Was ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan?
Wenn du einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement aufstellst, musst du genau festlegen, wie alle Informationen, die während des Projekts anfallen, weitergegeben werden. Schließlich willst du sichergehen, dass dein Kunde alle Informationen erhält, die du ihm schickst, und du willst auch sichergehen, dass du alle möglichen Rückmeldungen von ihm bekommst. Das erfordert ein gewisses Maß an Verständnis zwischen euch beiden, denn Kommunikation ist das A und O für den Erfolg eines Projekts.
Wenn du über ein Projekt nachdenkst, weißt du, dass du deine Kunden über die Fortschritte auf dem Laufenden halten musst. Du musst sie über deine Ziele und deine Fortschritte auf dem Laufenden halten. Du musst über die verschiedenen Meilensteine Bescheid wissen und darüber, ob du sie tatsächlich erreicht hast. Du musst sicherstellen, dass du alle Informationen einreichst, die während der Fertigstellung des Projekts benötigt werden. Und du musst sicherstellen, dass du sie über alle Änderungen des Projektstatus und mehr informierst. All das bedeutet, dass du genau wissen musst, wie du alle Beteiligten erreichen kannst.
Wenn du keine Möglichkeit hast, mit deinem Kunden zu kommunizieren, könntest du bei der Durchführung des Projekts in große Schwierigkeiten geraten. Du solltest sicherstellen, dass du bei Fragen oder anderen Problemen weißt, wie du deinen Kunden erreichen kannst, sei es per E-Mail, Telefon oder auf eine andere Art und Weise. Schließlich willst du beweisen, dass du alles getan hast, um ihn zu kontaktieren, wenn du ein Problem hast oder etwas brauchst.
Aufstellung eines Kommunikationsplans für dein Projektmanagement
Bist du bereit, deinen Plan in Angriff zu nehmen? Wenn es an der Zeit ist, alles richtig zum Laufen zu bringen, solltest du dir die Zeit nehmen, dich mit deinem Kunden zusammenzusetzen. Vielleicht solltest du dir eine ganze Stunde oder sogar noch länger Zeit nehmen, um alles zu besprechen, was für den richtigen Ablauf deines Projekts notwendig ist. Es geht nicht nur darum, den Kommunikationsplan aufzustellen. Du musst die Schritte festlegen, die nötig sind, um dein Projekt zu verwirklichen, und das wird dich und deinen Kunden viel Mühe kosten.
Setz dich hin und sprich mit ihnen über die einzelnen Schritte des Projekts. Lege alle Meilensteine und Ziele fest, die für das Projekt erforderlich sind. Erläutere, was dein Kunde von dir erwartet und was du ihm bieten wirst, und stelle sicher, dass du ihm in jeder Phase des Projekts eine Art von Update lieferst. So kannst du viel leichter sicherstellen, dass das Projekt gut läuft.
Wenn du den Teil der Kommunikation festlegst, musst du natürlich mit deinem Kunden besprechen, wie er kommunizieren möchte und sogar wie häufig. Achte darauf, dass alles in deinen Unterlagen festgehalten wird. Wenn du festgelegt hast, wie du kommunizierst und was du tun wirst, kannst du alles effektiv durchführen. Das heißt, wenn du dem Kunden alles so mitteilst, wie du es versprochen hast, und die Aufgaben wie vereinbart erledigst, bist du gut gerüstet, falls es später Probleme gibt.
Die Teile deines Projektmanagement-Kommunikationsplans
Was genau sind die Bestandteile deines Kommunikationsplans? Was musst du tun oder wissen, um sicherzustellen, dass dein Plan auch rechtlich durchsetzbar ist? Es gibt verschiedene Aspekte, die du beachten solltest. Achte darauf, dass du keinen davon auslässt, denn sie könnten sich auf die Durchsetzbarkeit deines Projekts und aller Schritte, die du auf dem Weg dorthin unternimmst, auswirken.
Der erste Abschnitt sollten die Ziele deines Projekts sein. Hier erzählst du, welche Ziele du in Bezug auf die Kommunikation während der Arbeit an dem Projekt verfolgst. Erläutere zum Beispiel, wie du alle Beteiligten auf dem Laufenden halten willst, welche Informationen du bereitstellen willst und welche Arten von Informationen du bereitstellen willst. Das wird in der Regel ein kurzer Abschnitt sein und kann sogar mit Aufzählungspunkten versehen werden, damit es für alle leicht verständlich ist. Im weiteren Verlauf wirst du die Dinge noch genauer aufschlüsseln.
Als Nächstes solltest du eine Tabelle mit allen Personen erstellen, mit denen du in Kontakt treten oder die du auf dem Laufenden halten sollst. Hier trägst du ihre Namen, ihre Position im Unternehmen und alle Informationen darüber ein, wie du während der Durchführung des Projekts mit der jeweiligen Person kommunizieren wirst. Lege fest, wie oft und wie du dich melden wirst, damit du sicherstellen kannst, dass alle Personen im Projektteam die nötigen Informationen erhalten.
Schließlich musst du genau festlegen, wie du während der verschiedenen Phasen des Projekts kommunizieren wirst. Du solltest auch darüber sprechen, wer die Informationen weitergibt, welche Informationen weitergegeben werden und wann dies geschieht. Du musst erklären, welche Leistungen du erbringen wirst, und du musst sicherstellen, dass dieser Abschnitt so klar und konkret wie möglich ist. Schließlich ist dies einer der wichtigsten und detailliertesten Abschnitte des gesamten Dokuments.
Du kannst zum Beispiel eine bestimmte Art der Kommunikation angeben, z. B. einen wöchentlichen E-Mail-Bericht. Du kannst angeben, wann sie verschickt werden, an wen sie gesendet werden und welchen Inhalt sie haben sollen. Danach kannst du eine Aufzählung erstellen, in der du alle Informationen, die du in den E-Mail-Bericht einfügen willst, genauer definierst. Dann kannst du eine andere Überschrift erstellen, z. B. "Tägliche E-Mails", und festlegen, an wen und wann sie verschickt werden. Erstelle eine weitere Aufzählung, die alle Informationen enthält, die du brauchst, um diese Aufgabe richtig auszuführen.
Die Dinge richtig auslegen
So, jetzt weißt du ein bisschen mehr darüber, was diese Art von Plänen sind und woraus sie bestehen. Du weißt, wie du das alles umsetzen kannst und warum es wichtig ist, das zu tun. Aber weißt du auch, wie man einen solchen Plan im Detail aufstellt? Wir werden über einige der wichtigsten Aspekte deines Projektkommunikationsplans sprechen und dafür sorgen, dass du mehr als bereit bist, dich um die Dinge zu kümmern. Schließlich willst du nicht, dass es dir schwerfällt, die Kommunikation mit einem Kunden aufrechtzuerhalten.
Lege die Parameter fest
Zu den Parametern deines Projekts gehören Dinge wie die Personen, mit denen du zusammenarbeitest, das Team, das beteiligt sein wird, der Zeitplan und die Art der Ergebnisse, die du deinem Kunden liefern sollst. Du solltest sicherstellen, dass all diese Dinge genau festgelegt sind, damit du genau weißt, was du tust, und all das sollte in einem Projektkommunikationsplan festgehalten werden, nicht nur in deinen anderen Dokumenten und Zeitplänen. So stellst du sicher, dass deine Kommunikation korrekt ist.
Lege die Ziele fest
Als Nächstes musst du sicherstellen, dass du alle Ziele festlegst, die während des Projekts erreicht werden müssen. Hier wirst du über die verschiedenen Leistungen sprechen, die du erbringen wirst. Hier wirst du auch über die verschiedenen Personen sprechen, für die du verantwortlich bist, und darüber, was du ihnen zur Verfügung stellen musst. Denke daran, dass dies ein detaillierter Abschnitt über die Ziele sein wird, und du willst sicherstellen, dass du so viele Informationen wie möglich hast.
Die Ziele, die du im Laufe deines Prozesses erreichen willst, sind extrem wichtig, weil du deine gesamte Kommunikation an diesen Zielen ausrichten wirst. Du bist noch nicht ganz an dem Punkt, an dem du einen Kommunikationsplan brauchst, aber die Festlegung deiner Ziele und der Personen, mit denen du über diese Ziele sprechen musst, ist der letzte Schritt, bevor du mit der Entwicklung dieses Plans beginnst. Schließlich willst du sicherstellen, dass du auch weißt, was du tust.
Lege den Kommunikationsplan fest
Zum Schluss ist es an der Zeit, den Kommunikationsplan zu erstellen, den du brauchst. Hier geht es darum, wie du mit allen Personen, die für das Projekt verantwortlich sind, auf unterschiedliche Weise kommunizieren wirst. Du erstellst also einen Plan für alle Beteiligten und besprichst dann, wie und wie oft du mit ihnen kommunizieren wirst. Darauf solltet ihr euch mit eurem Kunden einigen, damit ihr eine solide Grundlage für das weitere Vorgehen habt.
Denkt daran, dass ein Kommunikationsplan unter Umständen etwas fließend sein muss und ihr im Laufe der Zeit einige Änderungen und Anpassungen vornehmen müsst. Wenn du anfängst, solltest du jedoch sicherstellen, dass du dich so genau wie möglich an diesen Prozess hältst. Wenn ein Kunde dir sagt, dass du ihn einmal pro Woche anrufen sollst, dann schreibe das in deinen Kommunikationsplan und rufe ihn tatsächlich einmal pro Woche an. Wenn du nicht durchkommst, hinterlasse eine Nachricht und notiere in deinem Plan, wann du angerufen hast und ob du zurückkommst.
Dieser Kommunikationsplan kann ein wichtiger Teil deines Falls sein, wenn du einem Kunden später beweisen musst, dass du alles so gemacht hast, wie du es solltest. Wenn du nachweisen kannst, dass du einen Kommunikationsplan erstellt hast, der aufzeigt, wie du dich mit dem Kunden in Verbindung setzen sollst, und dann beweist, dass du genau das getan hast, kannst du viel besser sagen, dass du getan hast, was du tun solltest, und dass du die Aufgaben, die du zugesagt hast, auch tatsächlich erfüllt hast.
Wenn du diesen Prozess befolgst, kannst du für denselben Kunden verschiedene Kommunikationsmethoden anwenden oder du kannst für verschiedene Mitglieder des Kundenteams verschiedene Methoden anwenden. Vielleicht musst du eine Person erst per E-Mail und dann per Telefon erreichen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne antwortet. All diese Dinge machen es dir leichter, deine Aufgaben zu erledigen, und sie ermöglichen es dir, dem Kunden zu zeigen, dass du dich wirklich bemühst, genau das zu tun, was er von dir in diesem Projekt erwartet und gewünscht hat.
Was du mit deinem Plan tun kannst
Jetzt, wo du einen Plan hast und weißt, was alles dazugehört und warum er wichtig ist, was wirst du damit machen? Du wirst überrascht sein, was du alles damit machen kannst, denn dieser Plan ist nicht nur für dich und deinen Kunden gedacht. Dieser Plan gilt für alle, die an dem Projekt beteiligt sind. Egal, ob sie nur an einem kleinen Aspekt arbeiten oder dir bei einem größeren Projekt helfen, sie alle müssen wissen, was vor sich geht.
Kommuniziere mit deinem Team
Alle Teammitglieder müssen wissen, wie der Plan aussieht und welche Rolle sie dabei spielen. Sie müssen wissen, mit wem sie kommunizieren sollen und wie. Sie müssen wissen, wer sich an sie wenden könnte, welche Informationen sie weitergeben sollen, wie sie sie weitergeben können und sogar, wie sie dich auf dem Laufenden halten können, damit du sicherstellen kannst, dass der Kunde regelmäßig auf dem Laufenden ist. Wenn du den Kommunikationsplan gemeinsam mit ihnen entwirfst, kannst du dich noch besser darauf vorbereiten, alle Informationen zu bekommen, die du brauchst, wenn du sie tatsächlich brauchst.
Bleib bei der Sache
Sobald du diesen Plan hast, musst du ihn nutzen, um dich selbst auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass du alles tust, was du dir vorgenommen hast. Wenn du das tust, wirst du dich bei deinem Kunden in einer viel besseren Verfassung befinden. Wenn du das nicht tust, könntest du in heißem Wasser landen. Du könntest sogar deinen Kunden verlieren oder die zukünftige Arbeit, die er mit dir gemacht hätte, wenn du dich nicht an den vereinbarten Plan hältst.
Wenn du mit deinem Team zusammenarbeitest und dich an den Kommunikationsplan hältst, stellst du sicher, dass du die Dinge richtig angehst. Du solltest dir keine Gedanken darüber machen müssen, ob du die Informationen hast, die du brauchst, wenn es an der Zeit ist, sie mit dem Kunden zu teilen. Stattdessen solltest du in der Lage sein, die Person(en) zu erreichen, die für die Vorbereitung dieser Informationen zuständig sind, und sie von ihnen zu erhalten. Von dort aus solltest du in der Lage sein, die Informationen schnell und einfach an deinen Kunden weiterzugeben, und zwar genau so, wie ihr es vereinbart habt.
Denk daran: Wenn du feststellst, dass du dich nicht an die vereinbarte Kommunikationsstrategie hältst, könntest du später Probleme bekommen. Es kann sein, dass dein Kunde die Informationen, die du ihm schickst, nicht erhält oder dass er behauptet, sie nicht erhalten zu haben. In diesem Fall könntest du Schwierigkeiten haben, zu beweisen, dass du alles getan hast, um den Kunden zu informieren. Das könnte sich als Problem erweisen, wenn es an der Zeit ist, das Projekt zu übergeben, und erst recht, wenn es an der Zeit ist, dich für die geleistete Arbeit zu bezahlen. Du willst nachweisen können, dass du alles so gemacht hast, wie es von dir erwartet wurde.
Wenn du die Regeln änderst, wird es schwierig, das zu beweisen. Wenn du andererseits alles getan hast, was du gesagt hast und was der Kunde wollte, hast du die Oberhand, wenn der Kunde behauptet, dass er die von dir gelieferten Informationen nicht erhalten hat oder dass ihm das Format der Informationen, die du ihm gegeben hast, nicht gefallen hat. Du solltest dich auf das Dokument berufen und ihm zeigen können, dass dies die Kommunikationsmethode ist, die er verlangt oder der er zugestimmt hat.
Wenn du dieses Dokument hast, kannst du dich für den Erfolg rüsten und sicherstellen, dass du in der bestmöglichen Verfassung bist. Wenn du es nicht hast oder nicht sicherstellst, dass es vollständig ist, könnte das den gegenteiligen Effekt haben, und das willst du auf keinen Fall riskieren. Stattdessen solltest du dich mit deinem Kunden in Verbindung setzen und ein Treffen vereinbaren, um den idealen Kommunikationsplan für das Projekt zu erstellen. Du wirst überrascht sein, wie viel Arbeit und Ärger dir das ersparen kann, wenn du es dir mit einem Problemkunden verscherzt hast, der seine Meinung über alles ändern will.
Egal, was du planst oder an welchem Projekt du arbeitest, das Wichtigste ist, dass du es unbedingt schriftlich festhalten musst. Wenn möglich, lass sie vom Kunden unterschreiben, damit du dich später noch besser beweisen kannst. Das Letzte, was du willst, ist, dass du in Schwierigkeiten gerätst oder nicht bezahlt wirst, weil der Kunde etwas behauptet, obwohl er dir etwas anderes erzählt hat. Deine Beweise werden ein entscheidender Aspekt der ganzen Sache sein.
Du musst deinen Kommunikationsplan nicht unbedingt formell gestalten. Es kann auch ein informelles Dokument sein, in dem du alle Fakten und Informationen festhältst. Aber er sollte auf jeden Fall so formuliert sein, dass du ihn verstehen kannst. Wenn du wirklich willst, dass er effektiv ist, solltest du ihn von einem Kunden unterschreiben lassen. Wenn du mit deinem Kommunikationsplan fertig bist, solltest du den gesamten Projektmanagementteil mit Hilfe von Gantt-Diagrammen in deiner Gantt-Diagramm-Software einrichten. Du wirst begeistert sein, wie viel einfacher das für dich und dein ganzes Team ist.
Wenn du mit dieser Software arbeitest, um alles einzurichten, und sicherstellst, dass du einen Plan hast, wer wann und wie für alles verantwortlich ist, wirst du viel effektiver sein. Außerdem wirst du von den vielen Vorteilen überrascht sein, die der Einsatz dieser Software für dein Projekt mit sich bringt. Es geht darum, dass du auf dem richtigen Weg bist und dass sich deine Kunden darauf verlassen können, dass du alles in kürzester Zeit erledigst. Achte nur darauf, dass du es einrichtest und dass du sie über alles auf dem Laufenden hältst. Sie werden sich wünschen, sie hätten schon früher mit dir zusammengearbeitet.
