Como realizar uma reunião post-mortem eficaz

O que é uma reunião post mortem?

Uma reunião post-mortem é realizada reunindo informações relevantes das pessoas envolvidas em um projeto após a conclusão do mesmo e avaliando os diferentes aspectos do projeto. Durante esse processo, você analisará o que deu certo e o que não deu tão certo. 

Geralmente, algumas coisas não saem como planejado quando você realiza um projeto. E mesmo que você consiga terminar dentro do prazo e do orçamento, sempre existe a possibilidade de que alguns aspectos do seu projeto poderiam ter sido melhorados. A melhor maneira de avaliar seu trabalho é realizar uma reunião post-mortem do projeto, na qual a ideia é analisar todos os diferentes aspectos, para garantir que as coisas que deram certo continuem a acontecer na próxima vez e que as coisas que não deram tão certo sejam melhoradas para a próxima vez.

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Quais são os benefícios de uma reunião post-mortem?

Os post-mortems podem beneficiar substancialmente a sua equipe, as partes interessadas e os seus clientes, pois ajudam você a analisar e melhorar todos os aspectos de um projeto depois de concluído. Por esse motivo, eles não devem ser tratados como um luxo. E, embora exijam tempo e recursos, a verdade é que as reuniões post-mortem são uma parte crucial do ciclo de vida do projeto, e optar por ignorá-las pode prejudicar os resultados futuros da sua equipe e da sua empresa.

Alguns dos benefícios mais comuns das reuniões post-mortem são:

• Aumentar a eficiência: Ao revisar seu trabalho, você poderá se beneficiar da discussão do projeto e de cada um dos diferentes aspectos pelos quais teve de passar. Você poderá se certificar de que será mais eficiente e eficaz quando um projeto semelhante ou até mesmo um projeto diferente surgir na próxima vez, identificando áreas de melhoria. 

• Aumente a comunicação da equipe: Ao falar e ouvir uns aos outros, você ajudará a aproximar sua equipe e a melhorar a percepção de todos sobre o que os outros estão fazendo.

• Melhore o moral da equipe: ao discutir onde você teve sucesso, você estará comemorando o esforço da sua equipe. Sua equipe se sentirá melhor em relação ao que foi realizado e ficará mais feliz em voltar ao trabalho e fazer tudo de novo.

• Aprenda com os erros: A revisão do seu projeto ajudará você a descobrir o que deu errado e a garantir que isso não aconteça novamente. Ao discutir os problemas, você e sua equipe podem descobrir maneiras mais criativas e eficazes de lidar com os problemas e como eles podem ser evitados no futuro. Independentemente de você ter tido problemas menores ou maiores, é importante avaliar o que deu errado e propor melhorias e melhores oportunidades para o futuro. 

• Encerre o projeto: realizar uma reunião post-mortem também é uma forma colaborativa de encerrar oficialmente um projeto e dar a todos uma última chance de dar uma palavra final. Mas esse também é um ótimo momento para comemorar: assim, depois que tudo tiver sido discutido, reserve um tempo para apreciar o que foi realizado.

• Compartilhe informações: Compartilhar o resultado da reunião com o restante da sua equipe e com a empresa ajudará todos a entender por que o projeto foi bem (ou não). Ser transparente com o restante da empresa também desempenha um papel fundamental na melhoria da comunicação organizacional, além de ajudar a criar um relacionamento e aumentar o moral.

Componentes de um Post-Mortem

Ao conduzir uma reunião post-mortem eficaz, uma boa organização é a chave para o sucesso. Portanto, é uma ótima ideia ter em mente os seguintes pontos-chave de discussão com antecedência para que você sempre tenha um senso de direção e uma agenda. Aborde as seguintes questões:

• O que deu certo durante o projeto que podemos repetir no futuro?
• O que deu errado e como podemos evitar isso no futuro?
• O que devemos fazer de diferente na próxima vez?

Além disso, lembre-se de que os dados que estão sendo analisados durante a reunião post-mortem incluirão informações de diferentes fontes, inclusive feedback da equipe do projeto e uma avaliação dos resultados do projeto. Os resultados da análise devem conter o seguinte:

• Uma lista completa de questões a serem abordadas 
• Problemas cruciais que atrasaram o projeto
• Sucessos que ajudaram o projeto 
• Lições que exigem ação
• A pessoa responsável pela implementação de cada item de ação

Modelo post-mortem

Realizar uma reunião post-mortem deve ser fácil, e você pode personalizar seu plano à medida que avança, mas aqui está um bom ponto de partida.

• Escolha um dia em que toda a equipe esteja presente com horários bem definidos. O objetivo é que todos possam ser vistos e ouvidos.
• Permita que todos os membros apresentem opiniões de alto nível sobre como foi o projeto ou o que poderia ser melhorado no futuro. 
• Apresente e discuta todas as análises coletadas. Os dados coletados podem incluir prazos, orçamento, impressões, etc.
• Estabeleçam juntos metas para o próximo projeto. Aproveite as lições aprendidas durante o trabalho neste projeto e discuta o que você pode fazer no futuro para aplicar novas descobertas e tornar o próximo projeto ainda melhor.
• Faça o acompanhamento da reunião. É importante que você compartilhe com todos os envolvidos o que foi aprendido e discutido.

Um post-mortem de projeto bem praticado pode realmente ajudar qualquer equipe. E a boa notícia é que não precisa ser tão difícil quanto você imagina. Você só precisa ter certeza de que tem uma maneira de reunir as pessoas certas e de que tem uma boa maneira de organizar as informações que precisa coletar. E, é claro, uma das melhores maneiras de planejar e executar é criar um gráfico de Gantt. 

O software de gráficos de Gantt pode ser de grande ajuda na condução de reuniões post-mortem. Um software de gerenciamento de projetos on-line como o Instagantt pode ajudar você a planejar, conduzir e armazenar o que foi discutido durante suas reuniões post-mortem. Você poderá categorizar facilmente seus sucessos, bem como seus pontos de melhoria. O mais importante é que você poderá colaborar e acompanhar a sua equipe, permitindo que ela participe ativamente do processo. Dessa forma, as informações ficam disponíveis para todos, agora e também no futuro.

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Exemplo de reunião post-mortem