Zunächst einmal enden alle Prozesse in einem Projekt mit Ergebnissen, die als Deliverables bezeichnet werden. Sie können genau den Zielen des gesamten Projekts entsprechen. Es kann auch ein Bericht sein, der normalerweise Teil eines größeren Projekts ist.
Eine weitere Möglichkeit, es zu erklären, ist, dass jede Art von Projekt eine Art von Input oder Output hat. Das hängt davon ab, was du in dem Projekt verwendest, z. B. Daten, Ressourcen oder andere Dinge wie diese. Das Ergebnis all dieser Dinge sind die Projektergebnisse, die du am Ende des Projekts erhältst.
Wir können sagen, dass die Ergebnisse eines Projekts entweder Produkte oder Dienstleistungen sind. Es kann auch ein einfaches Dokument sein, aber das ist die Zusammenstellung des Projektabschlusses. Es zeigt, dass alles im Prozess abgezeichnet ist und das Projekt nun in jeder Hinsicht abgeschlossen ist.
Sind unsere Projektleistungen und Produktleistungen gleich?
Es gibt einen klaren Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Wenn wir von den Projektleistungen sprechen, sind das die ursprünglichen Ergebnisse der Projektplanung und -berichterstattung, einschließlich der Sitzungsprotokolle. Wenn wir jedoch von Produktleistungen sprechen, können das nur die Produkte wie Hardware, Software, Verträge, Anwendungen und Testergebnisse sein.
Alle Beteiligten und die Projektkunden erwarten, dass sie die Ergebnisse in Form eines Produkts oder einer Dienstleistung erhalten. Es gibt aber noch viele andere Dinge, die dazu gehören, wie z.B. der Papierkram usw. Anhand dieser Dokumente können sich die Kunden vergewissern, dass das Projekt voranschreitet und zum vereinbarten Zeitpunkt abgeschlossen wird.
Zu diesen Dokumenten gehören die folgenden:
Verträge mit Unterschriften.
Berichte über die Ausgaben.
Schätzungen des Projektplans.
Projektfortschrittsbericht.
Je nach den Spezifikationen des Projekts und den besonderen Bedürfnissen der Beteiligten sind die Projektergebnisse unterschiedlich. In den meisten Fällen verlangen die Kunden und Stakeholder des Projekts, dass die Ergebnisse den Projektabschluss- und Leistungsbericht enthalten, der während des Projektverlaufs erwartet wird.
Wie erkläre ich die Projektergebnisse vor Kunden und Stakeholdern?
Die von den Projektmanagern erstellten Berichte sind die Quellen, die als Arbeitsergebnisse verwendet und dann den Interessenvertretern und Kunden präsentiert werden. Unterschiedliche Interessengruppen stellen unterschiedliche Anforderungen, verlangen Flexibilität und brauchen individuelle Anpassungen. All dies führt zu einer effektiven Berichterstattung, die das Herzstück der Arbeitsergebnisse ist. Wenn man also weiß, was eine Projektleistung ist, ist es ganz einfach, diesem Prozess zu folgen.
Es gibt so viele Projektmanagement-Tools, die den Kunden helfen können. Mit nur einem Klick sammeln diese Tools die Daten des Projekts, sortieren die Abweichungen aus und berücksichtigen auch Zeit, Kosten und andere Dinge. Die Manager nutzen gerne die PDF-Form dieser Dokumente und teilen sie mit den Interessenvertretern. Der Stakeholder kann auch andere Spezifikationen und Präferenzen angeben, die du bei der Erstellung berücksichtigen kannst.
Außerdem ist es besser, wenn der Bericht gefiltert werden kann und nur die Daten anzeigt, die die Kunden im Bericht sehen wollen usw. Vergiss außerdem nicht, dass es auch cloudbasierte Software gibt, die eine Dokumentation mit Echtzeitdaten liefert.
Für die Kunden, die die Live-Version sehen wollen, kannst du das Live-Dashboard mit ihnen teilen, damit sie die Informationen nach Belieben abrufen können. Du kannst die Tools nach den Wünschen deines Kunden einstellen und sie vor den Mitbewerbern geheim halten. Es ist möglich, mehrere Arten von Free-Trail-Tools zu verwenden, die dir beim Üben sehr helfen können.
Wie werden gute Projektleistungen erbracht?
Bis jetzt haben wir gelernt, was ein Projektbericht ist. Jetzt werden wir lernen, wie du mit Hilfe von Berichten Projektleistungen für deinen Kunden oder Stakeholder erstellen kannst. In einigen Fällen handelt es sich dabei um Leistungsberichte, Statusberichte und Zeiterfassungsberichte.
Mit den Projektstatusberichten kann man hervorragend Folgendes zusammenstellen:
1. Erklärt dem Stakeholder, wie die Arbeit voranschreitet
2. Veranschaulicht, welche Projektmitglieder die größte Last des Projekts tragen und wie die Anpassungen vorgenommen werden können, um dies zu korrigieren.
3. Skizziere alles, was verbessert werden kann, und sei in der Lage, es zu entfernen, wenn das Projekt weiter fortschreitet oder sich dem Abschluss nähert.
Statusbericht
Die Statusberichte sind in der Regel anpassbar, das heißt, sie können nach den Bedürfnissen des Kunden erstellt werden. Sie können alle Arten von Datensätzen und verschiedene Arten von Spalten auswählen. Diese werden verwendet, um die Informationen zu erhalten, nach denen die Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt suchen.
Du kannst auch ein Beispiel für den Projektstatus nehmen, der mit Hilfe von Variablen wie der Arbeitsaufteilung erstellt wird. Darin sind der geplante Start und das festgelegte Ende enthalten. Außerdem werden die geplanten Stunden, der Prozentsatz der Projektfertigstellung, die Aufgabenzuweisungen aller Mitglieder und die Starttermine mit den tatsächlichen Stunden angegeben.
Abweichungsbericht
Der Abweichungsbericht ist auch gut genug, wenn du ihn nutzen möchtest. Du kannst ihn auch anpassen, indem du eine Art Zusammenfassung der Aufgaben, den Prozentsatz der prognostizierten Fertigstellung und eine Erläuterung des tatsächlichen Projektfortschritts hinzufügst. Dieser kann auch mit dem prognostizierten Fortschritt verglichen werden.
Anhand dieses Berichts kannst du deinem Kunden zeigen, wann der voraussichtliche Starttermin und wann der Endtermin ist. Außerdem werden die prognostizierten und die tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Stunden aufgeführt. Der Unterschied ist für den Kunden sehr deutlich. Außerdem wird die voraussichtliche Dauer der Projekte im Vergleich zu der Zeit, die für den Abschluss benötigt wurde, in den Ergebnisbericht aufgenommen.
Stundenzettel-Bericht
Auf dem Stundenzettel steht, wie viele Stunden die Mitglieder für das Projekt gebraucht haben und wie es während des gesamten Prozesses gelaufen ist. Darüber hinaus enthält er auch Informationen über:
Die Wichtigkeit der Aufgaben und des Teams, das sie erledigt hat.
Die Stundensätze der einzelnen Personen.
Zu den Ressourcen gehören die Zeit und die Kosten für das Projekt.
Der Zeiterfassungsbericht kann auch angeben, wer die Arbeit in welcher Stunde einreicht, wie viel Zeit er dafür aufgewendet hat, das genaue Datum der Einreichung und die Anzahl der noch verbleibenden Stunden, die er dafür benötigt.
Es gibt auch Möglichkeiten, die Arbeit zu verwalten, an der eine Person arbeiten muss. Auch wer mehrere Projekte zu managen hat, kann mit diesem Zeitplan-Bericht berücksichtigt werden. Wenn man alle in den obigen Abschnitten genannten Blätter verwendet, ist es durchaus möglich, dass man das Projekt auf die bestmögliche Weise managen kann. Das Team wird den Zeitplan einhalten, das Projekt wird im Rahmen des Budgets bleiben und es wird auch im Rahmen dessen bleiben, was du dir wünschst oder was der Kunde für das Projekt wünscht.
Vor dem Projektabschluss einzureichende Projektleistungen
Viele Menschen denken, dass die Projektleistungen nur zum Zeitpunkt des Projektabschlusses erbracht werden können. Diejenigen, die das Projekt finanzieren, brauchen die Projektleistungen aber vielleicht auch schon zu Beginn des Projekts. Viele wollen sie auch während der Durchführung und während des Projektfortschritts. Es sind also die Informationen, die das Unternehmen von Anfang an vorhalten sollte.
Während wir uns im Detail ansehen, was eine Projektleistung ist, wollen wir auch einen Blick auf die endgültigen Leistungen und die Leistungen der Anfangsphase werfen, damit diejenigen, die sie nicht kennen, das Konzept verstehen können.
Endgültige Ergebnisse
Der gesamte Umfang der Arbeit in einem Projekt wird in den abschließenden Ergebnissen angegeben. Diese werden jedoch auf der Grundlage der anfänglichen Arbeit am Projekt, des Projektrahmens, der Anfangsarbeit des Teams sowie der Momentaufnahmen der Projektaktivitäten innerhalb dieses Zeitrahmens erstellt.
Ergebnisse der Einführungsphase
Die Projektcharta und der Business Case sind Teil der Ergebnisse der Initiierungsphase. Sie helfen dabei, das Ergebnis des Projekts zu erfahren.
Fazit
Aus den obigen Ausführungen geht hervor, dass ein Projektbericht eine Art Managementdokument für ein Projekt ist. Das Unternehmen führt es, um den Projektfortschritt zu verfolgen, und auch der Kunde oder Stakeholder benötigt es für einen ähnlichen Zweck. Es erklärt alles über die Inputs und Outputs während des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wir sind sicher, dass dir die obigen Informationen sehr dabei helfen, zu verstehen, was ein Projektbericht ist. Du kannst dich jetzt darauf konzentrieren, einen geeigneten Projektbericht für deine zukünftigen Projekte zu erstellen.
