O trabalho remoto veio para ficar e empresas de todo o mundo adotaram rapidamente as reuniões diárias como forma de simplificar os fluxos de trabalho e otimizar as rotinas diárias. As reuniões diárias de standup são uma solução eficaz para que as equipes permaneçam juntas, conectadas e em dia com suas metas, pois ajudam a planejar o trabalho do dia.
Simplificando, uma reunião diária ou um "Scrum diário" (uma referência à estrutura do Scrum) é um evento recorrente de 15 minutos em que as equipes conversam, discutem e planejam as próximas 24 horas.
Essas reuniões de equipe são realizadas como forma de resolver um problema ou um conjunto específico de problemas. As reuniões diárias ajudam a manter as pessoas no caminho certo e em sincronia com o trabalho, compartilhando pontos de vista específicos sobre o progresso de uma equipe. O nome dessas reuniões deve-se ao fato de que as pessoas tendem a participar em pé, como forma de mantê-las curtas.
Como as empresas podem se beneficiar das reuniões diárias?
Normalmente, as reuniões de standup eram reservadas principalmente para as equipes de engenharia, mas parece que agora elas cresceram rapidamente em popularidade depois que mais e mais empresas tiveram que se adaptar rapidamente ao trabalho remoto. As reuniões diárias tornaram-se úteis para todos os tipos de equipes, de todas as partes do mundo.
E a verdade é que as reuniões diárias podem beneficiar a todos, pois ajudam as pessoas a trabalharem juntas de forma mais eficaz, compartilhando planos de ação, entendendo as metas de cada um e discutindo possíveis obstáculos. Então, quais são os principais benefícios da adoção de reuniões diárias de standups?
Colaboração. Elas promovem a conversa e a colaboração entre os membros da equipe. Ao realizar reuniões diárias, seus colegas de equipe terão a oportunidade de discutir problemas, ideias e possíveis obstáculos. As reuniões diárias garantem que sua equipe saiba em que todos estão trabalhando, o que ajuda a manter o fluxo de informações.
Compartilhamento de metas. As reuniões diárias ajudam a manter a conversa e proporcionam um local para a sua equipe discutir e internalizar as metas relacionadas a um projeto. Além disso, ao discuti-las, você garante que suas equipes compreendam totalmente as metas e os objetivos umas das outras.
Reduzindo bloqueios e gargalos. Eles também permitem que os líderes de equipe identifiquem os problemas antes que eles se tornem problemáticos. Por quê? Porque, à medida que os membros da equipe discutem tarefas nas quais estão se sentindo um pouco presos, outros membros da equipe podem oferecer ajuda ou ideias sobre como lidar com as dificuldades.
Como regra geral, as reuniões diárias de standup devem se ater ao formato de 15 minutos e devem se concentrar em fazer com que todos respondam às mesmas três perguntas:
O que eles realizaram desde a última reunião.
O que eles estarão fazendo hoje.
Há algum impedimento ou obstáculo que os impeça de avançar ou concluir tarefas?
Aqui estão algumas dicas adicionais para você organizar rapidamente reuniões diárias eficazes:
Defina um horário e se comprometa com ele.
Siga uma agenda clara.
Sempre mantenha o mesmo formato.
Reuniões instantâneas e diárias
Para que as reuniões stand-up sejam eficazes, elas precisam ser eventos recorrentes. Por isso, o ideal é que você tenha um formato de reunião. Ao usar o mesmo mecanismo diariamente, sua equipe estará sincronizada e atualizada com o que todos estão fazendo. Uma ótima maneira de simplificar seu fluxo de trabalho e otimizar suas reuniões diárias é trabalhar com um modelo. E é exatamente nesse ponto que um software de gráfico de Gantt como o Instagantt pode ajudar você.
O Instagantt é especializado na criação de gráficos de Ganttque podem ser muito úteis na organização do trabalho e de projetos em andamento. O Instagantt permite que você crie uma agenda em um formato muito claro para que todos entendam e, graças aos seus recursos exclusivos de colaboração, você pode criar e atribuir tarefas aos membros da equipe, permitindo que você acompanhe o trabalho deles diariamente.
Você também pode definir prazos e escrever comentários e descrições específicos sobre qualquer tarefa, o que pode ser de grande ajuda ao lidar com possíveis gargalos e bloqueios, pois todos podem revisitar e adicionar informações sobre como colaborar e ajudar uns aos outros.
Ao criar seu próprio formato, você estará preparando sua equipe para o sucesso. Use o Instagantt ao realizar reuniões diárias de standup para analisar e discutir os resultados do trabalho do dia anterior e criar planos de ação para qualquer cenário possível.
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