Os projetos passam por vários estágios. Os gerentes de projeto concentram-se nas propostas e trabalham arduamente na execução bem-sucedida de seus projetos, mas o processo que envolve a finalização requer a mesma atenção que o restante do ciclo de vida do projeto, porque esse é o estágio que ajudará sistematicamente as equipes a entender os resultados do projeto em relação aos seus objetivos iniciais.
O encerramento do projeto refere-se ao estágio final do ciclo de vida de um projeto. Consiste em seguir uma série de processos predefinidos que levam à finalização formal do projeto, o que pode incluir pagamentos, assinaturas, aprovações e muito mais.
Após o término do projeto, a documentação formal é usada para indicar que o gerente de projeto recebeu a aceitação do cliente ou das partes interessadas com relação ao desempenho geral do projeto. Um documento de encerramento do projeto também comunica o desempenho do projeto, quando comparado com os objetivos iniciais, o plano, a escala de tempo e o orçamento.
Importância do procedimento de encerramento do projeto
O encerramento do projeto é uma parte importante do ciclo geral do projeto e deve ser realizado com cuidado, principalmente porque, uma vez concluída a análise, ela ajudará os gerentes de projeto a resolver quaisquer pendências e também permitirá que as equipes aprendam com sua experiência, listando prós e contras, altos e baixos, benefícios e deficiências, e usem essas informações como referência, aumentando a eficiência de futuros empreendimentos.
Em outras palavras, o encerramento do projeto requer uma combinação dos seguintes fatores quando aplicados a um projeto:
Garantia de que o trabalho foi totalmente concluído.
Afirmação de que todos os objetivos e resultados acordados foram alcançados e executados.
Aceitação formal da conclusão de um projeto, o que exige a aprovação das partes interessadas.
As principais etapas para o encerramento do projeto
Antes de começar, lembre-se de que o objetivo que você está tentando alcançar é documentar fatos importantes, coletando todas as informações relevantes de todo o ciclo de vida do projeto. Esse estágio envolve várias etapas diferentes que devem ser seguidas cuidadosamente para que você possa encerrar um projeto adequadamente. Aqui estão os principais elementos-chave:
Revisitar. Revisar o escopo, os requisitos e os resultados do projeto é uma prática excelente. Isso ajudará você a garantir que todas as tarefas foram cumpridas adequadamente.
Papelada. Você precisará obter aprovações e assinaturas das partes interessadas, bem como de terceiros envolvidos. Certifique-se de que os pagamentos sejam liquidados e processe todas as faturas, taxas ou comissões pendentes. Isso garantirá a satisfação de todos os envolvidos no projeto e garantirá que seu orçamento e análise de custos estejam corretos.
Recursos. Esse é o processo formal pelo qual você libera a sua equipe do projeto. Isso também pode incluir equipes externas (caso você tenha terceirizado equipamentos, tecnologia, hardware, etc.).
Informações e documentação. É hora de documentar suas descobertas e sua experiência. Arquive todos os documentos e dados relevantes que possam ser úteis de reuniões anteriores. Inclua planos de projetos, propostas, atas de reuniões, requisitos comerciais, contratos, documentos financeiros e muito mais. Sua documentação fornecerá insights valiosos para projetos futuros.
Realize uma reunião de encerramento do projeto. Essa é uma etapa importante para a sua equipe, não a deixe de lado. Reúna a sua equipe e convide-a a fornecer feedback sobre o projeto; os pontos positivos e negativos. Inclua todos os envolvidos e realize uma reunião final do projeto na qual você possa discutir o resultado, explorar as lições e reconhecer os esforços excepcionais. Um dos grandes benefícios de realizar uma reunião post mortem é que, eventualmente, quando você voltar aos dados, terá uma compreensão completa do que fez o projeto ser bem-sucedido e quais aspectos você deve considerar mudar. Afinal de contas, os projetos continuarão surgindo e você deve aprender com cada experiência.
Discutimos exaustivamente a importância do encerramento do projeto; o estágio final do ciclo de vida de cada projeto que permite que os gerentes de projeto e as equipes documentem , arquivem, analisem e discutam o resultado e o desempenho de sua jornada de trabalho.
Mas existe uma ferramenta que pode ajudar você a finalizar o procedimento e seguir as etapas corretas que envolvem o encerramento de um projeto? A resposta é sim. O Instagantt pode ajudar você a não perder nenhuma etapa importante. Além disso, ao usar nosso modelo gratuito, você pode ter certeza de que estará documentando as informações corretas e economizando tempo e papelada.
Exemplo de gráfico de Gantt de encerramento de projeto
O encerramento de um projeto pode ser um caminho difícil de percorrer se você não tiver a ajuda certa. Há muitos recursos que precisam ser coletados para que você receba a aceitação formal da conclusão de um projeto. Nosso modelo de encerramento de projeto ajudará você a gerenciar o processo da maneira correta.
