Alles, was du über Agile Meetings wissen musst

Agile Meetings sind eines der Schlüsselelemente des agilen Managements, denn sie nutzen die Prinzipien der effizienten Zusammenarbeit und der schnellen Entscheidungsfindung. Korrekte Agile Meetings ermöglichen es dem Team, auf einer gemeinsamen Basis zu bleiben und auf das Erreichen der Projektziele hinzuarbeiten. Zu diesem Team gehören der Scrum Master, der Product Owner und das Entwicklungsteam, denn es ist transparent und verfolgt den Fortschritt.

Es gibt verschiedene Arten von agilen Meetings: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospective. Jedes Treffen hilft dabei, die Teams aufeinander abzustimmen, zeitnah auf neue Bedingungen zu reagieren und konsequente Weiterentwicklungen anzuwenden. Wenn du im Projektmanagement tätig bist, erfährst du hier alles, was du über agile Meetings wissen musst.

Wichtige Mitglieder der Agile Meetings

Jedes agile Meeting hat mehrere Mitglieder. Wenn du weißt, wer an deinem agilen Meeting teilnimmt und die Tagesordnung entsprechend vorbereitest, können deine Meetings effektiver werden. Das liegt daran, dass jedes dieser Mitglieder unterschiedliche Aufgaben hat. Hier erfährst du alles über die wichtigsten Mitglieder von Agile Meetings und ihre Rollen.

Entwicklungsteam 

Das Entwicklungsteam in Agile Meetings besteht aus Experten, die an der Entwicklung des Produkts beteiligt sind. Auf der Grundlage dieser Lieferungen zeigen die anderen, was in den einzelnen Sprints wie geplant produziert wurde. In den Meetings ist ihre Meinung sehr wichtig, da sie das Projekt am besten verstehen und wissen, was gemacht wurde, was verbessert werden kann und welche Probleme es gibt.

Scrum Master 

Der Scrum Master überwacht den agilen Besprechungsprozess und stellt sicher, dass nichts den Fluss des Prozesses behindert und unbesprochen bleibt. Sie sind nützlich für das Team, da diese Checklisten daran erinnern, dass die Diskussionen im Rahmen des aktuellen Sprints stattfinden.

Im Gegensatz zu einem normalen Manager fördert der Scrum Master die Autonomie der Mitarbeiter und die Optimierung der Prozesse. Ihre Funktion ist entscheidend dafür, dass Meetings mehr auf den Punkt gebracht werden und vor allem notwendig sind, wo sich ein Team zusammensetzt, um Erfolge und Fehler zu reflektieren.

Projektleiter 

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, den Fortschritt des gesamten Projekts und das Verhältnis zwischen Zeit, Vermögen und Umfang zu verwalten. Während die Teams täglich Aufgaben ausführen, bleibt der Projektmanager für die strategischen Aktivitäten zuständig. In Besprechungen interessiert er sich für die breitere Zusammenfassung, den Inhalt und solche anderen Themen.

Dazu gehört der Zeitplan für die Umsetzung der Kommunikationsstrategien mit anderen Stakeholdern und nicht die Fragen der Entwicklung. Es bedeutet, in gewissem Sinne ein Gatekeeper zu sein, der das Projekt vorantreibt, aber den Prinzipien von Agile treu bleibt.

Product Owner und andere Stakeholder 

Der Product Owner ist für die Kundenbedürfnisse und das Product Backlog verantwortlich. Sie sind in vielen Meetings hilfreich, z. B. bei der Sprintplanung und dem Review, um sicherzustellen, dass das Projekt für das Team von Wert ist.

Zu den anderen Personen können auch Kunden oder Führungskräfte gehören, die an den Überprüfungen teilnehmen, um sich zu vergewissern, dass das zu entwickelnde Produkt ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Sie stellen sicher, dass das Projekt im Zeitplan bleibt und hält, was es verspricht.

Verschiedene Arten von Agile Meetings 

Wenn du im Projektmanagement arbeitest, kannst du mit 4 verschiedenen Arten von agilen Meetings arbeiten. Jede dieser Arten unterscheidet sich leicht in ihren Zielen und in der Art, wie sie durchgeführt wird. Im Folgenden findest du Details zu den 4 Arten von agilen Meetings, die du kennen solltest.

Sprint-Planung 

Bei der Sprintplanung geht es darum, das Ziel des Projekts festzulegen, das im folgenden Sprint erreicht werden soll. Jedes der Entwicklungsteams, der Scrum Master und der Product Owner handeln die Prioritäten aus. Gemeinsam legen sie die Grenzen für alles fest, was innerhalb des Sprints erreicht werden kann.

Es liegt in der Verantwortung des Product Owners, das Product Backlog zu verfeinern, und die Aktivitäten zur Schätzung des Aufwands werden vom Team durchgeführt. Bei diesem Treffen werden alle Beteiligten über den Fokus und die Ziele des Sprints informiert, bevor die Arbeit daran beginnt.

Tägliches Stand-up 

Das tägliche Stand-up ist kurz und dauert nur fünfzehn Minuten. Jedes Teammitglied muss kurz berichten, was getan wurde, was heute zu tun ist und auf welche Probleme man gestoßen ist. Der Scrum Master sorgt dafür, dass sie angesprochen werden, wenn sie Probleme haben.

Dieses Treffen ist effektiv, um das Team auf dem gleichen Stand zu halten und stellt sicher, dass es mindestens einen Kommunikationsaustausch pro Tag gibt und dass alle Probleme auf der Stelle gelöst werden. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass das Team während der Dauer eines einzelnen Sprints durch längere Diskussionen von einer gewählten Richtung abweicht.

Sprint Rückblick 

Der Sprint-Review ist ein Prozess, der gegen Ende jedes gewählten Sprints stattfindet. Den Stakeholdern wird der Fortschritt der vom Entwicklungsteam geleisteten Arbeit gezeigt. Der Product Owner prüft, ob das Ergebnis dem Ziel entspricht oder lediglich die Erwartungen erfüllt.

Die Leserinnen und Leser geben Kommentare ab und sprechen über mögliche Änderungen. Durch dieses Treffen wird sichergestellt, dass sich die Unternehmen dank der Transparenz in die Fortschritte einbringen können, die sie gemacht haben.

Rückblick auf den Sprint 

In der Sprint-Retrospektive dreht sich alles um den Prozess des Teams. Der Scrum Master moderiert dieses Treffen gegen Ende eines Sprints. Die Teammitglieder können über Erfolg und Misserfolg nachdenken.

Nachdem sie den aktuellen Sprint abgeschlossen haben, besprechen sie, wie sie sich auf den nächsten vorbereiten. Dieses Treffen sorgt dafür, dass sich die Aussichten ständig verbessern und das Team bei der Lösung zukünftiger Probleme effektiver wird. 

Wie kannst du deine agilen Meetings effektiver gestalten? 

Die Verwendung von Gantt-Diagrammen kann eine effektive Methode sein, um deine Projektmanagementaufgaben zu verbessern. Wenn du Agile Meetings durchführst, musst du jedoch darauf achten, dass du jeden Schritt richtig machst. Die folgenden Expertentipps können dir helfen, die richtigen Entscheidungen für die Durchführung effektiver Agile Meetings zu treffen:

Halte die Agile Meetings kurz und fokussiert  

Agile Meetings sollten kurz sein, damit sich die Teilnehmer/innen konzentrieren und effektiv arbeiten können. Schweife nicht ab und bleibe beim Ziel des Zeitplans und erledige nur die notwendigen Aufgaben. Auf diese Weise tragen kurze Meetings auch dazu bei, die Zeit für Entscheidungen zu minimieren.

Bereite dich auf das Treffen mit Backlog vor  

Der Projektmanager sollte sich vor dem Treffen über den Fortschritt des Produktrückstandes informieren. So kann das Team verschiedene Prioritäten abwägen und überlegen, wie die Arbeit am besten organisiert werden kann. Ein vorbereitetes Backlog führt zu effizienteren Meetings und einem besseren Verständnis dafür, was als Nächstes getan werden muss.

Lege die Tagesordnung des Treffens fest, um die Ziele klar zu formulieren  

Um den Ablauf des Treffens zu steuern, muss eine Tagesordnung festgelegt werden. Sie ist vorteilhaft, da sie verhindert, dass ein Ausschuss des Ganzen entsteht, in dem alles besprochen wird, was mit dem Projekt zu tun hat. So bleiben die Teilnehmer/innen darüber informiert, was der Zweck des Treffens sein soll.

Auf das Hauptziel des Treffens hinarbeiten  

Halte die Diskussion auf den Zweck des Treffens ausgerichtet. Um zu planen, zu überprüfen oder bestimmte Probleme zu lösen, musst du das Ziel im Auge behalten. Das bedeutet auch, dass Besprechungen genutzt werden, um Veränderungen herbeizuführen und die Vorgehensweise zu verbessern.

Häufiges Feedback anbieten  

Achte darauf, dass du als Projektmanager/in während des Treffens häufig Feedback gibst. Es ist hilfreich, die hervorgehobenen Punkte für weitere Diskussionen und anschließende Korrekturen zu überprüfen. Die Teammitglieder haben die Möglichkeit, alle Probleme mitzuteilen, mit denen das Team konfrontiert ist, und das hilft dabei, sich schnell an die Gegebenheiten anzupassen.

Höre auf das Team für ihre Einsichten  

Bringe allen Teammitgliedern bei, ihre Ideen und/oder Zweifel zu äußern. Um brauchbare Lösungen zu finden, ist es sehr hilfreich, von ihnen gehört zu werden, denn es hilft, alle zu ermutigen, ein Teamplayer zu sein. So wird sichergestellt, dass alle gleichberechtigt zu Wort kommen und berücksichtigt werden.

Beende das Gespräch, indem du Zweifel klärst und zusammenfasst

Fasse die Aktionen und Entscheidungen in der Schlussphase des Treffens zusammen und beantworte Fragen, die vielleicht unbeantwortet geblieben sind. So wird sichergestellt, dass alle verstehen, was als Nächstes zu tun ist, und das hilft, spätere Verwirrung zu vermeiden.

Wenn du diese Punkte umsetzt, kann jeder Projektmanager seine agilen Meetings effektiver gestalten.

Fazit 

 Agile Meetings sind eine weit verbreitete Methode in der modernen Welt des Projektmanagements, weil sie die Möglichkeit bieten, flexibel zu arbeiten und sich der Arbeit in Teams zuzuwenden. Alle agilen Meetings haben keine starre Struktur. Manchmal ist es jedoch hilfreich, einem Gantt-Diagramm zu folgen, wie bei einem traditionellen Projekt.

Auf diese Weise sind die Besprechungen kurz und direkt und die Projektmanager/innen garantieren bei der Durchführung der Besprechungen Produktivität. Feedback zu Problemen und deren Behandlung sowie klare Tagesordnungen führen zu deren Lösung und damit zum Vorankommen des Projekts. In der Tat können erfolgreiche Teambesprechungen zu Effizienz und einem optimalen Projektablauf führen.