Wie priorisiere ich Projekte Schritt für Schritt?

Bevor du mit der Arbeit an dem dir zugewiesenen Projekt beginnst, musst du wissen, wie du die Projekte Schritt für Schritt priorisierst und einen strategischen Plan für ihre Fertigstellung entwickelst. Egal, wie klein oder groß ein Projekt ist, das du bearbeiten sollst, wichtig ist, dass es ein erfolgreiches und vorbildliches Projekt in deiner Karriere wird. 

Bevor wir also etwas Praktisches tun, müssen wir einen Plan oder eine Blaupause erstellen, wie wir es bei einem großen mehrstöckigen Gebäude tun. 

Wenn du lernst, Projekte Schritt für Schritt zu priorisieren, schnappst du dir die wichtigsten Dinge, die rechtzeitig erledigt werden müssen, und lässt die zeitraubenden Dinge im Mülleimer. 

Wie priorisiere ich Projekte Schritt für Schritt?

Es ist sinnlos, direkt praktisch an deinem Projekt zu arbeiten, weil du nicht weißt, was du mit diesem Projekt erreichen willst und welchen Schritt du in dieser Zeit machen wirst. Hier ist also die richtige Anleitung, um dein Projekt erfolgreich zu machen, indem du Schritt für Schritt lernst, wie du Prioritäten setzt.

Zuerst musst du das Ziel deines Projekts erkennen.

Alles, was du in deinem Leben erreichen willst, kann ein Beispiel für ein Projekt sein, wenn du es für wichtig hältst. Schon als Schüler musst du also lernen, wie du Schritt für Schritt Prioritäten setzt, und der erste und wichtigste Schritt ist, deine Ziele zu erkennen. 

• Ziele spiegeln deine Ziele und die Produkte wider, die du am Ende des Projekts erhalten möchtest. 
• Wenn du also als Projektmanagement-Experte ein professionelles Projekt bearbeitest, musst du ein Treffen mit dem Stackholder abhalten und die Ziele hinter dem Projekt kennen.

Zu lernen, wie man Projekte Schritt für Schritt priorisiert, hilft dir, die Ziele des Projekts zu erkennen, die dich sicher zum weiteren Vorgehen führen, indem du deinen Kopf von Hindernissen frei machst. Wenn du nicht weißt, wonach du suchst, nur nach einem Gebäude oder einem Meisterwerk, um ein Unternehmen zu präsentieren. 

Erstelle ein persönliches und offizielles Mission Statement.

Wenn du die Projektziele durchgegangen bist, kennst du die Ziele, die du am Ende des Projekts erreichen musst. Du kannst diesen Plan in ein schriftliches Leitbild umwandeln, das das Ziel dieses Projekts widerspiegelt, um das Unternehmen oder die Organisation, für die du arbeitest, zu stärken. 

Deshalb musst du lernen, wie du Schritt für Schritt Prioritäten setzen kannst und dein persönliches und berufliches Leitbild erstellen. Das wird dir helfen, die Richtung deiner Arbeit zu bestimmen und sie auf Kurs zu halten, ohne dich ablenken zu lassen. 

Mach dich mit der Liste der Aufgaben vertraut, die du und dein Team erledigen müssen. 

Nachdem du dein Ziel festgelegt und dein persönliches und berufliches Leitbild formuliert hast, hast du eine klare Vorstellung von deinem Projekt. Jetzt musst du eine To-Do-Liste mit den Aufgaben erstellen, die du und dein Team während der Projektdurchführung erledigen werden. Diese To-Do-Liste enthält die täglichen Arbeitsaufgaben, die du deinen Teammitgliedern zuweist und die du täglich, wöchentlich und monatlich aktualisieren wirst. 

• Angenommen, du bist eine Bildungseinrichtung und übernimmst verschiedene Aufgaben für einen Manager, wie z.B. die Entwicklung von Strategien zur Steuerung des Zustroms von Neuzugängen, die Entwicklung von Testverfahren zur Verbesserung der Fähigkeiten der Schüler/innen und die Vermittlung von Führungskompetenzen. 
• Du kannst nicht alle diese Dinge in eine Schüssel geben, da es sich um Zutaten für verschiedene Gerichte handelt. Du musst nur die Aufgaben aufzählen, die du erledigen willst, und dann weiter planen.

Es ist nicht einfach, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ohne zu lernen, wie man Projekte Schritt für Schritt priorisiert, denn sie sind die Stufen der Leiter, die dich an dein Ziel bringen. Sie dienen nicht nur als Leiter, sondern du entscheidest auch über dein Ziel, indem du weißt, wie du Projekte Schritt für Schritt priorisierst. 

Unterteile deine Aufgaben in vier Quadranten

Du hast also Wege entwickelt, um dein Ziel zu erreichen, indem du eine To-Do-Liste für dich und deine Teammitglieder erstellt hast. Vergiss nicht, dass die Aufgabenliste für deine Teammitglieder einige gemeinsame und einige unterschiedliche Aufgaben enthalten kann. 

Nachdem du gelernt hast, wie du Projekte Schritt für Schritt priorisierst, wirst du den Wert der Aufgaben, die du in deine To-Do-Liste aufgenommen hast, besser einschätzen können. Du kannst die Aufgaben auf verschiedene Arten priorisieren, entweder indem du sie mit 1, 2, 3 und so weiter nummerierst oder mit A, B, C und so weiter. Diese Methode ist gut geeignet, wenn du eine Tagesaufgabe erledigst, aber nicht für ein ganzes Projekt. Du musst also einen professionellen Weg finden, um die Dinge nach ihrem Wert und ihrer Bedeutung für das Projekt zu organisieren. 

Deshalb musst du die vier Quadranten aus dem Buch von Franklin Covey, "Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen", beachten. Diese Quadranten helfen dir, deine Zeit effektiv zu verwalten, indem du die wichtigsten und dringendsten Aufgaben rechtzeitig erledigst. 

1. Am wichtigsten und am dringendsten

Der erste Quadrant des Zeitmanagements ist für die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Du musst diese Aufgaben nach Zeit und Priorität ordnen. Wenn du diese Aufgaben vernachlässigst, wirst du sehr darunter leiden. Diese Aufgaben gehören meist zu den dringenden Arbeiten und erfordern deine sofortige Aufmerksamkeit, indem du deine Problemlösungsfähigkeiten einsetzt. Hier musst du proaktiv handeln, um mit dem Notfall umzugehen und den Druck auszuhalten, indem du rechtzeitig die richtige Entscheidung triffst. 

2. Wichtig, aber nicht dringend 

Dieser Quadrant fällt in die zweite Kategorie, aber wir sollten es vorziehen, in diesem Quadranten zu leben, da er alle anderen Quadranten beeinflusst. Dieser Quadrant hilft uns dabei, proaktiv zu bleiben und Zukunftsstrategien zu entwickeln, indem wir kontinuierlich an wichtigen Aufgaben arbeiten, die für die Zukunft von Nutzen sein können. Dieser Quadrant lässt uns proaktiv bleiben, da wir wissen, dass wir vielleicht mehr Geld für das Projekt brauchen, also entwickeln wir finanzielle Strategien, um zukünftige Bedürfnisse zu erfüllen. 

3. Dringend, aber nicht wichtig 

Der dritte Quadrant enthält die Aufgaben, die wir erledigen müssen, auch wenn wir wissen, dass sie nicht wichtig sind, aber wir müssen sie rechtzeitig erledigen, wie z.B. einen Erinnerungsanruf an den Kunden, damit er merkt, dass du alles im Auge behältst. Manchmal ist es notwendig, dass du die Formalitäten in deiner Priorität behältst. 

4. Nicht dringend und nicht wichtig 

Der letzte Quadrant ist der Mülleimer deiner Aufgabenliste. Dieser Quadrant hilft dir, die Dinge herauszunehmen, die nicht wichtig und nicht dringend sind, wie z.B. Anrufe von unbekannten Nummern entgegenzunehmen, soziale Medien zu nutzen, wenn du bei der Arbeit bist, oder die Nachrichten im Fernsehen zu hören. Diese Dinge sind nicht immer wichtig und dringend in deiner Aufgabenliste und du kannst sie ausschließen, wenn du wichtigere Dinge zu tun hast. 

Nimm deinen großen Stein aus den Aufgaben 

Wenn du lernst, wie du Projekte Schritt für Schritt nach Prioritäten ordnest, kennst du die großen Felsen, die du mit deiner Priorität angehen musst, um dein Ziel zu erreichen. Nachdem du die Dinge in vier Quadranten eingeteilt hast, kannst du die großen Steine besser herausfiltern, um dein Ziel zu erreichen. Nimm sie heraus und fang an, daran zu arbeiten, um sie rechtzeitig zu erreichen, damit der Plan zu einem echten Praxisbeispiel wird. 

Vergiss nicht, deinen ganzen Monat zu planen, indem du ein Gantt-Diagramm erstellst. 

Es reicht nicht aus, die Aufgaben nach ihrem Wert zu ordnen, sondern du musst deinen ganzen Monat planen, um zu entscheiden, wann du diese Aufgaben erledigen wirst. Als Projektmanager/in entwickelst du also ein Gantt-Diagramm für dich und deine Teammitglieder. 

Das Gantt-Diagramm hilft dir, deine Leistung und die deines Teams zu verfolgen, egal ob du entsprechend gearbeitet hast oder nicht. Nach der Analyse des Gantt-Diagramms kannst du die monatliche Leistung deines Teams verfolgen, die Bereiche finden, in denen es Defizite gibt, und sie entsprechend bearbeiten.

Entferne immer wieder den Müll von deinem Arbeitsplatz: Sag nein zu unwichtigen Dingen.

Ein weiterer Schritt, den du wissen musst, wenn du lernst, wie du Schritt für Schritt Prioritäten setzen kannst, ist, dass du immer einen Mülleimer bei dir hast. Je nachdem, wie viel Arbeit und Zeit du hast, musst du lernen, zu weniger wichtigen oder unwichtigen Aufgaben nein zu sagen, egal wie sehr dich jemand dazu zwingt. 

Angenommen, du hast ein dringendes Treffen mit deinem Chef, aber deine Freunde oder Kollegen bitten dich auch um ein Treffen. Du musst den Wert beider Treffen vergleichen und ganz klar Nein zu der weniger wichtigen Sache sagen.  

Vergiss nicht, die Frist zu verfolgen.

Es ist auch wichtig, die Deadline mit dem Datum und der Uhrzeit abzugleichen. Fristen sind hilfreich, um dich daran zu erinnern, wann du dein Projekt abschließen wirst und welche Ergebnisse du bis dahin erzielen wirst. 

Fazit 

Es ist wichtig zu lernen, wie man Projekte Schritt für Schritt priorisiert, um deine Karriere als Projektmanager/in aufzubauen und das Vertrauen deines Kunden zu gewinnen, damit du in Zukunft an mehr Projekten arbeiten kannst.