Sich mit der Branche oder der Konkurrenz zu vergleichen, nennt man Benchmarking. Es beinhaltet die Identifizierung von Schlaglöchern, Innovationen und die Sozialisierung von Plänen zur Lösung dieser Schlaglöcher. Beim Benchmarking wird festgestellt, ob die Arbeitsabläufe oder Zeitpläne von Projekten den etablierten Best Practices entsprechen können.
Dieser Prozess wird durch Tools wie Gantt-Diagramme weiter verbessert, die den Fortschritt und die Ineffizienzen noch detaillierter darstellen. Lies weiter, um zu erfahren, welche Arten von Benchmarking es gibt, wie du sie üben und anwenden kannst und wie du schließlich bessere Benchmarks in deinen Projekten durchführen kannst.
Was ist Benchmarking?
Das Benchmarking ist ein strategischer Ansatz, mit dem du die Ergebnisse deiner Leistung im Vergleich zu Gleichaltrigen oder zu einem Branchenführer bewertest. Es ist eine weit verbreitete Methode, um Best Practices zu ermitteln, Abläufe zu optimieren und Verbesserungen voranzutreiben.
Benchmarking wird zum Beispiel von Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Fertigungsindustrie und im Projektmanagement eingesetzt, um die Messlatte noch höher zu legen. In Kombination mit Tools wie Gantt-Diagrammen kannst du Meilensteine verfolgen und die Ziele anhand der gewonnenen Erkenntnisse anpassen.
Durch das Verständnis von Benchmarking wissen Organisationen, was sie tun müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich ständig zu verbessern.
Arten von Benchmarking
Benchmarking ist ein breit gefächertes Konzept, das je nach Anwendung verschiedene Arten umfasst. Im Folgenden stellen wir einige der wichtigsten Arten von Benchmarking vor:
Internes Benchmarking
Beim internen Benchmarking wird die Leistung von Teams oder Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens bewertet. Eine Einzelhandelskette könnte die Verkaufsleistung ihrer Filialen in verschiedenen Regionen vergleichen.
Ein solches Benchmarking zeigt interne Stärken und Schwächen auf. Vor allem bei großen Unternehmen ist es unglaublich wertvoll, denn die Prozesse können von Standort zu Standort oder von Team zu Team sehr unterschiedlich sein.
Benchmarking der Wettbewerber
Beim Wettbewerbsbenchmarking wird die Leistung deines Unternehmens mit der deiner Konkurrenten verglichen. Die Unternehmen untersuchen Bereiche wie Preisgestaltung, Kundenzufriedenheit oder Lieferzeiten und stellen dann fest, wo die Lücken sind.
Eine Essenslieferungs-App kann zum Beispiel die Reaktionszeiten ihrer Konkurrenten untersuchen, um ihre eigenen zu verbessern. Mit diesem Ansatz können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, indem sie die besten Praktiken ihrer Konkurrenten übernehmen.
Funktionales Benchmarking
Funktionales Benchmarking ist ein Vergleich von Prozessen mit Organisationen in nicht verwandten Branchen, die auf demselben Gebiet herausragend sind. Die Fluggesellschaft könnte das Terminplanungssystem eines Krankenhauses untersuchen, um die Abläufe bei der Terminvergabe für Patienten zu verbessern. Diese Methode hält Unternehmen auf dem Laufenden, indem sie sie herausfordert, neue Verfahren aus anderen Branchen zu übernehmen.
Strategisches Benchmarking
Beim strategischen Benchmarking konzentrieren sich die Unternehmen auf langfristige Ziele, indem sie die Strategien der Branchenführer vergleichen. Eine dieser Studien beinhaltet die Untersuchung ihrer Wachstumsmodelle, des technologischen Fortschritts und ihrer Ansätze zur Kundenbindung.
Ein Beispiel wäre ein Startup, das sich die digitale Transformationsstrategie eines führenden Unternehmens zum Vorbild nimmt, um sein eigenes Unternehmen wachsen zu lassen.
Jede dieser Arten von Benchmarking verfolgt einen anderen Zweck und liefert einzigartige Erkenntnisse, um bestimmte Ziele zu erreichen.
Welche Bedeutung hat das Benchmarking?
Beim Benchmarking geht es nicht nur darum, sich mit dem Branchenführer zu vergleichen. Es ist für mehrere Faktoren von entscheidender Bedeutung, darunter:
Bietet umsetzbare Einblicke
Der Einsatz von Benchmarking liefert tatsächliche Daten, um zu untersuchen, wie weit die Leistung hinterherhinkt und wie man sich am besten darauf konzentriert, diese Probleme effektiv zu beheben.
Sie dient als Antrieb, die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen.
Benchmarking hilft dabei, die Ineffizienzen innerhalb einer Organisation aufzuzeigen und sie rückgängig zu machen, um Ressourcen zu sparen und Arbeitsabläufe zu rationalisieren.
Sie inspiriert zu Innovation und Wachstum.
Die Idee, Top-Performer zu studieren, hilft dabei, neue Ideen und Technologien für nachhaltiges Wachstum zu übernehmen.
Es verbessert die Effektivität des Projektmanagements.
Mit den richtigen Tools (z. B. Gantt-Diagrammen) lässt sich das Benchmarking leicht in diese integrieren, so dass es für Teams einfach ist, Zeitpläne und Fortschritte zu überwachen. Zum Beispiel, indem du die Zeitpläne eines Projekts mit Benchmarks vergleichst, um die Dinge zu beschleunigen.
Benchmarking-Organisationen, die sich die Zeit für ein konsequentes Benchmarking nehmen, sind darauf vorbereitet, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Beispiele für Benchmarking in der Praxis
Wir können Benchmarking auf verschiedene Abläufe in einem Unternehmen anwenden. Hier haben wir einige Beispiele aus der Praxis für die Anwendung von Benchmarking:
Beispiel 1: Optimierung des Kundendienstes
Ein Telekommunikationsunternehmen vergleicht seine Anruflösungszeiten mit denen der Branchenführer. Sie finden ihre Praktiken heraus und verfeinern die Mitarbeiterschulung und ein KI-basiertes Anfragemanagementsystem. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, da die Probleme relativ schnell gelöst werden und sich die Servicequalität verbessert.
Beispiel 2: Modulare Fertigung zur Steigerung der Produktionsleistung
Der Automobilhersteller vergleicht seine Produktionsrate mit der eines anderen Wettbewerbers. Das Unternehmen identifiziert Engpässe in seiner Fertigungslinie und wendet Lean Manufacturing-Techniken an. Dies führt zu weniger Ausfallzeiten, höherer Effizienz und einem höheren Gesamtertrag.
Beispiel 3: Verbesserung der Marketing-Strategien
In der Software vergleicht ein Unternehmen die Konversionsrate seiner Website mit der der Konkurrenz. Sie analysieren die Kampagnen der Konkurrenz, um ihr Website-Design zu optimieren und gezielte Werbeaktionen durchzuführen. Das verbessert auch die Lead-Generierung und die Konversionsrate.
Beispiel 4: Verbesserung der Projektzeitpläne
Eine Baufirma vergleicht ihren Bauzeitplan mit den Industriestandards. Sie verwenden Gantt-Diagramme in der Hoffnung, Verzögerungen zu erkennen und zu beseitigen und die Ressourcenverteilung zu optimieren. Das führt zu einer schnelleren Fertigstellung der Projekte und zufriedeneren Kunden.
Diese Beispiele zeigen, wie Benchmarking in vielen Branchen zu messbaren Verbesserungen führt.
Benchmarking-Schritte
Benchmarking bedeutet nicht, einfach zwei Datensätze zu nehmen und sie nebeneinander zu vergleichen. Es erfordert einen gründlichen Prozess, damit wir am Ende verwertbare Erkenntnisse haben. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte des Benchmarking beschrieben:
Schritt 1: Definiere die Bereiche für das Benchmarking
Bringe dein Problem auf den Boden der Tatsachen zurück, indem du zuerst feststellst, was du verbessern willst und welche Prozesse oder Ergebnisse du verbessern willst. Das kann der Kundenservice, die Projektlaufzeit oder die betriebliche Effizienz sein. Ein Beispiel dafür sind Teams, die die Erledigungsrate von Aufgaben messen, um Engpässe zu erkennen.
Schritt 2: Benchmarking-Partner auswählen
Beurteile Konkurrenten und Branchenführer und wähle relevante Benchmarks. Achte darauf, dass die von dir gewählten Benchmarks für deine Ziele relevant sind und gute Daten liefern. Ein Marketingteam könnte zum Beispiel die Methoden eines anderen erfolgreichen Wettbewerbers zur Leadgenerierung vergleichen.
Schritt 3: Umfassende Daten sammeln
Hol dir qualitative und quantitative Daten aus zuverlässigen Quellen. In vielen Fällen können Umfragen, Leistungsberichte oder Gantt-Diagramme die wichtigen Kennzahlen für dich erfassen. Die Genauigkeit der Daten ist hier entscheidend, denn sie ist das Herzstück deiner Analyse.
Schritt 4: Energieleistungsstudie und Vergleich
Vergleiche deine Daten mit den Benchmarks, um zu sehen, wo und wie deine Daten hinter den Benchmarks zurückbleiben, um besser zu verstehen, was eventuell geändert werden muss. Ein einfaches Beispiel: Der Vergleich des Projektfortschritts mit dem der Mitbewerber könnte Mängel bei der Ressourcenzuweisung aufzeigen.
Schritt 5: Entwickle einen Aktionsplan
Gib einen klaren Kurs vor, um Leistungslücken zu schließen. Lege für dich oder dein Team umsetzbare Schritte fest und verteile Rollen und Fristen. Angenommen, du bist im Projektmanagement tätig und aktualisierst das Gantt-Diagramm, wenn ein neuer Zeitplan oder eine neue Ressourcenzuweisung erforderlich ist.
Schritt 6: Regelmäßig überwachen und anpassen
Behalte immer im Auge, ob du auf dem richtigen Weg bist, und passe deine Strategie entsprechend an, wenn sich diese Maßstäbe ändern. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass deine Pläne funktionieren und du mit deinen Zielen auf dem Laufenden bleibst.
Herausforderungen des Benchmarking
Benchmarking ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, darunter:
Unfähigkeit, Zugang zu verlässlichen Daten zu erhalten
Es ist schwierig, Daten zu bekommen, weil die Konkurrenten sie vielleicht nicht teilen. Wenn keine Daten verfügbar sind, kannst du dich an Medien und öffentlichen Berichten aus der Branche orientieren.
Widerstand gegen die Einführung von Veränderungen
Die neuen Methoden oder Praktiken, die durch Benchmarking entwickelt werden, können auf den Widerstand der Beschäftigten stoßen. Seien Sie offen in der Kommunikation und offen in der Entscheidungsfindung.
Verknüpfung von Benchmarks mit Zielen
Benchmarks, die irrelevant sind, können dich bei deiner Arbeit in die Irre führen. Achte darauf, dass die Benchmarking-Aktivitäten den Zweck erfüllen, damit das Ergebnis umsetzbar ist.
Übermäßige Abhängigkeit von Tools
Manchmal sind Hilfsmittel wie Gantt-Diagramme nützlich, aber eine zu große Abhängigkeit kann die Kreativität und das breitere strategische Denken ersticken. Nutze sie als Hände, die der Frau den Weg weisen, nicht als Krücken, die den Verstand ersetzen.
Effektive Benchmarking-Tipps
Wenn du an einem Benchmarking arbeitest, findest du hier einige Tipps, die dich effizient machen werden.
Klare Ziele definieren
Setze dir vor dem Benchmarking konkrete und messbare Ziele, damit du dich von Anfang bis Ende konzentrieren kannst.
Sieh dir an, wie andere etwas tun, was du noch nicht gesehen hast, und das wird dir helfen, deine Herausforderungen innovativ zu lösen.
Fokus auf quantifizierbare Metriken
Messe Daten, die besser priorisiert werden können, wie z.B. die Kundenbindungsrate, die Produktionseffizienz oder die Projektabschlusszeit.
Werkzeuge klug einsetzen
Verwende Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, um den Fortschritt zu verfolgen, Zeitpläne anzupassen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Fazit
Benchmarking ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, die ihre Leistung verbessern und wettbewerbsfähig bleiben wollen. Es hilft ihnen, Lücken zu finden, bewährte Verfahren zu übernehmen und eine Strategie für ihre Ziele zu entwickeln.
In Verbindung mit Tools funktioniert Benchmarking im Projektmanagement sehr gut, da es den Teams ermöglicht, ihre Fortschritte zu überwachen und Ineffizienzen zu beseitigen. Benchmarking kann eingesetzt werden, um den Kundenservice, den Zeitplan für Projekte und vieles mehr zu optimieren.
