4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix

Die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix helfen dir, dich auf die Beziehungen zu konzentrieren und die Familienaufgaben nach ihren Fristen zu priorisieren, z.B. jemanden zu Hause glücklich zu machen, wenn er Geburtstag hat. 

4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix

Wir sollten die Aufgaben in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge anordnen, so wie wir es früher in der Mathematik gemacht haben, indem wir die Zahlen geordnet haben. Das Ordnen und Kategorisieren der Aufgaben ist so, wie wenn du deine Sachen in einem Schrank ordnest. Wenn die Dinge geordnet sind, findest du sie leicht wieder, genauso wie wenn die Aufgaben klar sind. Du verfolgst sie und erledigst sie entsprechend ihrer Prioritäten. Hier findest du ausführliche Informationen über die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix, die dir helfen werden, dein Leben zu organisieren und leicht zu führen. 

Bevor du die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix verwendest, musst du die Parameter kennen, anhand derer wir unsere Aufgaben in diese Quadranten einordnen können. Es gibt zwei grundlegende Arten von Aufgaben, die im Folgenden beschrieben werden.

• Wichtig 
• Dringend 

Wichtige Aufgaben sind langfristige Aufgaben und brauchen mehr Aufmerksamkeit und Zeit für ihre Erledigung. 

Quadrant 1, der Quadrant der dringenden und wichtigen Aufgaben

In Quadrant 1 der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix packst du die Aufgaben, die besonders wichtig und dringend sind. Dieser Quadrant befindet sich oben links von den 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix und enthält die Gruppe der Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. In diesem Quadranten befinden sich vor allem Notfälle, Probleme und Krisen. 

In diesen Quadranten legst du die Aufgaben, die kurzfristig sind und mit einer näheren Frist erledigt werden müssen. Du musst diese Aufgaben also sehen und sie bis zum Abgabetermin erledigen, damit du in diesem Quadranten aufgrund seiner Komplexität keine Kompromisse eingehen kannst. Wenn du in diesem Quadranten Kompromisse eingehst, wirst du mit vielen Problemen konfrontiert, z. B. mit der Bezahlung von Rechnungen, der Abgabe von Aufgaben usw. 

Quadrant 2, der Quadrant der wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben

Parallel zu Quadrant 1, auf der rechten Seite, befindet sich Quadrant 2. Dieser Quadrant enthält die langfristigen Aufgaben, die ebenfalls wichtig sind. Die Aufgaben in diesem Quadranten sind so wichtig und wild, dass du sie auf keinen Fall vernachlässigen darfst und langfristig planen musst. Du kannst auch sagen, dass es sich um kleine Projekte handelt, die keine oder sehr lange Fristen haben. Diese Aufgaben können persönlicher oder dienstlicher Natur sein, wie z.B. die Aufrechterhaltung der Gesundheit durch Sport und Fitnessstudio, die du auf keinen Fall vernachlässigen kannst, um deine Gesundheit nicht zu gefährden, oder die Aufrechterhaltung deines guten Rufs im Büro. Dies ist der wichtigste Quadrant, und wir alle müssen hauptsächlich in diesem Quadranten leben, um die Perfektion aller anderen Quadranten zu gewährleisten. 

Quadrant 3, der Quadrant der dringenden, aber unwichtigen Aufgaben 

Quadrant 3 befindet sich unterhalb von Quadrant 1 der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix von Franklin Covey. Dieser Quadrant enthält die Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Die Aktivitäten sind nicht wichtig, aber du musst sie dringend erledigen. 

Diese Aufgaben sind in deiner Planung nicht enthalten, aber du musst sie dringend erledigen. Angenommen, ein Anruf auf deinem Telefon ist nicht in deinem Plan vorgesehen, aber du musst diesen Anruf annehmen, indem du die Zeit aus dem Zeitplan deiner dringenden Aufgabe nimmst. 

Quadrant 4, der Quadrant der nicht dringenden, nicht wichtigen Aufgaben

Dies ist der letzte und unwichtigste Quadrant der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix, da er zu den Aktivitäten gehört, die nicht dringend und auch nicht wichtig sind. Du musst die Aktivitäten in diesem Quadranten aufgeben, um möglichst viel Zeit zu sparen, und diese wertvolle Zeit in Quadrant 2 investieren, in dem du die meiste Zeit verbringen musst, um die Wurzeln deines Unternehmens oder deiner Persönlichkeit zu stärken. 

Wie kann man diese 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix praktisch umsetzen?

Wir sind die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix durchgegangen, aber wir sind immer noch verwirrt, wie wir die 4 Quadranten erstellen und nutzen sollen. Keine Sorge, hier ist der Leitfaden für dich.

Erstelle eine To-Do-Liste mit den Aufgaben, die du in dem jeweiligen Monat erledigen wirst. 

Als Erstes musst du eine Liste mit den Aufgaben erstellen, die du am wahrscheinlichsten erledigst und die du im Laufe des Monats erledigen wirst. Wenn du die Liste erstellt hast, bedeutet das, dass du Aufgaben definiert hast, die zu deinen Aufgaben gehören. Sie hilft dir, die Aufgaben zu kategorisieren und so die wichtigen Aufgaben zu priorisieren. Außerdem wird deine Arbeit dadurch einfacher und übersichtlicher. 

Erwähne die Frist vor jeder Aufgabe

Nachdem du die Aufgaben des Monats aufgeschrieben hast, solltest du sie nicht einfach so stehen lassen, sondern die Fristen für die Aufgaben notieren, die du erledigen wirst, indem du die genauen Fristen oder die erwarteten Fristen einhältst. Das hilft dir auch dabei, den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die du erledigen musst. 

Zeichne die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix

Zeichne nun die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix auf ein Papier oder eine Software wie MS. Word. Gib jedem Quadranten eine Nummer und seinen Namen sowie die Eigenschaften der Aufgaben. 

Prüfen Sie, welche dringenden Aufgaben 

Der nächste Schritt bei der Verwendung der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix besteht darin, die dringenden Aufgaben zu überprüfen, von denen du glaubst, dass sie von den anderen Aufgaben abgezogen werden müssen. Du musst diese dringenden Aufgaben sammeln und sie in den Quadranten 1 und 3 einordnen, indem du die Wichtigkeit der Aufgaben erkennst. 

Beginne damit, die Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge zu organisieren. 

Ordne nun die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in aufsteigender Reihenfolge, indem du Zahlen wie 1, 2, 3 einträgst. So kannst du überprüfen, wie viele wichtige Aufgaben du in deinem Plan hast. 

Ziehe jetzt die großen Brocken aus deiner To-Do-Liste, indem du die Aufgaben in den richtigen Quadranten legst. 

Als Nächstes ist es an der Zeit, die wichtigsten Aufgaben unter den wichtigen Aufgaben herauszufiltern. Franklin Covey hat diese wichtigsten Aufgaben als große Felsen bezeichnet, die du mit der Konsequenz erreichen musst, Gewohnheiten hocheffektiver Menschen zu entwickeln. 

Vorteile der Anordnung von Aufgaben in den 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix 

Die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix machen es uns leicht, die Aufgaben, die wir erledigen, zu kategorisieren, zu ordnen und sogar zu verfolgen. Die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix sind auf allen Ebenen des Lebens von Vorteil, um uns zu einem guten sozialen Menschen zu machen, und das ist nur möglich, wenn wir organisiert sind. Hier sind einige Vorteile der 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix. 

Unsere Gewohnheiten verbessern 

Wenn du diese 4 Quadranten des Zeitmanagements in deinem Leben befolgst, egal ob in der Ausbildung, im Privat- oder im Geschäftsleben, wirst du einige gute Angewohnheiten entwickeln, wie z.B. pünktlich zu sein, deine Verantwortlichkeiten zu erkennen und ihnen nachzukommen, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden und die Meinung anderer zu schätzen. 

Mach uns proaktiv

Die 4 Quadranten des Zeitmanagements machen uns auch proaktiv in dem Sinne, dass wir vorausschauend, regelmäßig und verantwortungsbewusst handeln, weniger reaktiv sind und die Veränderungen um uns herum akzeptieren, aber die Initiative ergreifen, um mit den Veränderungen mitzuhalten, anstatt sich ihnen zu widersetzen.  

Du fühlst dich nicht von der Verantwortung überfordert.

Wenn du alle deine Akten, Sachen, Räume und sogar die Aufgaben organisierst, wirst du nicht mit deinen Aufgaben überfordert sein und sie als Last auf deinen Schultern tragen. 

Bring uns auf den richtigen Weg zum Erfolg 

Die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix bringen dich auch auf den richtigen Weg, weil du den genauen Wert und die Anordnung der Aufgaben hast und wir auch in der Lage sind, die Aufgaben zu verfolgen. 

Befähigt uns, das Leben auszubalancieren 

Wenn wir uns nicht belastet fühlen, werden wir ein ausgeglichenes Leben führen, in dem wir Zeit mit der Arbeit verbringen und auch Zeit für die Familie und Freunde haben. 

Erhöhe die Produktivität 

Wenn wir uns organisieren, können wir unsere Ziele rechtzeitig erreichen und die Produktivität steigern.

Fazit 

Die 4 Quadranten des Zeitmanagements sind in der Wirtschaft, in der Ausbildung und sogar in unserem Privatleben von großer Bedeutung. Sie helfen uns, organisiert zu sein, jeder Aktivität im Leben die richtige Bedeutung beizumessen und ein ausgeglichenes und gesundes Leben zu führen, anstatt überfordert, deprimiert und lebensmüde zu werden.