determinar como fechar a lacuna entre a situação atual da empresa e a situação que ela precisa ter em uma data posterior.
Ao realizar avaliações de necessidades, há três etapas principais a serem cobertas:
Iniciação
Coleta e análise de dados
Produção final
Por que uma avaliação de necessidades é importante?
Uma avaliação de necessidades permite que você planeje e garanta que tenha tudo o que precisa para concluir um projeto com sucesso, que é o objetivo final. Ao realizar uma avaliação de necessidades antes de você e sua equipe iniciarem as tarefas iniciais, você estará garantindo que terá os recursos necessários para concluí-las conforme planejado.
As avaliações de necessidades também ajudam a descobrir lacunas que podem comprometer o sucesso do seu projeto. Ao descobrir as lacunas, você pode resolvê-las de forma proativa para garantir que terá tudo o que precisa para realizar o trabalho. E o mais importante é que, ao identificar essas lacunas, você terá tempo para tomar boas decisões e evitar avançar com soluções baseadas apenas na abordagem mais rápida para resolver um problema.
Mas a realização de uma avaliação de necessidades também significa que você terá um cronograma muito mais realista. Por quê? Porque você estará construindo um cronograma com base em informações previamente analisadas, o que significa que qualquer busca de última hora será significativamente reduzida.
Quais são as quatro etapas de uma avaliação de necessidades?
Uma avaliação de necessidades oferece muitos benefícios, mas isso não significa necessariamente que seja um processo complicado ou intimidador. Vamos dar uma olhada nas etapas básicas para realizar uma avaliação de necessidades.
Requisitos: Entender tudo o que está envolvido no seu projeto é essencial para o sucesso geral dele. Como gerente de projeto, você precisa garantir que você e sua equipe tenham clareza sobre o contexto e os objetivos do projeto. Ao entender os detalhes, você pode identificar melhor as necessidades associadas ao projeto. Explicar os marcos e os resultados individuais às pessoas envolvidas pode ajudar a fornecer um contexto mais amplo.
Recursos: Depois de identificar o que é necessário, você pode voltar sua atenção para os recursos. Isso significa que é hora de criar uma lista e combinar os recursos existentes e disponíveis com o que é necessário para executar o projeto. Na maioria das vezes, você perceberá que já possui recursos que serão úteis ao planejar e executar seu novo projeto.
Lacunas: Depois de identificar os recursos que você já tem, você pode realmente abordar os que não estão preenchidos. Você pode criar uma lista e identificar o que está faltando. Dessa forma, você se certificará de descobrir e abordar todas as lacunas, que podem variar de um conjunto de habilidades específicas até o software necessário para executar uma tarefa.
Crie um plano para preencher as lacunas: Não adianta identificar problemas se você não criar um plano de ação para corrigi-los. Depois de identificar as lacunas com sucesso, você pode usar essas informações e resolver esses problemas antes de começar a executar o projeto.
Exemplo de avaliação de necessidades
Novos projetos são sempre empolgantes e, por isso, é comum que sua equipe esteja ansiosa para começar logo antes de analisar e planejar suas ações. Mas, na realidade, dar um passo atrás e realizar uma avaliação das necessidades garantirá que seu projeto seja executado sem problemas.
Para realizar uma avaliação de necessidades bem-sucedida, você precisará da ferramenta certa, que permita acompanhar os objetivos, os recursos e as lacunas, e software de gerenciamento de projetoscomo o Instagantt, pode ajudar você a fazer exatamente isso.
Com o Instagantt, você poderá criar, gerenciar e acompanhar suas avaliações de necessidades. Além disso, você poderá mapear suas tarefas e iniciar as etapas de coleta e análise de dados usando gráficos de Gantt. Em seguida, você pode criar rapidamente uma linha do tempo e atribuir tarefas aos membros de sua equipe, para que eles possam se concentrar em concluí-las no prazo, garantindo que o projeto seja executado conforme planejado.
