Você já deve ter ouvido falar de reuniões ou exercícios post-mortem, durante os quais as equipes discutem os sucessos e os fracassos de um projeto. Mas e quanto às reuniões pré-mortem? Esse tipo de reunião é realizado antes de iniciar um novo projeto e ajuda os gerentes e membros da equipe a pensar sobre o que poderia acontecer em um projeto (bom e ruim) e a fazer planos para cenários específicos.
As reuniões post-mortem são bem conhecidas. Elas são normalmente conduzidas pela coleta de informações relevantes das pessoas envolvidas em um projeto após sua conclusão e são realizadas pela avaliação dos diferentes aspectos do projeto. E, durante esse processo, os gerentes de projeto e os membros da equipe analisam o que deu certo e o que não deu tão certo.
O problema das reuniões post-mortem é que elas são realizadas após os fatos. E, embora seja muito útil aprender com os erros do passado e evitar repetir as ações que funcionaram como planejado, também seria extremamente útil evitar determinados cenários e riscos ao conduzir um novo projeto. Felizmente, uma reunião pré-mortem é uma ótima maneira de reunir uma equipe, discutir riscos e fazer planos para gerenciar e mitigar esses riscos antes que eles se tornem realidade.
Quais são os benefícios de uma reunião pré-morte?
Pre-mortem e post-mortem. Isso não significa necessariamente que um seja melhor do que o outro. Há realmente benefícios em ambos os exercícios. A única diferença é que, em um pré-mortem, a equipe imagina que o projeto fracassou. E isso pode parecer negativo, mas, na realidade, essa estratégia capacita as equipes a analisar cenários e trabalhar de trás para frente a partir de um ponto de falha com o único objetivo de determinar o que causou a falha e o que poderia ter sido feito para evitá-la.
A realização de reuniões pré-mortem pode oferecer diversos benefícios aos seus projetos. Vamos analisar alguns deles:
Eles ajudam a identificar novas perspectivas e possíveis problemas antes de iniciar um projeto.
Eles aumentam a comunicação da equipe, dando voz a todos.
Eles aumentam a eficiência ao garantir que todos estejam concentrados na discussão de diferentes aspectos do seu projeto, o que ajudará a capturar questões delicadas antes que elas se transformem em problemas.
Como realizar uma reunião pré-morte
Quando feito corretamente, um pre-mortem pode ajudar significativamente a evitar uma crise. Mas isso não precisa ser um processo complicado. Pelo contrário, pode ser um processo relativamente simples quando você se certifica de seguir algumas regras básicas:
Prepare-se. Certifique-se de que sua equipe tenha sido informada sobre o plano do projeto antes de você começar.
Reserve um tempo sem interrupções, pelo menos duas horas. Sua equipe precisa ser capaz de se concentrar exclusivamente nisso.
Todas as partes interessadas devem estar presentes. Você deve evitar possíveis pontos cegos, portanto, certifique-se de convidar todas as partes interessadas para ter certeza de que está incorporando todos os pontos de vista.
Faça anotações e revise. Durante esse período, muitas ideias estarão circulando e, por isso, é importante que você faça anotações. Alguém deve ser encarregado de fazer as anotações para que, posteriormente, essas informações possam ser analisadas e revisadas conforme necessário.
Agora, o processo. Primeiro, reúna a equipe e faça um brainstorming de todas as possibilidades para explicar por que o projeto fracassou. Aqui estão algumas perguntas básicas:
O que poderia dar errado com esse projeto?
O que poderia nos levar a perder o prazo?
O que manterá nosso projeto dentro do prazo? O que acontecerá se isso falhar?
E se o software que estamos usando ficar inoperante?
E se a pessoa mais importante nos deixar na mão?
O objetivo neste momento é criar uma lista completamente exaustiva de coisas que podem dar errado.
A única coisa que não é permitida durante essa fase são as soluções propostas.
Agora, você deve analisar toda a sua lista de problemas e selecionar os 10 principais problemas nos quais deve se concentrar. Mas como selecioná-los? Certifique-se de se concentrar em problemas que são essenciais para o sucesso do seu projeto, escolha problemas que provavelmente acontecerão e descarte os problemas sobre os quais você não tem controle.
Modelo pré-mortem
As pré-mortem são uma ótima ferramenta para que os gerentes e os membros da equipe pensem no que poderia acontecer em um projeto, o bom e o ruim, e se preparem para diferentes cenários. Elas exigem preparação, mas a boa notícia é que não precisam ser um processo complicado. Você só precisa ter certeza de que tem uma maneira de reunir as pessoas certas e de que tem uma boa maneira de organizar as informações que precisa coletar. E, é claro, uma das melhores maneiras de planejar e executar um plano é criar um gráfico de Gantt.
Gráficos de Gantt podem ser de grande ajuda quando você estiver realizando reuniões pré-mortem. Um software de gerenciamento de projetos on-line, como o Instagantt , pode ajudá-lo a planejar, conduzir e armazenar o que foi discutido durante as reuniões pré-mortem para que você possa revisar essas informações mais tarde. Você poderá categorizar facilmente seus cenários problemáticos, bem como suas soluções. Mais importante ainda, você poderá colaborar e acompanhar a sua equipe, permitindo que ela participe ativamente do processo. Dessa forma, as informações ficam disponíveis para todas as partes interessadas, e você pode revisitar os dados sempre que necessário.
