Was ist eine SOP?

Eine SOP ist eine Reihe von Anweisungen, die Schritt für Schritt erklären, wie eine bestimmte Aufgabe auszuführen ist. Das Verfahren umfasst in der Regel alle Schritte, die für die ordnungsgemäße Durchführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es ist wichtig, dass die SOPs jedes Mal genau gleich befolgt werden, um sicherzustellen, dass die Organisation einheitlich bleibt und die Branchenregeln und Geschäftsstandards einhält.

Standardarbeitsanweisungen zielen in der Regel darauf ab, die Ausführung von Prozessen zu vereinheitlichen. Das Verfahren hilft der Organisation nicht nur dabei, die gesetzlichen Standards einzuhalten, sondern auch, Missverständnisse zu vermeiden. 

Eine SOP ist mehr als nur ein detailliertes Verfahrensdokument. Sie bietet auch einen Leitfaden zur Lösung von Problemen und gewährleistet gleichzeitig die Sicherheit. Die SOP dient auch als Standardisierungsinstrument für die gesamte Organisation. 

SOPs geben die Regeln, Schritte und Standards vor, die das Unternehmen braucht, um gut zu arbeiten. Sie können einem Unternehmen dabei helfen, Fehler zu vermeiden, die Effizienz und Rentabilität zu steigern und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Außerdem geben sie Hinweise darauf, wie Probleme gelöst und Herausforderungen gemeistert werden können. 

Die Bedeutung von Standardarbeitsanweisungen 

Hier sind die Gründe, die SOP für fast jede Organisation wichtig machen:

1. Erhöhte Compliance 

Wenn ein Unternehmen über gut definierte SOPs verfügt, fällt es den Beschäftigten leichter, Richtlinien zu befolgen und sich an Vorschriften zu halten. In SOPs werden die Schritte und Regeln für die Durchführung bestimmter Aufgaben beschrieben. Das wiederum trägt dazu bei, die Einhaltung von Industriestandards und gesetzlichen Vorschriften zu verbessern.

2. Erleichtern Sie das Onboarding

Vor allem für neue Mitarbeiter ist es manchmal schwierig, sich in den Abläufen des Unternehmens zurechtzufinden. SOP bieten einen klaren Fahrplan für die Einarbeitung. Das macht es für neue Mitarbeiter/innen einfacher, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass alle einen guten Start haben.

3. Prozesse standardisieren

Beständigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens. Standardarbeitsanweisungen helfen, Prozesse zu standardisieren. So wird sichergestellt, dass die Aufgaben immer auf die gleiche Weise erledigt werden. Diese Einheitlichkeit führt zu einer besseren Qualität der Arbeit, höherer Effizienz und letztendlich zu zufriedeneren Kunden.

4. Wissen bewahren 

In jeder Organisation ist Wissen eine Macht. SOP dienen als Aufbewahrungsort für institutionelles Wissen, in dem die besten Praktiken und Erkenntnisse festgehalten werden, die im Laufe der Zeit gewonnen wurden. Unternehmen können wertvolles Wissen bewahren, indem sie diese Prozesse dokumentieren. So kann verhindert werden, dass es verloren geht, wenn Mitarbeiter/innen das Unternehmen verlassen oder in andere Funktionen wechseln.

5. Unterstützung bei der Mitarbeiterschulung 

Die Schulung neuer Mitarbeiter/innen oder die Aktualisierung bestehender Mitarbeiter/innen wird durch die Einführung von SOPs wesentlich erleichtert. Diese Dokumente dienen als Schulungsunterlagen und bieten einen klaren und strukturierten Leitfaden, auf den sich die Beschäftigten beziehen können, wenn sie lernen und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.

6. Das Verfahren zertifizieren 

SOP können auch eine entscheidende Rolle dabei spielen, dass die in einem Unternehmen angewandten Verfahren zertifiziert sind. Das bedeutet, dass die Verfahren des Unternehmens von den zuständigen Behörden anerkannt sind. Mit dokumentierten SOP können Unternehmen ihr Engagement für die Einhaltung etablierter Protokolle und bewährter Verfahren der Branche unter Beweis stellen.

7. Verbesserte Kommunikation

Klare Kommunikation ist der Schlüssel für eine gut funktionierende Organisation. SOP erleichtern die Kommunikation, indem sie den Beschäftigten einen gemeinsamen Bezugspunkt bieten, den sie konsultieren können. So werden Missverständnisse vermieden und es wird sichergestellt, dass alle bei der Ausführung der Aufgaben auf derselben Seite stehen.

Wie erstellt man ein SOP-Dokument?

Hier werden wir die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines SOP-Dokuments untersuchen:

1. Verstehe das Ziel deines SOP

Bevor du dich mit den Einzelheiten des Verfassens von SOPs beschäftigst, ist es wichtig, dass du das Ziel deiner SOPs verstehst. Mach dir klar, was du mit diesem Dokument erreichen willst. Ob es darum geht, die Kommunikation zu verbessern oder ein Verfahren zu standardisieren. 

Diese Übung hilft dir zu verstehen, wie du bestimmte Prozesse oder Aufgaben, die dokumentiert werden müssen, besser bewältigen kannst. Mit einfachen Worten: Wenn du das Ziel deiner SOP verstehst, kannst du ein Dokument erstellen, das seinen Zweck erfüllt.

2. Geschäftsprozesse auflisten, die eine SOP erfordern 

Jetzt ist es an der Zeit, eine Liste der Prozesse zu erstellen, für die du eine SOP erstellen möchtest. Listen Sie die Prozesse auf, die zu Ihren normalen Arbeitsabläufen gehören. Das hilft dir bei der Auswahl der Prozesse, für die du ein SOP-Dokument erstellen willst. Du kannst eine geeignete Auswahl treffen, indem du deine Ziele und Vorteile berücksichtigst. 

3. Wähle eine geeignete SOP-Vorlage und ein geeignetes Format 

Die Auswahl einer SOP-Vorlage oder eines Formats sollte sich nach den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens richten. Es gibt keine Einheitsvorlage für alle, die du für die Erstellung von SOPs verwenden kannst. 

Du solltest darüber nachdenken, ob du eine:

• Formales Dokument mit detaillierten Informationen wie Referenzen und Genehmigungsunterschriften 
• Wenn eine einfache Checkliste die Arbeit erledigt. 

Ein Workflow-Diagramm kann eine gute Möglichkeit sein, die einzelnen Schritte eines Prozesses darzustellen. Eine schnelle Skizze des Arbeitsablaufs kann dir auch helfen, Informationen über die Prozesse zu sammeln, die du dokumentieren musst. Wenn nötig, erstelle eine Vorlage, bevor du mit dem Schreiben beginnst.

4. Konsultiere Experten, die routinemäßig Prozesse durchführen 

Wenn du gebeten wirst, eine SOP zu schreiben, kennst du vielleicht nicht alle Details und Schritte für jeden Prozess. Anstatt zu versuchen, alles selbst herauszufinden, wäre es besser, mit den Leuten zu sprechen, die die Arbeit jeden Tag machen. 

Vielleicht gibt es bereits einige Dokumente, die dir den Einstieg erleichtern. Die besten Informationen kommen jedoch oft von den Experten und den Beschäftigten an der Basis. Du bekommst nicht nur bessere Inhalte, sondern befähigst sie auch, zu den Prozessen und Dokumenten der Organisation beizutragen, indem du sie einbeziehst. 

Du solltest auch in Betracht ziehen, die SOPs von deinem eigenen Team schreiben zu lassen, anstatt externe Berater/innen zu engagieren. Einige Experten sagen, dass SOPs, die von deinem eigenen Team geschrieben werden, mehr Respekt genießen und das Team näher zusammenbringen können.

5. Ermitteln, wie du deine SOP veröffentlichen kannst

Es ist immer eine gute Idee, deine Prozesse zu dokumentieren, aber es ist auch wichtig, dafür zu sorgen, dass diese Dokumente leicht zugänglich sind. Hier erfährst du, wie du sicherstellen kannst, dass die Personen, die diese Dokumente benötigen, sie leicht finden und nutzen können:

• Überlege dir, ob du die ausgedruckten Blätter in Ordnern aufbewahren willst, damit sie leicht zugänglich sind.
• Alternativ kannst du auch ein digitales Dokumentenmanagementsystem verwenden, das es allen ermöglicht, auf die Dokumente zuzugreifen und sie zu lesen. So sind deine SOPs für alle leichter zugänglich, egal ob sie am Arbeitsplatz sind oder aus der Ferne arbeiten.

6. Teste die SOP anhand des Prozesses 

Es ist wichtig, deine SOP anhand der Prozesse zu testen. Du solltest sicherstellen, dass alle, die an diesen Prozessen beteiligt sind, dein Schreiben befolgen. 

Die Tests, die du durchführst, hängen davon ab:

• Wie viel Zeit hast du?
• Die Anzahl der Personen, die du zur Verfügung hast. 
• Wie wichtig ist der Prozess?

Außerdem musst du sicherstellen, dass deine Anweisungen genau und für alle leicht verständlich sind. 

Es ist immer besser, dein SOP-Dokument von Experten überprüfen zu lassen, sobald du die Tests aus der Perspektive eines Dritten abgeschlossen hast. Das wird dir sicher helfen, eventuelle Fehler zu erkennen. 

Verschiedene strukturelle Ansätze für SOP

Hier sind verschiedene strukturelle Ansätze für SOP:

• Einfache Checklisten 

Checklisten sind ein beliebtes Instrument, das von Instandhaltungsteams zur Standardisierung von Prozessen eingesetzt wird. Sie sind besonders nützlich für Arbeitsaufträge mit kurzen Anweisungen.

Für die vorbeugende Wartung werden oft Checklisten verwendet, die in zwei Formaten eingesetzt werden können:

• "Freies" Format: Hier spielt die Reihenfolge der Aufgaben keine Rolle, solange alle Aufgaben erledigt werden.
• "Schritt-für-Schritt"-Format ist mit einer bestimmten Reihenfolge für Aufgaben. Wenn du für jeden Schritt detaillierte Anweisungen geben musst (z. B. "Filter ersetzen" mit einer Erklärung), solltest du stattdessen eine hierarchische SOP (Standard Operating Procedure) erstellen.

• Hierarchische Listen

Wenn es viele Anweisungen für jeden Schritt gibt, ist es besser, die Informationen zu deinen Prozessen in verschiedene Abschnitte und Unterabschnitte zu gliedern.

In hierarchischen Standardarbeitsanweisungen (SOPs) ist der Text in mehrere Punkte unterteilt (1., 1.a, 1.b). Diese eignen sich gut für komplexe Prozesse oder Prozesse mit Sicherheitsrisiken, wie z. B. Installationen und Einrichtungsarbeiten.

Hierarchische Verfahren sind auch hilfreich für die Schulung und Anleitung neuer Mitarbeiter, besonders in Branchen mit hoher Fluktuation. Außerdem können begrenzte "Was-wäre-wenn"-Entscheidungen einbezogen werden. Für Prozesse mit vielen Variablen ist ein schematisches Schema besser geeignet.

• Flussdiagramm 

Flussdiagramme sind der beste Weg, um eine Abfolge von Schritten darzustellen, die sich je nach den Ergebnissen der einzelnen Schritte ändern. Sie sind hilfreich für die reaktive Wartung und Fehlersuche. 

Wenn etwas schief läuft, kann das Flussdiagramm der Person, die das Problem bearbeitet, sagen, dass sie es entweder selbst beheben oder technische Hilfe anfordern soll. Wartungsteams nutzen Flussdiagramme auch, um zu entscheiden, wie dringend ein Problem ist, die Reparatur zu planen und zu entscheiden, wo die Reparatur stattfinden soll (vor Ort oder in einer Werkstatt). Dies trägt dazu bei, ein einheitliches Serviceniveau zu gewährleisten.

Schlussgedanken 

SOP sind ein mächtiges Werkzeug für jede Organisation, die ihre Abläufe rationalisieren will. Sie helfen dabei, eine gleichbleibende und hochwertige Leistung in allen Prozessen eines Unternehmens zu gewährleisten. Wenn SOPs richtig erstellt werden, können sie zur allgemeinen Effizienz, Zuverlässigkeit und zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Befolge die detaillierte Anleitung hier, um von der Erstellung von SOP-Dokumenten zu profitieren.