Normalmente, ao terminar um projeto e analisá-lo com a sua equipe, você ouvirá a frase "poderíamos ter feito isso muito melhor". Mas isso não é necessariamente uma coisa ruim. Isso significa que há espaço para melhorias, e é nesse ponto que a implementação e o uso de um modelo de lições aprendidas beneficiarão muito seus projetos futuros.
As lições aprendidas referem-se a um conjunto de atividades ou ações realizadas para alcançar um conjunto específico de produtos, resultados ou serviços. No gerenciamento de projetos, esse processo é realizado como uma conversa ou reunião, normalmente realizada após o término de um projeto, na qual as pessoas analisam o projeto em retrospectiva. Essa reunião é geralmente conduzida pelo gerente de projeto, pelos membros da equipe envolvidos e pelos principais representantes do cliente e do contratado.
As lições aprendidas são extremamente relevantes para os gerentes de projeto, pois permitem que as equipes obtenham conhecimento do processo de condução de um projeto, tanto os aspectos positivos quanto os negativos. A ideia por trás desse processo é aprender quais foram os aspectos positivos para repeti-los em projetos futuros e fazer ajustes para não repetir os erros cometidos durante o ciclo de vida do projeto. Esses aspectos podem se referir a metodologias, equipes, processos ou sistemas.
Reconhecendo o bom e o ruim
No longo prazo, as lições aprendidas podem melhorar muito a forma como as empresas executam os projetos, pois ajudam a capturar, documentar e atualizar as informações necessárias para manter os projetos no caminho certo. Além disso, elas permitem que as equipes pensem e considerem o que está funcionando bem e como pode ser melhorado.
Ao realizar uma reunião de lições aprendidas, você deve considerar tanto os aspectos positivos (vitórias) quanto os negativos (questões ou problemas). Uma vitória, naturalmente, é algo que levou a um resultado positivo, que é algo que você desejará repetir em seus projetos futuros. Um problema, por outro lado, é algo que afetou negativamente qualquer aspecto do seu trabalho.
As quatro etapas
O processo de lições aprendidas envolve quatro etapas que o ajudarão a capturar as informações e permitirão que você as utilize ao longo do caminho. Essas etapas são:
Identificação. Esta etapa deve ajudar você a identificar as recomendações que podem ser aprendidas. Trate-as como valiosos ativos de conhecimento para seus projetos futuros.
Documentação. Você deverá documentar informações detalhadas. Anote e escreva as lições aprendidas durante as reuniões e discussões e transforme-as em um relatório que os participantes possam ler mais tarde. Essas informações serão muito úteis em projetos futuros.
Análise. Depois que as informações tiverem sido coletadas e distribuídas, você poderá analisá-las e internalizá-las para que possam ser aplicadas com sucesso em ocasiões futuras.
Armazenamento. Armazenar as lições aprendidas é vital e elas devem estar disponíveis para os membros da equipe. Elas podem ser usadas em sessões de treinamento e reuniões de planejamento.
Como documentar as lições aprendidas
O principal aspecto a ser lembrado é que você deve documentar os insights mais valiosos que aprendeu para não repetir nenhum dos contratempos ocorridos durante todo o processo.
Vitórias e problemas. Classifique suas lições em vitórias (as boas) ou problemas (as ruins).
Descrição. Escreva uma descrição detalhada das lições. Seja bem específico; se for uma vitória, explique por que ela foi bem-sucedida. Se foi um problema, descreva por que falhou e como isso aconteceu.
Impacto. Ao gerenciar projetos, cada ação representa um possível impacto. Se o impacto foi positivo ou negativo, descreva o resultado e explique as consequências que ele trouxe.
Trabalho futuro. Descreva como o trabalho que você concluiu pode mudar ou impactar projetos futuros. Sua empresa se beneficiará com isso? Os futuros membros da equipe ou projetos serão beneficiados?
Etapas a seguir. Descreva os itens de ação específicos que você tomará para lidar com suas vitórias e problemas. Especialmente os problemas. Isso ajudará você a tomar as precauções necessárias para não repetir nenhum cenário negativo e melhorar seu trabalho.
Modelo de lições aprendidas
Ser capaz de identificar o que funcionou e o que não funcionou é a única coisa que fará com que você seja melhor em seu trabalho. Se quiser obter melhores resultados, você deve refletir sobre o que foi aprendido ao final de cada projeto. Ao reservar um tempo para escrever e conduzir as lições aprendidas, você estará adotando uma abordagem produtiva, que terá um impacto positivo em seus projetos futuros.
Os gráficos de Gantt podem ser de grande ajuda na condução de lições aprendidas. Um software de gerenciamento de projetos on-line, como oInstaganttpode ajudar você a escrever, conduzir e armazenar lições aprendidas para cada um de seus projetos. Você poderá categorizar facilmente suas vitórias e problemas e descrever o resultado e o impacto deles. O mais importante é que você poderá colaborar com sua equipe, permitindo que ela participe do processo de forma ativa. Dessa forma, as informações ficam disponíveis para todos, agora e também no futuro.
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