Wie man einen wirklich effektiven Brief für eine Veranstaltung schreibt
Wenn du eine Veranstaltung planst, hast du oft das Gefühl, dass eine Million Dinge schiefgehen können. Eine Vorlage für ein Event Briefing ist die Antwort auf deine Probleme, denn sie hilft dir, die wichtigen Informationen, die du bei der Planung einer Veranstaltung brauchst, zu organisieren und detailliert aufzuführen. Im Wesentlichen dient eine Veranstaltungsvorlage als Wegweiser, der dich und dein Team von Punkt A nach Punkt B führt.
Ein Veranstaltungsbriefing ist eine detaillierte Beschreibung einer Veranstaltung, die du durchführen willst. Diese Art von Dokument hilft dir dabei, alle wichtigen Informationen, die du für die Planung einer Veranstaltung brauchst, zu organisieren und detailliert aufzuschlüsseln - von der Agenda der Redner/innen über die Gästeliste und die Präferenzen für den Veranstaltungsort bis hin zu den Budgetanforderungen.
Event Briefs sind hervorragende Planungsinstrumente, die einen umfassenden, zentralen Überblick über deine Veranstaltung geben. Sie enthalten alle wichtigen Elemente, Status und Zeitpläne sowie alle internen und externen Elemente, die für die erfolgreiche Durchführung deiner Veranstaltung benötigt werden.
Warum einen Event Brief schreiben?
Ein Veranstaltungsbriefing hilft dir, einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Schritte zu bekommen, die du bei der Planung einer Veranstaltung erledigen musst. Anhand dieses Dokuments kannst du herausfinden, was wann getan werden muss, damit dein Plan reibungslos und ohne Probleme abläuft.
Unabhängig davon, welche Art von Veranstaltung du durchführst, solltest du immer als Erstes ein Event-Briefing schreiben, denn es ist die Grundlage und der Leitfaden, an dem du arbeiten kannst.
Warum ist ein Event Brief wichtig?
Event Briefs sind wichtig, denn bei der Planung von Veranstaltungen gibt es so viele Dinge zu beachten. Wenn du dir die Zeit nimmst, ein Veranstaltungshandbuch zu schreiben, ist es wichtig, dass du den Überblick behältst, alle Beteiligten in die Planung einbeziehst und alle darüber informierst, was zu tun ist. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass in der Planungs- und Durchführungsphase nichts übersehen wird.
Außerdem kann die Organisation von Veranstaltungen viel Geld und Zeit kosten. Deshalb ist es wichtig, dass die Organisatoren einfachen Zugang zu allen Informationen haben, die sie brauchen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft, vor allem, wenn es um die Budgetierung und die Ressourcen geht.
Was sind die Schritte bei der Erstellung eines Event Briefs?
Nachdem wir uns nun mit der Bedeutung des Verfassens eines Briefings vor der Durchführung einer Veranstaltung befasst haben, wollen wir nun die Schritte kennenlernen, die du beim Verfassen eines Briefings für deine nächste Veranstaltung beachten musst:
Beschreibe das Ereignis
Damit sich dein Team oder deine Agentur ein klares Bild machen kann, ist es wichtig, mit einer detaillierten Beschreibung der Veranstaltung zu beginnen. Was ist der allgemeine Zweck der Veranstaltung? Was ist das Thema? Wer wird das Zielpublikum sein? Wie viele Personen werden teilnehmen? Was ist der Tenor der Veranstaltung? Diese Schlüsselfragen helfen deinem Team, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, worum es bei der Veranstaltung gehen wird.
Übersicht
In der Kurzübersicht sind alle deine Informationen zusammengefasst. Indem du jeden Aspekt deiner Veranstaltung detailliert beschreibst, machst du sie für dein Team viel überschaubarer. Schreibe die wichtigsten Informationen über deine Veranstaltung auf und nenne wichtige Details wie:
Titel der Veranstaltung
Veranstaltungsdatum(e) und Veranstaltungsformat
Laufzeit der Veranstaltung
Veranstaltungsort
Beschreibung der Veranstaltung
Plattform für Veranstaltungsmanagement
Website der Veranstaltung/Anmeldelink
Skizziere deine Ziele
Veranstaltungen müssen einen Zweck haben, aber sie sollten auch einen messbaren Einfluss auf das Geschäft haben. In diesem Abschnitt musst du die erreichbaren Ziele für deine Veranstaltung festlegen. Anhand deiner Ziele muss dein Team Entscheidungen über das Thema, das Format, das Erscheinungsbild und andere wichtige Elemente treffen.
Skizziere das Budget und erstelle einen Zeitplan
Die kritischen Elemente, die du zuvor in der Übersichtsphase festgelegt hast, helfen dir und deinem Team, das Budget zu bestimmen. Sei vorsichtig und genau und plane dein Budget immer auf der Grundlage deiner erwarteten Einnahmen aus der Veranstaltung. Sobald du eine klare Vorstellung von deinem Budget hast, kannst du damit beginnen, die Kosten deinen Aufgaben zuzuordnen. Das hilft dir, dein Team mit detaillierten Ausgaben auf Kurs zu halten.
Jetzt musst du einen Zeitplan erstellen und deine Meilensteine festlegen. Sei gründlich und scheue dich nicht, so viele Teilaufgaben wie nötig zu erstellen, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt abgedeckt ist.
Lege die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams fest
Wenn du eine reibungslose Veranstaltung durchführen willst, muss sich dein Team über seine Aufgaben und Zuständigkeiten im Klaren sein. Wenn du diesen Abschnitt schreibst und skizzierst, solltest du die Rolle jedes Mitglieds und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten für deine Veranstaltung klar festlegen. Auf diese Weise weiß jeder, was zu tun ist, und vor allem weiß jeder, wer wofür verantwortlich ist.
Plane dein nächstes Event mit Instagantt
Unabhängig von der Art der Veranstaltung, die du planst, vereinfacht ein Veranstaltungskonzept den komplexen Planungsprozess. Wenn du deine Ideen organisierst, eine Strategie entwirfst, die Rollen festlegst und ein Budget für deine Ausgaben aufstellst, kann das wirklich einen Unterschied für das Ergebnis deiner Veranstaltung machen.
Es ist jedoch kein Geheimnis, dass die Planung einer Veranstaltung eine Herausforderung ist. Für eine reibungslose Durchführung brauchst du die richtigen Werkzeuge. Die gute Nachricht ist, dass du eine Veranstaltung mit Instagram planen, organisieren, schreiben und verwalten kannst. Instaganttplanen, organisieren, schreiben und verwalten kannst. Instagantt ist eine Online-Gantt-Diagramm-Software für das Projektmanagement, die Teams auf der ganzen Welt dabei hilft, ihre Projekte von Anfang bis Ende zu planen, zu koordinieren, zu terminieren und durchzuführen. Mit Instagantt kannst du in wenigen Minuten professionell aussehende Gantt-Diagramme erstellen.
