Das Management von Projekten erfordert eine gute Dokumentation und Kommunikation. Diese sind notwendig, damit die Aktivitäten effektiv durchgeführt werden können. Das BRD ist ein wichtiges Dokument, das dazu dient, einen Geschäftsbedarf und seine anschließende Ausführung zu definieren. Das PRD ist ein weiteres wichtiges Dokument, das zur Definition eines Projektbedarfs verwendet wird. Zunächst einmal gibt es einen kleinen Unterschied zwischen diesen beiden Dokumenten. Auch wenn sie synonym klingen, sind sie unterschiedlich. Sie werden in unterschiedlichen Phasen eines Projekts verwendet.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Unterschiede zwischen dem BRD und dem PRD untersuchen, um Projektmanagern und Teams zu helfen, die Projektentwicklung besser zu verstehen.
Einführung in PRD
Ein PRD ist eines der wichtigsten Dokumente im Produktentwicklungszyklus. Es zeigt auf, welche Ressourcen und Fähigkeiten zu einer Produkteinführung hinzugefügt werden sollten, damit die Entwicklungs- und Testteams fortfahren können. Obwohl PRDs in den konventionellen, phasenweisen SD-Modellen effektiv erstellt werden, sind sie auch in der agilen Arbeitsweise von Vorteil.
Das PRD enthält alles, was Teil der Veröffentlichung sein muss, damit sie als vollständig gilt. Es dient als Leitfaden für andere Dokumente, die während des Release-Prozesses erstellt werden. PRDs können zwar Vorschläge machen, wie etwas umgesetzt werden könnte, um zu zeigen, wie es funktioniert. In der Regel geben sie aber nicht genau vor, wie etwas umgesetzt werden sollte.
Wichtige Elemente der PRD
Hier ist eine einfache Aufschlüsselung der wichtigsten Teile:
Beschreibung des Produkts
Dies gibt einen Überblick darüber, was das Produkt ist und wie es in das Gesamtbild des Marktes oder die Vision des Unternehmens passt.
Zweck
Hier wird erklärt, warum das Produkt entwickelt wird und welche spezifischen Geschäftsprobleme es lösen soll.
Zielpublikum
Dies identifiziert die Endnutzer und hilft, ihre Herausforderungen und Erwartungen zu verstehen. Dazu gehören oft auch Informationen über die demografischen Daten und das Verhalten der Nutzer/innen.
Hauptmerkmale
Dies hebt die wichtigsten Merkmale und Funktionen des Produkts hervor. Sie hilft dabei, jede einzelne Funktion zum besseren Verständnis aufzuschlüsseln.
User Interface Design
Hier geht es darum, wie das Produkt aussieht und sich anfühlt, und wie die Nutzer/innen damit umgehen werden.
Technische Daten
Hier geht es um die technischen Details, die das Ingenieurteam benötigt. Dazu gehören Dinge wie Softwarearchitektur, Datenspeicherung, Leistungsanforderungen und Frameworks.
Anwendungsfälle von PRD
Ein PRD ist während des gesamten Produktentwicklungsprozesses wichtig. Es beginnt mit der Definition des Produkts und seiner Bedürfnisse und leitet das Team weiter, um sicherzustellen, dass das Produkt richtig gebaut wird.
Hier sind einige Situationen, in denen ein PRD nützlich ist:
Geschäftsbedürfnisse übersetzen
Du kannst das PRD verwenden, wenn du deine geschäftlichen Anforderungen in Produktmerkmale umsetzen musst. Das PRD erklärt, wie das Produkt funktionieren wird und listet seine Funktionen auf.
Klare Anforderungen stellen
Er enthält technische Details, damit die Entwickler genau wissen, was sie bauen müssen.
User Stories definieren
Das Schreiben von User Stories im PRD hilft dabei, die Anforderungen zu klären und sich auf die Bedürfnisse der Nutzer zu konzentrieren. Zum Beispiel: "Als Benutzer möchte ich Daten nach Datumsbereich filtern."
Bestimmen, ob das Produkt den Unternehmenszielen entspricht
Das PRD hilft dabei, die Funktionen des Produkts mit den allgemeinen Unternehmenszielen abzustimmen, wie z.B. die Entwicklung eines Live-Chatbots oder das Hinzufügen von FAQs, um Fragen des Kundensupports zu reduzieren.
Koordinierung funktionsübergreifender Teams
Es verbindet die Teams aus Design, Qualitätssicherung und Technik, um sicherzustellen, dass alle effektiv zusammenarbeiten.
Umgang mit Fehlern und Randfällen
Das Dokument beschreibt, wie man mit ungewöhnlichen Fällen und Fehlern umgeht. Es trägt zu einem reibungslosen Nutzererlebnis und einem angemessenen Fehlermanagement bei.
Einführung in BRD
Ein BRD definiert in einfachen Worten, was ein Unternehmen tut und warum ein Projekt erforderlich ist. Er definiert Maßnahmen, die neben den notwendigen Projektanforderungen durchgeführt werden müssen.
Der BRD konzentriert sich auf die Frage, was das Projekt leisten soll. Ein weiterer Vorteil dieses BRD ist, dass er bei Änderungen während des Projekts aktualisiert werden muss.
Betrachte die BRD daher als einen Plan, der die Aktivitäten zur Erreichung der Ziele und zur Erzielung positiver Auswirkungen für Kunden und Stakeholder definiert.
Alle Teammitglieder sind daran beteiligt, zu definieren, wie das Projekt in die Praxis umgesetzt werden soll und wie es die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen soll.
Diese Art der Planung erfolgt unter Einbeziehung der Interessengruppen und kann erst umgesetzt werden, wenn diese den Arbeitsplan genehmigt haben.
Wichtige Elemente des BRD
Schauen wir uns die wichtigsten Teile des Dokuments an:
Kurzfassung
Ein kurzer Überblick, der das gesamte Dokument zusammenfasst und die Projektanforderungen umreißt.
Projekt/Feature Ziele
Eine Beschreibung dessen, was das Projekt (oder ein bestimmtes Merkmal) erreichen soll. Dazu gehören die Ziele und die erwarteten Ergebnisse.
Geschäftsanforderungen und Projektumfang
Eine klare Definition des Arbeitsaufwands für das Projekt, die sicherstellt, dass er innerhalb der festgelegten Grenzen bleibt.
Stakeholder
Eine Liste, wer an dem Projekt beteiligt ist und welche Rolle und Verantwortung die einzelnen Personen in dem Projekt haben.
Zeitleiste
Das ist ein Plan, der die verschiedenen Phasen des Projekts und die Zeit angibt, die jede Phase voraussichtlich in Anspruch nehmen wird.
Budget und Kosten-Nutzen-Analyse
Eine Aufstellung der geschätzten Kosten und des erwarteten Nutzens des Projekts. Die Kosten-Nutzen-Analyse liefert eine Begründung für den Return on Investment (ROI) des Projekts.
Zwänge
Alle Einschränkungen oder Herausforderungen, die während des Projekts auftreten könnten, sowie die Ressourcen, um sie zu bewältigen.
Anwendungsfälle von BRD
Dieses Dokument wird normalerweise zu Beginn der Projektentwicklung erstellt. Es hilft sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, minimiert Verwirrung und weist auf Risiken hin. Es ist auch wichtig, um die Zustimmung der Führungskräfte einzuholen und das Budget zu sichern.
Hier sind einige Situationen, in denen du einen BRD erstellen solltest:
Projekte planen und die Richtung vorgeben
Verwende ein BRD, um zu beschreiben, was das Projekt braucht und erreichen soll. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und kostspielige Verzögerungen durch Änderungen des Umfangs vermieden werden.
Erstellen und Ersetzen von Anwendungen
Erfasse alle geschäftlichen Anforderungen, die für die Erstellung einer neuen Anwendung oder die Ersetzung einer alten Anwendung innerhalb des BRD erforderlich sind.
Antworten auf Ausschreibungen
Entwirf ein BRD, um RFPs für neue Projekte zu erstellen, indem du die geschäftlichen Anforderungen und Erwartungen detailliert darlegst.
Geschäftsbedürfnisse definieren
Wenn dein Unternehmen expandiert, kann ein BRD dabei helfen, die notwendigen Geschäftsanforderungen zu dokumentieren.
Geschäftsprobleme lösen
Ein BRD kann spezifische Unternehmensprobleme und die erwünschten Ergebnisse zu deren Lösung umreißen.
Priorisierung der Marktbedürfnisse
Wenn du einen neuen Markt betrittst, kann dir ein BRD dabei helfen, die wichtigsten Chancen zu erkennen und sie mit deinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
BRD vs. PRD: Hauptzweck der beiden Dokumente
BRD
Der Hauptzweck des BRD ist es, darzustellen, wie das System in geschäftlicher Hinsicht aussehen soll. Oft werden darin die kommerziellen und die spezifischen anwendungsbezogenen und technischen Aspekte definiert, die für das Projekt erforderlich sind. Der BRD hilft bei der Beantwortung wichtiger Fragen darüber, was das Unternehmen braucht und wie das Projekt umgesetzt werden soll. Er enthält auch eine nach Prioritäten geordnete Liste von Funktionen und Anforderungen, die das Endprodukt, das System oder die Dienstleistung enthalten muss.
PRD
PRD sind im Produktentwicklungsprozess sehr wichtig, weil sie als Leitfaden für das gesamte Team dienen. Sie helfen dabei, deutlich zu machen, was das Produkt erreichen soll.
Sie helfen allen Beteiligten, sich darauf zu einigen, welche Funktionen am wichtigsten sind und welche Kompromisse eingegangen werden müssen. PRDs stellen sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen, damit das Endprodukt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.
Für Teams, die mit agilen oder Wasserfallmethoden arbeiten, kann ein gut organisiertes PRD die Entwicklung reibungsloser machen, indem es klare Anweisungen gibt und hilft, Terminüberschreitungen oder Änderungen des Projektumfangs zu vermeiden.
Wann sollte man BRD verwenden?
Du solltest in der Projektplanungsphase einen BRD schreiben. Zu Beginn des Projekts legt der BRD das Ziel und die Reichweite des Projekts fest.
Außerdem werden darin die geschäftlichen Anforderungen und Ziele beschrieben.
Während der BRD in dieser frühen Phase festgelegt wird, kann er im Laufe des Projekts aktualisiert werden, wenn sich Änderungen ergeben. Dieses Dokument ist wichtig, weil es eine solide Grundlage für den Erfolg des Projekts schafft. Es hilft bei der besseren Planung, Durchführung und Kommunikation.
Um dies effektiv zu verwalten, brauchst du eine Projektmanagement-Software, die Aufgaben organisiert und dein gesamtes Team vernetzt. Instagantt ist ein Online-Tool, das Echtzeitdaten in verschiedenen Ansichten bereitstellt. So kann jeder auf die von ihm bevorzugte Weise arbeiten. Das interaktive Gantt-Diagramm kann mit Teams und Stakeholdern geteilt werden und zeigt Aufgaben auf einer Zeitachse an.
Du kannst abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine festlegen und den kritischen Pfad bestimmen. Außerdem kannst du eine Baseline festlegen und deinen BRD in Echtzeit verfolgen, während das Projekt voranschreitet.
Wann sollte man PRD einsetzen?
Ein Produktanforderungsdokument wird normalerweise vom Produktmanager erstellt, bevor das Entwicklungsteam mit der Arbeit an dem Produkt beginnt. Es ist jedoch wichtig, dass alle daran mitarbeiten. Ein PRD ist so etwas wie der beste Freund des Produktmanagers, denn es steuert die Veröffentlichung und stellt sicher, dass du das, was die Kunden wollen, pünktlich lieferst.
Jeder, der an der Veröffentlichung beteiligt ist. Dazu gehören Entwickler, Tester und Projektmanager - sie sollten mit dem PRD vertraut sein.
Schlussgedanken
BRD und PRD sind beide anforderungsbasierte Dokumente. Sie sind hilfreich, um dein Unternehmen zum Erfolg zu führen. Du kannst dein Team darauf ausrichten und ihm deine Geschäftsziele mit diesen Dokumenten beschreiben.
