O que é um plano de comunicação de gerenciamento de projetos?
Ao estabelecer um plano de comunicação para o gerenciamento de projetos, o que você vai fazer é definir exatamente como serão transmitidas todas as informações que ocorrerem ao longo do projeto. Afinal de contas, você quer ter certeza de que seu cliente receba todas as informações que você está enviando e também quer ter certeza de que receberá todo o feedback possível dele. Isso exigirá algum entendimento entre vocês dois, pois a comunicação é essencial para o sucesso de qualquer projeto.
Quando você pensa em qualquer tipo de projeto, sabe que terá de manter seus clientes atualizados sobre o progresso. Você precisará informá-los sobre as metas e como está progredindo. Você precisará saber sobre os diferentes marcos e se realmente os cumpriu ou não. Você deve certificar-se de entregar todas as informações necessárias ao longo do processo de conclusão do projeto. E, definitivamente, você deve se certificar de que os informará sobre quaisquer alterações no status do projeto e muito mais. Tudo isso significa que você precisa saber exatamente como entrar em contato com qualquer pessoa envolvida.
Se você não tiver uma forma de se comunicar com seu cliente, poderá ter muitos problemas na execução do projeto. Você quer ter certeza de que, se tiver alguma dúvida ou se algo mais acontecer, você saberá como entrar em contato com o cliente, seja por e-mail, telefone ou outro método. Afinal de contas, você vai querer provar que realmente fez o possível para entrar em contato com ele se tiver algum tipo de problema ou precisar de alguma coisa.
Configuração do plano de comunicação do gerenciamento de projetos
Você está pronto para iniciar seu plano? Se estiver na hora de fazer tudo funcionar adequadamente, você deverá reservar um tempo para conversar com seu cliente por um período de tempo. Talvez você queira reservar uma hora inteira ou até mesmo um período mais longo para sentar e discutir tudo o que precisa ser feito para que o projeto seja elaborado adequadamente. Não se trata apenas de definir o plano de comunicação. Você quer definir as etapas necessárias para que o projeto seja realizado e isso exigirá muito esforço de você e do cliente.
Sente-se e converse com eles sobre cada uma das diferentes etapas do projeto. Faça o layout de cada um dos marcos e de cada uma das metas necessárias para o projeto. Escreva o que o cliente espera de você e o que você vai fornecer a ele e certifique-se de indicar também cada uma das etapas em que você fornecerá algum tipo de atualização a ele. Isso tornará muito mais fácil para você ter certeza de que o projeto está indo bem.
É claro que, ao definir a parte de comunicação do processo, você precisa ter certeza de que está conversando com seu cliente sobre como ele deseja se comunicar e até mesmo com que frequência. Certifique-se de que tudo esteja registrado em seus documentos. Quando você tiver definido como se comunicar e também o que vai fazer, poderá realizar tudo de forma eficaz. Isso significa que, se você comunicar tudo ao cliente da maneira que disse que faria e concluir as tarefas conforme o combinado, estará se preparando bem para o caso de problemas no futuro.
As partes do seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos
Então, quais são as partes do seu plano de comunicação? O que você precisa fazer ou saber para incluir nesse plano para garantir que ele seja realmente legalmente aplicável? Bem, há vários aspectos diferentes que você deve considerar, mas certifique-se de não perder nenhum deles, pois eles podem afetar a aplicabilidade do projeto que você está criando e todas as etapas que você está realizando ao longo do caminho.
A primeira seção deve ser os objetivos do seu projeto. É aqui que você falará sobre as metas que tem em relação à comunicação que fará durante o tempo em que estiver trabalhando no projeto. Discuta, por exemplo, o que você fará para manter todos informados, fornecer informações ou até mesmo quais tipos de informações você fornecerá. Em geral, essa será uma seção curta e pode até ser apresentada em tópicos para garantir que seja fácil para todos entenderem. Você detalhará as coisas mais especificamente à medida que for avançando.
Em seguida, você deve criar uma tabela com todas as pessoas com as quais você é responsável por interagir ou atualizar ao longo do caminho. É aqui que você anotará os nomes, o cargo na empresa e até mesmo todas as informações sobre como você se comunicará com essa pessoa específica durante a execução do projeto. Você deve definir a frequência com que entrará em contato e como fará isso para garantir que obterá as informações necessárias para cada pessoa da equipe do projeto.
Por fim, você precisa definir exatamente como se comunicará durante as diferentes partes do projeto em que está trabalhando. Talvez você queira falar sobre coisas como quem compartilhará as informações, quais informações serão compartilhadas e quando isso ocorrerá também. Você precisa explicar quais serão as entregas e deve certificar-se de que essa seção seja o mais clara e específica possível. Afinal, essa será uma das partes mais importantes de todo o documento e também será a parte mais detalhada.
Por exemplo, você pode indicar um tipo específico de comunicação, como um relatório semanal por e-mail. Você pode expressar quando eles serão enviados, para quem serão enviados e em que consistirão. A partir daí, talvez você queira criar uma lista de itens que defina melhor cada informação que incluirá nesse relatório por e-mail. Em seguida, você pode criar um título diferente, como e-mails diários, e definir para quem eles serão enviados e quando. Crie outra lista com marcadores que expresse todas as informações que você precisa saber para executar essa tarefa adequadamente.
Como organizar as coisas da maneira correta
Muito bem, agora você sabe um pouco mais sobre o que são esses tipos de planos e em que eles consistem. Você sabe como fazer tudo funcionar e sabe por que é importante fazer isso. Mas você sabe como elaborar um plano detalhadamente? Vamos falar sobre alguns dos aspectos mais importantes do plano de comunicação do seu projeto e vamos garantir que você esteja mais do que pronto para cuidar de tudo. Afinal de contas, você não quer se ver lutando para manter a comunicação com um cliente.
Definir os parâmetros
Os parâmetros do seu projeto são coisas como com quem você está trabalhando, quem é a equipe que estará envolvida, qual é o cronograma geral e que tipo de resultados você é responsável por fornecer ao seu cliente. Você deve se certificar de que todas essas coisas estejam bem definidas para que você saiba exatamente o que está fazendo e tudo isso deve ser colocado em um plano de comunicação do projeto, e não apenas em outros documentos e cronogramas. É assim que você garantirá que sua comunicação seja precisa.
Estabeleça as metas
Em seguida, você precisa se certificar de que está definindo cada uma das metas que precisam ser atingidas ao longo do projeto. É aqui que você falará sobre os diferentes resultados que fornecerá. É também onde você falará sobre cada uma das diferentes pessoas pelas quais é responsável e o que precisa fornecer a elas. Lembre-se de que esta será uma seção detalhada de metas e você deve se certificar de que tem o máximo de informações possível.
Estabelecer as metas que você precisa atingir em todo o processo será extremamente importante porque, em geral, você vai vincular toda a sua comunicação a essas metas reais. Você ainda não chegou ao ponto em que precisa desse plano de comunicação, mas definir suas metas e as pessoas com quem você precisa interagir sobre essas metas será a última etapa antes de começar a desenvolver esse plano. Afinal de contas, você também quer ter certeza de que sabe o que está fazendo.
Elaborar o plano de comunicação
Por fim, é hora de realmente criar o plano de comunicação de que você precisa. É aqui que você vai falar sobre como se comunicará com cada uma das pessoas responsáveis pelo projeto de diferentes maneiras. Portanto, você fará um layout de cada uma das partes interessadas e, em seguida, precisará discutir as formas de comunicação com elas, bem como a frequência com que isso será feito. Isso é algo com que você e seu cliente devem concordar e deve permitir que você estabeleça uma base sólida para o que vai acontecer daqui para frente.
Tenha em mente que um plano de comunicação pode precisar ser um pouco fluido e você pode precisar fazer algumas mudanças e ajustes ao longo do caminho. No entanto, ao começar, você deve se certificar de que está seguindo esse processo o mais fielmente possível. Se um cliente disser que quer que você ligue para ele uma vez por semana, certifique-se de anotar isso em seu plano de comunicação e, em seguida, certifique-se de que você realmente ligue para ele uma vez por semana. Se não conseguir falar com o cliente, deixe uma mensagem e anote no seu plano quando você ligou e se obteve resposta.
Esse plano de comunicação pode ser uma parte importante do seu caso se você precisar provar a um cliente mais tarde que fez tudo como deveria. Ao mostrar que você criou um plano de comunicação que apresentava as maneiras pelas quais eles queriam que você os contatasse e, em seguida, mostrar que você fez exatamente isso, você terá muito mais condições de dizer que fez o que deveria fazer e que realmente cumpriu as tarefas que disse que faria.
Ao seguir esse processo, você pode ter diferentes métodos de comunicação para o mesmo cliente ou pode ter diferentes métodos para diferentes membros da equipe do cliente. Talvez você tenha de entrar em contato com uma pessoa por e-mail e depois por telefone se ela não responder em um determinado período de tempo. Todas essas coisas facilitarão a conclusão das tarefas necessárias e permitirão que você mostre ao cliente que realmente está tentando acompanhar exatamente o que ele esperava e queria de você nesse projeto.
O que fazer com seu plano
Agora que você tem um plano e sabe tudo o que é necessário para elaborá-lo, bem como por que ele é importante, o que você realmente vai fazer com ele? Talvez você se surpreenda com o que vai fazer com ele, pois esse plano não é apenas para você e o cliente. Esse plano será para todos os envolvidos no projeto. Quer estejam trabalhando em um pequeno aspecto ou ajudando você em algo maior, todos precisam saber o que está acontecendo.
Comunique-se com sua equipe
Todos que fazem parte da equipe precisam saber qual é o plano e qual é a sua parte nele. Eles precisam saber com quem devem se comunicar e como. Eles precisam saber quem pode entrar em contato com eles, quais informações compartilhar, de que forma podem compartilhá-las e até mesmo como mantê-lo atualizado para que você possa garantir que o cliente seja atualizado regularmente. Faça o layout do plano de comunicação com eles e você se preparará ainda melhor para ter todas as informações de que precisa quando realmente precisar delas.
Mantenha-se na tarefa
Depois de ter esse plano, você precisa usá-lo para se manter no caminho certo e para se certificar de que está fazendo tudo o que disse que faria. Se fizer isso, você se encontrará em situação muito melhor com seu cliente. Se não fizer isso, você pode acabar em maus lençóis. Na verdade, você pode acabar perdendo o seu cliente ou perdendo o trabalho futuro que ele teria feito com você se não tomar cuidado para cumprir o plano acordado.
Quando você trabalha com a sua equipe e com esse plano de comunicação, está se preparando para fazer as coisas da maneira certa. Você não deve ter que se preocupar se tem as informações de que precisa quando chegar a hora de compartilhá-las com o cliente. Em vez disso, você deve ser capaz de entrar em contato com a pessoa ou pessoas responsáveis pela preparação dessas informações e obtê-las. A partir daí, você deve ser capaz de comunicá-las ao seu cliente de forma rápida e fácil, exatamente da maneira que você concordou em fazer.
Lembre-se de que, se você descobrir que não está realmente seguindo a estratégia de comunicação acordada, poderá ter problemas mais tarde. Seu cliente pode não receber as informações que você enviar ou pode alegar que não as recebeu. Se esse for o caso, você poderá ter problemas para provar que fez tudo o que podia para manter o cliente informado. Isso pode se tornar um problema quando chegar a hora de entregar o projeto e, definitivamente, quando chegar a hora de você receber o pagamento pelo trabalho que fez. Você quer poder mostrar que fez as coisas da maneira que deveria.
Mudar as regras dificultará essa demonstração. Por outro lado, se você tiver feito tudo o que disse que faria e que o cliente concordou que queria, você terá vantagem se o cliente tentar dizer que não recebeu as informações que você forneceu ou que não gostou do formato das informações que você forneceu. Você deve poder consultar o documento e mostrar que esse é o método de comunicação que ele solicitou ou com o qual concordou.
Se você tiver esse documento, poderá se preparar para o sucesso e garantir que esteja na melhor forma possível. Não tê-lo ou não se certificar de que está completo pode ter o efeito oposto e isso definitivamente não é algo com que você queira lidar. Em vez disso, entre em contato com seu cliente e certifique-se de que você está marcando uma reunião para criar o plano de comunicação ideal para o projeto. Você pode até se surpreender com a quantidade de trabalho e aborrecimento que isso pode lhe poupar se você acabar com um cliente problemático que quer mudar de ideia sobre tudo.
Não importa o que você está planejando ou em que tipo de projeto está trabalhando, o mais importante é que você precisa absolutamente colocá-lo por escrito. Se possível, faça com que o cliente assine o documento para que você tenha uma linha ainda melhor para se provar, caso seja necessário mais tarde. A última coisa que você quer é se ver em algum tipo de problema ou não receber o pagamento porque o cliente alega uma coisa depois de ter lhe dito outra. Sua prova será um aspecto crucial de todo o processo.
Você não precisa necessariamente formalizar seu plano de comunicação. Ele pode ser um documento informal em que você expõe todos os fatos e informações. Mas deve ser algo que você possa entender. Se você realmente quiser que ele seja eficaz, certifique-se de obter a assinatura de um cliente e, quando terminar o plano de comunicação, certifique-se de configurar a parte geral do gerenciamento do projeto usando gráficos de Gantt no software Gantt Chart. Você vai adorar a maneira como isso facilita muito as coisas para você e para toda a sua equipe.
Se você trabalhar com esse software para configurar tudo e se certificar de que o layout de quem é responsável por tudo, quando e como, será muito mais eficaz. Você também ficará mais do que surpreso com todos os benefícios de usar esse software em seu projeto. Trata-se de garantir que você esteja no caminho certo e que seus clientes possam contar com você para cuidar de tudo em pouco tempo. Apenas certifique-se de configurá-lo e de mantê-los informados sobre tudo o que está acontecendo. Eles desejarão ter trabalhado com você mais cedo.
