Bist du bereit, deinen Projektzeitplan zu erstellen, aber du bist dir nicht ganz sicher, wie du das machen sollst? Vielleicht bist du dir nicht sicher, welche Methode für dich am besten geeignet ist oder welche deinem Unternehmen am meisten helfen wird. Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du sie anpassen kannst, um etwas zu schaffen, das für verschiedene Arten von Unternehmen und Teams funktioniert. Du musst nur einen Blick auf jede dieser Möglichkeiten werfen und sehen, welche dir am besten gefällt.
Horizontale Zeitleisten
Eine horizontale Zeitleiste füllt alle Informationen von links nach rechts aus. Die Daten werden auf diese Weise eingetragen und der Rest der Informationen wird von dort aus ausgefüllt. Horizontale Zeitleisten gehören zu den am häufigsten verwendeten, weil sie einfach, effizient und vielseitig für jeden Zweck sind. Gantt-Diagramme und chronologische Zeitleisten gehören zu dieser Kategorie und bieten dir ein paar mehr Möglichkeiten (es gibt aber auch noch viele andere).
Gantt-Diagramme - Diese Diagramme sind großartig, weil sie es dir ermöglichen, eine vertikale Linie mit jeder deiner Aufgaben oder Meilensteine und eine horizontale Linie mit jedem deiner Daten zu erstellen. Dann füllst du die restlichen Informationen in das Diagramm ein, so dass jedes Projekt oder jede Aufgabe ein bestimmtes Start- und Enddatum hat. Durch die Art und Weise, wie das Diagramm erstellt wird, ist es einfach, alles auf einen Blick zu sehen. Du musst nur den Meilenstein finden, den du verfolgen willst, und schon siehst du alle Informationen, die du brauchst, an einem Ort. Chronologische
Zeitleisten - An diese erinnerst du dich wahrscheinlich noch aus der Schule. Sie standen immer in deinen Geschichtsbüchern und sind in der Regel recht einfach. Sie bestehen aus einer einzigen Linie mit verschiedenen Daten und bestimmten Markierungen, die zeigen, wann etwas laut dieser Tabelle geschehen ist (oder geschehen wird). Sie sind zwar einfach zu erstellen, eignen sich aber nicht so gut, um komplexere Projekte oder Ideen darzustellen. Die Informationen müssen auf sehr kleinem Raum dargestellt werden. Im Allgemeinen ist diese Art von Diagramm am besten geeignet, um einen Überblick über die Informationen für dein Projekt zu geben, damit du die Frist einhalten kannst, aber nicht über die Details.
Vertikale Zeitleisten
Vertikale Zeitleisten sind großartig, weil sie dir mehr Platz bieten, um zu sehen, was auf der Liste steht. Du erstellst ein Diagramm, das nach oben und unten zeigt, und du kannst leichter durch die gesamte Zeitleiste blättern. Diese Diagramme gibt es auf verschiedene Arten, aber hauptsächlich siehst du hier die chronologischen Zeitleisten. Diese Diagramme sind relativ flexibel und viele Menschen mögen sie und ziehen sie dem horizontalen Stil vor, obwohl sie auch einige Nachteile haben. Es ist wichtig zu wissen, dass du mit diesen Diagrammen nicht so viele Informationen anzeigen kannst.
Chronologische Zeitleisten - Diese sind genau wie die horizontale Liste, nur dass du alle Informationen von oben nach unten auflistest. Du hast sie wahrscheinlich auch schon in deinen Geschichtsbüchern gesehen, obwohl sie nicht ganz so häufig vorkommen wie die horizontale Version. Sie geben dir die grundlegenden Informationen, die du brauchst, und markieren bestimmte Daten auf einer Linie. Du wirst nicht den nötigen Platz haben, um weitergehende oder tiefer gehende Informationen über das Projekt oder die einzelnen Aufgaben auf der Zeitachse zu beschreiben.
Vertikales Balkendiagramm - Balkendiagramme sind eine gute Möglichkeit, um bestimmte Informationen festzuhalten, aber du wirst nicht in der Lage sein, Dinge wie Aufgaben festzuhalten. Du könntest finanzielle Informationen oder verschiedene Meinungen festhalten. Du kannst eine X- und Y-Achse sowie verschiedene Elemente auf jeder dieser Achsen verfolgen, weil du verschiedene Farben in das Diagramm einfügen kannst, um Dinge übereinander zu stapeln. Aber auch bei dieser Art von Diagramm sind dir Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, was du aufzeichnen kannst oder wie du es dem Rest des Teams präsentieren kannst.PowerPoint Zeitleisten
Als Nächstes kommen die Zeitleisten, die du in PowerPoint erstellen kannst. PowerPoint hat eine Menge toller Funktionen und wird auf verschiedene Arten genutzt. Du kannst auch hier Zeitleisten erstellen, und zwar in jedem gewünschten Stil oder Format. Wenn du also eine vertikale oder horizontale Zeitleiste möchtest, kannst du sie mit PowerPoint erstellen. Außerdem hast du die Möglichkeit, chronologische Zeitleisten und so ziemlich jede andere Art von Zeitleisten zu erstellen. Dazu gehören auch statische und dynamische Zeitleisten, du hast also von allem etwas.
Benutzerdefinierte Zeitleisten
Denke daran, dass alle oben genannten Arten von Zeitleisten individuell angepasst werden können, um genau den gewünschten Look zu erzielen. Du kannst eine Kombination aus verschiedenen Zeitleisten erstellen oder etwas völlig Neues und Einzigartiges. Das Wichtigste ist, dass du sicherstellst, dass die Zeitleiste, die du verwendest, für dein Team geeignet ist. Es kann sein, dass du etwas Spezielleres oder Individuelleres brauchst, um deine speziellen Bedürfnisse zu erfüllen. Schließlich ist ein Zeitplan nur dann gut, wenn er euch hilft, die Dinge zu erledigen.
Wege zur Verbesserung deines Projektzeitplans
Jetzt, wo du einige der verschiedenen Arten von Zeitplänen kennst, kannst du damit beginnen, deinen eigenen Zeitplan anzupassen. Diese Tipps und Tricks helfen dir dabei, einen qualitativ hochwertigen Zeitplan zu erstellen, der alle Beteiligten genau darüber informiert, was in deinem Projekt vor sich geht und was du als Nächstes brauchst. Sie sollen allen helfen, ihre Rolle im Projekt im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass jedes Projekt so abgeschlossen wird, wie es sein soll. Wenn du ein paar dieser Tipps in deinem Team umsetzt, wirst du sehen, dass sich die Qualität deines Projektmanagements verbessert.
Zuweisung von Aufgaben an dein Team
Farbcodierung - Farbcodierung kann eine Menge Spaß machen und es kann es einfacher machen, bestimmte Dinge in deiner Zeitleiste zu sehen, wenn du sie brauchst. Du kannst verschiedene Farben für bestimmte Personen, die für eine Aufgabe zuständig sind, oder für bestimmte Aufgabentypen zuweisen. Du entscheidest, wie es gemacht wird.
Wöchentlich aktualisieren: Wenn du willst, kannst du auch wöchentliche Zeitpläne verteilen, die den Leuten die Informationen geben, die sie für einen kürzeren Zeitraum brauchen. So bleiben alle auf dem Laufenden und jedes Teammitglied weiß, wie gut die Aufgaben voranschreiten.
Erstelle eine Infografik: Sie eignen sich hervorragend für deinen Kunden oder um den Leuten zu erklären, wie der Prozess funktioniert. Diese Infografiken sind interessanter anzuschauen und sie ermöglichen es dir, dich auf die wichtigsten Schritte in der Zusammenarbeit mit deinem Team zu konzentrieren.
Verwende Bilder: Du kannst auch Bilder in den Hintergrund deiner Timelines stellen. Am besten ist es, wenn du sie weicher gestaltest, damit sie nicht von den Informationen ablenken, aber zeige auch ein bisschen von deinem Stil.
Erstelle Icons: Ähnlich wie bei einer Infografik kannst du spezielle Icons erstellen, die sich auf verschiedene Aspekte des Projekts beziehen. Zum Beispiel ein Symbol, das sich auf benötigte Dokumente bezieht, und eines für physische Gegenstände oder Prototypen, die benötigt werden.
Kennzeichne deine Zeitleiste: Entwirf deine Form des Brandings und setze es in deiner Zeitleiste um. Du kannst Logos, Farben, Designs oder eine beliebige Anzahl verschiedener Dinge verwenden und sie alle zusammen zu einem echten Markenzeichen zusammenfügen. Dadurch erhältst du auch ein professionelleres Ergebnis.
Schaffe Akzente: Das Wichtigste ist, dass deine Zeitleiste wie aus einem Guss aussieht, aber das bedeutet nicht, dass sie überall gleich sein muss. Vielmehr kannst du etwas größere oder kleinere Aspekte erstellen, die es dir ermöglichen, einige Aspekte gegenüber anderen zu betonen.
Erstelle eine Rangliste: Du musst eine Zeitleiste nicht nur für Zeiten und Daten verwenden. Du kannst sie auch für eine Rangfolge verschiedener Dinge nutzen. Erstelle also einen Countdown oder ein Ranking für etwas, das den Leuten gefällt oder über das sie mehr wissen wollen. Das hilft dir, das Thema leichter zu verstehen.
Füge mehr Informationen hinzu: Während die traditionellen horizontalen und vertikalen Zeitleisten nicht viele Informationen enthalten, kannst du etwas mehr hinzufügen. Wenn du deine Hauptpunkte etwas breiter fasst, kannst du den restlichen Platz auf deiner Zeitleiste nutzen, um etwas mehr Informationen zu geben.
Wähle ein Layout, das dir gefällt: Es gibt viele verschiedene Layouts für Zeitleisten. Such dir ein Layout aus, das dir gefällt oder das du leicht verwenden kannst, und passe es dann an. Du musst das Layout nicht genau so verwenden, wie es kommt.
Was deine Timeline macht
Schließlich solltest du auf die verschiedenen Aspekte achten, die dein Zeitplan erfüllen kann. Denn egal, ob du einen Projektzeitplan oder etwas anderes erstellst, du willst ein paar wichtige Ziele erreichen. Was wirst du also mit deinem Zeitplan machen? Nun, es gibt ein paar Dinge, die du tun kannst.
Gliedere deine Agenda: Wenn du eine Agenda für das Projekt, ein bestimmtes Treffen oder eine andere Veranstaltung erstellst, können alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben und sicherstellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.
Übersicht: Erstelle eine allgemeine Übersicht darüber, was erledigt werden soll und was noch zu tun ist. Erstelle eine Zeitleiste mit den verschiedenen Aufgaben, die erledigt werden müssen, und den Zeitpunkten, bis zu denen sie erledigt sein müssen, damit du besser auf dem Laufenden bleibst.
Hebe die wichtigen Dinge hervor: Du kannst eine Zeitleiste erstellen, die nur die wichtigsten Faktoren hervorhebt. Das hilft dir, die Aufmerksamkeit auf das zu lenken, was getan werden muss, und einige der weniger wichtigen Dinge in der Zwischenzeit zu vermeiden. Das wird deinem Team helfen, seine Aufgaben zu erledigen.
Wichtige Konzepte weitergeben: Wenn es wichtige Informationen gibt, kannst du sie hier an dein Team weitergeben. Hier erfährst du, wann und wie etwas erledigt werden muss und wer dafür verantwortlich ist. All diese Informationen werden durch einen Zeitplan klarer dargestellt.
Aufgaben zuweisen: Du kannst den Personen in deinem Team, die für die verschiedenen Aufgaben verantwortlich sind, verschiedene Aufgaben zuweisen. So kannst du sicherstellen, dass jede Person in deiner Gruppe weiß, was sie zu tun hat und wie sie die Aufgaben erledigen kann.
Wenn du für dein nächstes Projekt einen Zeitplan in einem Gantt-Chart-Maker erstellen willst, möchtest du sichergehen, dass du etwas hast, auf das du dich verlassen kannst. Du willst etwas, das dir hilft, den Überblick über alle deine Aufgaben zu behalten und deinem Team alles zu zeigen, was es wissen muss. Das ist viel einfacher, als du vielleicht denkst, wenn du dir die Zeit nimmst, einen individuellen Look zu gestalten. Jeder dieser Tipps und die verschiedenen Stile von Diagrammen und Zeitleisten werden dir helfen, etwas zu erstellen, das du und dein Team jedes Mal verwenden können.
